यूज़र गाइड
ईमेल से चालान भेजना
प्लेसहोल्डर के साथ पुन: उपयोग योग्य ईमेल टेम्पलेट लिखें, टेक्स्ट अपने मेल ऐप से या SMTP के ज़रिए भेजें, शेयर शीट से PDF अटैच करें और चालान को भेजा गया चिह्नित करें।
Invoice Flow में चालान को ईमेल करना दो अलग-अलग क्रियाएँ हैं, और इस बँटवारे को समझना ही पूरी तरकीब है। पहली क्रिया शब्द बनाती है: एक विषय पंक्ति और एक बॉडी जो एक टेम्पलेट से बनती है, जिसमें क्लाइंट का नाम, चालान संख्या, कुल राशि और देय तिथि अपने आप भर जाती है। दूसरी क्रिया फ़ाइल बनाती है: वह PDF जिसे क्लाइंट वास्तव में खोलेगा, accounts payable को फ़ॉरवर्ड करेगा और उसके हिसाब से भुगतान करेगा। ऐप पहली क्रिया चालान के मेनू में Email client (क्लाइंट को ईमेल) से करता है और दूसरी PDF पूर्वावलोकन पर शेयर बटन से। ऐप में कुछ भी PDF और टेम्पलेट किया गया टेक्स्ट एक ही संदेश में एक साथ नहीं भेजता, इसलिए यह गाइड इस बारे में स्पष्ट है कि कौन-सा बटन क्या करता है, और उन्हें मिलाने का एक समझदार तरीक़ा दिखाता है।
उदाहरण व्यवसाय है Willow & Root Yoga Studio, Portland, Oregon में। इसकी मालिक, Hannah Whitfield, कॉर्पोरेट क्लाइंट के लिए ऑन-साइट लंच-टाइम कक्षाएँ चलाती है और हर एक को महीने में एक बार अमेरिकी डॉलर में बिल करती है। हर चालान किसी व्यक्ति के बजाय एक accounts-payable मेलबॉक्स को जाता है, इसलिए एक सुसंगत विषय पंक्ति जिसमें चालान संख्या शामिल हो, दोस्ताना लहजे से ज़्यादा मायने रखती है।
स्क्रीन पर आपको क्या दिखता है
इसमें तीन स्क्रीन शामिल हैं।
टेम्पलेट Settings (सेटिंग्स) के अंतर्गत, Invoice Settings सेक्शन में, Email templates (ईमेल टेम्पलेट) (उपशीर्षक “Subject + body presets for client emails”) टाइल के पीछे रहते हैं। स्क्रीन एक सरल सूची है: एक लिफ़ाफ़ा आइकन पाँच बिल्ट-इन टेम्पलेट को चिह्नित करता है, एक पेंसिल-ऑन-लाइन आइकन आपके बनाए हुए टेम्पलेट को चिह्नित करता है, और हर पंक्ति टेम्पलेट का नाम उसके नीचे विषय के साथ दिखाती है। हर पंक्ति में एक तीन-बिंदु मेनू है जिसमें Duplicate (डुप्लिकेट) और Delete (हटाएँ) हैं, और कोने में एक + बटन एक नया टेम्पलेट शुरू करता है।
उसी सेटिंग्स सेक्शन में ठीक उसके नीचे Email sending (ईमेल भेजना) (उपशीर्षक “Choose how invoice emails are sent”) बैठता है। यहीं आप System mail app (mailto) (सिस्टम मेल ऐप) और SMTP server (auto-send) (SMTP सर्वर) के बीच चुनते हैं, और यहीं दूसरा विकल्प चुनने पर SMTP होस्ट, पोर्ट और क्रेडेंशियल जाते हैं।
तीसरी स्क्रीन ख़ुद चालान है। Documents (दस्तावेज़) टैब खोलें, एक चालान पर टैप करें, और ऊपर-दाएँ कोने में तीन-बिंदु मेनू का उपयोग करें। उस मेनू के दूसरे समूह में Email client और Share as web page (वेब पेज के रूप में साझा करें) हैं। एक ड्राफ़्ट के लिए, बिल्कुल पहला आइटम Mark as Sent (भेजी गई के रूप में चिह्नित करें) है। चालान के नीचे, चौड़ा Preview PDF (PDF पूर्वावलोकन) बटन PDF व्यूअर खोलता है, जिसके ऐप बार में प्रिंट आइकन, शेयर आइकन, और केवल ड्राफ़्ट के लिए, Share & Mark as Sent (साझा करें और भेजी गई चिह्नित करें) वाला एक मेनू है।
प्लेसहोल्डर के साथ एक टेम्पलेट कैसे लिखें
बिल्ट-इन टेम्पलेट पहली बार भेजने के लिए ठीक हैं, लेकिन Hannah एक ऐसा विषय चाहती है जिसे कॉर्पोरेट मेलरूम बिना संदेश खोले फ़ाइल कर सके, और एक बॉडी जो सेशंस को सूचीबद्ध करे। किसी टेम्पलेट को संपादित करना Pro फ़ीचर है; सूची खोलना नहीं।
- Settings खोलें, Invoice Settings तक स्क्रॉल करें और Email templates पर टैप करें।
- शुरू से बनाने के लिए + पर टैप करें, या उसे यथावत बदलने के लिए किसी मौजूदा पंक्ति पर टैप करें।
- एक Template name (टेम्पलेट का नाम) टाइप करें। यह केवल ऐप की अपनी सूचियों में दिखता है, ईमेल में कभी नहीं।
- Subject (विषय) टाइप करें। कर्सर वहाँ रखें जहाँ चालान संख्या आनी चाहिए और Insert variable (वेरिएबल डालें) के अंतर्गत invoice.number चिप पर टैप करें।
- Body में टैप करें और संदेश लिखें, चलते-चलते client.name, invoice.total, invoice.dueDate और invoice.items जैसे चिप डालते हुए।
- नमूना मानों के साथ परिणाम देखने के लिए Live preview (लाइव पूर्वावलोकन) चालू करें, फिर Save (सहेजें) पर टैप करें।
एक प्लेसहोल्डर डबल कर्ली ब्रेस में लिपटा चिप लेबल है, इसलिए client.name पर टैप करने से {{client.name}} टाइप होता है। चिप उस फ़ील्ड में जाता है जिस पर सबसे हाल में फ़ोकस था; यदि आपने अभी तक किसी फ़ील्ड पर टैप नहीं किया है, तो यह बॉडी में जाता है। आप ब्रेस हाथ से भी टाइप कर सकते हैं। पिकर उपलब्ध मानों को Client, Invoice, Business और Other में समूहित करता है:
| समूह | प्लेसहोल्डर |
|---|---|
| Client | client.name, client.company, client.email, client.phone, client.address, client.country |
| Invoice | invoice.number, invoice.status, invoice.currency, invoice.total, invoice.subtotal, invoice.tax, invoice.discount, invoice.paid, invoice.due, invoice.issueDate, invoice.dueDate, invoice.daysOverdue, invoice.daysUntilDue, invoice.items |
| Business | business.name, business.company, business.email, business.phone, business.address, business.website, business.taxId |
| Other | lateFee.accrued, today |
धनराशि प्लेसहोल्डर चालान की मुद्रा में फ़ॉर्मेट होते हैं, तारीख़ें ऐप के छोटे तारीख़ फ़ॉर्मेट का उपयोग करती हैं, और invoice.items एक बुलेट सूची में फैलता है जिसमें प्रति आइटम एक पंक्ति होती है जो विवरण, मात्रा और यूनिट मूल्य दिखाती है। invoice.due अभी बकाया राशि है, देय तिथि नहीं; तारीख़ invoice.dueDate है।
पूर्वावलोकन जान-बूझकर सामान्य है। यह एक निश्चित नमूना क्लाइंट, “Riverstone Capital” में “Linda Park”, चालान “$4,950.00” के लिए “INV-0204”, और “Carter Digital Studio” नामक एक नमूना व्यवसाय की जगह लेता है। आपका ख़ुद का नाम और कुल राशि केवल भेजने के समय दिखते हैं, जब टेम्पलेट को एक असली चालान के विरुद्ध रेंडर किया जाता है।
चालान से टेक्स्ट कैसे ईमेल करें
टेम्पलेट सेव होने के बाद, संदेश भेजने में चार टैप लगते हैं। यह रास्ता केवल शब्द भेजता है; PDF अगले सेक्शन में शामिल है।
- Documents टैब से चालान खोलें।
- ऊपर-दाएँ कोने में तीन-बिंदु मेनू पर टैप करें और Email client चुनें।
- Choose a template शीट में, जो टेम्पलेट चाहिए उस पर टैप करें।
- यदि आपकी भेजने की विधि सिस्टम मेल ऐप है, तो आपके मेल ऐप की कंपोज़ विंडो प्राप्तकर्ता, विषय और बॉडी भरी हुई खुलती है; इसकी समीक्षा करें और इसके अपने Send बटन पर टैप करें। यदि आपकी विधि SMTP है, तो ऐप तुरंत भेजता है और Email sent (ईमेल भेजा गया) दिखाता है।
प्राप्तकर्ता हमेशा क्लाइंट रिकॉर्ड पर मौजूद ईमेल पता होता है। यदि वह फ़ील्ड ख़ाली है, तो टेम्पलेट शीट खुलने से पहले ही ऐप संदेश Client has no email address के साथ रुक जाता है, इसलिए पहले क्लाइंट में पता जोड़ें। यदि टेम्पलेट सूची ख़ाली है क्योंकि आपने कभी टेम्पलेट स्क्रीन नहीं खोली, तो पाँच बिल्ट-इन मौक़े पर बना दिए जाते हैं।
PDF कैसे भेजें और चालान को भेजा गया कैसे चिह्नित करें
फ़ाइल PDF पूर्वावलोकन से Android शेयर शीट के ज़रिए बाहर जाती है। फ़ाइलें स्वीकार करने वाला कोई भी टारगेट काम करता है: Gmail, Outlook, WhatsApp, Drive, या एक कंपनी मैसेजिंग ऐप।
- चालान पर, नीचे Preview PDF पर टैप करें और दस्तावेज़ के रेंडर होने का इंतज़ार करें।
- एक ड्राफ़्ट के लिए, पूर्वावलोकन के ऐप बार में तीन-बिंदु मेनू पर टैप करें और Share & Mark as Sent चुनें। पहले से भेजे गए चालान के लिए, इसके बजाय शेयर आइकन पर टैप करें।
- Android शेयर शीट में अपना मेल ऐप चुनें। PDF अटैच है, विषय "Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio" पढ़ता है, और बॉडी एक छोटा "please find attached" नोट है। वहाँ से प्राप्तकर्ता जोड़ें और भेजें।
- ऐप में वापस, इस तरह साझा किया गया एक ड्राफ़्ट Invoice marked as sent दिखाता है और उसका स्थिति बैज Draft से Sent में बदल जाता है।
शेयर शीट आपके ईमेल टेम्पलेट नहीं पढ़ती। इसका विषय और बॉडी निश्चित ऐप स्ट्रिंग हैं जो चालान संख्या, आपकी कंपनी का नाम और क्लाइंट का नाम लेती हैं। तो एक कॉर्पोरेट क्लाइंट के लिए व्यावहारिक दिनचर्या है: पहले पूर्वावलोकन से PDF साझा करें (जो ड्राफ़्ट को Sent में भी बदल देता है), फिर, यदि आप आइटम सूची के साथ पूरा टेम्पलेट किया गया संदेश चाहते हैं, तो Email client से फ़ॉलो अप करें। या बस उस कंपोज़ विंडो में टेम्पलेट किया गया टेक्स्ट पेस्ट करें जिसे शेयर शीट ने खोला, क्योंकि आपका मेल ऐप दोनों मामलों में वही है।
भेजा गया चिह्नित करना एक स्थिति परिवर्तन है और कुछ नहीं। यह कोई तारीख़, पता या संदेश की एक प्रति कहीं दर्ज नहीं करता जो आप देख सकें; चेंज लॉग प्रविष्टि ही एकमात्र निशान है। इसके विपरीत, Email client से भेजना स्थिति को कभी नहीं छूता, इसलिए एक चालान जिसे आपने ड्राफ़्ट से ईमेल किया है वह तब तक ड्राफ़्ट बना रहता है जब तक आप या तो Share & Mark as Sent का उपयोग नहीं करते या चालान मेनू से Mark as Sent चुनते हैं और Change status? डायलॉग की पुष्टि करते हैं।
SMTP भेजने पर कैसे स्विच करें
डिफ़ॉल्ट विधि आपका मेल ऐप खोलती है, जो ज़्यादातर लोगों के लिए सही चुनाव है: आप भेजे जाने से पहले संदेश देखते हैं, आपका प्रोवाइडर डिलीवरी संभालता है, और आप उसी विंडो में PDF अटैच कर सकते हैं। SMTP तभी समझ में आता है जब आप नियमित रूप से ऐप से भेजते हैं और कंपोज़ क़दम नहीं चाहते।
- Settings खोलें और Email sending पर टैप करें।
- SMTP server (auto-send) चुनें। फ़ॉर्म दो रेडियो बटन के नीचे खुल जाता है।
- Host (होस्ट) दर्ज करें (Gmail के लिए, smtp.gmail.com), Port (पोर्ट) को 587 पर छोड़ें, और Username (उपयोगकर्ता नाम) और Password (पासवर्ड) भरें। Gmail और Outlook के लिए पासवर्ड आपके खाते की सुरक्षा सेटिंग्स में जनरेट किया गया एक ऐप पासवर्ड होना चाहिए, आपका सामान्य लॉगिन नहीं।
- From address (प्रेषक पता) और From name (प्रेषक का नाम) भरें; ये वही हैं जो क्लाइंट From लाइन में देखता है।
- पोर्ट 587 के लिए STARTTLS चालू रखें, या पोर्ट 465 चाहने वाले प्रोवाइडर के लिए SSL/TLS चालू करें। एक को चालू करने से दूसरा बंद हो जाता है।
- Test connection (sends to your own address) (कनेक्शन जाँचें) पर टैप करें। ऐप पहले फ़ॉर्म सेव करता है, फिर From पते पर एक छोटा परीक्षण संदेश ईमेल करता है और SMTP works या सर्वर के कारण के साथ SMTP test failed रिपोर्ट करता है।
- Save पर टैप करें।
एक बार SMTP सेव हो जाने के बाद, Email client अब कुछ नहीं खोलता। पिकर में किसी टेम्पलेट पर टैप करने से सीधे भेज दिया जाता है, और एकमात्र फ़ीडबैक हरी Email sent पट्टी या त्रुटि टेक्स्ट के साथ लाल Failed to send email (ईमेल भेजने में विफल) पट्टी है। कोई आउटबॉक्स और कोई रीट्राई क़तार नहीं है, इसलिए यदि पट्टी लाल हो, तो सेटिंग्स ठीक करें और फिर से भेजें।
नियम और विवरण
- टेम्पलेट में एक नाम और एक विषय चाहिए; बॉडी ख़ाली हो सकती है। किसी भी आवश्यक फ़ील्ड को ख़ाली छोड़कर सेव करने पर Fill in required fields (आवश्यक फ़ील्ड भरें) दिखता है और शीट खुली रहती है।
- अज्ञात प्लेसहोल्डर बिल्कुल वैसे ही छोड़ दिए जाते हैं जैसे टाइप किए गए थे। एक ग़लत वर्तनी वाला
{{client.nmae}}क्लाइंट तक शाब्दिक टेक्स्ट के रूप में पहुँचता है, इसलिए सेव करने से पहले लाइव पूर्वावलोकन पर एक नज़र डालना उचित है। invoice.daysOverdueऔरinvoice.daysUntilDueकभी शून्य से नीचे नहीं जाते; जो लागू नहीं होता वह 0 दिखाता है।lateFee.accruedख़ाली रहता है जब तक प्रोफ़ाइल में लेट-फ़ी प्रतिशत न हो, चालान की ग्रेस अवधि बीत न गई हो और पैसा अभी भी बकाया न हो; यह चालान कुल राशि से एक ताज़ा गणना है, चालान में पहले से जोड़ी गई राशि नहीं।- पाँच बिल्ट-इन टेम्पलेट केवल अंग्रेज़ी में हैं। आप उन्हें जगह पर ही संपादित कर सकते हैं और वे बिल्ट-इन बने रहते हैं; Duplicate “(copy)” नाम की एक संपादन योग्य कॉपी कस्टम टेम्पलेट के रूप में बनाता है। किसी बिल्ट-इन पर Delete उसे हटाने के बजाय छिपा देता है, और छिपे हुए बिल्ट-इन को वापस लाने के लिए कोई स्क्रीन नहीं है। किसी कस्टम टेम्पलेट पर Delete उसे बिना किसी पुष्टि के तुरंत हटा देता है।
- टेम्पलेट आपके सभी व्यवसाय प्रोफ़ाइल में साझा हैं। Email client के अंतर्गत पिकर हर दिखाई देने वाला टेम्पलेट दिखाता है, भले ही चालान किसी भी प्रोफ़ाइल का हो।
- टेम्पलेट बनाना, संपादित करना और डुप्लिकेट करना, Email client, Share as web page और PDF साझा करना या प्रिंट करना Pro फ़ीचर हैं और सक्रिय ट्रायल या सब्सक्रिप्शन के बिना पेवॉल पर पुनर्निर्देशित करते हैं। किसी टेम्पलेट को हटाना और ख़ुद Email sending स्क्रीन गेटेड नहीं हैं।
- SMTP सेटिंग्स डिवाइस पर संग्रहीत हैं: होस्ट, पोर्ट, उपयोगकर्ता नाम, from फ़ील्ड और दोनों स्विच ऐप प्राथमिकताओं में, पासवर्ड Android के एन्क्रिप्टेड स्टोरेज में। बाद के संपादन में, Password को ख़ाली छोड़ने से संग्रहीत वाला बना रहता है। एक पोर्ट जिसे पार्स नहीं किया जा सकता 587 पर वापस आ जाता है।
- ऐप एन्क्रिप्शन के बिना SMTP मेल भेजने से इनकार करता है। STARTTLS और SSL/TLS दोनों बंद होने पर, आपका पासवर्ड साफ़ टेक्स्ट में भेजने के बजाय कनेक्शन अस्वीकार कर दिया जाता है।
- Test connection टेस्ट करने से पहले फ़ॉर्म सेव करता है, इसलिए फ़ील्ड में जो भी हो वह आपका सेव किया गया कॉन्फ़िगरेशन बन जाता है भले ही टेस्ट विफल हो जाए।
- ईमेल भेजने का ज़िक्र करने वाले स्वचालन नियम इनमें से किसी भी विधि का उपयोग नहीं करते; वे आपके कार्रवाई करने के लिए एक इन-ऐप अलर्ट बनाते हैं।
- Share as web page उसी मेनू पर तीसरा विकल्प है: Include payment QR और Include payment buttons स्विच वाला एक डायलॉग, दोनों डिफ़ॉल्ट रूप से चालू, फिर एक स्व-निहित HTML फ़ाइल के साथ शेयर शीट। PDF शेयर की तरह, यह भी निश्चित टेक्स्ट लेकर जाता है, आपका टेम्पलेट नहीं।
सुझाव
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