사용자 가이드

연체된 인보이스의 연체료

연체료 정책을 한 번 설정하고, 상습적으로 늦게 결제하는 클라이언트에게는 더 엄격하게 적용한 뒤, 연체된 인보이스에서 각 연체료를 면제하거나 청구하거나 기록하고 합계를 추적하세요.

업데이트: 2026-09-09

연체료는 인보이스가 기한을 넘겨 미결제 상태로 남아 있을 때 부과할 수 있는 소액의 할증료입니다. Invoice Flow는 이 할증료를 대신 계산해 주지만, 스스로 인보이스에 추가하는 일은 없습니다. 앱은 미결제 인보이스를 지켜보며 정책에 따라 얼마가 발생했는지 계산하고, 연체된 인보이스에 그 금액을 여러분이 직접 내려야 할 결정으로 표시합니다. 면제할지, 인보이스에 추가할지, 클라이언트가 이미 지불했다고 기록할지입니다. 이렇게 자동 계산과 수동 결정을 분리해 둔 것은 의도적인 설계입니다. 숫자는 정확하게 유지하면서도, 좋은 클라이언트의 한 번의 실수가 분쟁으로 번지지 않도록 해 줍니다.

이 가이드는 덴버(Denver)에서 매달 미국 달러로 청구서를 발행하는 청소업체 BrightNorth Commercial Cleaning을 따라갑니다. 대부분의 클라이언트는 제때 결제하지만, 그중 Summit Ridge Office Park는 거의 매달 늦게 결제하기 때문에, 사장은 모든 클라이언트에게는 관대한 기본 정책을, 그 한 계정에만 더 엄격한 일별 정책을 적용합니다.

화면에 표시되는 내용

연체료는 앱 안 네 곳에서 볼 수 있습니다.

정책 자체는 비즈니스 프로필 안에 있습니다. 설정을 열고 비즈니스 프로필을 탭한 뒤 프로필을 열어 연체료 정책 (Late-fee policy) 섹션까지 스크롤합니다. 이 섹션은 결제 조건 블록 바로 다음, 조기 결제 할인 (Early-payment discount) 바로 앞에 위치합니다. 여기서 총액 비율 (Percent of total), 유예 일수 (Grace days), 부과 방식 (Accrual mode) 드롭다운, 최대 % 상한 (Max % cap), 최소 금액 (Min amount), 그리고 두 개의 스위치 PDF에 포함 (Include in PDF)과 결제 시 자동 면제 (Auto-forgive on payment)를 입력합니다.

클라이언트는 이 정책의 자체 버전을 가질 수 있습니다. 클라이언트 편집기(클라이언트 탭에서 해당 클라이언트를 열고 수정 아이콘 탭)에서 하단 부근에 같은 연체료 정책 제목이 나타나며, 프로필 기본값 사용 (Use profile default) 스위치가 함께 표시됩니다. 이를 끄면 재정의 필드가 아래로 펼쳐집니다.

세 번째 위치는 인보이스 자체입니다. 인보이스가 연체 상태이고 연체료가 발생했으면, 인보이스 상세 화면의 상태 헤더 바로 아래에 색이 있는 연체료 (Late fee) 카드가 나타나며, 오른쪽에 금액과 그 아래에 조치 버튼이 표시됩니다. 인보이스의 오버플로 메뉴에는 일회성 수동 청구를 위한 연체료 추가… (Add late fee…)도 있습니다.

마지막으로 통계입니다. 도구 (Tools) 탭을 열고 비즈니스 인텔리전스 (Business Intelligence) 섹션에서 연체료 (Late fees) 카드를 탭합니다. 이 화면은 모든 연체료를 결과별로 그룹화하며 앱 바에 CSV 내보내기 (Export CSV)를 제공합니다.

기본 정책을 설정하는 방법

모든 클라이언트에게 적용될 숫자부터 시작하세요. BrightNorth는 월 1.5%를 부과하고, 일주일의 유예 기간을 주며, 미납액의 10%로 상한을 둡니다.

1. 설정을 열고 비즈니스 프로필을 탭한 뒤 프로필을 엽니다.
2. 연체료 정책까지 스크롤합니다.
3. 총액 비율에 비율, 예를 들어 1.5를 입력합니다. 비워 두거나 0으로 두면 이 프로필의 연체료가 꺼집니다.
4. 기한 이후 아무것도 발생하지 않는 일수인 유예 일수를 입력합니다.
5. 부과 방식을 선택합니다: 일회성 부과, 일별 또는 월별.
6. 필요하다면 최대 % 상한과 최소 금액을 설정합니다. 둘 다 0을 입력하면 "제한 없음"을 뜻합니다.
7. 발생한 금액이 인보이스 문서에 인쇄되어야 한다면 PDF에 포함을 켭니다.
8. 결제 시 자동 면제를 결정한 뒤 변경 사항 저장을 탭합니다.

세 가지 부과 방식은 시간이 공식에 들어가는 방식만 다릅니다. 어느 경우든 기준은 인보이스의 액면가가 아니라 미납 잔액이므로, 이미 80%를 결제한 클라이언트는 남은 20%에 대해서만 연체료가 발생합니다.

“월별”은 달력상의 월이 아니라 고정된 30일 주기를 사용하며, 30일을 막 넘긴 첫날부터 이미 두 번째 주기로 계산됩니다.

한 클라이언트에게 다른 정책을 적용하는 방법

한 계정이 더 관대하거나 더 엄격한 대우를 받아야 할 때 클라이언트별 정책이 적절한 도구입니다. BrightNorth의 문제 클라이언트는 단 3일의 유예 후 하루 0.1%가 부과되며 8%로 상한이 걸립니다.

1. 클라이언트 탭을 열고 클라이언트를 탭한 뒤 수정 아이콘을 탭합니다.
2. 폼 하단 근처의 연체료 정책까지 스크롤합니다.
3. 프로필 기본값 사용을 끕니다.
4. 이 클라이언트에 대해 총액 비율, 유예 일수, 부과 방식, 최대 % 상한을 입력합니다.
5. 프로필과 다르게 설정해야 한다면 결제 시 자동 면제를 설정합니다.
6. 저장을 탭합니다.

각 재정의 필드는 개별적으로 프로필 값으로 대체됩니다. 클라이언트에 유예 일수만 설정하고 비율은 비워 두면, 그 클라이언트는 자신의 유예 기간과 프로필의 비율을 함께 적용받습니다. 클라이언트 단위로 재정의할 수 없는 항목이 두 가지 있습니다. 최소 금액과 PDF에 포함은 항상 프로필에서 가져옵니다. 프로필 기본값 사용을 다시 켜고 저장하면 그 클라이언트의 모든 재정의가 지워집니다.

발생한 연체료를 처리하는 방법

Invoice Flow는 앱이 콜드 스타트될 때마다 연체료를 다시 계산합니다. 상태가 Sent인 인보이스가 기한과 유예 기간을 지나면 연체료가 나타나고, 인보이스에는 보류 중 — 조치를 선택하세요 (Pending — choose what to do)라고 표시된 빨간 연체료 카드가 붙습니다. 24일 전에 기한이 지난 2,480.00의 BrightNorth 7월 Summit Ridge 인보이스는 0.1%로 21일이 경과해 발생했으므로, 카드에는 52.08이 표시됩니다.

세 개의 버튼이 있습니다. 결제 처리 (Mark paid)는 인보이스 자체가 결제될 때까지 비활성화되어 있으며, “인보이스를 먼저 결제해야 합니다”라는 툴팁이 표시됩니다. 할증료는 원금이 정산되기 전에는 결제 처리될 수 없기 때문입니다.

연체료를 청구하려면:

1. 문서 탭에서 연체된 인보이스를 엽니다.
2. 연체료 카드에서 인보이스에 추가 (Add to invoice)를 탭합니다.
3. 연체료를 인보이스에 추가 대화상자에서 사유 선택 (Choose reasons)을 탭하고 Payment overdue나 Repeat late payer 같은 사전 설정 중 최대 네 개를 체크한 뒤 완료를 탭합니다.
4. 필요하다면 사유 (선택사항) (Reason (optional))에 메모를 입력합니다.
5. 인보이스에 추가를 탭해 확정합니다.

추가하면 “Late fee”라는 이름의 항목이 여러분이 선택한 사유들과 함께, 수량 1, 세금 없음으로 항목 목록 맨 끝에 삽입되며, 인보이스 합계와 미수 금액이 늘어납니다. 카드는 적용됨 (Applied to invoice)으로 바뀌며 이제 인보이스에서 제거 (Remove from invoice)를 제공합니다. 이는 해당 항목을 삭제하고 합계를 다시 낮춥니다. 적용된 금액은 고정됩니다. 앱은 더 이상 다시 계산하지 않으므로, 청구한 연체료가 곧 클라이언트가 보게 될 연체료이며, 이후 추가 발생의 기준으로도 사용되지 않습니다.

대신 연체료를 면제하려면:

1. 보류 카드에서 면제 (Forgive)를 탭합니다.
2. 연체료 면제 (Forgive late fee)에서 사유 선택을 탭하고 Bank transfer delay나 First-time courtesy 같은 것을 최대 네 개까지 선택합니다.
3. 원한다면 자유 입력 메모를 추가합니다.
4. 면제를 탭합니다.

카드는 회색으로 바뀌어 면제됨 (Forgiven)이라고 표시됩니다. 나중에 이를 탭하면 이전의 모든 결정이 담긴 면제 이력 (Forgiveness history) 목록과 함께 편집 모드로 대화상자가 다시 열리며, 마음이 바뀌었다면 보류로 되돌리기 (Revert to pending) 버튼도 있습니다.

클라이언트가 마침내 결제하면 평소처럼 인보이스를 결제 처리합니다. 그 시점에 연체료가 여전히 보류 중이거나 적용된 상태라면, 연체료 — 어떻게 할까요? (Late fee — what about it?)라는 제목의 프롬프트가 클라이언트가 할증료까지 함께 결제했는지 묻습니다. 선택지는 면제, 아직 미지불 (Not paid yet), 함께 지불함 (Paid too)입니다. 함께 지불함을 선택하면 그 금액이 회수된 것으로 기록됩니다.

PDF에 연체료가 표시되는 방식

프로필에서 PDF에 포함이 켜져 있으면, 보류 중인 연체료는 합계 블록에 안내성 행 “Late fee (due)“로 인쇄되며, 사유를 설정했다면 그 뒤에 표시됩니다. 이 행은 Total 위에 위치하며, 아직 인보이스에 아무것도 추가되지 않았으므로 합계 자체는 변하지 않습니다. 연체료가 결제된 것으로 표시되면 같은 행이 “Late fee (paid)“로 바뀝니다.

적용된 연체료는 별도의 행이 필요 없습니다. 이미 일반 항목이 되어 다른 항목들처럼 표 안에 인쇄됩니다. 면제된 연체료는 문서에 전혀 표시되지 않습니다.

사업 전체의 연체료를 검토하는 방법

도구 아래의 연체료 화면은 모든 사업주가 결국 묻게 되는 질문에 답합니다. 실제로 얼마를 청구했고, 얼마를 눈감아 줬는가입니다.

1. 도구 탭을 엽니다.
2. 비즈니스 인텔리전스 아래에서 연체료를 탭합니다.
3. 네 개의 카드를 확인합니다: 보류 중 — 조치를 선택하세요, 적용됨 (Applied to invoice), 클라이언트가 결제함 (Paid by client), 면제됨. 각각 오른쪽에 인보이스 건수와 통화별 합계가 표시됩니다.
4. 다운로드 아이콘(CSV 내보내기)을 탭하면 연체료가 있는 모든 인보이스의 스프레드시트를 공유할 수 있습니다.

하단의 면제 비율 (Forgiveness ratio) 줄은 면제된 건수를 면제됨, 적용됨, 결제됨의 합으로 나눈 값입니다. 서로 다른 통화의 금액은 의미 있게 더할 수 없기 때문에 의도적으로 건수 기준입니다. 아직 결정이 내려지지 않은 보류 중인 연체료는 이 비율에 포함되지 않습니다.

규칙과 세부 사항

• 발생은 기한에 유예 일수를 더한 날짜 이후부터 엄격하게 시작됩니다. 그 시점으로부터 최소 하루가 완전히 지나야 무언가가 발생하기 시작합니다.
• 기준은 미납 잔액입니다: 인보이스 합계에서 이미 적용된 연체료와 수령한 결제를 뺀 값입니다. 잔액이 0이거나 음수면 아무것도 발생하지 않습니다.
• 최소 금액은 상한보다 먼저 적용되며, 인보이스 통화가 프로필의 기준 통화와 같을 때만 적용됩니다. 상한은 마지막에 적용되므로, 최소값이 그보다 위로 밀어 올리려 해도 절대적인 한계로 작동합니다. 결과는 센트 단위로 반올림됩니다.
• 상태가 Sent(또는 Overdue)이고, 보관되지 않았으며, 문서 유형이 인보이스인 경우에만 연체료가 발생합니다. 초안은 절대 발생하지 않으며, 초안에 남아 있던 보류 중인 연체료는 지워집니다. 견적서, 계약서, 배송 명세서는 영향을 받지 않습니다.
• 재계산은 앱의 콜드 스타트마다 한 번씩 일어납니다. 백그라운드 작업은 없으며, 최근 사용 목록에서 앱을 여는 것으로는 트리거되지 않습니다. 앱이 실행 중인 동안에는 연체료가 변하지 않습니다.
• 일별 및 월별 모드에서는 보류 중인 금액이 시간이 지남에 따라 늘어나며, 변경될 때마다 “연체료 재계산됨” 항목이 기록됩니다. 기한을 연장했거나 클라이언트가 잔액을 결제해 금액이 0으로 떨어지면, 연체료는 0.00으로 보류 상태로 남지 않고 완전히 사라집니다.
• 적용됨, 면제됨, 결제됨 상태의 연체료는 재계산으로 변경되지 않습니다.
• 기기에서의 첫 재계산은 조용히 처리됩니다. 그 이후로는 새로 발생한 연체료가 최대 두 건까지는 각각 알림(“연체료 발생”)을 띄우며, 두 건을 넘으면 하나의 요약 알림으로 합쳐집니다.
• 결제 시 자동 면제는 인보이스가 결제 처리될 때 여전히 보류 중인 연체료에만 작동합니다. 이때 기록되는 사유는 “결제 시 자동 면제됨”입니다.
• 연체료 카드는 인보이스가 Overdue로 표시되는 동안에만 나타납니다. 인보이스가 결제되거나 취소되면 카드는 사라지지만, 결과는 변경 기록, 연체료 화면, CSV에 그대로 남습니다.
• 모든 결정은 인보이스의 변경 기록(오버플로 메뉴, 변경 기록)에 기록됩니다: 발생, 재계산, 면제, 면제 수정 또는 되돌림, 인보이스에 추가, 인보이스에서 제거, 결제 처리, 청구 사유 수정입니다. 어떤 사용자 조치든 인보이스 번호 옆에 수정됨 배지가 표시됩니다.
• 사유 대화상자마다 최대 네 개의 사전 설정 사유를 선택할 수 있으며, 자유 입력 메모에는 글자 수 제한이 없습니다.
• 두 가지 조치에는 Pro가 필요합니다: 수동 연체료 추가… 메뉴 항목과 통계 화면의 CSV 내보내기입니다. 통계 보기, 면제, 적용, 제거, 결제 처리는 무료 등급에서 사용할 수 있습니다.
• 문서 필터 시트에는 연체료 상태 (Late-fee status) 드롭다운(Any, Pending, Applied, Forgiven, Paid)과 연체료 있음 스위치가 있으며, 클라이언트 필터에는 재정의가 있는 클라이언트를 찾기 위한 사용자 정의 연체료 설정 (Custom late-fee settings)이 있습니다.

팁

관련 가이드

• 결제와 미수 금액 — 부분 결제가 연체료 계산의 기준이 되는 잔액을 어떻게 바꾸는지.
• 인보이스 상태, 목록, 변경 기록 — 연체됨 상태, 변경 기록, 연체료 필터.
• 리마인더와 자동화 규칙 — 연체료가 필요해지기 전에 인보이스를 독촉하는 방법.