사용자 가이드

결제 리마인더와 자동화 규칙

로컬 결제 리마인더를 켜고 마감일 전후 며칠에 알림을 받을지 선택하는 방법과, 현재 자동화 규칙으로 할 수 있는 것과 할 수 없는 것을 안내합니다.

업데이트: 2026-09-09

돈을 독촉하는 일은 소규모 사업 운영에서 가장 즐겁지 않은 부분이면서 가장 잊어버리기 쉬운 부분이기도 합니다. Invoice Flow는 이를 두 겹으로 다룹니다. 첫 번째는 미결제 청구서마다 휴대폰에 예약되는 로컬 결제 리마인더 세트입니다. 마감일 전 한 번, 당일 한 번, 이후 한 번씩입니다. 서버도, 계정도, 네트워크도 필요하지 않습니다. 두 번째 계층은 자동화 규칙(Automation Rules) 아래의 규칙 빌더로, 트리거와 동작을 정의하면 앱이 시작될 때마다 엔진이 이를 훑어봅니다.

이 가이드는 맨체스터에서 2인 체제로 운영되는 부기 업체 Ledger & Lane Accounting의 사례를 따라갑니다. 이들은 파운드화로 14일 결제 조건을 적용해 고객에게 청구합니다. 두 파트너는 각 청구서의 마감일 3일 전에 알림을 받고, 마감을 놓치면 일주일 후 강한 독촉을 원합니다. 마침 이것이 앱에 기본 탑재된 값과 정확히 같으므로, 대부분의 작업은 설정을 확인하고 언제 어떤 알림이 오는지 파악하는 것입니다.

이 가이드는 한 가지를 솔직하게 밝힙니다. 현재 버전에서는 규칙 편집기와 규칙 엔진이 서로 연결되어 있지 않습니다. 규칙을 만들고, 저장하고, 전환하고, 삭제할 수 있으며 이 글에서 그 방법을 보여주지만, 실제로 사용자에게 도달하는 것은 예약된 리마인더입니다. 자세한 내용은 아래 규칙 섹션에 있습니다.

화면에서 보이는 것

두 기능 모두 설정(Settings) 탭의 AUTOMATION 섹션에 있습니다. 알림(Notifications) 타일(부제: “리마인더, 업데이트, 프로모션”)은 알림 환경설정을 엽니다. 자동화 규칙(Automation Rules) 타일(부제: “워크플로 자동화”)은 규칙 목록을 엽니다.

알림 화면에는 두 그룹이 있습니다. 청구서 및 리마인더(INVOICES & REMINDERS) 아래에는 청구서 리마인더(Invoice reminders)라는 스위치 하나가 있으며, 부제는 “마감일, 연체, 반복”입니다. 이 스위치가 켜져 있으면 그 아래에 마감 3일 전 알림(Remind 3 days before due)과 7일 후 연체(Overdue after 7 days)라는 두 개의 들여쓰기된 행이 각각 작은 연필 아이콘과 함께 나타납니다. 앱에서(FROM THE APP) 아래에는 앱 업데이트(App updates), 혜택 및 프로모션(Offers & promotions), 팁 및 튜토리얼(Tips & tutorials) 세 개의 스위치가 더 있습니다. 하단의 안내 문구는 청구서 리마인더가 로컬 기능이며 오프라인에서도 작동한다고 알려줍니다.

자동화 규칙 화면은 단순한 목록입니다. 각 규칙은 트리거 아이콘, 규칙 이름, 켜기/끄기 스위치, “청구서 연체 · 7일 연체 → 푸시 알림”과 같이 트리거, 화살표, 동작 순서로 표시되는 두 번째 줄, 그리고 규칙이 실행된 횟수와 생성일을 알약 모양으로 보여주는 세 번째 줄이 있는 카드입니다. 모서리의 + 버튼은 편집기를 엽니다. 목록이 비어 있으면 “아직 규칙이 없습니다”라는 문구와 첫 규칙 만들기(Create your first rule) 버튼이 대신 표시됩니다.

세 번째로 알아둘 곳은 대시보드입니다. 앱 바의 대시보드 위젯(Dashboard widgets) 아이콘을 통해 알림(Alerts) 위젯을 활성화하면, 해제되지 않은 알림이 있을 때마다 개수를 표시하는 알약, 최대 다섯 개의 항목, 모두 해제(Dismiss all) 링크가 있는 알림 카드가 나타납니다.

리마인더 시점을 설정하는 방법

Ledger & Lane은 모든 미결제 청구서에 대해 마감일 3일 전 알림과 마감 후 7일이 지났을 때의 독촉을 원합니다. 다음은 이 값을 확인하거나 바꾸는 방법입니다.

1. 설정을 열고 AUTOMATION 아래에서 알림(Notifications)을 탭합니다.
2. 청구서 리마인더(Invoice reminders)가 켜져 있는지 확인합니다. Android 13 이상에서 처음 켜면 시스템이 알림 표시 권한을 요청합니다. 허용하지 않으면 아무것도 전달되지 않습니다.
3. 마감 3일 전 알림(Remind 3 days before due)을 탭합니다. 마감 며칠 전?(Days before due?)이라는 제목의 시트에서 1, 2, 3, 5, 7, 14일 중 선택할 수 있습니다. 원하는 값을 탭하면 시트가 닫히고 행이 갱신됩니다.
4. 7일 후 연체(Overdue after 7 days)를 탭합니다. 마감 며칠 후?(Days after due?) 시트에서 1, 3, 7, 14, 30일 중 선택합니다.
5. 화면을 나갑니다. 별도의 저장 버튼은 없으며, 선택할 때마다 즉시 저장됩니다.

새로운 시점 설정은 지금부터 저장하는 청구서에 적용됩니다. 리마인더는 편집기에서 청구서를 저장하는 순간에 예약되며, 그 순간에 적용 중이던 환경설정을 기준으로 계산됩니다. 지난주에 5일 설정으로 저장된 청구서는 다시 열어 저장하기 전까지는 5일 설정의 리마인더를 유지합니다. 다시 저장하는 순간 앱은 기존 예약을 취소하고 새로 예약합니다.

9월 12일 금요일이 마감인 청구서의 경우, 이 회사의 설정은 각각 현지 시각 09:00에 다음 세 개의 알림을 생성합니다:

이 중 어느 것을 탭해도 해당 청구서가 열립니다.

자동화 규칙을 만드는 방법

규칙 편집기를 사용하려면 활성 체험판이나 Pro 구독이 필요합니다. 무료 계정에서는 + 버튼과 첫 규칙 만들기 둘 다 업그레이드 화면으로 이동합니다. 목록 보기, 규칙 켜고 끄기, 규칙 삭제는 모든 계정에서 가능합니다.

1. 설정을 열고 자동화 규칙을 탭한 뒤 +(또는 첫 규칙 만들기)를 탭합니다.
2. 규칙 이름(Rule name)을 입력합니다. 필수 항목이며 카드에 표시되는 이름이므로, "연체 독촉(7일)"처럼 구체적으로 짓는 것이 좋습니다.
3. 트리거(Trigger) 드롭다운을 열고 청구서 생성됨(Invoice created), 청구서 발송됨(Invoice sent), 청구서 연체(Invoice overdue), 청구서 마감 임박(Invoice due soon), 결제 수신됨(Payment received), 청구서 결제 완료(Invoice paid), 계약 만료 임박(Contract expiring), 금액 임계값(Amount threshold) 중 하나를 선택합니다. 기본값은 청구서 연체입니다.
4. 일수(Number of days) 필드가 나타나면(연체, 마감 임박, 계약 만료 임박의 경우) 정수를 입력합니다. 트리거를 바꾸면 이 값은 7로(계약의 경우 30으로) 초기화됩니다. 금액 임계값의 경우 대신 금액(Amount) 필드와 매달(Monthly) 또는 매주(Weekly)를 선택하는 기간(Period) 드롭다운이 나타납니다.
5. 동작(Action) 드롭다운을 열고 푸시 알림(Push notification), 앱 내 알림(In-app alert), 이메일 전송(Send email), 상태 변경(Change status), 청구서 생성(Generate invoice) 중 선택합니다.
6. 선택한 동작에 필요한 필드를 입력합니다. 푸시 알림과 앱 내 알림은 제목(Title)과 알림 본문(Notification body)이 필요하며, 텍스트 어디에든 {invoiceNumber}, {clientName}, {amount}, {dueDate}를 넣을 수 있습니다. 이메일 전송은 이메일 주소(Email address), 제목(Subject), 이메일 본문(Email body)이 필요합니다. 상태 변경은 새 상태(New status) 드롭다운을 보여줍니다. 청구서 생성은 입력 필드 없이 설명 카드만 표시됩니다.
7. 활성(Active)을 켠 채로 두고 앱 바의 체크 표시를 탭합니다. "규칙이 저장되었습니다"라는 메시지가 표시되고 목록으로 돌아갑니다.

규칙을 일시 중지, 편집, 삭제하는 방법

1. 규칙을 삭제하지 않고 멈추려면 카드의 스위치(Switch)를 끕니다. 비활성화된 규칙은 스위치가 꺼진 채로 목록에 남습니다.
2. 편집하려면 카드를 탭합니다. 모든 필드가 채워진 상태로 편집기가 규칙 편집(Edit Rule)이라는 제목으로 열리며, 체크 표시로 저장합니다.
3. 삭제하려면 카드를 오른쪽에서 왼쪽으로 스와이프합니다. 규칙을 삭제할까요?(Delete rule?)라는 제목의 대화 상자가 규칙 이름을 명시하고 영구적으로 삭제될 것이라고 경고합니다. 확인하려면 삭제(Delete)를, 유지하려면 취소(Cancel)를 탭합니다. 스와이프만으로는 아무것도 삭제되지 않습니다.

대시보드에서 앱 내 알림을 확인하는 방법

앱 내 알림은 대시보드의 알림(Alerts) 카드에 표시되는 작은 테이블의 행입니다. 앱 내 알림 동작이 지정된 규칙은 이 카드를 채우도록 설계되어 있으며, 이메일 유형 동작도 마찬가지입니다(아래 참고).

1. 대시보드에서 앱 바의 대시보드 위젯(Dashboard widgets) 아이콘을 탭해 알림(Alerts)을 활성화합니다.
2. 알림이 존재하면 카드에 최대 다섯 개가 나열되며, 각각 색상이 있는 아이콘으로 구분됩니다: 정보는 파랑, 경고는 주황, 오류는 빨강입니다.
3. 알림을 탭하면 읽음 처리되고 관련 대상(청구서, 계약 화면, 재고, 비용)으로 이동합니다.
4. 작은 x를 탭해 알림 하나를 해제하거나, 모두 해제(Dismiss all)로 카드를 비웁니다. 해제된 알림은 삭제되지 않고 숨겨질 뿐입니다.

규칙과 세부 사항

로컬 결제 리마인더

• 리마인더는 청구서 편집기에서 청구서를 저장할 때만(신규든 수정이든) 생성됩니다. 청구서 상세 화면에서 상태를 바꾸는 것만으로는 생성되지 않습니다. 상세 화면에서 청구서를 결제 완료나 취소로 표시하면 세 개의 리마인더가 모두 취소됩니다.
• 이미 결제 완료 또는 취소 상태인 청구서에는 리마인더가 예약되지 않으며, 청구서 리마인더가 꺼져 있는 동안에도 마찬가지입니다.
• 세 리마인더는 모두 휴대폰의 현지 시간대 기준 09:00에 발생합니다. 저장하는 시점에 예약된 시각이 이미 과거라면(예: 어제가 마감이었던 청구서를 입력하는 경우), Android는 해당 알림을 즉시 표시합니다.
• 문구는 청구서를 저장할 때 사용 중이던 앱 언어로 고정됩니다. 이후 앱 언어를 바꿔도 이미 예약된 리마인더는 번역되지 않습니다.
• 각 리마인더는 “Invoice reminders” 채널의 Android 알림이므로, 앱을 건드리지 않고도 시스템 알림 설정에서 소리를 끄거나 스타일을 바꿀 수 있습니다.
• 예약된 리마인더 목록을 보여주는 화면은 없습니다. 예약된 알림으로만 존재합니다.
• 앱에서 아래의 세 스위치는 원격 주제(릴리스 노트, 프로모션, 팁)를 제어합니다. 청구서 리마인더와는 별개이며, 앱 업데이트를 제외하고 기본적으로 꺼져 있습니다.
• 연체료 적립 기능을 사용한다면, 시작 시 재계산 과정에서 로컬 알림이 하나 더 발생합니다. 연체료 가이드를 참고하세요.

자동화 규칙과 엔진

엔진은 앱이 콜드 스타트될 때마다 스플래시 화면 직후 백그라운드에서 한 번 실행됩니다. 활성 규칙을 읽어 시간 기반 트리거를 평가하고, 규칙별로, 청구서 또는 계약별로, 하루에 한 번씩만 각 동작을 수행합니다. 별도의 백그라운드 서비스는 없으므로 앱이 열리지 않으면 아무것도 평가되지 않습니다. 유일한 이벤트 기반 트리거는 결제 수신됨(Payment received)으로, 청구서에서 결제 처리(Mark as Paid)를 탭할 때 앱이 발생시킵니다.

참고로, 규칙이 실제로 일치했을 때 엔진이 수행하도록 설계된 동작은 다음과 같습니다:

• 푸시 알림은 리마인더 채널에서 지정한 제목과 본문으로 시스템 알림을 표시합니다.
• 앱 내 알림은 대시보드 카드에 같은 제목과 본문, 청구서나 계약으로 돌아가는 링크가 있는 행을 삽입합니다.
• 이메일 전송은 설계상 스스로 메일을 보내지 않습니다. 대신 제목이 설정한 제목이 되고 본문 끝에 대괄호로 이메일 주소가 붙는 앱 내 알림을 생성하므로, 실제 발송은 의도적인 수동 단계로 남습니다. 엔진이 읽는 주소는 편집기의 필드가 아니라 고객 기록에서 가져옵니다.
• 상태 변경은 상태 변경 시 일반적으로 발생하는 부수 효과(리마인더 취소, 재고, 프로젝트 합계)를 건너뛰고 청구서에 새 상태를 직접 기록합니다.
• 청구서 생성은 트리거가 된 청구서를 같은 고객에 대한 새 초안으로 새 번호와 오늘 날짜로 복제한 뒤 “OLD → NEW” 알림을 게시합니다.
• 편집기에 표시되는 네 개 외에 엔진에 존재하는 자리 표시자: {clientEmail}, {overdueDays}, {daysRemaining}, {contractTitle}, {endDate}. {amount}는 소수점 둘째 자리까지 표시되는 남은 미결제 금액이고, {dueDate}는 yyyy-mm-dd 형식으로 출력됩니다.

검증과 기본값

• 규칙 이름은 필수입니다. 일수는 숫자만 허용하며 비워둘 수 없습니다. 금액도 비워둘 수 없습니다.
• 새 규칙의 기본값은 트리거 청구서 연체, 7일, 동작 푸시 알림, 활성 상태입니다. 상태 변경의 기본값은 결제 완료(Paid)이며, 기간의 기본값은 매달(Monthly)입니다.
• 편집기 열기(신규 또는 기존)는 Pro 제한 대상이지만, 규칙 목록, 스위치, 삭제는 그렇지 않습니다. 알림 화면은 모두에게 제공됩니다.
• 규칙과 알림은 일반 앱 데이터이며 백업에 포함됩니다. 리마인더 환경설정(스위치와 일수)은 기기 설정이므로 백업에 포함되지 않습니다. 새 휴대폰에서 복원한 후에는 알림 화면을 다시 확인하고, 리마인더가 필요한 청구서를 다시 저장하세요.

팁

관련 가이드

• 이메일로 청구서 보내기 - 리마인더가 촉구하는 수동 후속 조치를 다룹니다.
• 연체료 - 연체 리마인더 이후 적립될 수 있는 추가 요금을 다룹니다.
• 청구서 상태, 목록, 이력 - 발송됨, 연체, 결제 완료가 어떻게 결정되는지 다룹니다.