Uživatelská příručka

Odesílání faktur e-mailem

Pište e-mailové šablony se zástupnými symboly, odesílejte text z poštovní aplikace nebo přes SMTP, přiložte PDF přes sdílení a označte fakturu jako odeslanou.

Aktualizováno: 2026-09-09

Poslat fakturu e-mailem jsou v Invoice Flow dvě samostatné akce a pochopit toto rozdělení je celý fígl. První akce vyrobí slova: předmět a text sestavené ze šablony, s automaticky doplněným jménem klienta, číslem faktury, celkovou částkou a datem splatnosti. Druhá akce vyrobí soubor: PDF, které klient skutečně otevře, přepošle do účtárny a podle kterého zaplatí. Aplikace dělá to první přes položku E-mailový klient (Email client) v nabídce faktury a to druhé přes tlačítko sdílení v náhledu PDF. Nic v aplikaci neposílá PDF a text ze šablony pohromadě v jedné zprávě, takže tento návod říká na rovinu, které tlačítko co dělá, a ukazuje rozumný způsob, jak je zkombinovat.

Ukázkovou firmou je Willow & Root Yoga Studio v Portlandu v Oregonu. Jeho majitelka Hannah Whitfield vede polední lekce na místě pro firemní klienty a každému z nich jednou měsíčně fakturuje v amerických dolarech. Každá faktura jde do schránky účtárny, ne konkrétnímu člověku, takže konzistentní předmět obsahující číslo faktury je důležitější než přátelský tón.

Co uvidíte na obrazovce

V hře jsou tři obrazovky.

Šablony žijí v Nastavení (Settings), v sekci Nastavení faktur (Invoice Settings), za dlaždicí E-mailové šablony (Email templates) (podtitulek „Předvolby předmětu + textu pro e-maily klientům“). Obrazovka je prostý seznam: ikona obálky označuje pět vestavěných šablon, ikona tužky s linkami označuje ty, které jste vytvořili vy, a každý řádek ukazuje název šablony a pod ním její předmět. Každý řádek má nabídku se třemi tečkami s položkami Duplikovat (Duplicate) a Smazat (Delete) a tlačítko + v rohu zakládá novou šablonu.

Hned pod ní v téže sekci nastavení sedí Odesílání e-mailů (Email sending) (podtitulek „Zvolte, jak se odesílají e-maily s fakturami“). Tady si vybíráte mezi Systémovou poštovní aplikací (mailto) (System mail app (mailto)) a SMTP serverem (automatické odeslání) (SMTP server (auto-send)) a tady se zadává SMTP hostitel, port a přihlašovací údaje, pokud zvolíte druhou možnost.

Třetí obrazovkou je samotná faktura. Otevřete záložku Faktury (Documents), klepněte na fakturu a použijte nabídku se třemi tečkami v pravém horním rohu. Druhá skupina té nabídky obsahuje E-mailový klient a Share as web page. U konceptu je úplně první položkou Označit jako odeslané (Mark as Sent). Dole na faktuře otevírá široké tlačítko Náhled PDF (Preview PDF) prohlížeč PDF, v jehož horní liště je ikona tisku, ikona sdílení a, jen u konceptů, nabídka se Sdílet a označit jako odeslané (Share & Mark as Sent).

Jak napsat šablonu se zástupnými symboly

Vestavěné šablony na první odeslání stačí, ale Hannah chce předmět, který si firemní podatelna zařadí bez otevírání zprávy, a text, který vypíše jednotlivé lekce. Úprava šablony je funkce Pro; otevření seznamu ne.

1. Otevřete Nastavení, sjeďte k Nastavení faktur a klepněte na E-mailové šablony.
2. Klepnutím na + začnete od nuly, nebo klepnutím na existující řádek ho upravíte na místě.
3. Zadejte Název šablony (Template name). Objevuje se jen ve vlastních seznamech aplikace, nikdy v e-mailu.
4. Zadejte Předmět (Subject). Umístěte kurzor tam, kam má přijít číslo faktury, a klepněte na plaketku invoice.number pod nadpisem Vložit proměnnou (Insert variable).
5. Klepněte do pole Text (Body), napište zprávu a průběžně vkládejte plaketky jako client.name, invoice.total, invoice.dueDate a invoice.items.
6. Zapněte Živý náhled (Live preview), abyste viděli výsledek s ukázkovými hodnotami, a pak klepněte na Uložit.

Zástupný symbol je popisek plaketky obalený dvojitými složenými závorkami, takže klepnutí na client.name napíše {{client.name}}. Plaketka přistane v poli, které mělo naposledy zaměření; pokud jste zatím do žádného pole neklepli, jde do textu. Závorky můžete napsat i ručně. Výběr sdružuje dostupné hodnoty do skupin Klient, Faktura, Firma a Ostatní:

Peněžní zástupné symboly se formátují v měně faktury, data používají krátký formát data aplikace a invoice.items se rozvine do odrážkového seznamu s jedním řádkem na položku obsahujícím popis, množství a jednotkovou cenu. invoice.due je částka, která ještě zbývá k úhradě, ne datum splatnosti; datem je invoice.dueDate.

Náhled je záměrně obecný. Dosazuje pevného ukázkového klienta, „Lindu Park“ z „Riverstone Capital“, fakturu „INV-0204“ na „$4 950.00“ a ukázkovou firmu „Carter Digital Studio“. Vaše vlastní jméno a součty se objeví až při odesílání, kdy se šablona vykreslí proti skutečné faktuře.

Jak odeslat text z faktury e-mailem

S uloženou šablonou zabere odeslání zprávy čtyři klepnutí. Tato cesta posílá jen slova; PDF řeší další sekce.

1. Otevřete fakturu ze záložky Faktury.
2. Klepněte na nabídku se třemi tečkami v pravém horním rohu a zvolte E-mailový klient.
3. V panelu Vyberte šablonu (Choose a template) klepněte na požadovanou šablonu.
4. Pokud je vaším způsobem odesílání systémová poštovní aplikace, otevře se její okno pro psaní s vyplněným příjemcem, předmětem a textem; zkontrolujte to a klepněte na její vlastní tlačítko Odeslat. Pokud je vaším způsobem SMTP, aplikace odešle okamžitě a zobrazí E-mail odeslán.

Příjemcem je vždy e-mailová adresa ze záznamu klienta. Pokud je to pole prázdné, aplikace se zastaví s hláškou Klient nemá e-mailovou adresu dřív, než se panel šablon vůbec otevře, takže adresu nejprve ke klientovi doplňte. Pokud je seznam šablon prázdný, protože jste obrazovku šablon nikdy neotevřeli, pět vestavěných se vytvoří na místě.

Jak odeslat PDF a označit fakturu jako odeslanou

Soubor odchází přes panel sdílení Androidu z náhledu PDF. Funguje jakýkoli cíl, který přijímá soubory: Gmail, Outlook, WhatsApp, Disk nebo firemní komunikační aplikace.

1. Na faktuře klepněte dole na Náhled PDF a počkejte, až se dokument vykreslí.
2. U konceptu klepněte na nabídku se třemi tečkami v horní liště náhledu a zvolte Sdílet a označit jako odeslané. U faktury, která už je odeslaná, klepněte místo toho na ikonu sdílení.
3. V panelu sdílení Androidu vyberte svou poštovní aplikaci. PDF je přiložené, předmět zní „Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio“ a text je krátká poznámka „please find attached“. Doplňte příjemce a odešlete odtamtud.
4. Zpět v aplikaci koncept sdílený tímto způsobem zobrazí Faktura označena jako odeslaná a jeho odznak stavu se změní z Koncept na Odesláno.

Panel sdílení vaše e-mailové šablony nečte. Jeho předmět a text jsou pevné řetězce aplikace, které berou číslo faktury, název vaší firmy a jméno klienta. Praktická rutina pro firemního klienta tedy je: nejdřív sdílejte PDF z náhledu (což zároveň překlopí koncept na Odesláno) a pak, chcete-li plnější zprávu ze šablony se seznamem položek, přidejte E-mailový klient. Nebo prostě vložte text ze šablony do okna pro psaní, které panel sdílení otevřel, protože poštovní aplikace je v obou případech táž.

Označení jako odeslané je změna stavu a nic víc. Nezaznamenává nikde, kde byste to viděli, datum, adresu ani kopii zprávy; jedinou stopou je záznam v protokolu změn. Naopak odeslání přes E-mailový klient se stavu nikdy nedotkne, takže faktura, kterou jste odeslali z konceptu, zůstane konceptem, dokud nepoužijete Sdílet a označit jako odeslané nebo nezvolíte Označit jako odeslané z nabídky faktury a nepotvrdíte dialog Změnit stav? (Change status?).

Jak přepnout na odesílání přes SMTP

Výchozí způsob otevře vaši poštovní aplikaci, což je pro většinu lidí správná volba: zprávu vidíte, než odejde, doručení řeší váš poskytovatel a PDF můžete přiložit v témže okně. SMTP dává smysl, jen když z aplikace odesíláte pravidelně a nechcete krok s psaním.

1. Otevřete Nastavení a klepněte na Odesílání e-mailů.
2. Vyberte SMTP server (automatické odeslání). Pod dvěma přepínači se rozbalí formulář.
3. Zadejte Hostitele (Host) (pro Gmail smtp.gmail.com), nechte Port na 587 a vyplňte Uživatelské jméno (Username) a Heslo (Password). U Gmailu a Outlooku musí být heslem heslo aplikace vygenerované v bezpečnostním nastavení vašeho účtu, ne vaše běžné přihlašovací heslo.
4. Vyplňte Adresu odesílatele (From address) a Jméno odesílatele (From name); to je to, co klient uvidí v řádku Od.
5. Nechte STARTTLS zapnuté pro port 587, nebo zapněte SSL/TLS u poskytovatele, který vyžaduje port 465. Zapnutím jednoho se druhé vypne.
6. Klepněte na Otestovat připojení (odešle na vaši vlastní adresu). Aplikace nejdřív uloží formulář, pak pošle krátkou testovací zprávu na adresu odesílatele a ohlásí SMTP funguje — testovací e-mail odeslán nebo Test SMTP selhal s důvodem od serveru.
7. Klepněte na Uložit.

Jakmile je SMTP uložené, E-mailový klient už nic neotvírá. Klepnutí na šablonu ve výběru odešle rovnou a jedinou zpětnou vazbou je zelený pruh E-mail odeslán nebo červený pruh E-mail se nepodařilo odeslat s textem chyby. Odchozí složka ani fronta opakování neexistuje, takže pokud je pruh červený, opravte nastavení a odešlete znovu.

Pravidla a podrobnosti

• Šablony potřebují název a předmět; text může být prázdný. Uložení s kterýmkoli z povinných polí prázdným zobrazí Vyplňte povinná pole a panel nechá otevřený.
• Neznámé zástupné symboly zůstanou přesně tak, jak jste je napsali. Překlep {{client.nmae}} dorazí ke klientovi jako doslovný text, a proto se před uložením vyplatí mrknout na živý náhled.
• invoice.daysOverdue a invoice.daysUntilDue nikdy neklesnou pod nulu; ten, který neplatí, ukáže 0. lateFee.accrued je prázdný, dokud profil nemá procento poplatku z prodlení, faktura není po odkladné lhůtě a peníze stále chybí; je to čerstvý výpočet z celkové částky faktury, ne částka už na fakturu přidaná.
• Pět vestavěných šablon je jen v angličtině. Můžete je upravit na místě a zůstanou vestavěné; Duplikovat vytvoří upravitelnou kopii pojmenovanou „(copy)“ jako vlastní šablonu. Smazat u vestavěné ji skryje, místo aby ji odebralo, a obrazovka pro vrácení skryté vestavěné šablony neexistuje. Smazat u vlastní šablony ji odebere okamžitě, bez potvrzení.
• Šablony jsou sdílené napříč všemi vašimi firemními profily. Výběr pod E-mailový klient ukazuje každou viditelnou šablonu bez ohledu na to, kterému profilu faktura patří.
• Vytváření, úprava a duplikace šablon, E-mailový klient, Share as web page a sdílení či tisk PDF jsou funkce Pro a bez aktivní zkušební verze nebo předplatného přesměrují na obrazovku předplatného. Smazání šablony a samotná obrazovka Odesílání e-mailů omezené nejsou.
• Nastavení SMTP se ukládá v zařízení: hostitel, port, uživatelské jméno, pole odesílatele a oba přepínače do předvoleb aplikace, heslo do šifrovaného úložiště Androidu. Při pozdějších úpravách ponechá prázdné Heslo to uložené. Port, který nelze načíst, se vrátí na 587.
• Aplikace odmítá odesílat poštu přes SMTP bez šifrování. S vypnutým STARTTLS i SSL/TLS se připojení odmítne, místo aby vaše heslo šlo v čitelné podobě.
• Otestovat připojení formulář před testem uloží, takže se cokoli v polích stane vaší uloženou konfigurací, i když test selže.
• Pravidla automatizace, která zmiňují odeslání e-mailu, nepoužívají ani jeden způsob; vytvoří upozornění v aplikaci, na které máte zareagovat.
• Share as web page je třetí možnost v téže nabídce: dialog s přepínači Include payment QR a Include payment buttons, oběma ve výchozím stavu zapnutými, a pak panel sdílení se samostatným HTML souborem. Stejně jako sdílení PDF nese pevný text, ne vaši šablonu.

Tipy

Související návody

• Náhled PDF, sdílení a editor rozebírá do hloubky obrazovku náhledu, tisk a vestavěný editor PDF.
• Stavy faktur, seznam a historie vysvětluje, co znamená Odesláno, Po splatnosti a Zaplaceno a jak protokol změn zaznamenává změny stavu.
• Připomenutí a pravidla automatizace ukazuje naplánovaná připomenutí, která upozorní na faktury po splatnosti.