यूज़र गाइड

ईमेल से चालान भेजना

प्लेसहोल्डर के साथ पुन: उपयोग योग्य ईमेल टेम्पलेट लिखें, टेक्स्ट अपने मेल ऐप से या SMTP के ज़रिए भेजें, शेयर शीट से PDF अटैच करें और चालान को भेजा गया चिह्नित करें।

अपडेट किया गया: 2026-09-09

Invoice Flow में चालान को ईमेल करना दो अलग-अलग क्रियाएँ हैं, और इस बँटवारे को समझना ही पूरी तरकीब है। पहली क्रिया शब्द बनाती है: एक विषय पंक्ति और एक बॉडी जो एक टेम्पलेट से बनती है, जिसमें क्लाइंट का नाम, चालान संख्या, कुल राशि और देय तिथि अपने आप भर जाती है। दूसरी क्रिया फ़ाइल बनाती है: वह PDF जिसे क्लाइंट वास्तव में खोलेगा, accounts payable को फ़ॉरवर्ड करेगा और उसके हिसाब से भुगतान करेगा। ऐप पहली क्रिया चालान के मेनू में Email client (क्लाइंट को ईमेल) से करता है और दूसरी PDF पूर्वावलोकन पर शेयर बटन से। ऐप में कुछ भी PDF और टेम्पलेट किया गया टेक्स्ट एक ही संदेश में एक साथ नहीं भेजता, इसलिए यह गाइड इस बारे में स्पष्ट है कि कौन-सा बटन क्या करता है, और उन्हें मिलाने का एक समझदार तरीक़ा दिखाता है।

उदाहरण व्यवसाय है Willow & Root Yoga Studio, Portland, Oregon में। इसकी मालिक, Hannah Whitfield, कॉर्पोरेट क्लाइंट के लिए ऑन-साइट लंच-टाइम कक्षाएँ चलाती है और हर एक को महीने में एक बार अमेरिकी डॉलर में बिल करती है। हर चालान किसी व्यक्ति के बजाय एक accounts-payable मेलबॉक्स को जाता है, इसलिए एक सुसंगत विषय पंक्ति जिसमें चालान संख्या शामिल हो, दोस्ताना लहजे से ज़्यादा मायने रखती है।

स्क्रीन पर आपको क्या दिखता है

इसमें तीन स्क्रीन शामिल हैं।

टेम्पलेट Settings (सेटिंग्स) के अंतर्गत, Invoice Settings सेक्शन में, Email templates (ईमेल टेम्पलेट) (उपशीर्षक “Subject + body presets for client emails”) टाइल के पीछे रहते हैं। स्क्रीन एक सरल सूची है: एक लिफ़ाफ़ा आइकन पाँच बिल्ट-इन टेम्पलेट को चिह्नित करता है, एक पेंसिल-ऑन-लाइन आइकन आपके बनाए हुए टेम्पलेट को चिह्नित करता है, और हर पंक्ति टेम्पलेट का नाम उसके नीचे विषय के साथ दिखाती है। हर पंक्ति में एक तीन-बिंदु मेनू है जिसमें Duplicate (डुप्लिकेट) और Delete (हटाएँ) हैं, और कोने में एक + बटन एक नया टेम्पलेट शुरू करता है।

Invoice Flow ऐप की Email templates स्क्रीन जिसमें लिफ़ाफ़ा आइकन वाले पाँच बिल्ट-इन टेम्पलेट और दो कस्टम टेम्पलेट, Corporate monthly invoice और Program renewal notice, संपादन आइकन के साथ सूचीबद्ध हैं
पहले बिल्ट-इन प्रीसेट, फिर स्टूडियो के अपने टेम्पलेट।

उसी सेटिंग्स सेक्शन में ठीक उसके नीचे Email sending (ईमेल भेजना) (उपशीर्षक “Choose how invoice emails are sent”) बैठता है। यहीं आप System mail app (mailto) (सिस्टम मेल ऐप) और SMTP server (auto-send) (SMTP सर्वर) के बीच चुनते हैं, और यहीं दूसरा विकल्प चुनने पर SMTP होस्ट, पोर्ट और क्रेडेंशियल जाते हैं।

तीसरी स्क्रीन ख़ुद चालान है। Documents (दस्तावेज़) टैब खोलें, एक चालान पर टैप करें, और ऊपर-दाएँ कोने में तीन-बिंदु मेनू का उपयोग करें। उस मेनू के दूसरे समूह में Email client और Share as web page (वेब पेज के रूप में साझा करें) हैं। एक ड्राफ़्ट के लिए, बिल्कुल पहला आइटम Mark as Sent (भेजी गई के रूप में चिह्नित करें) है। चालान के नीचे, चौड़ा Preview PDF (PDF पूर्वावलोकन) बटन PDF व्यूअर खोलता है, जिसके ऐप बार में प्रिंट आइकन, शेयर आइकन, और केवल ड्राफ़्ट के लिए, Share & Mark as Sent (साझा करें और भेजी गई चिह्नित करें) वाला एक मेनू है।

प्लेसहोल्डर के साथ एक टेम्पलेट कैसे लिखें

बिल्ट-इन टेम्पलेट पहली बार भेजने के लिए ठीक हैं, लेकिन Hannah एक ऐसा विषय चाहती है जिसे कॉर्पोरेट मेलरूम बिना संदेश खोले फ़ाइल कर सके, और एक बॉडी जो सेशंस को सूचीबद्ध करे। किसी टेम्पलेट को संपादित करना Pro फ़ीचर है; सूची खोलना नहीं।

  1. Settings खोलें, Invoice Settings तक स्क्रॉल करें और Email templates पर टैप करें।
  2. शुरू से बनाने के लिए + पर टैप करें, या उसे यथावत बदलने के लिए किसी मौजूदा पंक्ति पर टैप करें।
  3. एक Template name (टेम्पलेट का नाम) टाइप करें। यह केवल ऐप की अपनी सूचियों में दिखता है, ईमेल में कभी नहीं।
  4. Subject (विषय) टाइप करें। कर्सर वहाँ रखें जहाँ चालान संख्या आनी चाहिए और Insert variable (वेरिएबल डालें) के अंतर्गत invoice.number चिप पर टैप करें।
  5. Body में टैप करें और संदेश लिखें, चलते-चलते client.name, invoice.total, invoice.dueDate और invoice.items जैसे चिप डालते हुए।
  6. नमूना मानों के साथ परिणाम देखने के लिए Live preview (लाइव पूर्वावलोकन) चालू करें, फिर Save (सहेजें) पर टैप करें।
Invoice Flow ऐप की Edit email template शीट, नाम Corporate monthly invoice, invoice.number प्लेसहोल्डर वाला एक विषय, client.name, invoice.total और invoice.dueDate प्लेसहोल्डर वाली एक बॉडी, और Insert variable चिप समूह Client और Invoice के साथ
चिप जिस भी फ़ील्ड पर आपने आख़िरी बार टैप किया था उसके कर्सर पर डबल ब्रेस में एक प्लेसहोल्डर डालते हैं।

एक प्लेसहोल्डर डबल कर्ली ब्रेस में लिपटा चिप लेबल है, इसलिए client.name पर टैप करने से {{client.name}} टाइप होता है। चिप उस फ़ील्ड में जाता है जिस पर सबसे हाल में फ़ोकस था; यदि आपने अभी तक किसी फ़ील्ड पर टैप नहीं किया है, तो यह बॉडी में जाता है। आप ब्रेस हाथ से भी टाइप कर सकते हैं। पिकर उपलब्ध मानों को Client, Invoice, Business और Other में समूहित करता है:

समूहप्लेसहोल्डर
Clientclient.name, client.company, client.email, client.phone, client.address, client.country
Invoiceinvoice.number, invoice.status, invoice.currency, invoice.total, invoice.subtotal, invoice.tax, invoice.discount, invoice.paid, invoice.due, invoice.issueDate, invoice.dueDate, invoice.daysOverdue, invoice.daysUntilDue, invoice.items
Businessbusiness.name, business.company, business.email, business.phone, business.address, business.website, business.taxId
OtherlateFee.accrued, today

धनराशि प्लेसहोल्डर चालान की मुद्रा में फ़ॉर्मेट होते हैं, तारीख़ें ऐप के छोटे तारीख़ फ़ॉर्मेट का उपयोग करती हैं, और invoice.items एक बुलेट सूची में फैलता है जिसमें प्रति आइटम एक पंक्ति होती है जो विवरण, मात्रा और यूनिट मूल्य दिखाती है। invoice.due अभी बकाया राशि है, देय तिथि नहीं; तारीख़ invoice.dueDate है।

Invoice Flow ऐप का ईमेल टेम्पलेट एडिटर नीचे स्क्रॉल किया हुआ, Live preview स्विच चालू और एक Preview (with sample data) बॉक्स दिखा रहा विषय Wellness program invoice INV-0204 - Carter Digital Studio और Linda Park को संबोधित बॉडी दो बुलेट आइटम के साथ
पूर्वावलोकन हमेशा वही काल्पनिक नमूना डेटा उपयोग करता है, आपके किसी चालान का नहीं।

पूर्वावलोकन जान-बूझकर सामान्य है। यह एक निश्चित नमूना क्लाइंट, “Riverstone Capital” में “Linda Park”, चालान “$4,950.00” के लिए “INV-0204”, और “Carter Digital Studio” नामक एक नमूना व्यवसाय की जगह लेता है। आपका ख़ुद का नाम और कुल राशि केवल भेजने के समय दिखते हैं, जब टेम्पलेट को एक असली चालान के विरुद्ध रेंडर किया जाता है।

चालान से टेक्स्ट कैसे ईमेल करें

टेम्पलेट सेव होने के बाद, संदेश भेजने में चार टैप लगते हैं। यह रास्ता केवल शब्द भेजता है; PDF अगले सेक्शन में शामिल है।

  1. Documents टैब से चालान खोलें।
  2. ऊपर-दाएँ कोने में तीन-बिंदु मेनू पर टैप करें और Email client चुनें।
  3. Choose a template शीट में, जो टेम्पलेट चाहिए उस पर टैप करें।
  4. यदि आपकी भेजने की विधि सिस्टम मेल ऐप है, तो आपके मेल ऐप की कंपोज़ विंडो प्राप्तकर्ता, विषय और बॉडी भरी हुई खुलती है; इसकी समीक्षा करें और इसके अपने Send बटन पर टैप करें। यदि आपकी विधि SMTP है, तो ऐप तुरंत भेजता है और Email sent (ईमेल भेजा गया) दिखाता है।
Cascade Software Inc. के लिए Invoice Flow ऐप का ड्राफ़्ट चालान WR-2026-093, ओवरफ़्लो मेनू खुला हुआ, Mark as Sent, Cancel Invoice, Add late fee, Change log, Pin to list, Pin to dashboard, Email client, Client sign-off, Share as web page, View as client, Duplicate और Delete सूचीबद्ध
Email client चालान मेनू के दूसरे समूह में बैठता है; Mark as Sent केवल ड्राफ़्ट पर दिखता है।
चालान WR-2026-093 के ऊपर Invoice Flow ऐप की Choose a template बॉटम शीट, Initial invoice, Gentle reminder, Firm reminder, Thank you for payment, Statement summary और कस्टम Corporate monthly invoice को सूचीबद्ध करते हुए
शीट हर दिखाई देने वाला टेम्पलेट सूचीबद्ध करती है; किसी एक पर टैप करने से वह इस चालान के विरुद्ध रेंडर होता है।

प्राप्तकर्ता हमेशा क्लाइंट रिकॉर्ड पर मौजूद ईमेल पता होता है। यदि वह फ़ील्ड ख़ाली है, तो टेम्पलेट शीट खुलने से पहले ही ऐप संदेश Client has no email address के साथ रुक जाता है, इसलिए पहले क्लाइंट में पता जोड़ें। यदि टेम्पलेट सूची ख़ाली है क्योंकि आपने कभी टेम्पलेट स्क्रीन नहीं खोली, तो पाँच बिल्ट-इन मौक़े पर बना दिए जाते हैं।

कोई भी भेजने की विधि PDF अटैच नहीं करती। mailto रास्ता आपके मेल ऐप को एक प्राप्तकर्ता, एक विषय और एक प्लेन-टेक्स्ट बॉडी सौंपता है, इससे ज़्यादा कुछ नहीं। SMTP रास्ता उन्हीं तीन हिस्सों के साथ एक प्लेन-टेक्स्ट संदेश बनाता है और उसे भेजता है। बिल्ट-इन "Initial invoice" टेम्पलेट कहता है "Please find attached invoice", जो तभी सच है जब आप ख़ुद मेल ऐप में फ़ाइल जोड़ें या PDF अलग से भेजें।

PDF कैसे भेजें और चालान को भेजा गया कैसे चिह्नित करें

फ़ाइल PDF पूर्वावलोकन से Android शेयर शीट के ज़रिए बाहर जाती है। फ़ाइलें स्वीकार करने वाला कोई भी टारगेट काम करता है: Gmail, Outlook, WhatsApp, Drive, या एक कंपनी मैसेजिंग ऐप।

  1. चालान पर, नीचे Preview PDF पर टैप करें और दस्तावेज़ के रेंडर होने का इंतज़ार करें।
  2. एक ड्राफ़्ट के लिए, पूर्वावलोकन के ऐप बार में तीन-बिंदु मेनू पर टैप करें और Share & Mark as Sent चुनें। पहले से भेजे गए चालान के लिए, इसके बजाय शेयर आइकन पर टैप करें।
  3. Android शेयर शीट में अपना मेल ऐप चुनें। PDF अटैच है, विषय "Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio" पढ़ता है, और बॉडी एक छोटा "please find attached" नोट है। वहाँ से प्राप्तकर्ता जोड़ें और भेजें।
  4. ऐप में वापस, इस तरह साझा किया गया एक ड्राफ़्ट Invoice marked as sent दिखाता है और उसका स्थिति बैज Draft से Sent में बदल जाता है।
Willow & Root Yoga Studio से Cascade Software Inc. के लिए Invoice Flow ऐप का PDF चालान WR-2026-091, तीन लाइन आइटम के साथ, कुल 1,340.00 डॉलर, अगस्त वेलनेस प्रोग्राम के बारे में नोट्स और Net 30 भुगतान शर्तें
यह फ़ाइल वह है जिसे शेयर शीट अटैच करती है; टेम्पलेट किया गया ईमेल टेक्स्ट इसके साथ कभी नहीं जाता।

शेयर शीट आपके ईमेल टेम्पलेट नहीं पढ़ती। इसका विषय और बॉडी निश्चित ऐप स्ट्रिंग हैं जो चालान संख्या, आपकी कंपनी का नाम और क्लाइंट का नाम लेती हैं। तो एक कॉर्पोरेट क्लाइंट के लिए व्यावहारिक दिनचर्या है: पहले पूर्वावलोकन से PDF साझा करें (जो ड्राफ़्ट को Sent में भी बदल देता है), फिर, यदि आप आइटम सूची के साथ पूरा टेम्पलेट किया गया संदेश चाहते हैं, तो Email client से फ़ॉलो अप करें। या बस उस कंपोज़ विंडो में टेम्पलेट किया गया टेक्स्ट पेस्ट करें जिसे शेयर शीट ने खोला, क्योंकि आपका मेल ऐप दोनों मामलों में वही है।

भेजा गया चिह्नित करना एक स्थिति परिवर्तन है और कुछ नहीं। यह कोई तारीख़, पता या संदेश की एक प्रति कहीं दर्ज नहीं करता जो आप देख सकें; चेंज लॉग प्रविष्टि ही एकमात्र निशान है। इसके विपरीत, Email client से भेजना स्थिति को कभी नहीं छूता, इसलिए एक चालान जिसे आपने ड्राफ़्ट से ईमेल किया है वह तब तक ड्राफ़्ट बना रहता है जब तक आप या तो Share & Mark as Sent का उपयोग नहीं करते या चालान मेनू से Mark as Sent चुनते हैं और Change status? डायलॉग की पुष्टि करते हैं।

SMTP भेजने पर कैसे स्विच करें

डिफ़ॉल्ट विधि आपका मेल ऐप खोलती है, जो ज़्यादातर लोगों के लिए सही चुनाव है: आप भेजे जाने से पहले संदेश देखते हैं, आपका प्रोवाइडर डिलीवरी संभालता है, और आप उसी विंडो में PDF अटैच कर सकते हैं। SMTP तभी समझ में आता है जब आप नियमित रूप से ऐप से भेजते हैं और कंपोज़ क़दम नहीं चाहते।

  1. Settings खोलें और Email sending पर टैप करें।
  2. SMTP server (auto-send) चुनें। फ़ॉर्म दो रेडियो बटन के नीचे खुल जाता है।
  3. Host (होस्ट) दर्ज करें (Gmail के लिए, smtp.gmail.com), Port (पोर्ट) को 587 पर छोड़ें, और Username (उपयोगकर्ता नाम) और Password (पासवर्ड) भरें। Gmail और Outlook के लिए पासवर्ड आपके खाते की सुरक्षा सेटिंग्स में जनरेट किया गया एक ऐप पासवर्ड होना चाहिए, आपका सामान्य लॉगिन नहीं।
  4. From address (प्रेषक पता) और From name (प्रेषक का नाम) भरें; ये वही हैं जो क्लाइंट From लाइन में देखता है।
  5. पोर्ट 587 के लिए STARTTLS चालू रखें, या पोर्ट 465 चाहने वाले प्रोवाइडर के लिए SSL/TLS चालू करें। एक को चालू करने से दूसरा बंद हो जाता है।
  6. Test connection (sends to your own address) (कनेक्शन जाँचें) पर टैप करें। ऐप पहले फ़ॉर्म सेव करता है, फिर From पते पर एक छोटा परीक्षण संदेश ईमेल करता है और SMTP works या सर्वर के कारण के साथ SMTP test failed रिपोर्ट करता है।
  7. Save पर टैप करें।
Invoice Flow ऐप की Email sending स्क्रीन, Sending method शीर्षक के साथ, System mail app (mailto) चयनित, SMTP server (auto-send) अचयनित और एक Save बटन
डिफ़ॉल्ट: ऐप आपका मेल ऐप खोलता है और आप वहाँ Send दबाते हैं।
Invoice Flow ऐप की Email sending स्क्रीन, SMTP server चयनित और फ़ॉर्म भरा हुआ होस्ट smtp.gmail.com, पोर्ट 587, उपयोगकर्ता नाम और from address hello@willowandrootyoga.com, from name Willow & Root Yoga Studio, STARTTLS चालू, SSL/TLS बंद, एक Test connection बटन और Save
Gmail के लिए SMTP: होस्ट, पोर्ट 587, ऐप पासवर्ड, STARTTLS चालू।

एक बार SMTP सेव हो जाने के बाद, Email client अब कुछ नहीं खोलता। पिकर में किसी टेम्पलेट पर टैप करने से सीधे भेज दिया जाता है, और एकमात्र फ़ीडबैक हरी Email sent पट्टी या त्रुटि टेक्स्ट के साथ लाल Failed to send email (ईमेल भेजने में विफल) पट्टी है। कोई आउटबॉक्स और कोई रीट्राई क़तार नहीं है, इसलिए यदि पट्टी लाल हो, तो सेटिंग्स ठीक करें और फिर से भेजें।

नियम और विवरण

सुझाव

कॉर्पोरेट क्लाइंट के लिए विषय की शुरुआत में चालान संख्या रखें। एक accounts-payable इनबॉक्स विषय के अनुसार क्रमबद्ध होता है, और "WR-2026-093 - Willow & Root Yoga Studio" किसी दोस्ताना अभिवादन की तुलना में परचेज़ ऑर्डर से मिलाना आसान है।
अटैचमेंट के बारे में बॉडी में ईमानदार रहें। चूँकि टेम्पलेट किया गया ईमेल कभी PDF नहीं ले जाता, या तो स्टूडियो की तरह "the PDF follows in a separate message" लिखें, या पहले पूर्वावलोकन से PDF भेजें और उस थ्रेड में टेम्पलेट किए गए टेक्स्ट के साथ जवाब दें।
किसी बिल्ट-इन को संपादित करने के बजाय एक अनुवादित कॉपी बनाएँ। "Gentle reminder" को डुप्लिकेट करें, कॉपी का नाम क्लाइंट की भाषा में रखें, और आप बाक़ी क्लाइंट के लिए अंग्रेज़ी मूल रख लेते हैं।
ट्रायल अवधि के दौरान mailto विधि का उपयोग करें भले ही आप बाद में SMTP उपयोग करने की योजना बना रहे हों। हर बार कंपोज़ विंडो देखना किसी टेम्पलेट टाइपो को क्लाइंट तक पहुँचने से पहले पकड़ने का सबसे तेज़ तरीक़ा है।

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