Benutzerhandbuch

Rechnungen per E-Mail senden

Schreiben Sie E-Mail-Vorlagen mit Platzhaltern, senden Sie den Text per Mail-App oder SMTP, teilen Sie das PDF und markieren Sie die Rechnung als versendet.

Aktualisiert: 2026-09-09

Eine Rechnung in Invoice Flow per E-Mail zu versenden besteht aus zwei getrennten Aktionen, und diese Trennung zu verstehen ist der ganze Trick. Die erste Aktion erzeugt die Worte: eine Betreffzeile und einen Text aus einer Vorlage, in die Kundenname, Rechnungsnummer, Summe und Fälligkeitsdatum automatisch eingesetzt werden. Die zweite Aktion erzeugt die Datei: das PDF, das der Kunde tatsächlich öffnet, an die Kreditorenbuchhaltung weiterleitet und bezahlt. Die App erledigt das Erste über An Kunden senden im Menü der Rechnung und das Zweite über die Teilen-Schaltfläche in der PDF-Vorschau. Nichts in der App sendet PDF und Vorlagentext zusammen in einer Nachricht, deshalb ist diese Anleitung ehrlich, welche Schaltfläche was tut, und zeigt einen sinnvollen Weg, beides zu kombinieren.

Das Beispielunternehmen ist Willow & Root Yoga Studio in Portland, Oregon. Die Inhaberin Hannah Whitfield gibt Mittagskurse vor Ort bei Firmenkunden und stellt jedem davon einmal im Monat eine Rechnung in US-Dollar. Jede Rechnung geht an ein Kreditoren-Postfach statt an eine Person, weshalb eine einheitliche Betreffzeile mit der Rechnungsnummer wichtiger ist als ein freundlicher Ton.

Was Sie auf dem Bildschirm sehen

Drei Bildschirme sind beteiligt.

Die Vorlagen liegen unter Einstellungen, im Abschnitt Rechnungseinstellungen, hinter der Kachel E-Mail-Vorlagen (Untertitel „Betreff- und Textvorlagen für Kunden-E-Mails“). Der Bildschirm ist eine schlichte Liste: Ein Umschlagsymbol kennzeichnet die fünf eingebauten Vorlagen, ein Stift-auf-Linien-Symbol die von Ihnen erstellten, und jede Zeile zeigt den Vorlagennamen mit dem Betreff darunter. Jede Zeile hat ein Dreipunktmenü mit Duplizieren und Löschen, und eine Schaltfläche + in der Ecke startet eine neue Vorlage.

Direkt darunter im selben Einstellungsabschnitt liegt E-Mail-Versand (Untertitel „Wählen Sie, wie Rechnungs-E-Mails gesendet werden“). Hier wählen Sie zwischen System-Mail-App (mailto) und SMTP-Server (automatischer Versand), und hier kommen SMTP-Host, Port und Zugangsdaten hin, wenn Sie die zweite Option wählen.

Der dritte Bildschirm ist die Rechnung selbst. Öffnen Sie den Tab Dokumente, tippen Sie auf eine Rechnung und nutzen Sie das Dreipunktmenü oben rechts. Die zweite Gruppe dieses Menüs enthält An Kunden senden und Share as web page. Bei einem Entwurf ist der allererste Eintrag Als versendet markieren. Unten auf der Rechnung öffnet die breite Schaltfläche PDF-Vorschau den PDF-Betrachter, dessen App-Leiste das Drucksymbol, das Teilen-Symbol und, nur bei Entwürfen, ein Menü mit Teilen & als versendet markieren enthält.

So schreiben Sie eine Vorlage mit Platzhaltern

Die eingebauten Vorlagen reichen für einen ersten Versand, aber Hannah möchte einen Betreff, den eine Firmenpoststelle ablegen kann, ohne die Nachricht zu öffnen, und einen Text, der die Kurse auflistet. Eine Vorlage zu bearbeiten ist eine Pro-Funktion; die Liste zu öffnen nicht.

1. Öffnen Sie Einstellungen (Settings), scrollen Sie zu Rechnungseinstellungen (Invoice Settings) und tippen Sie auf E-Mail-Vorlagen (Email templates).
2. Tippen Sie auf +, um von vorn zu beginnen, oder auf eine bestehende Zeile, um sie direkt zu ändern.
3. Geben Sie einen Vorlagenname (Template name) ein. Er erscheint nur in den Listen der App, nie in der E-Mail.
4. Geben Sie den Betreff (Subject) ein. Setzen Sie den Cursor dorthin, wo die Rechnungsnummer stehen soll, und tippen Sie unter Variable einfügen (Insert variable) auf den Chip invoice.number.
5. Tippen Sie in Text (Body) und schreiben Sie die Nachricht, wobei Sie unterwegs Chips wie client.name, invoice.total, invoice.dueDate und invoice.items einfügen.
6. Schalten Sie Live-Vorschau (Live preview) ein, um das Ergebnis mit Beispielwerten zu sehen, und tippen Sie dann auf Speichern (Save).

Ein Platzhalter ist die Chip-Beschriftung in doppelten geschweiften Klammern, ein Tipp auf client.name schreibt also {{client.name}}. Der Chip landet in dem Feld, das zuletzt den Fokus hatte; haben Sie noch keines der beiden Felder angetippt, geht er in den Text. Sie können die Klammern auch von Hand tippen. Die Auswahl gruppiert die verfügbaren Werte in Kunde, Rechnung, Unternehmen und Sonstiges:

Geldplatzhalter werden in der Währung der Rechnung formatiert, Daten nutzen das kurze Datumsformat der App, und invoice.items wird zu einer Aufzählungsliste mit einer Zeile pro Position, die Beschreibung, Menge und Einzelpreis zeigt. invoice.due ist der noch offene Betrag, nicht das Fälligkeitsdatum; das Datum ist invoice.dueDate.

Die Vorschau ist bewusst generisch. Sie setzt einen festen Beispielkunden ein, „Linda Park“ bei „Riverstone Capital“, die Rechnung „INV-0204“ über „$4 950.00“ und ein Beispielunternehmen namens „Carter Digital Studio“. Ihr eigener Name und Ihre Summen erscheinen erst beim Senden, wenn die Vorlage auf eine echte Rechnung angewendet wird.

So mailen Sie den Text aus der Rechnung

Mit gespeicherter Vorlage braucht das Senden der Nachricht vier Tipps. Dieser Weg sendet nur Worte; das PDF behandelt der nächste Abschnitt.

1. Öffnen Sie die Rechnung über den Tab Dokumente (Documents).
2. Tippen Sie auf das Dreipunktmenü oben rechts und wählen Sie An Kunden senden (Email client).
3. Tippen Sie im Blatt Vorlage wählen (Choose a template) auf die gewünschte Vorlage.
4. Ist Ihre Versandmethode die System-Mail-App, öffnet sich das Verfassen-Fenster Ihrer Mail-App mit ausgefülltem Empfänger, Betreff und Text; prüfen Sie es und tippen Sie dort auf Senden. Ist Ihre Methode SMTP, sendet die App sofort und zeigt E-Mail gesendet (Email sent).

Der Empfänger ist immer die E-Mail-Adresse im Kundendatensatz. Ist dieses Feld leer, bricht die App mit der Meldung Kunde hat keine E-Mail-Adresse ab, noch bevor sich das Vorlagenblatt öffnet, fügen Sie die Adresse also zuerst beim Kunden hinzu. Ist die Vorlagenliste leer, weil Sie den Vorlagenbildschirm noch nie geöffnet haben, werden die fünf eingebauten Vorlagen an Ort und Stelle angelegt.

So senden Sie das PDF und markieren die Rechnung als versendet

Die Datei geht über das Android-Teilen-Menü aus der PDF-Vorschau hinaus. Jedes Ziel, das Dateien annimmt, funktioniert: Gmail, Outlook, WhatsApp, Drive oder eine Firmen-Messaging-App.

1. Tippen Sie auf der Rechnung unten auf PDF-Vorschau (Preview PDF) und warten Sie, bis das Dokument gerendert ist.
2. Bei einem Entwurf tippen Sie auf das Dreipunktmenü in der App-Leiste der Vorschau und wählen Teilen & als versendet markieren (Share & Mark as Sent). Bei einer bereits versendeten Rechnung tippen Sie stattdessen auf das Teilen-Symbol.
3. Wählen Sie im Android-Teilen-Menü Ihre Mail-App. Das PDF ist angehängt, der Betreff lautet „Rechnung WR-2026-091 von Willow & Root Yoga Studio“, und der Text ist eine kurze Notiz „im Anhang finden Sie“. Fügen Sie den Empfänger hinzu und senden Sie von dort.
4. Zurück in der App zeigt ein so geteilter Entwurf Rechnung als versendet markiert (Invoice marked as sent), und sein Statusabzeichen wechselt von Entwurf zu Gesendet.

Das Teilen-Menü liest Ihre E-Mail-Vorlagen nicht. Sein Betreff und Text sind feste App-Zeichenketten, die Rechnungsnummer, Ihren Firmennamen und den Kundennamen übernehmen. Die praktische Routine für einen Firmenkunden lautet also: Teilen Sie zuerst das PDF aus der Vorschau (was den Entwurf zugleich auf Gesendet setzt), und wenn Sie die ausführlichere Vorlagennachricht mit der Positionsliste möchten, schicken Sie sie mit An Kunden senden hinterher. Oder fügen Sie den Vorlagentext einfach in das Verfassen-Fenster ein, das das Teilen-Menü geöffnet hat, da Ihre Mail-App in beiden Fällen dieselbe ist.

Als versendet markieren ist eine Statusänderung und sonst nichts. Es hält weder Datum noch Adresse noch eine Kopie der Nachricht irgendwo sichtbar fest; der Eintrag im Änderungsprotokoll ist die einzige Spur. Umgekehrt berührt das Senden über An Kunden senden nie den Status, eine aus einem Entwurf gemailte Rechnung bleibt also ein Entwurf, bis Sie entweder Teilen & als versendet markieren nutzen oder Als versendet markieren im Rechnungsmenü wählen und den Dialog Status ändern? bestätigen.

So wechseln Sie zum SMTP-Versand

Die Standardmethode öffnet Ihre Mail-App, was für die meisten die richtige Wahl ist: Sie sehen die Nachricht, bevor sie hinausgeht, Ihr Anbieter kümmert sich um die Zustellung, und Sie können das PDF im selben Fenster anhängen. SMTP ist nur sinnvoll, wenn Sie routinemäßig aus der App senden und den Verfassen-Schritt nicht möchten.

1. Öffnen Sie Einstellungen und tippen Sie auf E-Mail-Versand (Email sending).
2. Wählen Sie SMTP-Server (automatischer Versand) (SMTP server (auto-send)). Das Formular klappt unter den beiden Optionsfeldern auf.
3. Geben Sie Host ein (für Gmail smtp.gmail.com), lassen Sie Port auf 587 und füllen Sie Benutzername (Username) und Passwort (Password) aus. Bei Gmail und Outlook muss das Passwort ein in den Sicherheitseinstellungen Ihres Kontos erzeugtes App-Passwort sein, nicht Ihr normales Login.
4. Füllen Sie Absenderadresse (From address) und Absendername (From name) aus; das sieht der Kunde in der Absenderzeile.
5. Lassen Sie STARTTLS für Port 587 eingeschaltet oder schalten Sie SSL/TLS für einen Anbieter ein, der Port 465 verlangt. Das Einschalten des einen schaltet das andere aus.
6. Tippen Sie auf Verbindung testen (sendet an Ihre eigene Adresse) (Test connection). Die App speichert zuerst das Formular, mailt dann eine kurze Testnachricht an die Absenderadresse und meldet SMTP funktioniert oder SMTP-Test fehlgeschlagen mit der Begründung des Servers.
7. Tippen Sie auf Speichern.

Sobald SMTP gespeichert ist, öffnet An Kunden senden nichts mehr. Ein Tipp auf eine Vorlage in der Auswahl sendet sofort, und die einzige Rückmeldung ist der grüne Balken E-Mail gesendet oder ein roter Balken E-Mail konnte nicht gesendet werden mit dem Fehlertext. Es gibt keinen Postausgang und keine Wiederholungswarteschlange; ist der Balken rot, korrigieren Sie die Einstellungen und senden Sie erneut.

Regeln und Details

• Vorlagen brauchen einen Namen und einen Betreff; der Text darf leer sein. Speichern mit einem leeren Pflichtfeld zeigt Pflichtfelder ausfüllen und lässt das Blatt geöffnet.
• Unbekannte Platzhalter bleiben genau so stehen, wie sie getippt wurden. Ein falsch geschriebenes {{client.nmae}} erreicht den Kunden als wörtlicher Text, weshalb sich ein Blick auf die Live-Vorschau vor dem Speichern lohnt.
• invoice.daysOverdue und invoice.daysUntilDue fallen nie unter null; das jeweils nicht zutreffende zeigt 0. lateFee.accrued ist leer, sofern das Profil keinen Verzugsgebühren-Prozentsatz hat, die Rechnung nicht über ihre Karenzzeit hinaus ist und kein Geld mehr offen ist; es ist eine frische Berechnung aus der Rechnungssumme, nicht der bereits auf die Rechnung aufgeschlagene Betrag.
• Die fünf eingebauten Vorlagen gibt es nur auf Englisch. Sie können sie direkt bearbeiten, und sie bleiben eingebaut; Duplizieren erzeugt eine bearbeitbare Kopie mit dem Namenszusatz „(copy)“ als eigene Vorlage. Löschen bei einer eingebauten Vorlage blendet sie aus, statt sie zu entfernen, und es gibt keinen Bildschirm, um eine ausgeblendete eingebaute Vorlage zurückzuholen. Löschen bei einer eigenen Vorlage entfernt sie sofort, ohne Bestätigung.
• Vorlagen werden über alle Ihre Geschäftsprofile geteilt. Die Auswahl unter An Kunden senden zeigt jede sichtbare Vorlage, unabhängig davon, zu welchem Profil die Rechnung gehört.
• Vorlagen erstellen, bearbeiten und duplizieren, An Kunden senden, Share as web page sowie das Teilen oder Drucken des PDFs sind Pro-Funktionen und leiten ohne aktive Testphase oder Abonnement zur Bezahlschranke weiter. Eine Vorlage löschen und der Bildschirm E-Mail-Versand selbst sind nicht beschränkt.
• SMTP-Einstellungen werden auf dem Gerät gespeichert: Host, Port, Benutzername, Absenderfelder und die beiden Schalter in den App-Einstellungen, das Passwort im verschlüsselten Speicher von Android. Bei späteren Änderungen behält ein leer gelassenes Passwort das gespeicherte bei. Ein nicht lesbarer Port fällt auf 587 zurück.
• Die App weigert sich, SMTP-Mail ohne Verschlüsselung zu senden. Sind sowohl STARTTLS als auch SSL/TLS aus, wird die Verbindung abgewiesen, statt Ihr Passwort im Klartext zu senden.
• Verbindung testen speichert das Formular vor dem Test, also wird, was in den Feldern steht, zu Ihrer gespeicherten Konfiguration, auch wenn der Test fehlschlägt.
• Automatisierungsregeln, die das Senden einer E-Mail erwähnen, nutzen keine der beiden Methoden; sie erzeugen einen In-App-Hinweis, auf den Sie reagieren.
• Share as web page (Als Webseite teilen) ist eine dritte Option im selben Menü: ein Dialog mit den Schaltern Include payment QR (Zahlungs-QR einschließen) und Include payment buttons (Zahlungsschaltflächen einschließen), beide standardmäßig ein, dann das Teilen-Menü mit einer eigenständigen HTML-Datei. Wie das PDF-Teilen trägt es festen Text, nicht Ihre Vorlage.

Tipps

Verwandte Anleitungen

• PDF-Vorschau, Teilen und Editor behandelt den Vorschaubildschirm, das Drucken und den eingebauten PDF-Editor ausführlicher.
• Rechnungsstatus, Liste und Verlauf erklärt, was Gesendet, Überfällig und Bezahlt bedeuten und wie das Änderungsprotokoll Statuswechsel festhält.
• Erinnerungen und Automatisierungsregeln zeigt die eingeplanten Erinnerungen, die überfällige Rechnungen zum Nachfassen kennzeichnen.