دليل المستخدم

تذكيرات الدفع وقواعد الأتمتة

فعّل تذكيرات الدفع المحلية، اختر عدد الأيام قبل وبعد تاريخ الاستحقاق التي تصل فيها، وافهم ما يمكن وما لا يمكن أن تفعله قواعد الأتمتة اليوم.

آخر تحديث: 2026-09-09

مطاردة الأموال هي الجزء الأقل متعة في إدارة عمل صغير، والجزء الأسهل نسيانًا. يتصدى Invoice Flow لذلك على طبقتين. الأولى مجموعة من تذكيرات الدفع المحلية التي يجدولها التطبيق على هاتفك لكل فاتورة غير مدفوعة: واحد قبل تاريخ الاستحقاق، واحد في يوم الاستحقاق، وواحد بعده. لا تحتاج إلى خادم أو حساب أو شبكة. الطبقة الثانية هي منشئ قواعد تحت قواعد الأتمتة (Automation Rules)، حيث تصف مُشغِّلًا وإجراءً، ومحرك يجري مسحًا في كل مرة يُشغَّل فيها التطبيق.

يتبع هذا الدليل شركة Ledger & Lane Accounting، وهي ممارسة محاسبة بشريكين في مانشستر تفوتر العملاء بالجنيه الإسترليني بشروط 14 يومًا. يريد الشريكان تذكيرًا قبل ثلاثة أيام من استحقاق كل فاتورة ومطاردة حازمة بعد أسبوع من تفويتها. كما تصادف، هذه هي بالضبط القيم التي يأتي بها التطبيق جاهزة، لذا فإن معظم العمل هو تأكيد الإعداد ومعرفة أي إشعار تتوقعه ومتى.

الدليل صريح أيضًا بشأن أمر واحد: محرر القواعد ومحرك القواعد، في النسخة الحالية، غير مرتبطين ببعضهما. يمكنك بناء القواعد وحفظها وتبديلها وحذفها، ويوضح المقال كيفية ذلك، لكن التذكيرات المجدولة هي ما سيصلك فعليًا. التفاصيل في قسم القواعد أدناه.

ما تراه على الشاشة

تعيش كلتا الميزتين تحت تبويب الإعدادات، في القسم بعنوان الأتمتة (AUTOMATION). تفتح بلاطة الإشعارات (Notifications) (بعنوان فرعي “تذكيرات، تحديثات، عروض”) تفضيلات الإشعارات. تفتح بلاطة قواعد الأتمتة (Automation Rules) (بعنوان فرعي “أتمتة سير عملك”) قائمة القواعد.

تحتوي شاشة الإشعارات على مجموعتين. تحت الفواتير والتذكيرات يوجد مفتاح واحد، تذكيرات الفواتير (Invoice reminders)، بعنوان فرعي “تاريخ الاستحقاق، المتأخرة، المتكررة”. أثناء تفعيله، يظهر أسفله صفان بمسافة بادئة: تذكير قبل 3 أيام من الاستحقاق (Remind 3 days before due) ومتأخرة بعد 7 أيام (Overdue after 7 days)، كل واحد بأيقونة قلم رصاص صغيرة. تحت من التطبيق توجد ثلاثة مفاتيح أخرى: تحديثات التطبيق، العروض والترويجات ونصائح ودروس. يذكّرك تذييل بأن تذكيرات الفواتير محلية وتعمل دون اتصال.

شاشة قواعد الأتمتة قائمة بسيطة. كل قاعدة بطاقة بأيقونة مُشغِّل، اسم القاعدة، مفتاح تشغيل/إيقاف، سطر ثانٍ يقرأ المُشغِّل، سهم، الإجراء (مثلًا “فاتورة متأخرة • متأخرة 7 أيام ← إشعار فوري”)، وسطر ثالث بحبة تعرض عدد مرات تشغيل القاعدة وتاريخ إنشائها. زر + في الزاوية يفتح المحرر. عندما تكون القائمة فارغة، ترى “لا قواعد بعد” وزر أنشئ قاعدتك الأولى بدلًا من ذلك.

المكان الثالث الذي يجب معرفته هو لوحة التحكم. إذا فعّلت أداة التنبيهات عبر أيقونة أدوات لوحة التحكم في شريط التطبيق، تظهر بطاقة بعنوان التنبيهات كلما وُجدت تنبيهات غير مُتجاهلة، بحبة عدد، حتى خمسة إدخالات ورابط تجاهل الكل.

كيفية ضبط توقيت التذكيرات

تريد Ledger & Lane أن تُطلق كل فاتورة غير مدفوعة تنبيهًا قبل ثلاثة أيام من تاريخ الاستحقاق ومطاردة بعد سبعة أيام من تفويتها. إليك كيفية تأكيد هذه القيم أو تغييرها.

1. افتح الإعدادات وتحت الأتمتة، اضغط الإشعارات.
2. تأكد من تفعيل تذكيرات الفواتير. إذا فعّلته للمرة الأولى على أندرويد 13 أو أحدث، يطلب النظام إذن عرض الإشعارات؛ اقبله، وإلا لن يصل شيء.
3. اضغط تذكير قبل 3 أيام من الاستحقاق. تعرض ورقة بعنوان أيام قبل الاستحقاق؟ الخيارات 1، 2، 3، 5، 7 أو 14 يومًا. اضغط القيمة التي تريدها؛ تُغلق الورقة ويُحدَّث الصف.
4. اضغط متأخرة بعد 7 أيام. تعرض ورقة أيام بعد الاستحقاق؟ الخيارات 1، 3، 7، 14 أو 30 يومًا. اختر واحدًا.
5. غادر الشاشة. لا يوجد زر حفظ؛ يُخزَّن كل اختيار فورًا.

ينطبق التوقيت الجديد على الفواتير التي تحفظها من الآن فصاعدًا. تُجدوَل التذكيرات في لحظة حفظ الفاتورة في المحرر، وتُحسَب من التفضيلات السارية في تلك اللحظة. تحتفظ فاتورة محفوظة الأسبوع الماضي بإعداد 5 أيام بتذكيرها لـ5 أيام حتى تفتحها وتحفظها مجددًا، وعندها يلغي التطبيق المجموعة القديمة ويجدول مجموعة جديدة.

بالنسبة لفاتورة مستحقة يوم الجمعة 12 سبتمبر، تنتج إعدادات المكتب ثلاثة إشعارات، كل واحد في الساعة 09:00 بالتوقيت المحلي:

الضغط على أي منها يفتح الفاتورة.

كيفية إنشاء قاعدة أتمتة

يتطلب محرر القواعد فترة تجريبية نشطة أو اشتراك Pro؛ في حساب مجاني يأخذك كل من زر + وزر أنشئ قاعدتك الأولى إلى شاشة الترقية. عرض القائمة، تبديل تفعيل قاعدة وحذف القواعد يعمل على كل حساب.

1. افتح الإعدادات، اضغط قواعد الأتمتة، ثم اضغط + (أو أنشئ قاعدتك الأولى).
2. اكتب اسم القاعدة (Rule name). مطلوب، وهو ما ستراه على البطاقة، فاجعله وصفيًا: "مطاردة المتأخرات (7 أيام)".
3. افتح قائمة المُشغِّل (Trigger) المنسدلة واختر واحدًا من إنشاء فاتورة، إرسال فاتورة، فاتورة متأخرة، فاتورة قريبة الاستحقاق، استلام دفعة، دفع فاتورة، انتهاء عقد أو حد المبلغ. الافتراضي هو فاتورة متأخرة.
4. إذا ظهر حقل عدد الأيام (متأخرة، قريبة الاستحقاق، انتهاء عقد)، أدخل رقمًا صحيحًا. تغيير المُشغِّل يعيد ضبطه إلى 7، أو 30 للعقود. بالنسبة لـحد المبلغ تحصل بدلًا من ذلك على حقل المبلغ وقائمة الفترة المنسدلة بـشهري أو أسبوعي.
5. افتح قائمة الإجراء (Action) المنسدلة واختر إشعار فوري (Push notification)، تنبيه داخل التطبيق (In-app alert)، إرسال بريد إلكتروني (Send email)، تغيير الحالة (Change status) أو إنشاء فاتورة (Generate invoice).
6. املأ الحقول التي يحتاجها الإجراء. تأخذ الإشعارات الفورية والتنبيهات داخل التطبيق عنوانًا ونص إشعار؛ يمكنك إدراج {invoiceNumber}، {clientName}، {amount} و{dueDate} في أي مكان في النص. يأخذ إرسال البريد الإلكتروني عنوان البريد الإلكتروني، الموضوع ونص البريد الإلكتروني. يعرض تغيير الحالة قائمة الحالة الجديدة المنسدلة. لا تحتوي إنشاء فاتورة على حقول، فقط بطاقة شرح.
7. اترك نشطة (Active) مفعّلة، ثم اضغط علامة الصح في شريط التطبيق. تظهر رسالة "تم حفظ القاعدة" وتعود إلى القائمة.

كيفية إيقاف قاعدة مؤقتًا أو تعديلها أو حذفها

1. لإيقاف قاعدة مؤقتًا دون فقدانها، اقلب المفتاح على بطاقتها. تبقى القواعد غير النشطة في القائمة بالمفتاح معطّلًا.
2. للتعديل، اضغط البطاقة. يفتح المحرر بكل الحقول معبأة وبعنوان تعديل قاعدة؛ احفظ بعلامة الصح.
3. للحذف، اسحب البطاقة من اليمين إلى اليسار. يسمّي حوار بعنوان حذف القاعدة؟ القاعدة ويحذّر من أنها ستُحذف نهائيًا. اضغط حذف للتأكيد أو إلغاء للاحتفاظ بها. لا يحذف السحب وحده أي شيء أبدًا.

كيفية قراءة التنبيهات داخل التطبيق على لوحة التحكم

التنبيهات داخل التطبيق هي صفوف في جدول صغير تعرضه لوحة التحكم في بطاقة التنبيهات الخاصة بها. القواعد التي تحمل إجراء تنبيه داخل التطبيق مُخصصة لتغذيتها، وكذلك إجراءات نوع البريد الإلكتروني (انظر أدناه).

1. في لوحة التحكم، اضغط أيقونة أدوات لوحة التحكم في شريط التطبيق وفعّل التنبيهات.
2. عند وجود تنبيهات، تسرد البطاقة حتى خمسة، كل واحد بأيقونة ملوّنة: أزرق للمعلومات، كهرماني للتحذير، أحمر للخطأ.
3. اضغط تنبيهًا لوضع علامة عليه كمقروء والانتقال إلى ما يشير إليه: الفاتورة، شاشة العقود، المخزون أو المصروفات.
4. اضغط x الصغيرة لتجاهل تنبيه واحد، أو تجاهل الكل لمسح البطاقة. التنبيهات المتجاهلة مخفية، وليست محذوفة.

القواعد والتفاصيل

تذكيرات الدفع المحلية

• تُنشأ التذكيرات فقط عند حفظ فاتورة من محرر الفواتير، سواء كانت جديدة أو معدَّلة. تغيير الحالة من شاشة تفاصيل الفاتورة لا ينشئها. وضع علامة على فاتورة كمدفوعة أو ملغاة من شاشة التفاصيل يلغي الثلاثة جميعًا.
• لا تُجدول تذكيرات للفواتير التي هي بالفعل بحالة مدفوعة أو ملغاة، أو بينما تذكيرات الفواتير معطّلة.
• تُطلق التذكيرات الثلاثة جميعها في الساعة 09:00 بالتوقيت المحلي للهاتف. إذا كان الوقت المجدول في الماضي بالفعل عند الحفظ (مثلًا تدخل فاتورة كانت مستحقة بالأمس)، يعرض أندرويد ذلك الإشعار فورًا.
• النصوص مجمّدة بلغة التطبيق المستخدمة عند حفظ الفاتورة. تبديل التطبيق إلى لغة أخرى لاحقًا لا يترجم التذكيرات المجدولة بالفعل.
• كل تذكير هو إشعار أندرويد في قناة “تذكيرات الفواتير”، لذا يمكنك كتمه أو إعادة تصميمه في إعدادات إشعارات النظام دون لمس التطبيق.
• لا توجد شاشة تسرد التذكيرات المعلَّقة؛ لا توجد إلا كإشعارات مجدولة.
• تتحكم المفاتيح الثلاثة تحت من التطبيق في مواضيع بعيدة (ملاحظات الإصدار، العروض، النصائح). هي مستقلة عن تذكيرات الفواتير ومعطّلة افتراضيًا باستثناء تحديثات التطبيق.
• يُطلق تراكم الغرامة على التأخير، إن استخدمته، أيضًا إشعارًا محليًا من إعادة الحساب عند بدء التشغيل. راجع دليل الغرامات على التأخير.

قواعد الأتمتة والمحرك

يعمل المحرك مرة واحدة لكل تشغيل بارد للتطبيق، في الخلفية، مباشرة بعد شاشة البداية. يقرأ القواعد النشطة، يقيّم المُشغِّلات المبنية على الوقت وينفّذ كل إجراء مرة واحدة على الأكثر لكل قاعدة، لكل فاتورة أو عقد، لكل يوم تقويمي. لا توجد خدمة خلفية؛ إن لم يُفتح التطبيق، لا يُقيَّم شيء. المُشغِّل الوحيد المدفوع بحدث هو استلام دفعة، الذي يُطلقه التطبيق عند الضغط على وضع علامة كمدفوعة على فاتورة.

للاكتمال، هذا ما صُمِّم المحرك ليفعله عندما يطابق قاعدة بالفعل:

• إشعار فوري يعرض إشعار نظام في قناة التذكيرات بعنوانك ونصك.
• تنبيه داخل التطبيق يُدرج صفًا لبطاقة لوحة التحكم، بنفس العنوان والنص ورابط عودة إلى الفاتورة أو العقد.
• إرسال بريد إلكتروني لا يرسل بريدًا من تلقاء نفسه أبدًا، بالتصميم. ينشئ تنبيهًا داخل التطبيق يكون عنوانه موضوعك ونصه ينتهي بالعنوان بين قوسين، بحيث يبقى الإرسال خطوة يدوية متعمدة. العنوان الذي يقرأه المحرك يأتي من سجل العميل، وليس من الحقل في المحرر.
• تغيير الحالة يكتب الحالة الجديدة مباشرة على الفاتورة، متجاوزًا الآثار الجانبية التي يؤديها تغيير الحالة العادي (إلغاء التذكيرات، المخزون، إجماليات المشروع).
• إنشاء فاتورة يكرّر الفاتورة المُطلِقة كمسودة جديدة لنفس العميل برقم جديد وتواريخ اليوم، ثم ينشر تنبيهًا “القديم ← الجديد”.
• عناصر نائبة موجودة في المحرك بخلاف الأربعة المعروضة في المحرر: {clientEmail}، {overdueDays}، {daysRemaining}، {contractTitle}، {endDate}. {amount} هو المبلغ لا يزال مستحقًا، بخانتين عشريتين؛ يُطبَع {dueDate} بصيغة yyyy-mm-dd.

التحقق والافتراضيات

• اسم القاعدة مطلوب؛ يقبل عدد الأيام أرقامًا فقط ويجب ألا يكون فارغًا؛ يجب ألا يكون المبلغ فارغًا.
• تفترض القواعد الجديدة المُشغِّل فاتورة متأخرة، 7 أيام، الإجراء إشعار فوري، نشطة. يفترض تغيير الحالة مدفوعة؛ تفترض الفترة شهري.
• فتح المحرر (جديد أو موجود) مقيَّد بـPro؛ قائمة القواعد والمفاتيح والحذف ليست كذلك. شاشة الإشعارات متاحة للجميع.
• القواعد والتنبيهات بيانات تطبيق عادية ومشمولة في النسخ الاحتياطي. تفضيلات التذكيرات (المفاتيح وأعداد الأيام) إعدادات جهاز ولا تُنقَل في نسخة احتياطية؛ بعد الاستعادة على هاتف جديد، راجع شاشة الإشعارات وأعد حفظ أي فواتير غير مدفوعة تحتاج تذكيراتها.

نصائح

أدلة ذات صلة

• إرسال الفواتير بالبريد الإلكتروني للمتابعة اليدوية التي يجب أن يدفعك إليها التذكير.
• الغرامات على التأخير للرسم الإضافي الذي قد يتراكم بعد تذكير التأخر.
• حالات الفواتير والقائمة والسجل لمعرفة كيف تُحدَّد المرسلة والمتأخرة والمدفوعة.