Panduan pengguna

Menghantar invois melalui e-mel

Tulis templat e-mel boleh guna semula dengan ruang letak, hantar teks daripada apl mel anda atau melalui SMTP, lampirkan PDF melalui helaian kongsi dan tandakan invois sebagai dihantar.

Dikemas kini: 2026-09-09

Mengemel invois dalam Invoice Flow ialah dua tindakan berasingan, dan memahami pembahagian itulah keseluruhan pengetahuannya. Tindakan pertama menghasilkan kata-kata: baris subjek dan isi yang dibina daripada templat, dengan nama klien, nombor invois, jumlah keseluruhan dan tarikh tamat tempoh diisi secara automatik. Tindakan kedua menghasilkan fail: PDF yang sebenarnya akan dibuka oleh klien, dimajukan kepada akaun belum bayar dan dibayar berdasarkannya. Apl melakukan tindakan pertama melalui Email client pada menu invois dan tindakan kedua melalui butang kongsi pada pratonton PDF. Tiada apa-apa dalam apl menghantar PDF dan teks bertemplat bersama-sama dalam satu mesej, jadi panduan ini berterus terang tentang butang mana melakukan apa, dan menunjukkan cara munasabah untuk menggabungkannya.

Contoh perniagaan ialah Willow & Root Yoga Studio di Portland, Oregon. Pemiliknya, Hannah Whitfield, menjalankan kelas waktu tengah hari di tapak untuk klien korporat dan mengebil setiap satu daripada mereka sebulan sekali dalam dolar AS. Setiap invois dihantar ke peti mel akaun belum bayar dan bukannya kepada seseorang, jadi baris subjek yang konsisten yang merangkumi nombor invois lebih penting daripada nada mesra.

Apa yang anda lihat pada skrin

Tiga skrin terlibat.

Templat terletak di bawah Settings, dalam bahagian Invoice Settings, di sebalik jubin Email templates (Templat e-mel) (sari kata “Subject + body presets for client emails”). Skrin ini ialah senarai ringkas: ikon sampul surat menandakan lima templat terbina dalam, ikon pensel-di-atas-garisan menandakan templat yang anda cipta, dan setiap baris menunjukkan nama templat dengan subjeknya di bawah. Setiap baris mempunyai menu tiga titik dengan Duplicate (Gandakan) dan Delete (Padam), dan butang + di penjuru memulakan templat baharu.

Skrin Templat e-mel apl Invoice Flow menyenaraikan lima templat terbina dalam dengan ikon sampul surat dan dua templat tersuai, Corporate monthly invoice dan Program renewal notice, dengan ikon sunting — Prasetel terbina dalam dahulu, kemudian templat studio itu sendiri.

Tepat di bawahnya dalam bahagian tetapan yang sama terletak Email sending (Penghantaran e-mel) (sari kata “Choose how invoice emails are sent”). Di sinilah anda memilih antara System mail app (mailto) (Apl mel sistem (mailto)) dan SMTP server (auto-send) (Pelayan SMTP (hantar automatik)), dan di mana hos, port dan kelayakan SMTP dimasukkan jika anda memilih pilihan kedua.

Skrin ketiga ialah invois itu sendiri. Buka tab Documents (Dokumen), ketik invois, dan gunakan menu tiga titik di penjuru kanan atas. Kumpulan kedua menu itu mengandungi Email client (Klien e-mel) dan Share as web page (Kongsi sebagai halaman web). Untuk draf, item pertama sekali ialah Mark as Sent (Tanda sebagai dihantar). Di bahagian bawah invois, butang lebar Preview PDF (Pratonton PDF) membuka pemapar PDF, yang bar aplnya memegang ikon cetak, ikon kongsi dan, untuk draf sahaja, menu dengan Share & Mark as Sent (Kongsi & Tanda sebagai dihantar).

Cara menulis templat dengan ruang letak

Templat terbina dalam sudah memadai untuk penghantaran pertama, tetapi Hannah mahu subjek yang boleh difailkan oleh bilik mel korporat tanpa membuka mesej, dan isi yang menyenaraikan sesi. Menyunting templat ialah ciri Pro; membuka senarai tidak.

Buka Settings, tatal ke Invoice Settings dan ketik Email templates.
Ketik + untuk bermula dari kosong, atau ketik baris sedia ada untuk menukarnya di tempat.
Taip Template name (Nama templat). Ia hanya muncul dalam senarai apl sendiri, tidak pernah dalam e-mel.
Taip Subject (Subjek). Letakkan kursor di tempat nombor invois patut berada dan ketik cip invoice.number di bawah Insert variable (Sisip pembolehubah).
Ketik ke dalam Body (Isi) dan tulis mesej, memasukkan cip seperti client.name, invoice.total, invoice.dueDate dan invoice.items semasa anda menulis.
Hidupkan Live preview (Pratonton langsung) untuk melihat hasilnya dengan nilai contoh, kemudian ketik Save (Simpan).

Helaian Sunting templat e-mel apl Invoice Flow dengan nama Corporate monthly invoice, subjek mengandungi ruang letak invoice.number, isi dengan ruang letak client.name, invoice.total dan invoice.dueDate, dan kumpulan cip Insert variable Client dan Invoice — Cip menyisipkan ruang letak dalam kurungan dakap berganda pada kursor medan mana yang paling akhir anda ketik.

Ruang letak ialah label cip dibalut dalam kurungan dakap berganda, jadi mengetik client.name menaip {{client.name}}. Cip mendarat pada medan yang paling baru mendapat fokus; jika anda belum mengetik mana-mana medan, ia masuk ke dalam isi. Anda juga boleh menaip kurungan dakap secara manual. Pemilih mengumpulkan nilai yang tersedia kepada Client, Invoice, Business dan Other:

Kumpulan	Ruang letak
Client	`client.name`, `client.company`, `client.email`, `client.phone`, `client.address`, `client.country`
Invoice	`invoice.number`, `invoice.status`, `invoice.currency`, `invoice.total`, `invoice.subtotal`, `invoice.tax`, `invoice.discount`, `invoice.paid`, `invoice.due`, `invoice.issueDate`, `invoice.dueDate`, `invoice.daysOverdue`, `invoice.daysUntilDue`, `invoice.items`
Business	`business.name`, `business.company`, `business.email`, `business.phone`, `business.address`, `business.website`, `business.taxId`
Other	`lateFee.accrued`, `today`

Ruang letak wang diformatkan dalam mata wang invois, tarikh menggunakan format tarikh pendek apl, dan invoice.items mengembang menjadi senarai bulet dengan satu baris bagi setiap item menunjukkan keterangan, kuantiti dan harga seunit. invoice.due ialah jumlah yang masih terhutang, bukan tarikh tamat tempoh; tarikh ialah invoice.dueDate.

Editor templat e-mel apl Invoice Flow ditatal ke bawah dengan suis Live preview dihidupkan dan kotak Preview (with sample data) menunjukkan subjek Wellness program invoice INV-0204 - Carter Digital Studio dan isi ditujukan kepada Linda Park dengan dua item bulet — Pratonton sentiasa menggunakan data contoh rekaan yang sama, bukan salah satu invois anda.

Pratonton sengaja bersifat generik. Ia menggantikan klien contoh tetap, “Linda Park” di “Riverstone Capital”, invois “INV-0204” untuk “$4 950.00”, dan perniagaan contoh bernama “Carter Digital Studio”. Nama dan jumlah anda sendiri hanya muncul pada masa penghantaran, apabila templat dijadikan berdasarkan invois sebenar.

Cara mengemel teks daripada invois

Dengan templat disimpan, menghantar mesej hanya memerlukan empat ketikan. Laluan ini hanya menghantar kata-kata; PDF dibincangkan dalam bahagian seterusnya.

Buka invois daripada tab Documents.
Ketik menu tiga titik di penjuru kanan atas dan pilih Email client.
Dalam helaian Choose a template (Pilih templat), ketik templat yang anda mahu.
Jika kaedah penghantaran anda ialah apl mel sistem, tetingkap karang apl mel anda terbuka dengan penerima, subjek dan isi diisi; semak dan ketik butang Hantar apl itu sendiri. Jika kaedah anda ialah SMTP, apl menghantar serta-merta dan memaparkan Email sent (E-mel dihantar).

Draf invois WR-2026-093 apl Invoice Flow untuk Cascade Software Inc. dengan menu limpahan terbuka, menyenaraikan Mark as Sent, Cancel Invoice, Add late fee, Change log, Pin to list, Pin to dashboard, Email client, Client sign-off, Share as web page, View as client, Duplicate dan Delete — Email client terletak dalam kumpulan kedua menu invois; Mark as Sent hanya muncul pada draf.

Helaian bawah Choose a template apl Invoice Flow di atas invois WR-2026-093, menyenaraikan Initial invoice, Gentle reminder, Firm reminder, Thank you for payment, Statement summary dan templat tersuai Corporate monthly invoice — Helaian menyenaraikan setiap templat yang kelihatan; mengetik satu menjadikannya berdasarkan invois ini.

Penerima sentiasa alamat e-mel pada rekod klien. Jika medan itu kosong, apl berhenti dengan mesej Client has no email address (Klien tiada alamat e-mel) sebelum helaian templat pun terbuka, jadi tambahkan alamat pada klien dahulu. Jika senarai templat kosong kerana anda belum pernah membuka skrin templat, lima templat terbina dalam dicipta serta-merta.

Kedua-dua kaedah penghantaran tidak melampirkan PDF. Laluan mailto memberikan apl mel anda penerima, subjek dan isi teks biasa, tiada apa-apa lagi. Laluan SMTP membina mesej teks biasa dengan tiga bahagian yang sama dan menghantarnya. Templat terbina dalam "Initial invoice" berbunyi "Please find attached invoice", yang hanya benar jika anda menambah fail itu sendiri dalam apl mel atau menghantar PDF secara berasingan.

Cara menghantar PDF dan menandakan invois sebagai dihantar

Fail dihantar melalui helaian kongsi Android daripada pratonton PDF. Mana-mana sasaran yang menerima fail berfungsi: Gmail, Outlook, WhatsApp, Drive, atau apl pemesejan syarikat.

Pada invois, ketik Preview PDF di bahagian bawah dan tunggu dokumen dijadikan.
Untuk draf, ketik menu tiga titik pada bar apl pratonton dan pilih Share & Mark as Sent. Untuk invois yang sudah dihantar, ketik ikon kongsi sebaliknya.
Pilih apl mel anda dalam helaian kongsi Android. PDF dilampirkan, subjek berbunyi "Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio", dan isi ialah nota ringkas "please find attached". Tambah penerima dan hantar dari situ.
Kembali dalam apl, draf yang dikongsi dengan cara ini memaparkan Invoice marked as sent (Invois ditandakan sebagai dihantar) dan lencana statusnya bertukar daripada Draft kepada Sent.

PDF invois WR-2026-091 apl Invoice Flow daripada Willow & Root Yoga Studio kepada Cascade Software Inc. dengan tiga item baris, jumlah keseluruhan 1,340.00 dolar, nota mengenai program kesejahteraan Ogos dan terma pembayaran Net 30 — Inilah fail yang dilampirkan oleh helaian kongsi; teks e-mel bertemplat tidak pernah turut serta dengannya.

Helaian kongsi tidak membaca templat e-mel anda. Subjek dan isinya ialah rentetan apl tetap yang mengambil nombor invois, nama syarikat anda dan nama klien. Jadi rutin praktikal untuk klien korporat ialah: kongsi PDF dahulu daripada pratonton (yang juga menukar draf kepada Sent), kemudian, jika anda mahu mesej bertemplat yang lebih lengkap dengan senarai item, susuli dengan Email client. Atau hanya tampal teks bertemplat ke dalam tetingkap karang yang dibuka oleh helaian kongsi, kerana apl mel anda sama dalam kedua-dua kes.

Menandakan sebagai dihantar hanyalah perubahan status dan tidak lain. Ia tidak merekodkan tarikh, alamat atau salinan mesej di mana-mana yang boleh anda lihat; entri log perubahan ialah satu-satunya kesan. Sebaliknya, menghantar melalui Email client tidak pernah menyentuh status, jadi invois yang anda emelkan daripada draf kekal sebagai draf sehingga anda sama ada menggunakan Share & Mark as Sent atau memilih Mark as Sent daripada menu invois dan mengesahkan dialog Change status? (Tukar status?).

Cara beralih kepada penghantaran SMTP

Kaedah lalai membuka apl mel anda, yang merupakan pilihan tepat untuk kebanyakan orang: anda melihat mesej sebelum ia dihantar, penyedia anda mengendalikan penghantaran, dan anda boleh melampirkan PDF dalam tetingkap yang sama. SMTP masuk akal hanya jika anda kerap menghantar daripada apl dan tidak mahu langkah karang.

Buka Settings dan ketik Email sending.
Pilih SMTP server (auto-send). Borang terbentang di bawah dua butang radio.
Masukkan Host (untuk Gmail, smtp.gmail.com), biarkan Port pada 587, dan isikan Username dan Password. Untuk Gmail dan Outlook kata laluan mesti kata laluan apl yang dijana dalam tetapan keselamatan akaun anda, bukan log masuk biasa anda.
Isikan From address dan From name; inilah yang dilihat oleh klien pada baris Daripada.
Kekalkan STARTTLS dihidupkan untuk port 587, atau hidupkan SSL/TLS untuk penyedia yang memerlukan port 465. Menghidupkan satu mematikan yang lain.
Ketik Test connection (sends to your own address) (Uji sambungan (hantar ke alamat anda sendiri)). Apl menyimpan borang dahulu, kemudian mengemel mesej ujian ringkas ke alamat Daripada dan melaporkan SMTP works (SMTP berfungsi) atau SMTP test failed (Ujian SMTP gagal) dengan sebab daripada pelayan.
Ketik Save.

Skrin Email sending apl Invoice Flow dengan tajuk Sending method, System mail app (mailto) dipilih, SMTP server (auto-send) tidak dipilih dan butang Save — Lalai: apl membuka apl mel anda dan anda menekan Hantar di sana.

Skrin Email sending apl Invoice Flow dengan SMTP server dipilih dan borang diisi dengan hos smtp.gmail.com, port 587, nama pengguna dan alamat daripada hello@willowandrootyoga.com, nama daripada Willow & Root Yoga Studio, STARTTLS dihidupkan, SSL/TLS dimatikan, butang Test connection dan Save — SMTP untuk Gmail: hos, port 587, kata laluan apl, STARTTLS dihidupkan.

Setelah SMTP disimpan, Email client tidak lagi membuka apa-apa. Mengetik templat dalam pemilih menghantar terus, dan satu-satunya maklum balas ialah bar hijau Email sent atau bar merah Failed to send email (Gagal menghantar e-mel) dengan teks ralat. Tiada peti keluar dan tiada baris gilir cuba semula, jadi jika bar itu merah, betulkan tetapan dan hantar semula.

Peraturan dan butiran

Templat memerlukan nama dan subjek; isi boleh kosong. Menyimpan dengan mana-mana medan wajib kosong memaparkan Fill in required fields (Isi medan wajib) dan mengekalkan helaian terbuka.
Ruang letak yang tidak dikenali dibiarkan tepat seperti yang ditaip. {{client.nmae}} yang tersalah eja sampai kepada klien sebagai teks literal, itulah sebabnya pratonton langsung berbaloi diperhatikan sebelum menyimpan.
invoice.daysOverdue dan invoice.daysUntilDue tidak pernah turun bawah sifar; mana-mana yang tidak terpakai memaparkan 0. lateFee.accrued kosong melainkan profil mempunyai peratusan caj lewat, invois melepasi tempoh graknya dan wang masih terhutang; ia pengiraan segar daripada jumlah invois, bukan jumlah yang sudah ditambah pada invois.
Lima templat terbina dalam adalah dalam Bahasa Inggeris sahaja. Anda boleh menyuntingnya di tempat dan ia kekal terbina dalam; Duplicate mencipta salinan boleh sunting bernama “(copy)” sebagai templat tersuai. Delete pada templat terbina dalam menyembunyikannya dan bukan membuangnya, dan tiada skrin untuk membawa balik templat terbina dalam yang tersembunyi. Delete pada templat tersuai membuangnya serta-merta, tanpa pengesahan.
Templat dikongsi merentas semua profil perniagaan anda. Pemilih di bawah Email client memaparkan setiap templat yang kelihatan tanpa mengira profil mana invois itu tergolong.
Mencipta, menyunting dan menggandakan templat, Email client, Share as web page dan mengongsi atau mencetak PDF ialah ciri Pro dan mengalihkan ke skrin bayaran tanpa percubaan atau langganan aktif. Memadam templat dan skrin Email sending itu sendiri tidak digerbangkan.
Tetapan SMTP disimpan pada peranti: hos, port, nama pengguna, medan daripada dan kedua-dua suis dalam keutamaan apl, kata laluan dalam storan disulitkan Android. Pada penyuntingan seterusnya, membiarkan Password kosong mengekalkan yang tersimpan. Port yang tidak dapat dihurai kembali kepada 587.
Apl enggan menghantar mel SMTP tanpa penyulitan. Dengan kedua-dua STARTTLS dan SSL/TLS dimatikan, sambungan ditolak dan bukan menghantar kata laluan anda dalam teks jelas.
Test connection menyimpan borang sebelum menguji, jadi apa sahaja dalam medan menjadi konfigurasi tersimpan anda walaupun ujian gagal.
Peraturan automasi yang menyebut penghantaran e-mel tidak menggunakan mana-mana kaedah; ia mencipta makluman dalam apl untuk anda bertindak.
Share as web page ialah pilihan ketiga pada menu yang sama: dialog dengan suis Include payment QR (Sertakan QR pembayaran) dan Include payment buttons (Sertakan butang pembayaran), kedua-duanya dihidupkan secara lalai, kemudian helaian kongsi dengan fail HTML lengkap. Seperti kongsi PDF, ia membawa teks tetap, bukan templat anda.

Tip

Letakkan nombor invois pada permulaan subjek untuk klien korporat. Peti masuk akaun belum bayar mengisih mengikut subjek, dan "WR-2026-093 - Willow & Root Yoga Studio" lebih mudah dipadankan dengan pesanan belian berbanding sapaan mesra.

Kekalkan isi jujur tentang lampiran. Memandangkan e-mel bertemplat tidak pernah membawa PDF, sama ada tulis "the PDF follows in a separate message" seperti yang dilakukan studio itu, atau hantar PDF daripada pratonton dahulu dan balas rangkaian mesej itu dengan teks bertemplat.

Buat salinan terjemahan dan bukannya menyunting templat terbina dalam. Gandakan "Gentle reminder", namakan semula salinan itu dalam bahasa klien, dan anda mengekalkan yang asal dalam Bahasa Inggeris untuk klien lain.

Gunakan kaedah mailto semasa tempoh percubaan walaupun anda merancang untuk menggunakan SMTP kemudian. Melihat tetingkap karang setiap kali ialah cara terpantas untuk menangkap kesilapan taip templat sebelum ia sampai kepada klien.

Panduan berkaitan

PDF preview, share and editor merangkumi skrin pratonton, percetakan dan editor PDF terbina dalam dengan lebih mendalam.
Invoice statuses, list and history menerangkan maksud Sent, Overdue dan Paid serta cara log perubahan merekodkan perubahan status.
Reminders and automation rules menunjukkan peringatan berjadual yang menandakan invois tertunggak untuk susulan.