Käyttöopas

Laskujen lähettäminen sähköpostitse

Kirjoita uudelleenkäytettäviä sähköpostimalleja, lähetä teksti sähköpostisovelluksesta tai SMTP:llä ja liitä PDF jakopaneelin kautta.

Päivitetty: 2026-09-09

Laskun lähettäminen sähköpostitse on Invoice Flow’ssa kaksi erillistä toimintoa, ja tuon jaon ymmärtäminen on koko juju. Ensimmäinen toiminto tuottaa sanat: aiherivin ja tekstin, jotka rakennetaan mallista niin että asiakkaan nimi, laskun numero, loppusumma ja eräpäivä täytetään automaattisesti. Toinen toiminto tuottaa tiedoston: PDF:n, jonka asiakas oikeasti avaa, välittää ostoreskontraan ja jonka perusteella maksaa. Sovellus hoitaa ensimmäisen laskun valikon kohdasta Lähetä asiakkaalle sähköpostia (Email client) ja toisen PDF-esikatselun jakopainikkeella. Mikään sovelluksessa ei lähetä PDF:ää ja mallipohjaista tekstiä yhdessä samassa viestissä, joten tämä opas on rehellinen siitä mikä painike tekee mitä, ja näyttää järkevän tavan yhdistää ne.

Esimerkkiyritys on Willow & Root Yoga Studio Portlandissa Oregonissa. Sen omistaja Hannah Whitfield pitää yritysasiakkaille lounasaikaan tunteja heidän tiloissaan ja laskuttaa kutakin kerran kuussa Yhdysvaltain dollareissa. Jokainen lasku menee ostoreskontran postilaatikkoon eikä henkilölle, joten johdonmukainen aiherivi, joka sisältää laskun numeron, on tärkeämpi kuin ystävällinen sävy.

Mitä näet ruudulla

Mukana on kolme näkymää.

Mallit sijaitsevat Asetuksissa, osiossa Laskuasetukset (Invoice Settings), ruudun Sähköpostimallit (Email templates, alaotsikko “Aihe- ja tekstipohjat asiakassähköposteille”) takana. Näkymä on tavallinen lista: kirjekuorikuvake merkitsee viittä sisäänrakennettua mallia, kynäkuvake luomiasi malleja, ja kussakin rivissä näkyy mallin nimi ja sen alla sen aihe. Kullakin rivillä on kolmen pisteen valikko toiminnoilla Monista ja Poista, ja kulman +-painike aloittaa uuden mallin.

Aivan sen alapuolella samassa asetusosiossa on Sähköpostin lähetys (Email sending, alaotsikko “Valitse miten laskusähköpostit lähetetään”). Täällä valitset vaihtoehtojen Järjestelmän sähköpostisovellus (mailto) ja SMTP-palvelin (automaattilähetys) väliltä, ja tänne tulevat SMTP-palvelin, portti ja tunnukset, jos valitset jälkimmäisen.

Kolmas näkymä on itse lasku. Avaa Asiakirjat-välilehti, napauta laskua ja käytä oikean yläkulman kolmen pisteen valikkoa. Sen valikon toisessa ryhmässä ovat Lähetä asiakkaalle sähköpostia ja Share as web page. Luonnoksella aivan ensimmäinen kohta on Merkitse lähetetyksi (Mark as Sent). Laskun alareunassa leveä Esikatsele PDF -painike avaa PDF-katselimen, jonka sovelluspalkissa ovat tulostuskuvake, jakokuvake ja vain luonnoksille valikko, jossa on Jaa ja merkitse lähetetyksi.

Miten malli kirjoitetaan tunnisteiden kanssa

Sisäänrakennetut mallit riittävät ensimmäiseen lähetykseen, mutta Hannah haluaa aiheen, jonka yrityksen postihuone voi arkistoida avaamatta viestiä, ja tekstin, joka luettelee tunnit. Mallin muokkaaminen on Pro-ominaisuus; listan avaaminen ei ole.

1. Avaa Asetukset, vieritä osioon Laskuasetukset ja napauta Sähköpostimallit.
2. Napauta + aloittaaksesi tyhjästä, tai napauta olemassa olevaa riviä muuttaaksesi sitä paikallaan.
3. Kirjoita Mallin nimi. Se näkyy vain sovelluksen omissa listoissa, ei koskaan sähköpostissa.
4. Kirjoita Aihe. Vie kohdistin siihen kohtaan, johon laskun numeron pitäisi tulla, ja napauta invoice.number-merkkiä kohdassa Lisää muuttuja.
5. Napauta kenttään Teksti ja kirjoita viesti lisäten matkan varrella merkkejä kuten client.name, invoice.total, invoice.dueDate ja invoice.items.
6. Kytke Reaaliaikainen esikatselu päälle nähdäksesi tuloksen mallidatalla ja napauta sitten Tallenna.

Tunniste on merkin nimi kaksinkertaisten aaltosulkeiden sisällä, joten client.name -merkin napauttaminen kirjoittaa {{client.name}}. Merkki päätyy siihen kenttään, jolla oli viimeksi kohdistus; jos et ole vielä napauttanut kumpaakaan kenttää, se menee tekstiin. Voit myös kirjoittaa aaltosulkeet käsin. Valitsin ryhmittelee käytettävissä olevat arvot ryhmiin Asiakas, Lasku, Business ja Muu:

Rahatunnisteet muotoillaan laskun valuutassa, päivämäärät käyttävät sovelluksen lyhyttä päivämäärämuotoa, ja invoice.items laajenee luetteloksi, jossa on yksi rivi riviä kohden kuvauksineen, määrineen ja yksikköhintoineen. invoice.due on vielä avoinna oleva summa, ei eräpäivä; päivämäärä on invoice.dueDate.

Esikatselu on tarkoituksella yleisluontoinen. Se korvaa arvot kiinteällä malliasiakkaalla, “Linda Park” yrityksestä “Riverstone Capital”, laskulla “INV-0204” summalle “$4 950.00” ja mallityrityksellä nimeltä “Carter Digital Studio”. Oma nimesi ja summasi ilmestyvät vasta lähetyshetkellä, kun malli renderöidään oikeaa laskua vasten.

Miten teksti lähetetään laskulta

Kun malli on tallennettu, viestin lähettäminen vie neljä napautusta. Tämä reitti lähettää vain sanat; PDF käsitellään seuraavassa osiossa.

1. Avaa lasku Asiakirjat-välilehdeltä.
2. Napauta oikean yläkulman kolmen pisteen valikkoa ja valitse Lähetä asiakkaalle sähköpostia.
3. Napauta Valitse malli -paneelissa haluamaasi mallia.
4. Jos lähetystapasi on järjestelmän sähköpostisovellus, sähköpostisovelluksesi kirjoitusikkuna avautuu vastaanottaja, aihe ja teksti täytettyinä; tarkista se ja napauta sen omaa lähetyspainiketta. Jos tapasi on SMTP, sovellus lähettää heti ja näyttää viestin Sähköposti lähetetty.

Vastaanottaja on aina asiakastietueen sähköpostiosoite. Jos kenttä on tyhjä, sovellus pysähtyy viestiin Asiakkaalla ei ole sähköpostiosoitetta jo ennen mallipaneelin avautumista, joten lisää osoite asiakkaalle ensin. Jos mallilista on tyhjä siksi, ettet ole koskaan avannut mallinäkymää, viisi sisäänrakennettua luodaan saman tien.

Miten PDF lähetetään ja lasku merkitään lähetetyksi

Tiedosto lähtee ulos Androidin jakopaneelin kautta PDF-esikatselusta. Mikä tahansa kohde, joka ottaa vastaan tiedostoja, käy: Gmail, Outlook, WhatsApp, Drive tai yrityksen viestisovellus.

1. Napauta laskulla alareunan Esikatsele PDF ja odota, että asiakirja renderöityy.
2. Napauta luonnoksella esikatselun sovelluspalkin kolmen pisteen valikkoa ja valitse Jaa ja merkitse lähetetyksi. Jo lähetetyllä laskulla napauta sen sijaan jakokuvaketta.
3. Valitse sähköpostisovelluksesi Androidin jakopaneelista. PDF on liitteenä, aiheena on "Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio" ja tekstinä lyhyt "please find attached" -huomautus. Lisää vastaanottaja ja lähetä sieltä.
4. Takaisin sovelluksessa näin jaettu luonnos näyttää viestin Lasku merkitty lähetetyksi ja sen tilamerkki muuttuu luonnoksesta lähetetyksi.

Jakopaneeli ei lue sähköpostimallejasi. Sen aihe ja teksti ovat kiinteitä sovellustekstejä, jotka ottavat mukaan laskun numeron, yrityksesi nimen ja asiakkaan nimen. Käytännön rutiini yritysasiakkaalle on siis: jaa PDF ensin esikatselusta (mikä myös kääntää luonnoksen lähetetyksi) ja lähetä sitten perään täydempi mallipohjainen viesti riviluetteloineen toiminnolla Lähetä asiakkaalle sähköpostia. Tai liitä yksinkertaisesti mallipohjainen teksti kirjoitusikkunaan, jonka jakopaneeli avasi, koska sähköpostisovellus on molemmissa tapauksissa sama.

Lähetetyksi merkitseminen on tilanmuutos eikä mitään muuta. Se ei kirjaa päivämäärää, osoitetta tai kopiota viestistä mihinkään näkyville; muutoslokimerkintä on ainoa jälki. Vastaavasti Lähetä asiakkaalle sähköpostia ei koskaan koske tilaan, joten luonnoksesta lähettämäsi lasku pysyy luonnoksena, kunnes joko käytät toimintoa Jaa ja merkitse lähetetyksi tai valitset laskuvalikosta Merkitse lähetetyksi ja vahvistat Muutetaanko tila? -valintaikkunan.

Miten SMTP-lähetykseen vaihdetaan

Oletustapa avaa sähköpostisovelluksesi, mikä on useimmille oikea valinta: näet viestin ennen kuin se lähtee, palveluntarjoajasi hoitaa toimituksen ja voit liittää PDF:n samassa ikkunassa. SMTP on järkevä vain, jos lähetät rutiininomaisesti sovelluksesta etkä halua kirjoitusvaihetta.

1. Avaa Asetukset ja napauta Sähköpostin lähetys.
2. Valitse SMTP-palvelin (automaattilähetys). Lomake aukeaa kahden valintapainikkeen alle.
3. Syötä Palvelin (Gmailille smtp.gmail.com), jätä Portti arvoon 587 ja täytä Käyttäjätunnus ja Salasana. Gmailissa ja Outlookissa salasanan on oltava tilisi suojausasetuksissa luotu sovellussalasana, ei tavallinen kirjautumissalasanasi.
4. Täytä Lähettäjän osoite ja Lähettäjän nimi; nämä asiakas näkee lähettäjärivillä.
5. Pidä STARTTLS päällä portissa 587, tai kytke päälle SSL/TLS palveluntarjoajalle, joka vaatii porttia 465. Toisen kytkeminen päälle kytkee toisen pois.
6. Napauta Testaa yhteys (lähettää omaan osoitteeseesi). Sovellus tallentaa ensin lomakkeen, lähettää sitten lyhyen testiviestin lähettäjän osoitteeseen ja raportoi SMTP toimii tai SMTP-testi epäonnistui palvelimen antamine syineen.
7. Napauta Tallenna.

Kun SMTP on tallennettu, Lähetä asiakkaalle sähköpostia ei enää avaa mitään. Mallin napauttaminen valitsimessa lähettää heti, ja ainoa palaute on vihreä Sähköposti lähetetty -palkki tai punainen Sähköpostin lähetys epäonnistui -palkki virhetekstin kanssa. Lähtevien kansiota tai uudelleenyrityksen jonoa ei ole, joten jos palkki on punainen, korjaa asetukset ja lähetä uudelleen.

Säännöt ja yksityiskohdat

• Mallit tarvitsevat nimen ja aiheen; teksti saa olla tyhjä. Tallentaminen jommankumman pakollisen kentän ollessa tyhjä näyttää viestin Täytä pakolliset kentät ja pitää paneelin auki.
• Tuntemattomat tunnisteet jätetään täsmälleen sellaisiksi kuin ne on kirjoitettu. Väärin kirjoitettu {{client.nmae}} päätyy asiakkaalle kirjaimellisena tekstinä, minkä vuoksi reaaliaikaista esikatselua kannattaa vilkaista ennen tallennusta.
• invoice.daysOverdue ja invoice.daysUntilDue eivät koskaan mene alle nollan; se joka ei päde näyttää arvoa 0. lateFee.accrued on tyhjä, ellei profiililla ole viivästysmaksuprosenttia, lasku ole maksuaikansa ohittanut ja rahaa ole yhä avoinna; se on tuore laskelma laskun loppusummasta, ei laskulle jo lisätty summa.
• Viisi sisäänrakennettua mallia ovat vain englanniksi. Voit muokata niitä paikallaan ja ne pysyvät sisäänrakennettuina; Monista luo muokattavan kopion nimellä “(copy)” mukautettuna mallina. Poista sisäänrakennetulle piilottaa sen sen sijaan että poistaisi, eikä ole näkymää jolla piilotetun sisäänrakennetun saisi takaisin. Poista mukautetulle mallille poistaa sen heti ilman vahvistusta.
• Mallit ovat yhteisiä kaikille yritysprofiileillesi. Valitsin toiminnon Lähetä asiakkaalle sähköpostia alla näyttää jokaisen näkyvän mallin riippumatta siitä mihin profiiliin lasku kuuluu.
• Mallien luominen, muokkaaminen ja monistaminen, Lähetä asiakkaalle sähköpostia, Share as web page sekä PDF:n jakaminen tai tulostaminen ovat Pro-ominaisuuksia ja ohjaavat maksumuuriin ilman voimassa olevaa kokeilujaksoa tai tilausta. Mallin poistaminen ja itse Sähköpostin lähetys -näkymä eivät ole rajattuja.
• SMTP-asetukset tallennetaan laitteelle: palvelin, portti, käyttäjätunnus, lähettäjäkentät ja kaksi kytkintä sovelluksen asetuksiin, salasana Androidin salattuun tallennustilaan. Myöhemmissä muokkauksissa Salasana-kentän jättäminen tyhjäksi säilyttää tallennetun. Portti, jota ei voi jäsentää, palautuu arvoon 587.
• Sovellus kieltäytyy lähettämästä SMTP-postia ilman salausta. Kun sekä STARTTLS että SSL/TLS ovat pois päältä, yhteys hylätään sen sijaan että salasanasi lähetettäisiin selväkielisenä.
• Testaa yhteys tallentaa lomakkeen ennen testausta, joten kentissä oleva sisältö tulee tallennetuksi määrityksekseen, vaikka testi epäonnistuisi.
• Automaatiosäännöt, joissa mainitaan sähköpostin lähettäminen, eivät käytä kumpaakaan tapaa; ne luovat sovelluksen sisäisen hälytyksen, johon sinä reagoit.
• Share as web page on kolmas vaihtoehto samassa valikossa: valintaikkuna kytkimillä Include payment QR ja Include payment buttons, molemmat oletuksena päällä, ja sen jälkeen jakopaneeli itsenäisen HTML-tiedoston kanssa. Kuten PDF:n jakaminen, se kantaa kiinteää tekstiä eikä malliasi.

Vinkkejä

Aiheeseen liittyvät oppaat

• PDF-esikatselu, jakaminen ja editori käsittelee esikatselunäkymää, tulostusta ja sisäänrakennettua PDF-editoria syvällisemmin.
• Laskujen tilat, lista ja historia selittää mitä Lähetetty, Erääntynyt ja Maksettu tarkoittavat ja miten muutosloki kirjaa tilanmuutokset.
• Muistutukset ja automaatiosäännöt näyttää ajastetut muistutukset, jotka merkitsevät erääntyneet laskut jatkotoimia varten.