دليل المستخدم

إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني

أنشئ قوالب بريد إلكتروني قابلة لإعادة الاستخدام مع متغيرات، أرسل النص من تطبيق البريد أو عبر SMTP، أرفق ملف PDF عبر قائمة المشاركة وضع علامة على الفاتورة كمُرسلة.

آخر تحديث: 2026-09-09

إرسال فاتورة بالبريد الإلكتروني في Invoice Flow هو في الواقع إجراءان منفصلان، وفهم هذا الفصل هو سر الموضوع كله. الإجراء الأول ينتج النص: عنوان الرسالة ونصها المبني من قالب، مع اسم العميل، رقم الفاتورة، الإجمالي وتاريخ الاستحقاق معبأة تلقائيًا. الإجراء الثاني ينتج الملف: ملف PDF الذي سيفتحه العميل فعليًا، يحيله إلى قسم الحسابات الدائنة ويسدده. يقوم التطبيق بالإجراء الأول عبر مراسلة العميل (Email client) في قائمة الفاتورة، وبالإجراء الثاني عبر زر المشاركة في معاينة PDF. لا شيء في التطبيق يرسل ملف PDF والنص المُعدّ من القالب معًا في رسالة واحدة، لذا فإن هذا الدليل صريح بشأن ما يفعله كل زر، ويعرض طريقة منطقية للجمع بينهما.

النشاط التجاري المستخدم كمثال هو استوديو Willow & Root Yoga في بورتلاند، أوريغون. مالكته هانا ويتفيلد تدير حصصًا للفترة الظهيرة في مقار الشركات وتصدر فاتورة شهرية لكل منها بالدولار الأمريكي. كل فاتورة تُرسل إلى صندوق بريد الحسابات الدائنة وليس إلى شخص بعينه، لذا فإن ثبات عنوان الرسالة الذي يتضمن رقم الفاتورة أهم من النبرة الودية.

ما تراه على الشاشة

ثلاث شاشات معنية بالأمر.

القوالب موجودة تحت الإعدادات (Settings)، في قسم إعدادات الفاتورة (Invoice Settings)، خلف البلاطة قوالب البريد (Email templates) (العنوان الفرعي “قوالب جاهزة للعنوان والمحتوى لرسائل العملاء”). الشاشة عبارة عن قائمة بسيطة: أيقونة مغلّف تميّز القوالب الخمسة الجاهزة، وأيقونة قلم فوق أسطر تميّز القوالب التي أنشأتها، وكل صف يعرض اسم القالب مع عنوانه أسفله. لكل صف قائمة بثلاث نقاط تحتوي تكرار (Duplicate) وحذف (Delete)، وزر + في الزاوية يبدأ قالبًا جديدًا.

أسفلها مباشرة في نفس قسم الإعدادات توجد إرسال البريد (Email sending) (العنوان الفرعي “اختر طريقة إرسال رسائل الفواتير”). هنا تختار بين تطبيق البريد في النظام (mailto) (System mail app) وخادم SMTP (إرسال تلقائي) (SMTP server)، وهنا تدخل مضيف SMTP والمنفذ وبيانات الاعتماد إذا اخترت الخيار الثاني.

الشاشة الثالثة هي الفاتورة نفسها. افتح تبويب المستندات (Documents)، اضغط على فاتورة، واستخدم قائمة النقاط الثلاث في الزاوية العلوية اليمنى. المجموعة الثانية من تلك القائمة تحتوي مراسلة العميل ومشاركة كصفحة ويب (Share as web page). بالنسبة للمسودة، العنصر الأول هو وضع علامة كمُرسلة (Mark as Sent). في أسفل الفاتورة، زر معاينة PDF (Preview PDF) العريض يفتح عارض PDF، الذي يحمل شريط تطبيقه أيقونة الطباعة وأيقونة المشاركة، وبالنسبة للمسودات فقط، قائمة تحتوي مشاركة ووضع علامة كمُرسلة (Share & Mark as Sent).

كيفية كتابة قالب بمتغيرات

القوالب الجاهزة مناسبة لأول إرسال، لكن هانا تريد عنوانًا يستطيع قسم البريد في شركة أن يؤرشفه دون فتح الرسالة، ونصًا يسرد الحصص. تعديل قالب ميزة Pro؛ فتح القائمة ليس كذلك.

1. افتح الإعدادات، مرر إلى إعدادات الفاتورة واضغط قوالب البريد.
2. اضغط + للبدء من الصفر، أو اضغط على صف موجود لتعديله في مكانه.
3. اكتب اسم القالب (Template name). يظهر فقط في قوائم التطبيق الخاصة، لا يظهر أبدًا في البريد.
4. اكتب الموضوع (Subject). ضع المؤشر حيث يجب أن يظهر رقم الفاتورة واضغط شريحة invoice.number تحت إدراج متغير (Insert variable).
5. اضغط داخل المحتوى (Body) واكتب الرسالة، وأدرج شرائح مثل client.name وinvoice.total وinvoice.dueDate وinvoice.items أثناء الكتابة.
6. فعّل معاينة مباشرة (Live preview) لرؤية النتيجة بقيم نموذجية، ثم اضغط حفظ (Save).

المتغير هو تسمية الشريحة داخل أقواس مزدوجة، فالضغط على client.name يكتب {{client.name}}. تنزل الشريحة في الحقل الذي كان يحمل التركيز مؤخرًا؛ إذا لم تضغط على أي حقل بعد، تذهب إلى المحتوى. يمكنك أيضًا كتابة الأقواس يدويًا. تُصنّف الأداة القيم المتاحة إلى العميل، الفاتورة، النشاط التجاري وأخرى:

المتغيرات المالية تُنسّق بعملة الفاتورة، والتواريخ تستخدم صيغة التاريخ المختصرة الخاصة بالتطبيق، ويتمدد invoice.items إلى قائمة نقطية بسطر واحد لكل بند يعرض الوصف والكمية وسعر الوحدة. invoice.due هو المبلغ المتبقي المستحق، وليس تاريخ الاستحقاق؛ التاريخ هو invoice.dueDate.

المعاينة عامة عن قصد. تستبدل عميلًا نموذجيًا ثابتًا، “Linda Park” من “Riverstone Capital”، فاتورة “INV-0204” بقيمة “$4,950.00”، ونشاطًا تجاريًا نموذجيًا اسمه “Carter Digital Studio”. اسمك ومجاميعك الحقيقية تظهر فقط وقت الإرسال، عندما يُصاغ القالب مقابل فاتورة حقيقية.

كيفية إرسال النص من الفاتورة عبر البريد

بعد حفظ القالب، إرسال الرسالة يتطلب أربع ضغطات. هذا المسار يرسل النص فقط؛ ملف PDF مشمول في القسم التالي.

1. افتح الفاتورة من تبويب المستندات.
2. اضغط قائمة النقاط الثلاث في الزاوية العلوية اليمنى واختر مراسلة العميل.
3. في ورقة اختر قالبًا (Choose a template)، اضغط القالب الذي تريده.
4. إذا كانت طريقة إرسالك هي تطبيق البريد في النظام، تفتح نافذة الإنشاء في تطبيق البريد لديك مع المستلم والموضوع والمحتوى معبأة؛ راجعها واضغط زر الإرسال الخاص بها. إذا كانت طريقتك SMTP، يرسل التطبيق فورًا ويعرض تم إرسال البريد الإلكتروني (Email sent).

المستلم هو دائمًا عنوان البريد الإلكتروني المسجّل في بطاقة العميل. إذا كان هذا الحقل فارغًا، يتوقف التطبيق برسالة العميل ليس لديه بريد (Client has no email address) قبل حتى فتح ورقة القوالب، لذا أضف العنوان للعميل أولًا. إذا كانت قائمة القوالب فارغة لأنك لم تفتح شاشة القوالب من قبل، تُنشأ القوالب الخمسة الجاهزة في الحال.

كيفية إرسال ملف PDF ووضع علامة على الفاتورة كمُرسلة

يخرج الملف عبر قائمة مشاركة أندرويد من معاينة PDF. أي وجهة تقبل الملفات تعمل: Gmail، Outlook، WhatsApp، Drive، أو تطبيق مراسلة للشركة.

1. في الفاتورة، اضغط معاينة PDF في الأسفل وانتظر عرض المستند.
2. بالنسبة للمسودة، اضغط قائمة النقاط الثلاث في شريط تطبيق المعاينة واختر مشاركة ووضع علامة كمُرسلة. بالنسبة لفاتورة مُرسلة بالفعل، اضغط أيقونة المشاركة بدلًا من ذلك.
3. اختر تطبيق بريدك في قائمة مشاركة أندرويد. يُرفق ملف PDF، ويكون الموضوع "Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio"، والمحتوى ملاحظة قصيرة على غرار "مرفق طيّه". أضف المستلم وأرسل من هناك.
4. عائدًا إلى التطبيق، تعرض المسودة التي شُوركت بهذه الطريقة تم وضع علامة على الفاتورة كمُرسلة (Invoice marked as sent) وتتغير شارة حالتها من مسودة إلى مُرسلة.

قائمة المشاركة لا تقرأ قوالب البريد لديك. موضوعها ومحتواها نصوص ثابتة في التطبيق تأخذ رقم الفاتورة، اسم شركتك واسم العميل. لذا فإن الروتين العملي لعميل من نوع الشركات هو: شارك ملف PDF أولًا من المعاينة (وهذا يقلب أيضًا المسودة إلى مُرسلة)، ثم إذا أردت الرسالة الأكمل المصاغة من القالب مع قائمة البنود، تابع بـمراسلة العميل. أو ببساطة الصق النص المُعدّ من القالب في نافذة الإنشاء التي فتحتها قائمة المشاركة، لأن تطبيق بريدك هو نفسه في الحالتين.

وضع علامة كمُرسلة هو مجرد تغيير حالة ولا شيء آخر. لا يسجّل تاريخًا ولا عنوانًا ولا نسخة من الرسالة في أي مكان يمكنك رؤيته؛ إدخال سجل التغييرات هو الأثر الوحيد. في المقابل، الإرسال عبر مراسلة العميل لا يمس الحالة أبدًا، لذا فإن فاتورة أرسلتها من مسودة تبقى مسودة حتى تستخدم مشاركة ووضع علامة كمُرسلة أو تختار وضع علامة كمُرسلة من قائمة الفاتورة وتؤكد حوار تغيير الحالة؟ (Change status?).

كيفية التحويل إلى إرسال SMTP

الطريقة الافتراضية تفتح تطبيق بريدك، وهي الخيار الصحيح لمعظم الناس: ترى الرسالة قبل إرسالها، مزوّد الخدمة لديك يتولى التسليم، ويمكنك إرفاق ملف PDF في نفس النافذة. SMTP منطقي فقط إذا كنت ترسل بانتظام من التطبيق ولا تريد خطوة الإنشاء.

1. افتح الإعدادات واضغط إرسال البريد.
2. اختر خادم SMTP (إرسال تلقائي). تنفتح النموذج أسفل زري الاختيار.
3. أدخل المضيف (لـ Gmail، smtp.gmail.com)، اترك المنفذ عند 587، واملأ اسم المستخدم وكلمة المرور. بالنسبة لـ Gmail وOutlook يجب أن تكون كلمة المرور "كلمة مرور تطبيق" مُنشأة من إعدادات أمان حسابك، وليست كلمة تسجيل الدخول العادية.
4. املأ عنوان المرسل واسم المرسل؛ هما ما يراه العميل في حقل "من".
5. أبقِ STARTTLS مفعّلًا للمنفذ 587، أو فعّل SSL/TLS لمزوّد يتطلب المنفذ 465. تفعيل أحدهما يعطّل الآخر.
6. اضغط اختبار الاتصال (يرسل إلى عنوانك الخاص) (Test connection). يحفظ التطبيق النموذج أولًا، ثم يرسل رسالة اختبار قصيرة إلى عنوان المرسل ويُبلغ SMTP يعمل (SMTP works) أو فشل اختبار SMTP (SMTP test failed) مع سبب الخادم.
7. اضغط حفظ.

بمجرد حفظ SMTP، لم تعد مراسلة العميل تفتح أي شيء. الضغط على قالب في الأداة يرسل مباشرة، والتغذية الراجعة الوحيدة هي الشريط الأخضر تم إرسال البريد الإلكتروني أو الشريط الأحمر فشل إرسال البريد الإلكتروني (Failed to send email) مع نص الخطأ. لا يوجد صندوق صادر ولا طابور إعادة محاولة، فإذا كان الشريط أحمر، أصلح الإعدادات وأرسل مجددًا.

قواعد وتفاصيل

• تحتاج القوالب اسمًا وموضوعًا؛ يمكن أن يكون المحتوى فارغًا. الحفظ مع ترك أي من الحقلين المطلوبين فارغًا يعرض املأ الحقول المطلوبة (Fill in required fields) ويبقي الورقة مفتوحة.
• المتغيرات غير المعروفة تبقى كما كُتبت تمامًا. متغير مكتوب بخطأ إملائي مثل {{client.nmae}} يصل إلى العميل كنص حرفي، وهذا سبب استحقاق نظرة على المعاينة المباشرة قبل الحفظ.
• invoice.daysOverdue وinvoice.daysUntilDue لا ينزلان أبدًا تحت الصفر؛ أيهما لا ينطبق يعرض 0. lateFee.accrued يبقى فارغًا ما لم يكن للملف نسبة رسوم تأخير، وتكون الفاتورة قد تجاوزت فترة السماح، ولا يزال هناك مبلغ مستحق؛ إنه حساب جديد من إجمالي الفاتورة، وليس المبلغ المُضاف بالفعل إلى الفاتورة.
• القوالب الخمسة الجاهزة بالإنجليزية فقط. يمكنك تعديلها في مكانها وتبقى جاهزة؛ تكرار ينشئ نسخة قابلة للتعديل باسم “(نسخة)” كقالب مخصص. حذف على قالب جاهز يخفيه بدلًا من إزالته، ولا توجد شاشة لإعادة قالب جاهز مخفي. حذف على قالب مخصص يزيله فورًا، دون تأكيد.
• القوالب مشتركة بين كل ملفات نشاطك التجاري. الأداة تحت مراسلة العميل تعرض كل قالب مرئي بغض النظر عن الملف التجاري الذي تنتمي إليه الفاتورة.
• إنشاء القوالب وتعديلها وتكرارها، ومراسلة العميل، ومشاركة كصفحة ويب ومشاركة أو طباعة ملف PDF كلها ميزات Pro وتُوجَّه إلى شاشة الاشتراك دون فترة تجريبية أو اشتراك نشط. حذف قالب وشاشة إرسال البريد نفسها غير مقيّدتين.
• تُخزَّن إعدادات SMTP على الجهاز: المضيف، المنفذ، اسم المستخدم، حقول المرسل والمفتاحان في تفضيلات التطبيق، وكلمة المرور في التخزين المشفّر لنظام أندرويد. عند التعديل لاحقًا، ترك كلمة المرور فارغة يبقي على المخزَّنة. منفذ لا يمكن تفسيره يعود إلى 587 تلقائيًا.
• يرفض التطبيق إرسال بريد SMTP دون تشفير. مع تعطيل كل من STARTTLS وSSL/TLS، يُرفض الاتصال بدلًا من إرسال كلمة مرورك بنص واضح.
• اختبار الاتصال يحفظ النموذج قبل الاختبار، لذا فإن ما هو موجود في الحقول يصبح إعدادك المحفوظ حتى لو فشل الاختبار.
• قواعد الأتمتة التي تذكر إرسال بريد إلكتروني لا تستخدم أيًا من الطريقتين؛ إنها تُنشئ تنبيهًا داخل التطبيق لتتصرف حياله.
• مشاركة كصفحة ويب خيار ثالث في نفس القائمة: حوار بمفتاحي تضمين رمز QR للدفع (Include payment QR) وتضمين أزرار الدفع (Include payment buttons)، كلاهما مفعّل افتراضيًا، ثم قائمة المشاركة بملف HTML متكامل. مثل مشاركة PDF، يحمل نصًا ثابتًا، وليس قالبك.

نصائح

أدلة ذات صلة

• معاينة PDF ومشاركته ومحرره يغطي شاشة المعاينة والطباعة ومحرر PDF المدمج بمزيد من التفصيل.
• حالات الفاتورة، القائمة والسجل يشرح معنى مُرسلة ومتأخرة ومدفوعة وكيف يسجّل سجل التغييرات تغييرات الحالة.
• التذكيرات وقواعد الأتمتة يعرض التذكيرات المجدولة التي تُبرز الفواتير المتأخرة للمتابعة.