Gebruikershandleiding

Facturen per e-mail versturen

Schrijf herbruikbare e-mailsjablonen met plaatshouders, verstuur ze via je mailapp of SMTP en deel de PDF via het deelvenster.

Bijgewerkt: 2026-09-09

Een factuur mailen in Invoice Flow bestaat uit twee losse handelingen, en die splitsing begrijpen is de hele truc. De eerste handeling levert de woorden: een onderwerpregel en een tekst opgebouwd uit een sjabloon, met de naam van de klant, het factuurnummer, het totaal en de vervaldatum automatisch ingevuld. De tweede handeling levert het bestand: de PDF die de klant daadwerkelijk opent, doorstuurt naar de crediteurenadministratie en betaalt. De app doet het eerste via Mail klant (Email client) in het menu van de factuur en het tweede via de deelknop in het PDF-voorbeeld. Niets in de app verstuurt de PDF en de sjabloontekst samen in één bericht, dus deze gids is eerlijk over welke knop wat doet en toont een verstandige manier om ze te combineren.

Het voorbeeldbedrijf is Willow & Root Yoga Studio in Portland, Oregon. Eigenaar Hannah Whitfield verzorgt lunchlessen op locatie voor zakelijke klanten en factureert ze elk één keer per maand in Amerikaanse dollars. Elke factuur gaat naar een crediteurenmailbox in plaats van naar een persoon, dus een consequente onderwerpregel met het factuurnummer telt zwaarder dan een vriendelijke toon.

Wat je op het scherm ziet

Er zijn drie schermen bij betrokken.

De sjablonen staan onder Instellingen, in de sectie Factuurinstellingen, achter de tegel E-mailsjablonen (ondertitel “Onderwerp en inhoud voorinstellingen”). Het scherm is een eenvoudige lijst: een envelopje markeert de vijf ingebouwde sjablonen, een potlood-op-lijnen markeert die van jezelf, en elke rij toont de sjabloonnaam met het onderwerp eronder. Elke rij heeft een driepuntsmenu met Dupliceren en Verwijderen, en met een +-knop in de hoek begin je een nieuw sjabloon.

Vlak eronder in dezelfde instellingensectie staat E-mail verzenden (ondertitel “Kies hoe factuur-e-mails worden verzonden”). Daar kies je tussen Systeem-mailapp (mailto) en SMTP-server (automatisch verzenden), en daar komen de SMTP-host, poort en inloggegevens als je voor de tweede optie kiest.

Het derde scherm is de factuur zelf. Open het tabblad Facturen, tik op een factuur en gebruik het driepuntsmenu rechtsboven. De tweede groep van dat menu bevat Mail klant en Share as web page. Bij een concept is het allereerste item Markeren als verzonden. Onderaan de factuur opent de brede knop PDF-voorbeeld de PDF-weergave, waarvan de appbalk het printpictogram, het deelpictogram en, alleen bij concepten, een menu met Delen en markeren als verzonden bevat.

Zo schrijf je een sjabloon met plaatshouders

De ingebouwde sjablonen volstaan voor een eerste verzending, maar Hannah wil een onderwerp dat een zakelijke postkamer kan archiveren zonder het bericht te openen, en een tekst die de sessies opsomt. Een sjabloon bewerken is een Pro-functie; de lijst openen niet.

1. Open Instellingen, scrol naar Factuurinstellingen en tik op E-mailsjablonen.
2. Tik op + om vanaf nul te beginnen, of tik op een bestaande rij om die ter plekke te wijzigen.
3. Typ een Sjabloonnaam. Die verschijnt alleen in de lijsten van de app, nooit in de e-mail.
4. Typ het Onderwerp. Zet de cursor waar het factuurnummer moet komen en tik onder Variabele invoegen (Insert variable) op de chip invoice.number.
5. Tik in Inhoud (Body) en schrijf het bericht, waarbij je onderweg chips als client.name, invoice.total, invoice.dueDate en invoice.items invoegt.
6. Zet Livevoorbeeld (Live preview) aan om het resultaat met voorbeeldwaarden te zien en tik daarna op Opslaan.

Een plaatshouder is het chiplabel tussen dubbele accolades, dus op client.name tikken typt {{client.name}}. De chip belandt in het veld dat het laatst de focus had; heb je nog geen van beide velden aangetikt, dan gaat hij naar de tekst. Je kunt de accolades ook met de hand typen. De kiezer groepeert de beschikbare waarden in Klant, Factuur, Bedrijf en Overig:

Geldplaatshouders worden opgemaakt in de valuta van de factuur, datums gebruiken de korte datumnotatie van de app, en invoice.items klapt uit tot een opsomming met één regel per artikel met de omschrijving, het aantal en de stukprijs. invoice.due is het nog verschuldigde bedrag, niet de vervaldatum; de datum is invoice.dueDate.

Het voorbeeld is bewust algemeen. Het gebruikt een vaste voorbeeldklant, “Linda Park” bij “Riverstone Capital”, factuur “INV-0204” voor “$4 950.00”, en een voorbeeldbedrijf “Carter Digital Studio”. Je eigen naam en bedragen verschijnen pas bij het versturen, wanneer het sjabloon tegen een echte factuur wordt weergegeven.

Zo mail je de tekst vanaf de factuur

Met het sjabloon opgeslagen kost het bericht versturen vier tikken. Deze route stuurt alleen woorden; de PDF komt in de volgende sectie aan bod.

1. Open de factuur vanaf het tabblad Facturen.
2. Tik rechtsboven op het driepuntsmenu en kies Mail klant.
3. Tik in het blad Sjabloon kiezen (Choose a template) op het gewenste sjabloon.
4. Is je verzendmethode de systeem-mailapp, dan opent het opstelvenster van je mailapp met de ontvanger, het onderwerp en de tekst ingevuld; controleer het en tik daar op Verzenden. Is je methode SMTP, dan verstuurt de app meteen en toont hij E-mail verzonden.

De ontvanger is altijd het e-mailadres op het klantrecord. Is dat veld leeg, dan stopt de app met de melding Klant heeft geen e-mailadres nog voordat het sjabloonblad opent, dus voeg het adres eerst aan de klant toe. Is de sjabloonlijst leeg omdat je het sjablonenscherm nooit hebt geopend, dan worden de vijf ingebouwde ter plekke aangemaakt.

Zo verstuur je de PDF en markeer je de factuur als verzonden

Het bestand gaat via het Android-deelvenster vanaf het PDF-voorbeeld de deur uit. Elke bestemming die bestanden accepteert werkt: Gmail, Outlook, WhatsApp, Drive of een zakelijke berichtenapp.

1. Tik op de factuur onderaan op PDF-voorbeeld en wacht tot het document is weergegeven.
2. Tik bij een concept op het driepuntsmenu in de appbalk van het voorbeeld en kies Delen en markeren als verzonden. Bij een factuur die al verzonden is, tik je in plaats daarvan op het deelpictogram.
3. Kies je mailapp in het Android-deelvenster. De PDF zit als bijlage bij, het onderwerp luidt "Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio", en de tekst is een korte "please find attached"-notitie. Voeg de ontvanger toe en verstuur van daaruit.
4. Terug in de app toont een concept dat zo is gedeeld Factuur gemarkeerd als verzonden en verandert de statusbadge van Concept in Verzonden.

Het deelvenster leest je e-mailsjablonen niet. Het onderwerp en de tekst zijn vaste app-teksten met het factuurnummer, je bedrijfsnaam en de naam van de klant. De praktische routine voor een zakelijke klant is dus: deel eerst de PDF vanuit het voorbeeld (wat het concept meteen op Verzonden zet) en stuur daarna, als je het uitgebreidere sjabloonbericht met de artikelenlijst wilt, Mail klant achteraan. Of plak simpelweg de sjabloontekst in het opstelvenster dat het deelvenster heeft geopend, want je mailapp is in beide gevallen dezelfde.

Als verzonden markeren is een statuswijziging en verder niets. Er wordt geen datum, adres of kopie van het bericht ergens zichtbaar vastgelegd; het item in het wijzigingslogboek is het enige spoor. Omgekeerd raakt versturen via Mail klant de status nooit aan, dus een factuur die je vanuit een concept hebt gemaild blijft een concept tot je Delen en markeren als verzonden gebruikt of Markeren als verzonden in het factuurmenu kiest en het dialoogvenster Status wijzigen? bevestigt.

Zo schakel je over op verzenden via SMTP

De standaardmethode opent je mailapp, wat voor de meeste mensen de juiste keuze is: je ziet het bericht voordat het weggaat, je provider verzorgt de bezorging en je kunt de PDF in hetzelfde venster toevoegen. SMTP is alleen zinvol als je routinematig vanuit de app verstuurt en de opstelstap niet wilt.

1. Open Instellingen en tik op E-mail verzenden.
2. Kies SMTP-server (automatisch verzenden). Het formulier klapt onder de twee keuzerondjes uit.
3. Vul Host in (voor Gmail smtp.gmail.com), laat Poort op 587 staan en vul Gebruikersnaam en Wachtwoord in. Voor Gmail en Outlook moet het wachtwoord een app-wachtwoord zijn dat je in de beveiligingsinstellingen van je account genereert, niet je gewone inlog.
4. Vul Afzenderadres en Afzendernaam in; dat is wat de klant in de afzenderregel ziet.
5. Houd STARTTLS aan voor poort 587, of zet SSL/TLS aan voor een provider die poort 465 vereist. De ene aanzetten zet de andere uit.
6. Tik op Verbinding testen (verstuurt naar uw eigen adres). De app slaat eerst het formulier op, mailt daarna een kort testbericht naar het afzenderadres en meldt SMTP werkt of SMTP-test mislukt met de reden van de server.
7. Tik op Opslaan.

Zodra SMTP is opgeslagen, opent Mail klant niets meer. Op een sjabloon in de kiezer tikken verstuurt meteen, en de enige terugkoppeling is de groene balk E-mail verzonden of een rode balk E-mail verzenden mislukt met de fouttekst. Er is geen postvak uit en geen wachtrij voor nieuwe pogingen, dus is de balk rood, herstel dan de instellingen en verstuur opnieuw.

Regels en details

• Sjablonen hebben een naam en een onderwerp nodig; de tekst mag leeg zijn. Opslaan met een van die verplichte velden leeg toont Vul vereiste velden in en houdt het blad open.
• Onbekende plaatshouders blijven precies zoals ze zijn getypt staan. Een verkeerd gespelde {{client.nmae}} bereikt de klant als letterlijke tekst; daarom is een blik op het livevoorbeeld voor het opslaan de moeite waard.
• invoice.daysOverdue en invoice.daysUntilDue komen nooit onder nul; degene die niet van toepassing is toont 0. lateFee.accrued blijft leeg tenzij het profiel een percentage voor aanmaningskosten heeft, de factuur de coulanceperiode voorbij is en er nog geld openstaat; het is een verse berekening op basis van het factuurtotaal, niet het bedrag dat al aan de factuur is toegevoegd.
• De vijf ingebouwde sjablonen zijn alleen in het Engels. Je kunt ze ter plekke bewerken en ze blijven ingebouwd; Dupliceren maakt een bewerkbare kopie met “(copy)” in de naam als eigen sjabloon. Verwijderen op een ingebouwd sjabloon verbergt het in plaats van het te verwijderen, en er is geen scherm om een verborgen ingebouwd sjabloon terug te halen. Verwijderen op een eigen sjabloon haalt het meteen weg, zonder bevestiging.
• Sjablonen worden door al je bedrijfsprofielen gedeeld. De kiezer onder Mail klant toont elk zichtbaar sjabloon, ongeacht bij welk profiel de factuur hoort.
• Sjablonen maken, bewerken en dupliceren, Mail klant, Share as web page en de PDF delen of afdrukken zijn Pro-functies en leiden zonder actieve proefperiode of abonnement naar de betaalmuur. Een sjabloon verwijderen en het scherm E-mail verzenden zelf zijn niet afgeschermd.
• SMTP-instellingen worden op het apparaat bewaard: de host, poort, gebruikersnaam, afzendervelden en de twee schakelaars in de app-voorkeuren, het wachtwoord in de versleutelde opslag van Android. Laat je bij een latere bewerking Wachtwoord leeg, dan blijft het opgeslagen wachtwoord behouden. Een poort die niet te lezen is valt terug op 587.
• De app weigert SMTP-post zonder versleuteling te versturen. Staan zowel STARTTLS als SSL/TLS uit, dan wordt de verbinding geweigerd in plaats van je wachtwoord in leesbare tekst te versturen.
• Verbinding testen slaat het formulier op vóór de test, dus wat in de velden staat wordt je opgeslagen configuratie, ook als de test mislukt.
• Automatiseringsregels die het over een e-mail versturen hebben, gebruiken geen van beide methodes; ze maken een in-app melding waarop jij actie kunt ondernemen.
• Share as web page is een derde optie in hetzelfde menu: een dialoogvenster met de schakelaars Include payment QR en Include payment buttons, beide standaard aan, en daarna het deelvenster met een op zichzelf staand HTML-bestand. Net als bij de PDF gaat er vaste tekst mee, niet je sjabloon.

Tips

Verwante gidsen

• PDF-voorbeeld, delen en de editor behandelt het voorbeeldscherm, afdrukken en de ingebouwde PDF-editor uitgebreider.
• Factuurstatussen, lijst en geschiedenis legt uit wat Verzonden, Vervallen en Betaald betekenen en hoe het wijzigingslogboek statuswijzigingen vastlegt.
• Herinneringen en automatiseringsregels toont de geplande herinneringen die vervallen facturen voor opvolging markeren.