Guía de usuario

Enviar facturas por correo electrónico

Escribe plantillas de correo reutilizables con variables, envía el texto desde tu app de correo o por SMTP, adjunta el PDF y marca la factura como enviada.

Actualizado: 2026-09-09

Enviar una factura por correo en Invoice Flow son dos acciones separadas, y entender esa separación es todo el truco. La primera acción produce las palabras: un asunto y un cuerpo construidos a partir de una plantilla, con el nombre del cliente, el número de factura, el total y la fecha de vencimiento rellenados automáticamente. La segunda acción produce el archivo: el PDF que el cliente abrirá de verdad, reenviará a cuentas por pagar y usará para pagar. La app hace lo primero con Enviar al cliente (Email client) en el menú de la factura y lo segundo con el botón de compartir de la vista previa del PDF. Nada en la app envía el PDF y el texto de la plantilla juntos en un mismo mensaje, así que esta guía es honesta sobre qué hace cada botón y muestra una forma sensata de combinarlos.

El negocio de ejemplo es Willow & Root Yoga Studio, en Portland, Oregón. Su propietaria, Hannah Whitfield, imparte clases al mediodía en las oficinas de clientes corporativos y factura a cada uno una vez al mes en dólares estadounidenses. Cada factura va a un buzón de cuentas por pagar y no a una persona, así que un asunto coherente que incluya el número de factura importa más que un tono cercano.

Qué ves en la pantalla

Intervienen tres pantallas.

Las plantillas viven en Ajustes (Settings), dentro de la sección Ajustes de facturación (Invoice Settings), tras el mosaico Plantillas de email (Email templates), con el subtítulo «Asunto y cuerpo predefinidos». La pantalla es una lista simple: un icono de sobre marca las cinco plantillas integradas, un icono de lápiz sobre líneas marca las que has creado tú, y cada fila muestra el nombre de la plantilla con su asunto debajo. Cada fila tiene un menú de tres puntos con Duplicar (Duplicate) y Eliminar (Delete), y un botón + en la esquina inicia una plantilla nueva.

Justo debajo, en la misma sección de ajustes, está Envío de correos (Email sending), con el subtítulo «Elige cómo se envían los correos de facturas». Ahí eliges entre Aplicación de correo del sistema (mailto) (System mail app) y Servidor SMTP (envío automático) (SMTP server), y ahí van el servidor, el puerto y las credenciales SMTP si eliges la segunda opción.

La tercera pantalla es la factura en sí. Abre la pestaña Documentos (Documents), toca una factura y usa el menú de tres puntos de la esquina superior derecha. El segundo grupo de ese menú contiene Enviar al cliente y Share as web page (compartir como página web). En un borrador, el primer elemento de todos es Marcar como enviada (Mark as Sent). Al final de la factura, el botón ancho Vista previa PDF (Preview PDF) abre el visor de PDF, cuya barra superior contiene el icono de imprimir, el de compartir y, solo en los borradores, un menú con Compartir y marcar como enviada (Share & Mark as Sent).

Cómo escribir una plantilla con variables

Las plantillas integradas sirven para un primer envío, pero Hannah quiere un asunto que una oficina corporativa pueda archivar sin abrir el mensaje, y un cuerpo que enumere las sesiones. Editar una plantilla es una función Pro; abrir la lista no lo es.

1. Abre Ajustes, baja hasta Ajustes de facturación y toca Plantillas de email.
2. Toca + para empezar desde cero, o toca una fila existente para modificarla in situ.
3. Escribe un Nombre de plantilla (Template name). Solo aparece en las listas de la propia app, nunca en el correo.
4. Escribe el Asunto (Subject). Coloca el cursor donde deba ir el número de factura y toca la ficha invoice.number bajo Insertar variable (Insert variable).
5. Toca dentro de Cuerpo (Body) y escribe el mensaje, insertando fichas como client.name, invoice.total, invoice.dueDate e invoice.items sobre la marcha.
6. Activa Vista previa en vivo (Live preview) para ver el resultado con datos de ejemplo y luego toca Guardar (Save).

Una variable es la etiqueta de la ficha envuelta en llaves dobles, así que tocar client.name escribe {{client.name}}. La ficha aterriza en el campo que tuvo el foco más recientemente; si aún no has tocado ninguno de los dos campos, va al cuerpo. También puedes escribir las llaves a mano. El selector agrupa los valores disponibles en Cliente, Factura, Empresa y Otros:

Las variables de dinero se formatean en la moneda de la factura, las fechas usan el formato corto de la app, e invoice.items se expande en una lista con viñetas con una línea por artículo que muestra la descripción, la cantidad y el precio unitario. invoice.due es el importe que aún se debe, no la fecha de vencimiento; la fecha es invoice.dueDate.

La vista previa es genérica a propósito. Sustituye por una clienta de ejemplo fija, «Linda Park» en «Riverstone Capital», la factura «INV-0204» por «$4 950.00» y una empresa de ejemplo llamada «Carter Digital Studio». Tu propio nombre y tus totales solo aparecen en el momento del envío, cuando la plantilla se genera contra una factura real.

Cómo enviar el texto desde la factura

Con la plantilla guardada, enviar el mensaje son cuatro toques. Esta vía envía solo palabras; el PDF se trata en la sección siguiente.

1. Abre la factura desde la pestaña Documentos.
2. Toca el menú de tres puntos de la esquina superior derecha y elige Enviar al cliente.
3. En la hoja Elegir plantilla (Choose a template), toca la plantilla que quieras.
4. Si tu método de envío es la aplicación de correo del sistema, se abre la ventana de redacción de tu app de correo con el destinatario, el asunto y el cuerpo rellenados; revísala y toca su propio botón de enviar. Si tu método es SMTP, la app envía de inmediato y muestra Correo enviado (Email sent).

El destinatario es siempre la dirección de correo de la ficha del cliente. Si ese campo está vacío, la app se detiene con el mensaje El cliente no tiene email (Client has no email address) antes incluso de abrir la hoja de plantillas, así que añade primero la dirección al cliente. Si la lista de plantillas está vacía porque nunca has abierto la pantalla de plantillas, las cinco integradas se crean en ese momento.

Cómo enviar el PDF y marcar la factura como enviada

El archivo sale por la hoja de compartir de Android desde la vista previa del PDF. Sirve cualquier destino que acepte archivos: Gmail, Outlook, WhatsApp, Drive o una app de mensajería corporativa.

1. En la factura, toca Vista previa PDF abajo y espera a que el documento se genere.
2. En un borrador, toca el menú de tres puntos de la barra superior de la vista previa y elige Compartir y marcar como enviada. En una factura que ya está enviada, toca en su lugar el icono de compartir.
3. Elige tu app de correo en la hoja de compartir de Android. El PDF va adjunto, el asunto dice «Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio» y el cuerpo es una nota breve del tipo «please find attached». Añade el destinatario y envía desde ahí.
4. De vuelta en la app, un borrador compartido así muestra Factura marcada como enviada (Invoice marked as sent) y su insignia de estado pasa de Borrador a Enviada.

La hoja de compartir no lee tus plantillas de correo. Su asunto y su cuerpo son cadenas fijas de la app que toman el número de factura, el nombre de tu empresa y el nombre del cliente. Así que la rutina práctica para un cliente corporativo es: comparte primero el PDF desde la vista previa (lo que además pasa el borrador a Enviada) y después, si quieres el mensaje más completo de la plantilla con la lista de artículos, envía Enviar al cliente a continuación. O simplemente pega el texto de la plantilla en la ventana de redacción que abrió la hoja de compartir, ya que tu app de correo es la misma en ambos casos.

Marcar como enviada es un cambio de estado y nada más. No registra una fecha, ni una dirección, ni una copia del mensaje en ningún sitio que puedas ver; la entrada del registro de cambios es el único rastro. A la inversa, enviar con Enviar al cliente nunca toca el estado, así que una factura que enviaste por correo desde un borrador sigue siendo un borrador hasta que uses Compartir y marcar como enviada o elijas Marcar como enviada en el menú de la factura y confirmes el cuadro ¿Cambiar estado? (Change status?).

Cómo cambiar al envío por SMTP

El método por defecto abre tu app de correo, que es la opción adecuada para la mayoría: ves el mensaje antes de que salga, tu proveedor se encarga de la entrega y puedes adjuntar el PDF en la misma ventana. SMTP solo tiene sentido si envías habitualmente desde la app y no quieres el paso de redacción.

1. Abre Ajustes y toca Envío de correos.
2. Selecciona Servidor SMTP (envío automático). El formulario se despliega bajo los dos botones de opción.
3. Introduce el Servidor (Host) (para Gmail, smtp.gmail.com), deja el Puerto (Port) en 587 y rellena Nombre de usuario (Username) y Contraseña (Password). Para Gmail y Outlook la contraseña debe ser una contraseña de aplicación generada en los ajustes de seguridad de tu cuenta, no tu contraseña habitual.
4. Rellena Dirección del remitente (From address) y Nombre del remitente (From name); es lo que ve el cliente en la línea De.
5. Deja STARTTLS activado para el puerto 587, o activa SSL/TLS para un proveedor que exija el puerto 465. Activar uno desactiva el otro.
6. Toca Probar conexión (se envía a tu propia dirección) (Test connection). La app guarda primero el formulario, después envía un breve mensaje de prueba a la dirección del remitente e informa con SMTP funciona (SMTP works) o La prueba SMTP falló (SMTP test failed) junto al motivo del servidor.
7. Toca Guardar.

Una vez guardado el SMTP, Enviar al cliente ya no abre nada. Tocar una plantilla en el selector envía al momento, y la única respuesta es la barra verde Correo enviado o una barra roja No se pudo enviar el correo (Failed to send email) con el texto del error. No hay bandeja de salida ni cola de reintentos, así que si la barra es roja, corrige los ajustes y vuelve a enviar.

Reglas y detalles

• Las plantillas necesitan un nombre y un asunto; el cuerpo puede estar vacío. Guardar con cualquiera de los campos obligatorios en blanco muestra Completa los campos requeridos (Fill in required fields) y mantiene la hoja abierta.
• Las variables desconocidas se dejan exactamente como se escribieron. Un {{client.nmae}} mal escrito le llega al cliente como texto literal, y por eso vale la pena echar un vistazo a la vista previa en vivo antes de guardar.
• invoice.daysOverdue e invoice.daysUntilDue nunca bajan de cero; la que no aplique muestra 0. lateFee.accrued queda en blanco salvo que el perfil tenga un porcentaje de mora, la factura haya pasado su periodo de gracia y siga debiéndose dinero; es un cálculo nuevo a partir del total de la factura, no el importe ya añadido a la factura.
• Las cinco plantillas integradas están solo en inglés. Puedes editarlas in situ y siguen siendo integradas; Duplicar crea una copia editable llamada «(copy)» como plantilla propia. Eliminar en una integrada la oculta en lugar de borrarla, y no hay ninguna pantalla para recuperar una integrada oculta. Eliminar en una plantilla propia la borra de inmediato, sin confirmación.
• Las plantillas se comparten entre todos tus perfiles de empresa. El selector de Enviar al cliente muestra todas las plantillas visibles, sea cual sea el perfil al que pertenece la factura.
• Crear, editar y duplicar plantillas, Enviar al cliente, Share as web page y compartir o imprimir el PDF son funciones Pro y redirigen al muro de pago si no hay una prueba o una suscripción activa. Eliminar una plantilla y la propia pantalla Envío de correos no están restringidas.
• Los ajustes SMTP se guardan en el dispositivo: el servidor, el puerto, el usuario, los campos del remitente y los dos interruptores en las preferencias de la app, y la contraseña en el almacenamiento cifrado de Android. En ediciones posteriores, dejar Contraseña en blanco conserva la guardada. Un puerto que no se pueda interpretar recurre a 587.
• La app se niega a enviar correo SMTP sin cifrado. Con STARTTLS y SSL/TLS desactivados, la conexión se rechaza en lugar de enviar tu contraseña en texto claro.
• Probar conexión guarda el formulario antes de probar, así que lo que haya en los campos pasa a ser tu configuración guardada aunque la prueba falle.
• Las reglas de automatización que mencionan enviar un correo no usan ninguno de los dos métodos; crean un aviso dentro de la app para que actúes tú.
• Share as web page es una tercera opción del mismo menú: un cuadro de diálogo con los interruptores Include payment QR (incluir QR de pago) e Include payment buttons (incluir botones de pago), ambos activados por defecto, y después la hoja de compartir con un archivo HTML autónomo. Como con el PDF compartido, lleva texto fijo, no tu plantilla.

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