Ghidul utilizatorului

Mementouri de plată și reguli de automatizare

Activează mementourile locale de plată, alege câte zile înainte și după scadență sosesc și înțelege ce pot și ce nu pot face azi regulile de automatizare.

Actualizat: 2026-09-09

Alergatul după bani este cea mai neplăcută parte a unei afaceri mici și partea cel mai ușor de uitat. Invoice Flow o abordează pe două niveluri. Primul este un set de mementouri locale de plată, pe care aplicația le programează pe telefonul tău pentru fiecare factură neachitată: unul înainte de scadență, unul chiar în ziua respectivă și unul după. Nu au nevoie de server, de cont sau de rețea. Al doilea nivel este un constructor de reguli, în Reguli de automatizare (Automation Rules), unde descrii un declanșator și o acțiune, plus un motor care face o verificare la fiecare pornire a aplicației.

Ghidul urmărește Ledger & Lane Accounting, un birou de contabilitate cu doi parteneri din Manchester, care își facturează clienții în lire, cu termen de 14 zile. Partenerii vor un semnal cu trei zile înainte ca fiecare factură să devină scadentă și o urmărire fermă la o săptămână după ce a fost ratată. Se întâmplă ca exact acestea să fie valorile cu care vine aplicația, așa că cea mai mare parte a muncii înseamnă confirmarea configurării și cunoașterea notificării la care să te aștepți și când.

Ghidul este sincer și în privința unui lucru: editorul de reguli și motorul de reguli nu sunt, în versiunea actuală, conectate între ele. Poți construi, salva, comuta și șterge reguli, iar articolul arată cum, dar mementourile programate sunt cele care vor ajunge efectiv la tine. Detaliile se află în secțiunea despre reguli, mai jos.

Ce vezi pe ecran

Ambele funcții se află în fila Setări (Settings), în secțiunea intitulată AUTOMATION. Cardul Notificări (Notifications) (subtitlu „Mementouri, actualizări, promoții”) deschide preferințele de notificare. Cardul Reguli de automatizare (subtitlu „Automatizează-ți fluxurile de lucru”) deschide lista de reguli.

Ecranul Notificări are două grupuri. La INVOICES & REMINDERS există un singur comutator, Memento facturi (Invoice reminders), cu subtitlul „Scadență, întârziere, recurente”. Cât timp este activ, dedesubt apar două rânduri indentate: Remind 3 days before due și Overdue after 7 days, fiecare cu o pictogramă mică de creion. La FROM THE APP se află încă trei comutatoare: Actualizări aplicație (App updates), Oferte & promoții (Offers & promotions) și Sfaturi & tutoriale (Tips & tutorials). Un subsol îți amintește că mementourile de factură sunt locale și funcționează offline.

Ecranul Notifications din aplicația Invoice Flow, cu Invoice reminders activ, arătând Remind 3 days before due și Overdue after 7 days, App updates activ, Offers & promotions și Tips & tutorials inactive — Configurarea Ledger & Lane este cea din fabrică: mementouri active, 3 zile înainte, 7 zile după.

Ecranul Reguli de automatizare este o listă simplă. Fiecare regulă este un card cu o pictogramă de declanșator, numele regulii, un comutator pornit/oprit, un al doilea rând care afișează declanșator, săgeată, acțiune (de exemplu „Invoice overdue • 7 days overdue → Push notification”) și un al treilea rând cu o pastilă care arată de câte ori a rulat regula și data creării ei. Un buton + din colț deschide editorul. Când lista este goală, vezi în schimb „No rules yet” și un buton Creați prima regulă (Create your first rule).

Ecranul Automation Rules din aplicația Invoice Flow în starea goală, cu o pictogramă de baghetă magică, textul No rules yet și un buton Create your first rule — O instalare nouă afișează starea goală, cu un singur îndemn la acțiune.

Lista Automation Rules din aplicația Invoice Flow, cu patru carduri: Engagement letter renewal dezactivat, Thank-you note on payment, Due-soon heads-up și Overdue chase, fiecare arătând declanșatorul, acțiunea, numărul de rulări și data creării — Patru reguli pentru biroul de contabilitate; regula de reînnoire a contractului a fost dezactivată.

Al treilea loc de știut este tabloul de bord. Dacă activezi widgetul Alerte (Alerts) prin pictograma Widgeturi panou (Dashboard widgets) din bara aplicației, un card intitulat Alerte apare ori de câte ori există alerte neînchise, cu o pastilă de numărare, până la cinci intrări și un link Închide toate (Dismiss all).

Cum setezi momentul mementourilor

Ledger & Lane vrea ca fiecare factură neachitată să declanșeze un semnal cu trei zile înainte de scadență și o urmărire la șapte zile după. Iată cum confirmi sau schimbi aceste valori.

Deschide Setări și, la AUTOMATION, atinge Notificări.
Asigură-te că Memento facturi este activ. Dacă îl activezi pentru prima dată pe Android 13 sau mai nou, sistemul cere permisiunea de a afișa notificări; acceptă, altfel nu se va livra nimic.
Atinge Remind 3 days before due. O foaie intitulată Zile înainte de scadență? (Days before due?) oferă 1, 2, 3, 5, 7 sau 14 zile. Atinge valoarea dorită; foaia se închide, iar rândul se actualizează.
Atinge Overdue after 7 days. Foaia Zile după scadență? (Days after due?) oferă 1, 3, 7, 14 sau 30 de zile. Alege una.
Părăsește ecranul. Nu există buton de salvare; fiecare alegere este stocată imediat.

Foaia de jos Days before due din aplicația Invoice Flow, peste ecranul Notifications, cu opțiunile radio 1, 2, 3, 5, 7 și 14 zile și 3 zile selectat — Mementoul dinainte de scadență poate fi oriunde între o zi și două săptămâni în avans.

Foaia de jos Days after due din aplicația Invoice Flow, peste ecranul Notifications, cu opțiunile radio 1, 3, 7, 14 și 30 de zile și 7 zile selectat — Urmărirea pentru întârziere poate aștepta o zi sau până la o lună.

Noile momente se aplică facturilor pe care le salvezi de acum înainte. Mementourile sunt programate în clipa în care o factură este salvată în editor și sunt calculate din preferințele valabile în acel moment. O factură salvată săptămâna trecută cu o setare de 5 zile își păstrează mementoul de 5 zile până când o deschizi și o salvezi din nou, moment în care aplicația anulează vechiul set și programează unul nou.

Pentru o factură scadentă vineri, 12 septembrie, setările biroului produc trei notificări, fiecare la ora 09:00, ora locală:

Memento	Când	Titlu	Conținut
Înainte de scadență	Mar. 9 sep., 09:00	Invoice LL-0238 due soon	Payment due in 3 days
În ziua scadenței	Vin. 12 sep., 09:00	Invoice LL-0238 is due today	Payment is due today
După scadență	Vin. 19 sep., 09:00	Invoice LL-0238 is overdue	Payment is 7 days overdue

Atingerea oricăreia dintre ele deschide factura.

Cum creezi o regulă de automatizare

Editorul de reguli necesită o perioadă de probă activă sau un abonament Pro; pe un cont gratuit, atât butonul +, cât și Creați prima regulă te duc la ecranul de upgrade. Vizualizarea listei, activarea sau dezactivarea unei reguli și ștergerea regulilor funcționează pe orice cont.

Deschide Setări, atinge Reguli de automatizare, apoi atinge + (sau Creați prima regulă).
Introdu un Nume al regulii (Rule name). Este obligatoriu și este ce vei vedea pe card, așa că fă-l descriptiv: „Urmărire întârziere (7 zile)".
Deschide lista derulantă Declanșator (Trigger) și alege dintre Factură creată (Invoice created), Factură trimisă (Invoice sent), Factură restantă (Invoice overdue), Factură scadentă în curând (Invoice due soon), Plată primită (Payment received), Factură plătită (Invoice paid), Contract pe cale să expire (Contract expiring) sau Prag de sumă (Amount threshold). Valoarea implicită este Factură restantă.
Dacă apare un câmp Număr de zile (Number of days) (întârziere, scadență apropiată, contract pe cale să expire), introdu un număr întreg. Schimbarea declanșatorului îl resetează la 7 sau la 30 pentru contracte. Pentru Prag de sumă primești în schimb un câmp Sumă (Amount) și o listă derulantă Perioadă (Period), cu Lunar (Monthly) sau Săptămânal (Weekly).
Deschide lista derulantă Acțiune (Action) și alege Notificare push (Push notification), Alertă în aplicație (In-app alert), Trimite e-mail (Send email), Schimbă starea (Change status) sau Generează factură (Generate invoice).
Completează câmpurile de care are nevoie acțiunea. Notificările push și alertele în aplicație cer un Titlu (Title) și un Conținut al notificării (Notification body); poți insera {invoiceNumber}, {clientName}, {amount} și {dueDate} oriunde în text. Trimite e-mail cere Adresă de e-mail (Email address), Subiect (Subject) și Conținutul e-mailului (Email body). Schimbă starea afișează o listă derulantă Stare nouă (New status). Generează factură nu are câmpuri, doar un card explicativ.
Lasă Activ (Active) pornit, apoi atinge bifa din bara aplicației. Apare un mesaj „Rule saved" și revii în listă.

Editorul New Rule din aplicația Invoice Flow, cu Rule name Overdue chase (7 days), Trigger Invoice overdue, Number of days 7, Action Push notification, un titlu și un conținut care folosesc substituenții invoiceNumber, clientName, amount și dueDate, comutatorul Active și un card Template variables — O regulă completă de urmărire a întârzierilor; substituenții sunt listați din nou în cardul de la final.

Editorul New Rule din aplicația Invoice Flow, cu lista derulantă Action setată pe Change status și o listă derulantă New status care arată Paid — Trecerea acțiunii pe Schimbă starea înlocuiește câmpurile de text cu o listă derulantă Stare nouă.

Cum suspenzi, editezi sau ștergi o regulă

Pentru a suspenda o regulă fără a o pierde, comută butonul de pe cardul ei. Regulile inactive rămân în listă, cu comutatorul oprit.
Pentru a edita, atinge cardul. Editorul se deschide cu toate câmpurile completate și cu titlul Editați regula (Edit Rule); salvează cu bifa.
Pentru a șterge, glisează cardul de la dreapta la stânga. Un dialog intitulat Șterge regula? (Delete rule?) numește regula și avertizează că va fi ștearsă definitiv. Atinge Șterge (Delete) pentru a confirma sau Anulează (Cancel) pentru a o păstra. Glisarea în sine nu șterge niciodată nimic.

Dialogul Delete rule? din aplicația Invoice Flow, peste lista Automation Rules, care spune că regula Engagement letter renewal va fi ștearsă definitiv, cu Cancel și un buton roșu Delete — Ștergerea este întotdeauna confirmată; glisarea doar deschide acest dialog.

Cum citești alertele în aplicație de pe tabloul de bord

Alertele în aplicație sunt rânduri într-un mic tabel pe care tabloul de bord îl afișează în cardul Alerte. Regulile cu acțiunea Alertă în aplicație sunt menite să îl alimenteze, la fel și acțiunile de tip e-mail (vezi mai jos).

Pe Tabloul de bord (Dashboard), atinge pictograma Widgeturi panou din bara aplicației și activează Alerte.
Când există alerte, cardul listează până la cinci, fiecare cu o pictogramă colorată: albastru pentru informație, chihlimbariu pentru avertisment, roșu pentru eroare.
Atinge o alertă pentru a o marca citită și a sări la ce se referă: factura, ecranul de contracte, inventarul sau cheltuielile.
Atinge mic x pentru a închide o alertă sau Închide toate pentru a goli cardul. Alertele închise sunt ascunse, nu șterse.

Tabloul de bord al aplicației Invoice Flow pentru Ledger & Lane Accounting, cu cardurile Outstanding și Overdue, un card Alerts cu trei intrări (un avertisment de întârziere, o alertă informativă de scadență în 3 zile și o alertă roșie de expirare a contractului) și un link Dismiss all, urmate de Paid This Month, Total Invoices și Recent Invoices — Trei alerte de gravitate diferită deasupra restului tabloului de bord.

Reguli și detalii

Mementourile locale de plată

Mementourile sunt create doar când o factură este salvată din editorul de facturi, fie ea nouă sau editată. Schimbarea stării din ecranul de detaliu al facturii nu le creează. Marcarea unei facturi ca plătită sau anulată din ecranul de detaliu le anulează pe toate trei.
Nu se programează mementouri pentru facturile aflate deja în starea plătită sau anulată, nici cât timp Memento facturi este dezactivat.
Toate cele trei mementouri se declanșează la ora 09:00, în fusul orar local al telefonului. Dacă ora programată se află deja în trecut la salvare (de exemplu, introduci o factură scadentă ieri), Android afișează acea notificare imediat.
Textele sunt înghețate în limba aplicației folosită la salvarea facturii. Trecerea ulterioară a aplicației în altă limbă nu traduce mementourile deja programate.
Fiecare memento este o notificare Android din canalul „Invoice reminders”, așa că îl poți amuți sau restiliza din setările de notificări ale sistemului, fără să atingi aplicația.
Nu există un ecran care să listeze mementourile în așteptare; ele există doar ca notificări programate.
Cele trei comutatoare din FROM THE APP controlează subiecte de la distanță (note de versiune, oferte, sfaturi). Sunt independente de mementourile de factură și sunt dezactivate implicit, cu excepția Actualizări aplicație.
Acumularea penalităților de întârziere, dacă o folosești, generează și ea o notificare locală din recalcularea de la pornire. Vezi ghidul despre penalități.

Regulile de automatizare și motorul

Motorul rulează o dată la fiecare pornire la rece a aplicației, în fundal, imediat după ecranul de pornire. Citește regulile active, evaluează declanșatoarele bazate pe timp și execută fiecare acțiune cel mult o dată per regulă, per factură sau contract, per zi calendaristică. Nu există niciun serviciu de fundal; dacă aplicația nu este deschisă, nu se evaluează nimic. Singurul declanșator bazat pe evenimente este Plată primită, pe care aplicația îl generează când atingi Marchează ca plătită pe o factură.

În versiunea actuală, regulile create în editor sunt stocate și afișate, dar nu sunt preluate de acel motor. Editorul salvează codurile de declanșator și de acțiune într-un format, iar motorul le caută în altul, așa că o regulă salvată este sărită în verificarea de la pornire, iar evenimentul Marchează ca plătită este căutat sub un cod pe care editorul nu îl scrie niciodată. În practică, asta înseamnă că numărătorul de rulări rămâne la zero și nicio notificare, alertă, schimbare de stare sau factură generată nu este produsă de o regulă construită de tine. Bazează-te pe mementourile locale de plată de mai sus pentru orice trebuie să ajungă efectiv. Lista de reguli merită totuși configurată, ca să fie pregătită atunci când cele două jumătăți vor fi reconciliate într-o actualizare.

Pentru completitudine, iată ce este proiectat să facă motorul atunci când chiar potrivește o regulă:

Declanșator	Condiția verificată de motor	Disponibil în editor
Factură restantă	starea este trimisă, nearhivată, scadența cu cel puțin N zile în urmă	Da
Factură scadentă în curând	starea este trimisă, scadentă în următoarele N zile (implicit 3)	Da
Contract pe cale să expire	contract semnat, data de sfârșit în N zile (implicit 30)	Da
Plată primită	generat de Marchează ca plătită	Da
Factură recurentă scadentă, Stoc redus, Prag de cheltuieli	programare scadentă azi, stoc la prag sau sub el, cheltuieli peste o sumă în luna sau săptămâna curentă	Nu
Factură creată, Factură trimisă, Factură plătită, Prag de sumă	nu există evaluator	Da

Notificare push afișează o notificare de sistem în canalul de mementouri, cu titlul și conținutul tale.
Alertă în aplicație inserează un rând pentru cardul din tabloul de bord, cu același titlu și conținut și cu o legătură înapoi la factură sau la contract.
Trimite e-mail nu trimite niciodată e-mail de la sine, prin proiectare. Creează o alertă în aplicație al cărei titlu este subiectul tău și al cărei conținut se termină cu adresa între paranteze, astfel încât trimiterea să rămână un pas manual deliberat. Adresa pe care o citește motorul provine din fișa clientului, nu din câmpul din editor.
Schimbă starea scrie noua stare direct pe factură, sărind peste efectele secundare pe care le are o schimbare normală de stare (anularea mementourilor, inventarul, totalurile de proiect).
Generează factură duplică factura declanșatoare ca ciornă nouă, pentru același client, cu un număr nou și cu datele de azi, apoi postează o alertă „OLD → NEW”.
Substituenți care există în motor dincolo de cei patru afișați în editor: {clientEmail}, {overdueDays}, {daysRemaining}, {contractTitle}, {endDate}. {amount} este suma încă datorată, cu două zecimale; {dueDate} este tipărit ca aaaa-ll-zz.

Validare și valori implicite

Numele regulii este obligatoriu; Număr de zile acceptă doar cifre și nu trebuie să fie gol; Sumă nu trebuie să fie goală.
Regulile noi au implicit declanșatorul Factură restantă, 7 zile, acțiunea Notificare push, active. Schimbă starea are implicit Plătită; Perioadă are implicit Lunar.
Deschiderea editorului (nou sau existent) este restricționată la Pro; lista de reguli, comutatoarele și ștergerea nu sunt. Ecranul Notificări este disponibil pentru toată lumea.
Regulile și alertele sunt date obișnuite ale aplicației și sunt incluse în copiile de rezervă. Preferințele de memento (comutatoarele și numărul de zile) sunt setări de dispozitiv și nu sunt incluse într-un backup; după o restaurare pe un telefon nou, revizitează ecranul Notificări și resalvează facturile ale căror mementouri îți sunt necesare.

Sfaturi

Dacă facturezi cu termen de 14 zile, un semnal cu 3 zile înainte ajunge în ziua 11, iar o urmărire la 7 zile, în ziua 21. La un termen de 30 de zile, ia în calcul 7 zile înainte și 14 după, ca primul semnal să ajungă cât timp factura este încă proaspătă în lista de plăți a clientului.

Schimbarea zilelor de memento afectează doar facturile pe care le salvezi ulterior. După ajustarea setărilor, deschide în editor fiecare factură neachitată importantă și salveaz-o fără modificări; aplicația anulează vechile mementouri și programează unele noi, la noile decalaje.

Când se declanșează mementoul de întârziere, atinge-l pentru a deschide factura, apoi folosește acțiunea de trimitere a facturii pentru a trimite PDF-ul pe e-mail, cu un șablon de memento. Mementoul îți spune când; e-mailul rămâne al tău de trimis.

Dacă te bazezi pe cardul Alerte din tabloul de bord, ține-l aproape de începutul ordinii widgeturilor, ca un avertisment să fie vizibil fără derulare; cardul se ascunde complet când nu are ce arăta.

Ghiduri conexe

Trimiterea facturilor prin e-mail pentru urmărirea manuală pe care ar trebui să o declanșeze un memento.
Penalități de întârziere pentru suprataxa care se poate acumula după mementoul de întârziere.
Stările facturilor, lista și istoricul pentru felul în care sunt determinate stările trimisă, întârziată și plătită.