Ръководство

Изпращане на фактури по имейл

Създайте многократно използваеми имейл шаблони с променливи, изпратете текста от пощенското приложение или по SMTP, прикачете PDF през менюто за споделяне и маркирайте фактурата като изпратена.

Обновено: 2026-09-09

Изпращането на фактура по имейл в Invoice Flow са две отделни действия и разбирането на това разделение е целият трик. Първото действие създава думите: тема и текст, изградени от шаблон, в който името на клиента, номерът на фактурата, общата сума и падежът се попълват автоматично. Второто действие създава файла: PDF документа, който клиентът реално ще отвори, ще препрати към счетоводството и ще плати. Приложението прави първото чрез Имейл приложение (Email client) в менюто на фактурата, а второто — чрез бутона за споделяне в прегледа на PDF. Нищо в приложението не изпраща PDF файла и шаблонния текст заедно в едно съобщение, затова това ръководство казва честно кой бутон какво прави и показва разумен начин да ги комбинирате.

Примерният бизнес е Willow & Root Yoga Studio в Портланд, Орегон. Собственичката Hannah Whitfield води обедни занимания на място за корпоративни клиенти и фактурира всеки от тях веднъж месечно в щатски долари. Всяка фактура отива към пощенска кутия на счетоводството, а не към конкретен човек, затова последователната тема, включваща номера на фактурата, е по-важна от приятелския тон.

Какво виждате на екрана

Замесени са три екрана.

Шаблоните живеят в Настройки (Settings), в раздела Настройки на фактурата (Invoice Settings), зад плочката Имейл шаблони (Email templates) с подзаглавие „Готови теми и текстове за имейли до клиенти“. Екранът е обикновен списък: икона на плик отбелязва петте вградени шаблона, икона на молив върху редове отбелязва създадените от вас, а всеки ред показва името на шаблона с темата под него. Всеки ред има меню с три точки с Дублирай (Duplicate) и Изтрий (Delete), а бутонът + в ъгъла започва нов шаблон.

Точно под нея, в същия раздел на настройките, стои Изпращане на имейли (Email sending) с подзаглавие „Изберете как се изпращат имейлите с фактури“. Тук избирате между Системно имейл приложение (mailto) и SMTP сървър (автоматично изпращане), и тук се въвеждат SMTP хостът, портът и данните за вход, ако изберете втората опция.

Третият екран е самата фактура. Отворете раздела Документи (Documents), докоснете фактура и използвайте менюто с три точки в горния десен ъгъл. Втората група на това меню съдържа Имейл приложение и Share as web page. За чернова първата точка е Маркирай като изпратена (Mark as Sent). В долната част на фактурата широкият бутон Преглед на PDF (Preview PDF) отваря визуализатора на PDF, чиято лента за приложения съдържа иконата за печат, иконата за споделяне и — само за чернови — меню със Сподели и маркирай като изпратена (Share & Mark as Sent).

Как да напишете шаблон с променливи

Вградените шаблони вършат работа за първо изпращане, но Hannah иска тема, която корпоративната поща може да класира, без да отваря съобщението, и текст, който изброява заниманията. Редактирането на шаблон е Pro функция; отварянето на списъка — не.

1. Отворете Настройки, превъртете до Настройки на фактурата и докоснете Имейл шаблони.
2. Докоснете +, за да започнете от нулата, или докоснете съществуващ ред, за да го промените на място.
3. Въведете Име на шаблон (Template name). То се появява само в списъците на приложението, никога в имейла.
4. Въведете Тема (Subject). Поставете курсора там, където трябва да е номерът на фактурата, и докоснете чипа invoice.number под Вмъкни променлива (Insert variable).
5. Докоснете полето Текст (Body) и напишете съобщението, като вмъквате чипове като client.name, invoice.total, invoice.dueDate и invoice.items в движение.
6. Включете Преглед на живо (Live preview), за да видите резултата с примерни стойности, след което докоснете Запази.

Променливата е надписът на чипа, обвит в двойни фигурни скоби, така че докосването на client.name въвежда {{client.name}}. Чипът попада в полето, което последно е било на фокус; ако още не сте докоснали нито едно от двете полета, отива в текста. Можете и да напишете скобите на ръка. Изборникът групира наличните стойности в Клиент, Фактура, Бизнес и Друго:

Паричните променливи се форматират във валутата на фактурата, датите използват краткия формат за дата на приложението, а invoice.items се разгъва в списък с водещи символи с по един ред на позиция, показващ описанието, количеството и единичната цена. invoice.due е сумата, която все още се дължи, а не падежът; датата е invoice.dueDate.

Прегледът е нарочно обобщен. Той замества с фиксиран примерен клиент — „Linda Park“ от „Riverstone Capital“, фактура „INV-0204“ за „$4 950.00“ и примерен бизнес на име „Carter Digital Studio“. Вашето собствено име и суми се появяват едва при изпращане, когато шаблонът се изчислява спрямо реална фактура.

Как да изпратите текста от фактурата по имейл

Със запазен шаблон изпращането на съобщението отнема четири докосвания. Този път изпраща само думи; PDF файлът е разгледан в следващия раздел.

1. Отворете фактурата от раздела Документи.
2. Докоснете менюто с три точки в горния десен ъгъл и изберете Имейл приложение.
3. В панела Изберете шаблон (Choose a template) докоснете желания шаблон.
4. Ако методът ви на изпращане е системното пощенско приложение, се отваря прозорецът за писане на вашето пощенско приложение с попълнени получател, тема и текст; прегледайте го и докоснете неговия бутон за изпращане. Ако методът ви е SMTP, приложението изпраща веднага и показва Имейлът е изпратен (Email sent).

Получателят винаги е имейл адресът в записа на клиента. Ако това поле е празно, приложението спира със съобщението Клиентът няма имейл адрес (Client has no email address), още преди панелът с шаблоните да се отвори, така че първо добавете адреса към клиента. Ако списъкът с шаблони е празен, защото никога не сте отваряли екрана с шаблоните, петте вградени се създават на момента.

Как да изпратите PDF файла и да маркирате фактурата като изпратена

Файлът излиза през менюто за споделяне на Android от прегледа на PDF. Работи всяка цел, която приема файлове: Gmail, Outlook, WhatsApp, Drive или служебно приложение за съобщения.

1. Във фактурата докоснете Преглед на PDF най-долу и изчакайте документът да се изобрази.
2. За чернова докоснете менюто с три точки в лентата на прегледа и изберете Сподели и маркирай като изпратена. За вече изпратена фактура докоснете вместо това иконата за споделяне.
3. Изберете пощенското си приложение в менюто за споделяне на Android. PDF файлът е прикачен, темата гласи „Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio“, а текстът е кратка бележка от типа „моля, вижте прикачения файл“. Добавете получателя и изпратете оттам.
4. Обратно в приложението черновата, споделена по този начин, показва Фактурата е маркирана като изпратена (Invoice marked as sent) и значката ѝ за статус се променя от Чернова на Изпратена.

Менюто за споделяне не чете вашите имейл шаблони. Неговите тема и текст са фиксирани низове на приложението, които поемат номера на фактурата, името на вашата фирма и името на клиента. Затова практичната рутина за корпоративен клиент е: първо споделете PDF файла от прегледа (което същевременно превръща черновата в Изпратена), а после, ако искате по-пълното шаблонно съобщение със списъка на позициите, изпратете и Имейл приложение. Или просто поставете шаблонния текст в прозореца за писане, отворен от менюто за споделяне, тъй като пощенското приложение е едно и също и в двата случая.

Маркирането като изпратена е промяна на статуса и нищо повече. То не записва дата, адрес или копие на съобщението никъде, където да го видите; записът в дневника на промените е единствената следа. Обратно, изпращането през Имейл приложение никога не докосва статуса, така че фактура, изпратена по имейл от чернова, си остава чернова, докато не използвате Сподели и маркирай като изпратена или не изберете Маркирай като изпратена от менюто на фактурата и не потвърдите диалога Промяна на статуса? (Change status?).

Как да преминете към изпращане по SMTP

Методът по подразбиране отваря пощенското ви приложение, което е правилният избор за повечето хора: виждате съобщението, преди да тръгне, доставчикът ви се грижи за доставката и можете да прикачите PDF файла в същия прозорец. SMTP има смисъл само ако рутинно изпращате от приложението и не искате стъпката с писането.

1. Отворете Настройки и докоснете Изпращане на имейли.
2. Изберете SMTP сървър (автоматично изпращане). Формулярът се разгъва под двата радио бутона.
3. Въведете Хост (Host) (за Gmail — smtp.gmail.com), оставете Порт (Port) на 587 и попълнете Потребителско име (Username) и Парола (Password). За Gmail и Outlook паролата трябва да е парола за приложение, генерирана в настройките за сигурност на акаунта ви, а не обичайната ви парола за вход.
4. Попълнете Адрес на подателя (From address) и Име на подателя (From name); това е, което клиентът вижда в реда „От“.
5. Оставете STARTTLS включен за порт 587 или включете SSL/TLS за доставчик, който изисква порт 465. Включването на едното изключва другото.
6. Докоснете Тествай връзката (Test connection) (изпраща до собствения ви адрес). Приложението първо запазва формуляра, след което изпраща кратко тестово съобщение до адреса на подателя и съобщава SMTP работи (SMTP works) или SMTP тестът е неуспешен (SMTP test failed) с причината от сървъра.
7. Докоснете Запази.

След като SMTP е запазен, Имейл приложение вече не отваря нищо. Докосването на шаблон в изборника изпраща веднага и единствената обратна връзка е зелената лента Имейлът е изпратен или червената лента Неуспешно изпращане на имейл (Failed to send email) с текста на грешката. Няма изходяща кутия и няма опашка за повторно изпращане, така че ако лентата е червена, поправете настройките и изпратете отново.

Правила и подробности

• Шаблоните изискват име и тема; текстът може да е празен. Запазване с празно задължително поле показва Попълнете задължителните полета (Fill in required fields) и оставя панела отворен.
• Непознатите променливи се оставят точно както са изписани. Сгрешено {{client.nmae}} достига клиента като буквален текст — затова си струва да хвърлите поглед на прегледа на живо преди запазване.
• invoice.daysOverdue и invoice.daysUntilDue никога не падат под нула; което не е приложимо, показва 0. lateFee.accrued е празно, освен ако профилът няма процент за такса за забава, фактурата е след гратисния си период и все още се дължат пари; това е ново изчисление от общата сума на фактурата, а не сумата, вече добавена към фактурата.
• Петте вградени шаблона са само на английски. Можете да ги редактирате на място и те остават вградени; Дублирай създава редактируемо копие с име „(copy)“ като собствен шаблон. Изтрий върху вграден шаблон го скрива, вместо да го премахва, и няма екран, който да върне скрит вграден шаблон. Изтрий върху собствен шаблон го премахва незабавно, без потвърждение.
• Шаблоните се споделят между всички ваши бизнес профили. Изборникът под Имейл приложение показва всеки видим шаблон независимо към кой профил принадлежи фактурата.
• Създаването, редактирането и дублирането на шаблони, Имейл приложение, Share as web page и споделянето или печатането на PDF са Pro функции и пренасочват към страницата за плащане без активен пробен период или абонамент. Изтриването на шаблон и самият екран Изпращане на имейли не са ограничени.
• SMTP настройките се съхраняват на устройството: хостът, портът, потребителското име, полетата на подателя и двата превключвателя — в предпочитанията на приложението, а паролата — в шифрованото хранилище на Android. При по-късни редакции оставянето на Парола празна запазва съхранената. Порт, който не може да бъде разчетен, се връща на 587.
• Приложението отказва да изпраща SMTP поща без криптиране. При изключени STARTTLS и SSL/TLS връзката се отхвърля, вместо паролата ви да бъде изпратена в чист текст.
• Тествай връзката запазва формуляра преди теста, така че каквото е в полетата, става вашата запазена конфигурация дори ако тестът се провали.
• Правилата за автоматизация, които споменават изпращане на имейл, не използват нито един от двата метода; те създават известие в приложението, по което вие да действате.
• Share as web page е трета опция в същото меню: диалог с превключватели Include payment QR и Include payment buttons, и двата включени по подразбиране, след което менюто за споделяне със самостоятелен HTML файл. Както при споделянето на PDF, той носи фиксиран текст, а не вашия шаблон.

Съвети

Свързани ръководства

• Преглед, споделяне и редактор на PDF разглежда по-подробно екрана за преглед, печатането и вградения PDF редактор.
• Статуси, списък и история на фактурите обяснява какво означават Изпратена, Просрочена и Платена и как дневникът на промените записва промените на статуса.
• Напомняния и правила за автоматизация показва планираните напомняния, които маркират просрочените фактури за проследяване.