Uživatelská příručka

Připomenutí plateb a pravidla automatizace

Zapněte lokální připomenutí plateb, zvolte, kolik dní před splatností a po ní mají přicházet, a pochopte, co dnes pravidla automatizace umí a co ne.

Aktualizováno: 2026-09-09

Vymáhání peněz je ta nejméně příjemná část podnikání a zároveň ta, na kterou se nejsnáz zapomene. Invoice Flow to řeší ve dvou vrstvách. První je sada lokálních připomenutí plateb, která aplikace naplánuje ve vašem telefonu pro každou nezaplacenou fakturu: jedno před splatností, jedno v den splatnosti a jedno po ní. Nepotřebují server, účet ani síť. Druhou vrstvou je stavebnice pravidel v části Pravidla automatizace (Automation Rules), kde popíšete spouštěč a akci, plus motor, který při každém spuštění aplikace provede průchod.

Tento návod sleduje Ledger & Lane Accounting, dvoučlennou účetní praxi v Manchesteru, která fakturuje klientům v librách se splatností 14 dní. Partneři chtějí pošťouchnutí tři dny před splatností a důrazné upomenutí týden po jejím zmeškání. Shodou okolností to jsou přesně hodnoty, se kterými aplikace přichází, takže většina práce spočívá v ověření nastavení a ve vědomí, které oznámení kdy čekat.

Návod je také upřímný v jedné věci: editor pravidel a motor pravidel nejsou v současné verzi vzájemně propojené. Pravidla lze stavět, ukládat, přepínat a mazat a článek ukazuje jak, ale to, co k vám skutečně dorazí, jsou naplánovaná připomenutí. Podrobnosti jsou v sekci o pravidlech níže.

Co uvidíte na obrazovce

Obě funkce žijí na záložce Nastavení (Settings) v sekci nadepsané AUTOMATIZACE. Dlaždice Oznámení (Notifications) (podtitulek „Připomenutí, aktualizace, akce“) otevírá předvolby oznámení. Dlaždice Pravidla automatizace (podtitulek „Automatizujte své pracovní postupy“) otevírá seznam pravidel.

Obrazovka Oznámení má dvě skupiny. V části FAKTURY A PŘIPOMENUTÍ je jediný přepínač, Připomenutí faktur (Invoice reminders), s podtitulkem „Datum splatnosti, po splatnosti, opakující se“. Dokud je zapnutý, objeví se pod ním dva odsazené řádky: Připomenout 3 dní před splatností a Po splatnosti po 7 dnech, každý s malou ikonou tužky. V části Z APLIKACE jsou další tři přepínače: Aktualizace aplikace (App updates), Nabídky a akce (Offers & promotions) a Tipy a tutoriály (Tips & tutorials). Patička připomíná, že připomenutí faktur jsou lokální a fungují offline.

Obrazovka Pravidla automatizace je prostý seznam. Každé pravidlo je karta s ikonou spouštěče, názvem pravidla, přepínačem zap/vyp, druhým řádkem ve tvaru spouštěč, šipka, akce (například „Faktura po splatnosti • 7 dní po splatnosti → Push oznámení“) a třetím řádkem s plaketkou, kolikrát se pravidlo spustilo, a s datem vytvoření. Tlačítko + v rohu otevírá editor. Když je seznam prázdný, uvidíte místo toho „Zatím žádná pravidla“ a tlačítko Vytvořit první pravidlo (Create your first rule).

Třetím místem, které je dobré znát, je Přehled. Když ikonou Widgety nástěnky (Dashboard widgets) v horní liště zapnete widget Upozornění (Alerts), objeví se karta Upozornění vždy, když existují nezavřená upozornění, s plaketkou počtu, až pěti položkami a odkazem Zavřít vše (Dismiss all).

Jak nastavit načasování připomenutí

Ledger & Lane chce, aby každá nezaplacená faktura spustila pošťouchnutí tři dny před splatností a upomenutí sedm dní po ní. Takto tyto hodnoty potvrdíte nebo změníte.

1. Otevřete Nastavení a v části AUTOMATIZACE klepněte na Oznámení.
2. Ujistěte se, že jsou Připomenutí faktur zapnutá. Když je poprvé zapnete na Androidu 13 nebo novějším, systém požádá o oprávnění zobrazovat oznámení; udělte ho, jinak nic nedorazí.
3. Klepněte na Připomenout 3 dní před splatností. Panel s názvem Dní před splatností? (Days before due?) nabízí 1, 2, 3, 5, 7 nebo 14 dní. Klepněte na požadovanou hodnotu; panel se zavře a řádek se aktualizuje.
4. Klepněte na Po splatnosti po 7 dnech. Panel Dní po splatnosti? (Days after due?) nabízí 1, 3, 7, 14 nebo 30 dní. Vyberte jednu.
5. Obrazovku opusťte. Tlačítko uložení tu není; každá volba se ukládá okamžitě.

Nové načasování se týká faktur, které uložíte od této chvíle. Připomenutí se plánují ve chvíli, kdy je faktura uložena v editoru, a počítají se z předvoleb platných v tu chvíli. Faktura uložená minulý týden při nastavení 5 dní si své pětidenní připomenutí drží, dokud ji neotevřete a znovu neuložíte; v ten okamžik aplikace starou sadu zruší a naplánuje novou.

Pro fakturu splatnou v pátek 12. září dají nastavení firmy tři oznámení, každé v 9:00 místního času:

Klepnutím na kterékoli z nich se otevře faktura.

Jak vytvořit pravidlo automatizace

Editor pravidel vyžaduje aktivní zkušební verzi nebo předplatné Pro; na bezplatném účtu vás tlačítko + i Vytvořit první pravidlo zavedou na obrazovku upgradu. Prohlížení seznamu, zapínání a vypínání pravidla i mazání fungují na každém účtu.

1. Otevřete Nastavení, klepněte na Pravidla automatizace a pak na + (nebo na Vytvořit první pravidlo).
2. Zadejte Název pravidla (Rule name). Je povinný a uvidíte ho na kartě, takže ať je výstižný: „Upomínka po splatnosti (7 dní)“.
3. Otevřete rozbalovací nabídku Spouštěč (Trigger) a zvolte jeden z Faktura vytvořena (Invoice created), Faktura odeslána (Invoice sent), Faktura po splatnosti (Invoice overdue), Brzká splatnost (Invoice due soon), Platba přijata (Payment received), Faktura zaplacena (Invoice paid), Smlouva končí (Contract expiring) nebo Limit částky (Amount threshold). Výchozí je Faktura po splatnosti.
4. Pokud se objeví pole Počet dní (Number of days) (po splatnosti, brzká splatnost, končící smlouva), zadejte celé číslo. Změna spouštěče ho vrátí na 7, nebo na 30 u smluv. U Limitu částky místo toho dostanete pole Částka (Amount) a rozbalovací nabídku Období (Period) s volbami Měsíčně (Monthly) nebo Týdně (Weekly).
5. Otevřete rozbalovací nabídku Akce (Action) a zvolte Push oznámení (Push notification), Upozornění v aplikaci (In-app alert), Odeslat e-mail (Send email), Změnit stav (Change status) nebo Vygenerovat fakturu (Generate invoice).
6. Vyplňte pole, která akce potřebuje. Push oznámení a upozornění v aplikaci berou Název (Title) a Tělo oznámení (Notification body); kamkoli do textu můžete vložit {invoiceNumber}, {clientName}, {amount} a {dueDate}. Odeslat e-mail bere E-mailovou adresu (Email address), Předmět (Subject) a Tělo e-mailu (Email body). Změnit stav zobrazí rozbalovací nabídku Nový stav (New status). Vygenerovat fakturu žádná pole nemá, jen vysvětlující kartu.
7. Nechte Aktivní (Active) zapnuté a klepněte na zaškrtnutí v horní liště. Objeví se hláška „Pravidlo uloženo“ a vrátíte se do seznamu.

Jak pravidlo pozastavit, upravit nebo smazat

1. Chcete-li pravidlo pozastavit, aniž byste o něj přišli, přepněte přepínač na jeho kartě. Neaktivní pravidla zůstávají v seznamu s vypnutým přepínačem.
2. Chcete-li upravit, klepněte na kartu. Editor se otevře se všemi vyplněnými poli a s názvem Upravit pravidlo (Edit Rule); uložte zaškrtnutím.
3. Chcete-li smazat, přejeďte kartu zprava doleva. Dialog s názvem Smazat pravidlo? (Delete rule?) pravidlo pojmenuje a varuje, že bude trvale smazáno. Potvrďte klepnutím na Smazat, nebo si ho zachovejte tlačítkem Zrušit. Samotné přejetí nikdy nic nesmaže.

Jak číst upozornění v aplikaci na Přehledu

Upozornění v aplikaci jsou řádky v malé tabulce, kterou Přehled zobrazuje na kartě Upozornění. Živit ji mají pravidla s akcí Upozornění v aplikaci a také akce e-mailového typu (viz níže).

1. Na Přehledu klepněte na ikonu Widgety nástěnky v horní liště a zapněte Upozornění.
2. Když upozornění existují, karta jich vypíše až pět, každé s barevnou ikonou: modrá pro informaci, jantarová pro varování, červená pro chybu.
3. Klepnutím na upozornění ho označíte jako přečtené a skočíte na to, čeho se týká: fakturu, obrazovku smluv, sklad nebo výdaje.
4. Klepnutím na malé x zavřete jedno upozornění, nebo tlačítkem Zavřít vše vyčistíte celou kartu. Zavřená upozornění jsou skrytá, ne smazaná.

Pravidla a podrobnosti

Lokální připomenutí plateb

• Připomenutí se vytvářejí, jen když je faktura uložena z editoru faktury, ať nová, nebo upravená. Změna stavu z obrazovky detailu faktury je nevytvoří. Označení faktury jako zaplacené nebo zrušené z obrazovky detailu všechna tři zruší.
• Pro faktury, které už jsou ve stavu zaplaceno nebo zrušeno, ani při vypnutých Připomenutích faktur se žádná připomenutí neplánují.
• Všechna tři připomenutí přijdou v 9:00 v místním časovém pásmu telefonu. Pokud je naplánovaný čas při uložení už v minulosti (například zadáte fakturu splatnou včera), Android zobrazí to oznámení hned.
• Texty jsou zmrazené v jazyce aplikace, který byl v platnosti při uložení faktury. Pozdější přepnutí aplikace do jiného jazyka už naplánovaná připomenutí nepřeloží.
• Každé připomenutí je oznámení Androidu v kanálu „Připomenutí faktur“, takže ho můžete ztlumit nebo přestylovat v systémovém nastavení oznámení, aniž byste sahali na aplikaci.
• Žádná obrazovka se seznamem čekajících připomenutí neexistuje; existují jen jako naplánovaná oznámení.
• Tři přepínače v části Z APLIKACE řídí vzdálená témata (poznámky k vydání, nabídky, tipy). Jsou nezávislé na připomenutích faktur a jsou ve výchozím stavu vypnuté kromě Aktualizací aplikace.
• Narůstání poplatků z prodlení, pokud ho používáte, také vyvolá lokální oznámení z přepočtu při startu. Viz návod k poplatkům z prodlení.

Pravidla automatizace a motor

Motor běží jednou na každý studený start aplikace, na pozadí, hned po úvodní obrazovce. Přečte aktivní pravidla, vyhodnotí časové spouštěče a provede každou akci nejvýš jednou na pravidlo, na fakturu či smlouvu a na kalendářní den. Žádná služba na pozadí neexistuje; když se aplikace neotevře, nic se nevyhodnocuje. Jediným událostním spouštěčem je Platba přijata, kterou aplikace vyvolá, když na faktuře klepnete na Označit jako zaplacené.

Pro úplnost, tohle má motor dělat, když pravidlo skutečně sedne:

• Push oznámení zobrazí systémové oznámení v kanálu připomenutí s vaším názvem a textem.
• Upozornění v aplikaci vloží řádek pro kartu na Přehledu, se stejným názvem a textem a s odkazem zpět na fakturu nebo smlouvu.
• Odeslat e-mail záměrně nikdy nic samo neodešle. Vytvoří upozornění v aplikaci, jehož názvem je váš předmět a jehož text končí adresou v závorce, takže odeslání zůstává vědomým ručním krokem. Adresa, kterou motor čte, pochází ze záznamu klienta, ne z pole v editoru.
• Změnit stav zapíše nový stav přímo na fakturu a přeskočí vedlejší efekty, které normální změna stavu provádí (rušení připomenutí, sklad, součty projektů).
• Vygenerovat fakturu duplikuje spouštěcí fakturu jako nový koncept pro téhož klienta s novým číslem a dnešními daty a pak zveřejní upozornění „STARÁ → NOVÁ“.
• Zástupné symboly, které v motoru existují nad rámec čtyř zobrazených v editoru: {clientEmail}, {overdueDays}, {daysRemaining}, {contractTitle}, {endDate}. {amount} je částka, která ještě zbývá k úhradě, na dvě desetinná místa; {dueDate} se tiskne jako rrrr-mm-dd.

Kontroly a výchozí hodnoty

• Název pravidla je povinný; Počet dní přijímá jen číslice a nesmí být prázdný; Částka nesmí být prázdná.
• Nová pravidla mají výchozí spouštěč Faktura po splatnosti, 7 dní, akci Push oznámení, aktivní. Změnit stav má výchozí Zaplaceno; Období má výchozí Měsíčně.
• Otevření editoru (nového i existujícího) je omezené na Pro; seznam pravidel, přepínače a mazání ne. Obrazovka Oznámení je dostupná všem.
• Pravidla a upozornění jsou běžná data aplikace a jsou součástí záloh. Předvolby připomenutí (přepínače a počty dní) jsou nastavení zařízení a v záloze se nepřenášejí; po obnově na novém telefonu se vraťte na obrazovku Oznámení a znovu uložte faktury, jejichž připomenutí potřebujete.

Tipy

Související návody

• Odesílání faktur e-mailem pro ruční pošťouchnutí, ke kterému by vás mělo připomenutí přimět.
• Poplatky z prodlení pro přirážku, která může po připomenutí narůstat.
• Stavy faktur, seznam a historie pro to, jak se určuje odesláno, po splatnosti a zaplaceno.