คู่มือผู้ใช้

การส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมล

เขียนเทมเพลตอีเมลที่ใช้ซ้ำได้พร้อมตัวแปร ส่งข้อความจากแอปเมลหรือผ่าน SMTP แนบไฟล์ PDF ผ่านหน้าต่างแชร์ และทำเครื่องหมายว่าส่งใบแจ้งหนี้แล้ว

อัปเดตเมื่อ: 2026-09-09

การส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมลใน Invoice Flow เป็นการกระทำสองอย่างที่แยกจากกัน และการเข้าใจความแตกต่างนี้คือเคล็ดลับทั้งหมด การกระทำแรกสร้าง “ข้อความ”: หัวเรื่องและเนื้อหาที่สร้างจากเทมเพลต โดยกรอกชื่อลูกค้า เลขที่ใบแจ้งหนี้ ยอดรวม และวันครบกำหนดชำระให้โดยอัตโนมัติ การกระทำที่สองสร้าง “ไฟล์”: PDF ที่ลูกค้าจะเปิดจริง ส่งต่อให้ฝ่ายบัญชี และใช้จ่ายเงินตาม แอปทำอย่างแรกผ่าน แอปอีเมล ในเมนูของใบแจ้งหนี้ และทำอย่างที่สองผ่านปุ่มแชร์บนหน้าตัวอย่าง PDF ไม่มีจุดใดในแอปที่ส่งทั้ง PDF และข้อความจากเทมเพลตไปพร้อมกันในข้อความเดียว คู่มือนี้จึงบอกตรงๆ ว่าปุ่มไหนทำหน้าที่อะไร และแสดงวิธีรวมทั้งสองอย่างเข้าด้วยกันอย่างเหมาะสม

ธุรกิจตัวอย่างคือ Willow & Root Yoga Studio ในเมืองพอร์ตแลนด์ รัฐออริกอน เจ้าของคือ Hannah Whitfield ซึ่งจัดคลาสโยคะช่วงพักเที่ยงที่บริษัทลูกค้าและออกใบแจ้งหนี้ให้แต่ละรายเดือนละครั้งเป็นสกุลเงินดอลลาร์สหรัฐ ใบแจ้งหนี้ทุกใบจะถูกส่งไปยังกล่องเมลของฝ่ายบัญชี ไม่ใช่ถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่ง ดังนั้นหัวเรื่องที่สม่ำเสมอและมีเลขที่ใบแจ้งหนี้จึงสำคัญกว่าน้ำเสียงที่เป็นกันเอง

สิ่งที่คุณเห็นบนหน้าจอ

มีสามหน้าจอที่เกี่ยวข้อง

เทมเพลตอยู่ภายใต้ การตั้งค่า ในหมวด การตั้งค่าใบแจ้งหนี้ ในช่องที่ชื่อ เทมเพลตอีเมล (Email templates) (คำบรรยายรอง “Subject + body presets for client emails”) หน้าจอนี้เป็นรายการธรรมดา: ไอคอนซองจดหมายจะระบุเทมเพลตในตัวห้าแบบ ไอคอนดินสอบนเส้นจะระบุเทมเพลตที่คุณสร้างเอง และทุกแถวจะแสดงชื่อเทมเพลตพร้อมหัวเรื่องด้านล่าง แต่ละแถวมีเมนูสามจุดที่มี ทำซ้ำ (Duplicate) และ ลบ (Delete) และปุ่ม + ที่มุมจะเริ่มสร้างเทมเพลตใหม่

หน้าจอเทมเพลตอีเมลของแอป Invoice Flow แสดงรายการเทมเพลตในตัวห้าแบบพร้อมไอคอนซองจดหมาย และเทมเพลตกำหนดเองสองแบบคือ Corporate monthly invoice และ Program renewal notice พร้อมไอคอนแก้ไข — เทมเพลตในตัวขึ้นก่อน ตามด้วยเทมเพลตของสตูดิโอเอง

ด้านล่างในหมวดการตั้งค่าเดียวกันคือ การส่งอีเมล (Email sending) (คำบรรยายรอง “Choose how invoice emails are sent”) นี่คือจุดที่คุณเลือกระหว่าง แอปอีเมลของระบบ (mailto) (System mail app) กับ เซิร์ฟเวอร์ SMTP (ส่งอัตโนมัติ) (SMTP server (auto-send)) และเป็นจุดที่กรอกโฮสต์ พอร์ต และข้อมูลรับรอง SMTP หากคุณเลือกตัวเลือกที่สอง

หน้าจอที่สามคือตัวใบแจ้งหนี้เอง เปิดแท็บ เอกสาร แตะใบแจ้งหนี้ แล้วใช้เมนูสามจุดที่มุมขวาบน กลุ่มที่สองของเมนูนั้นมี แอปอีเมล (Email client) และ แชร์เป็นหน้าเว็บ (Share as web page) สำหรับฉบับร่าง รายการแรกสุดคือ ทำเครื่องหมายว่าส่งแล้ว (Mark as Sent) ที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้ ปุ่ม ดูตัวอย่าง PDF (Preview PDF) ที่กว้างจะเปิดตัวแสดง PDF ซึ่งแถบเครื่องมือของมันมีไอคอนพิมพ์ ไอคอนแชร์ และสำหรับฉบับร่างเท่านั้น มีเมนูที่มี แชร์ & ทำเครื่องหมายว่าส่งแล้ว (Share & Mark as Sent)

วิธีเขียนเทมเพลตด้วยตัวแปร

เทมเพลตในตัวใช้ได้ดีสำหรับการส่งครั้งแรก แต่ Hannah ต้องการหัวเรื่องที่ฝ่ายสารบรรณของบริษัทลูกค้าสามารถจัดเก็บได้โดยไม่ต้องเปิดข้อความ และเนื้อหาที่แสดงรายการคลาสทั้งหมด การแก้ไขเทมเพลตเป็นฟีเจอร์ Pro แต่การเปิดดูรายการไม่ใช่

เปิด การตั้งค่า เลื่อนไปที่ การตั้งค่าใบแจ้งหนี้ แล้วแตะ เทมเพลตอีเมล
แตะ + เพื่อเริ่มจากศูนย์ หรือแตะแถวที่มีอยู่แล้วเพื่อแก้ไขในที่เดิม
พิมพ์ ชื่อเทมเพลต (Template name) ชื่อนี้จะปรากฏเฉพาะในรายการของแอปเอง ไม่ปรากฏในอีเมล
พิมพ์ หัวเรื่อง (Subject) วางเคอร์เซอร์ไว้ตรงจุดที่ควรมีเลขที่ใบแจ้งหนี้ แล้วแตะชิป invoice.number ใต้ แทรกตัวแปร (Insert variable)
แตะเข้าไปใน เนื้อหา (Body) แล้วเขียนข้อความ แทรกชิปต่างๆ เช่น client.name, invoice.total, invoice.dueDate และ invoice.items ไปด้วย
เปิด ตัวอย่างแบบสด (Live preview) เพื่อดูผลลัพธ์พร้อมค่าตัวอย่าง แล้วแตะ บันทึก

แผ่นแก้ไขเทมเพลตอีเมลของแอป Invoice Flow ชื่อ Corporate monthly invoice มีหัวเรื่องที่มีตัวแปร invoice.number เนื้อหาที่มีตัวแปร client.name, invoice.total และ invoice.dueDate และกลุ่มชิปแทรกตัวแปร Client กับ Invoice — ชิปจะแทรกตัวแปรในวงเล็บปีกกาคู่ตรงเคอร์เซอร์ของช่องที่คุณแตะล่าสุด

ตัวแปรคือชื่อชิปที่ครอบด้วยวงเล็บปีกกาคู่ ดังนั้นการแตะ client.name จะพิมพ์ {{client.name}} ชิปจะไปอยู่ในช่องที่โฟกัสล่าสุด หากคุณยังไม่ได้แตะช่องใดเลย ชิปจะไปอยู่ในเนื้อหา คุณสามารถพิมพ์วงเล็บปีกกาเองด้วยมือก็ได้ ตัวเลือกจะจัดกลุ่มค่าที่มีให้เป็น Client, Invoice, Business และ Other:

กลุ่ม	ตัวแปร
Client	`client.name`, `client.company`, `client.email`, `client.phone`, `client.address`, `client.country`
Invoice	`invoice.number`, `invoice.status`, `invoice.currency`, `invoice.total`, `invoice.subtotal`, `invoice.tax`, `invoice.discount`, `invoice.paid`, `invoice.due`, `invoice.issueDate`, `invoice.dueDate`, `invoice.daysOverdue`, `invoice.daysUntilDue`, `invoice.items`
Business	`business.name`, `business.company`, `business.email`, `business.phone`, `business.address`, `business.website`, `business.taxId`
Other	`lateFee.accrued`, `today`

ตัวแปรเกี่ยวกับเงินจะจัดรูปแบบตามสกุลเงินของใบแจ้งหนี้ วันที่ใช้รูปแบบวันที่แบบย่อของแอป และ invoice.items จะขยายเป็นรายการหัวข้อย่อยที่มีหนึ่งบรรทัดต่อหนึ่งรายการ แสดงคำอธิบาย จำนวน และราคาต่อหน่วย invoice.due คือยอดเงินที่ยังค้างชำระอยู่ ไม่ใช่วันครบกำหนดชำระ ส่วนวันที่นั้นคือ invoice.dueDate

ตัวแก้ไขเทมเพลตอีเมลของแอป Invoice Flow เลื่อนลงมาโดยเปิดสวิตช์ตัวอย่างแบบสด และแสดงกล่อง Preview (with sample data) ที่มีหัวเรื่อง Wellness program invoice INV-0204 - Carter Digital Studio และเนื้อหาที่ส่งถึง Linda Park พร้อมรายการหัวข้อย่อยสองรายการ — ตัวอย่างจะใช้ข้อมูลตัวอย่างสมมติชุดเดิมเสมอ ไม่ใช่ใบแจ้งหนี้จริงของคุณ

ตัวอย่างถูกออกแบบให้เป็นข้อมูลกลางโดยเจตนา โดยแทนที่ด้วยลูกค้าตัวอย่างคงที่ “Linda Park” ที่ “Riverstone Capital” ใบแจ้งหนี้ “INV-0204” มูลค่า “$4,950.00” และธุรกิจตัวอย่างชื่อ “Carter Digital Studio” ชื่อและยอดรวมของคุณเองจะปรากฏก็ต่อเมื่อถึงเวลาส่งจริง เมื่อเทมเพลตถูกประมวลผลกับใบแจ้งหนี้จริง

วิธีส่งข้อความจากใบแจ้งหนี้ทางอีเมล

เมื่อบันทึกเทมเพลตแล้ว การส่งข้อความใช้เพียงสี่แตะ เส้นทางนี้ส่งเฉพาะข้อความ ส่วน PDF จะกล่าวถึงในหัวข้อถัดไป

เปิดใบแจ้งหนี้จากแท็บ เอกสาร
แตะเมนูสามจุดที่มุมขวาบนแล้วเลือก แอปอีเมล
ในแผ่น Choose a template แตะเทมเพลตที่ต้องการ
หากวิธีส่งของคุณคือแอปเมลของระบบ หน้าต่างเขียนอีเมลของแอปเมลจะเปิดขึ้นพร้อมผู้รับ หัวเรื่อง และเนื้อหาที่กรอกไว้แล้ว ตรวจสอบแล้วแตะปุ่มส่งของแอปนั้นเอง หากวิธีของคุณคือ SMTP แอปจะส่งทันทีและแสดง ส่งอีเมลแล้ว

ใบแจ้งหนี้ฉบับร่าง WR-2026-093 ของ Cascade Software Inc. ในแอป Invoice Flow พร้อมเมนูล้นที่เปิดอยู่ แสดง Mark as Sent, Cancel Invoice, Add late fee, Change log, Pin to list, Pin to dashboard, Email client, Client sign-off, Share as web page, View as client, Duplicate และ Delete — แอปอีเมลอยู่ในกลุ่มที่สองของเมนูใบแจ้งหนี้ ทำเครื่องหมายว่าส่งแล้วปรากฏเฉพาะในฉบับร่างเท่านั้น

แผ่น Choose a template ของแอป Invoice Flow เหนือใบแจ้งหนี้ WR-2026-093 แสดง Initial invoice, Gentle reminder, Firm reminder, Thank you for payment, Statement summary และเทมเพลตกำหนดเอง Corporate monthly invoice — แผ่นนี้แสดงเทมเพลตทุกแบบที่มองเห็นได้ การแตะแบบใดแบบหนึ่งจะประมวลผลกับใบแจ้งหนี้ใบนี้

ผู้รับคือที่อยู่อีเมลในข้อมูลลูกค้าเสมอ หากช่องนั้นว่างเปล่า แอปจะหยุดพร้อมข้อความ ลูกค้าไม่มีที่อยู่อีเมล (Client has no email address) ก่อนที่แผ่นเลือกเทมเพลตจะเปิดด้วยซ้ำ ดังนั้นให้เพิ่มที่อยู่ให้ลูกค้าก่อน หากรายการเทมเพลตว่างเปล่าเพราะคุณไม่เคยเปิดหน้าจอเทมเพลตมาก่อน เทมเพลตในตัวห้าแบบจะถูกสร้างขึ้นทันที

ทั้งสองวิธีการส่งไม่แนบ PDF เส้นทาง mailto จะส่งผู้รับ หัวเรื่อง และเนื้อหาแบบข้อความล้วนให้แอปเมลของคุณ ไม่มีอะไรมากไปกว่านั้น เส้นทาง SMTP จะสร้างข้อความแบบข้อความล้วนที่มีสามส่วนเดียวกันแล้วส่งไป เทมเพลตในตัว "Initial invoice" ระบุว่า "Please find attached invoice" ซึ่งจะเป็นจริงก็ต่อเมื่อคุณแนบไฟล์เองในแอปเมล หรือส่ง PDF แยกต่างหาก

วิธีส่ง PDF และทำเครื่องหมายว่าส่งใบแจ้งหนี้แล้ว

ไฟล์จะถูกส่งออกผ่านหน้าต่างแชร์ของ Android จากหน้าตัวอย่าง PDF ปลายทางใดก็ตามที่รับไฟล์ได้ใช้งานได้ เช่น Gmail, Outlook, WhatsApp, Drive หรือแอปแชทของบริษัท

บนใบแจ้งหนี้ แตะ ดูตัวอย่าง PDF ที่ด้านล่างแล้วรอให้เอกสารแสดงผล
สำหรับฉบับร่าง แตะเมนูสามจุดในแถบเครื่องมือของหน้าตัวอย่างแล้วเลือก แชร์ & ทำเครื่องหมายว่าส่งแล้ว สำหรับใบแจ้งหนี้ที่ส่งแล้ว ให้แตะไอคอนแชร์แทน
เลือกแอปเมลของคุณในหน้าต่างแชร์ของ Android ไฟล์ PDF จะถูกแนบ หัวเรื่องจะอ่านว่า "Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio" และเนื้อหาเป็นข้อความสั้นๆ แบบ "please find attached" เพิ่มผู้รับแล้วส่งจากที่นั่น
เมื่อกลับมาที่แอป ฉบับร่างที่แชร์ด้วยวิธีนี้จะแสดง Invoice marked as sent และป้ายสถานะจะเปลี่ยนจาก Draft เป็น Sent

ใบแจ้งหนี้ PDF WR-2026-091 จาก Willow & Root Yoga Studio ถึง Cascade Software Inc. ในแอป Invoice Flow มีสามรายการ ยอดรวม 1,340.00 ดอลลาร์ หมายเหตุเกี่ยวกับโปรแกรมสุขภาพเดือนสิงหาคม และเงื่อนไขชำระเงิน Net 30 — ไฟล์นี้คือสิ่งที่หน้าต่างแชร์แนบไปด้วย ข้อความอีเมลจากเทมเพลตจะไม่ไปพร้อมกับไฟล์นี้เลย

หน้าต่างแชร์ไม่ได้อ่านเทมเพลตอีเมลของคุณ หัวเรื่องและเนื้อหาของมันเป็นข้อความคงที่ของแอปที่ใช้เลขที่ใบแจ้งหนี้ ชื่อบริษัทของคุณ และชื่อลูกค้า ดังนั้นวิธีปฏิบัติที่เหมาะสมสำหรับลูกค้าองค์กรคือ: แชร์ PDF ก่อนจากหน้าตัวอย่าง (ซึ่งจะเปลี่ยนสถานะฉบับร่างเป็น Sent ด้วย) จากนั้นหากต้องการข้อความจากเทมเพลตที่มีรายการสินค้าครบถ้วนกว่า ให้ตามด้วย แอปอีเมล หรือเพียงแค่วางข้อความจากเทมเพลตลงในหน้าต่างเขียนที่หน้าต่างแชร์เปิดขึ้นมา เนื่องจากแอปเมลของคุณเป็นตัวเดียวกันในทั้งสองกรณี

การทำเครื่องหมายว่าส่งแล้วเป็นเพียงการเปลี่ยนสถานะเท่านั้น ไม่มีการบันทึกวันที่ ที่อยู่ หรือสำเนาข้อความไว้ที่ใดที่คุณจะมองเห็นได้ รายการในบันทึกการเปลี่ยนแปลงคือร่องรอยเดียวที่มี ในทางกลับกัน การส่งผ่าน แอปอีเมล จะไม่แตะต้องสถานะเลย ดังนั้นใบแจ้งหนี้ที่คุณส่งอีเมลจากฉบับร่างจะยังคงเป็นฉบับร่างจนกว่าคุณจะใช้ แชร์ & ทำเครื่องหมายว่าส่งแล้ว หรือเลือก ทำเครื่องหมายว่าส่งแล้ว จากเมนูใบแจ้งหนี้แล้วยืนยันกล่องโต้ตอบ เปลี่ยนสถานะหรือไม่ (Change status?)

วิธีเปลี่ยนไปใช้การส่งแบบ SMTP

วิธีเริ่มต้นคือเปิดแอปเมลของคุณ ซึ่งเป็นตัวเลือกที่ถูกต้องสำหรับคนส่วนใหญ่: คุณเห็นข้อความก่อนที่มันจะถูกส่งไป ผู้ให้บริการของคุณจัดการการนำส่ง และคุณสามารถแนบ PDF ในหน้าต่างเดียวกันได้ SMTP จะเหมาะก็ต่อเมื่อคุณส่งจากแอปเป็นประจำและไม่ต้องการขั้นตอนการเขียนข้อความ

เปิด การตั้งค่า แล้วแตะ การส่งอีเมล
เลือก เซิร์ฟเวอร์ SMTP (ส่งอัตโนมัติ) ฟอร์มจะขยายออกด้านล่างปุ่มตัวเลือกทั้งสอง
กรอก โฮสต์ (สำหรับ Gmail คือ smtp.gmail.com) เว้น พอร์ต ไว้ที่ 587 และกรอก ชื่อผู้ใช้ กับ รหัสผ่าน สำหรับ Gmail และ Outlook รหัสผ่านต้องเป็นรหัสผ่านแอปที่สร้างในการตั้งค่าความปลอดภัยของบัญชี ไม่ใช่รหัสผ่านสำหรับล็อกอินปกติ
กรอก ที่อยู่ผู้ส่ง และ ชื่อผู้ส่ง ค่าเหล่านี้คือสิ่งที่ลูกค้าเห็นในบรรทัดผู้ส่ง
เปิด STARTTLS ไว้สำหรับพอร์ต 587 หรือเปิด SSL/TLS สำหรับผู้ให้บริการที่ต้องใช้พอร์ต 465 การเปิดตัวหนึ่งจะปิดอีกตัวหนึ่งโดยอัตโนมัติ
แตะ ทดสอบการเชื่อมต่อ (สงส่งไปยังที่อยู่ของคุณเอง) แอปจะบันทึกฟอร์มก่อน จากนั้นส่งข้อความทดสอบสั้นๆ ไปยังที่อยู่ผู้ส่งและรายงาน SMTP works หรือ การทดสอบ SMTP ล้มเหลว พร้อมเหตุผลจากเซิร์ฟเวอร์
แตะ บันทึก

หน้าจอการส่งอีเมลของแอป Invoice Flow มีหัวข้อ Sending method เลือก System mail app (mailto) ไม่เลือก SMTP server (auto-send) และปุ่มบันทึก — ค่าเริ่มต้น: แอปจะเปิดแอปเมลของคุณและคุณกดส่งจากที่นั่น

หน้าจอการส่งอีเมลของแอป Invoice Flow เลือก SMTP server และกรอกฟอร์มด้วยโฮสต์ smtp.gmail.com พอร์ต 587 ชื่อผู้ใช้และที่อยู่ผู้ส่ง hello@willowandrootyoga.com ชื่อผู้ส่ง Willow & Root Yoga Studio เปิด STARTTLS ปิด SSL/TLS ปุ่มทดสอบการเชื่อมต่อและบันทึก — SMTP สำหรับ Gmail: โฮสต์ พอร์ต 587 รหัสผ่านแอป เปิด STARTTLS

เมื่อบันทึกการตั้งค่า SMTP แล้ว แอปอีเมล จะไม่เปิดอะไรอีก การแตะเทมเพลตในตัวเลือกจะส่งทันที และผลตอบกลับมีเพียงแถบสีเขียว ส่งอีเมลแล้ว หรือแถบสีแดง ส่งอีเมลไม่สำเร็จ พร้อมข้อความแสดงข้อผิดพลาด ไม่มีกล่องขาออกและไม่มีคิวลองใหม่ ดังนั้นหากแถบเป็นสีแดง ให้แก้ไขการตั้งค่าแล้วส่งใหม่อีกครั้ง

กฎและรายละเอียด

เทมเพลตต้องมีชื่อและหัวเรื่อง ส่วนเนื้อหาจะว่างเปล่าก็ได้ การบันทึกโดยที่ช่องบังคับช่องใดช่องหนึ่งว่างจะแสดง กรอกข้อมูลในช่องที่จำเป็น (Fill in required fields) และคงแผ่นนั้นเปิดอยู่
ตัวแปรที่ไม่รู้จักจะถูกปล่อยไว้ตามที่พิมพ์เป๊ะๆ ตัวแปรที่พิมพ์ผิดอย่าง {{client.nmae}} จะไปถึงลูกค้าเป็นข้อความตัวอักษรจริงๆ นี่คือเหตุผลที่ควรดูตัวอย่างแบบสดสักครู่ก่อนบันทึก
invoice.daysOverdue และ invoice.daysUntilDue ไม่มีทางต่ำกว่าศูนย์ ตัวไหนที่ใช้ไม่ได้จะแสดง 0 lateFee.accrued จะว่างเปล่าเว้นแต่โปรไฟล์จะมีเปอร์เซ็นต์ค่าปรับล่าช้า ใบแจ้งหนี้พ้นช่วงผ่อนผันแล้ว และยังมียอดค้างชำระอยู่ นี่คือการคำนวณใหม่จากยอดรวมใบแจ้งหนี้ ไม่ใช่จำนวนที่เพิ่มเข้าไปในใบแจ้งหนี้แล้ว
เทมเพลตในตัวห้าแบบเป็นภาษาอังกฤษเท่านั้น คุณสามารถแก้ไขในที่เดิมได้ และมันจะยังคงเป็นเทมเพลตในตัวอยู่ ทำซ้ำ จะสร้างสำเนาที่แก้ไขได้ชื่อ “(copy)” เป็นเทมเพลตกำหนดเอง ลบ บนเทมเพลตในตัวจะซ่อนมันแทนที่จะลบออกจริง และไม่มีหน้าจอสำหรับนำเทมเพลตในตัวที่ซ่อนไว้กลับมา ลบ บนเทมเพลตกำหนดเองจะลบทันทีโดยไม่มีการยืนยัน
เทมเพลตถูกใช้ร่วมกันในทุกโปรไฟล์ธุรกิจของคุณ ตัวเลือกภายใต้ แอปอีเมล จะแสดงเทมเพลตทุกแบบที่มองเห็นได้ ไม่ว่าใบแจ้งหนี้จะเป็นของโปรไฟล์ใด
การสร้าง แก้ไข และทำซ้ำเทมเพลต, แอปอีเมล, แชร์เป็นหน้าเว็บ และการแชร์หรือพิมพ์ PDF เป็นฟีเจอร์ Pro และจะเปลี่ยนเส้นทางไปยังหน้าจ่ายเงินหากไม่มีทดลองใช้งานหรือการสมัครสมาชิกที่ยังใช้งานได้ การลบเทมเพลตและหน้าจอ การส่งอีเมล เองไม่ถูกจำกัด
การตั้งค่า SMTP ถูกเก็บไว้บนอุปกรณ์: โฮสต์ พอร์ต ชื่อผู้ใช้ ช่องผู้ส่ง และสวิตช์ทั้งสองในค่ากำหนดของแอป ส่วนรหัสผ่านเก็บในที่จัดเก็บแบบเข้ารหัสของ Android เมื่อแก้ไขในภายหลัง หากเว้น รหัสผ่าน ว่างไว้ จะคงค่าที่บันทึกไว้เดิม พอร์ตที่แปลงค่าไม่ได้จะกลับไปใช้ 587
แอปปฏิเสธการส่งเมล SMTP โดยไม่มีการเข้ารหัส เมื่อทั้ง STARTTLS และ SSL/TLS ปิดอยู่ การเชื่อมต่อจะถูกปฏิเสธแทนที่จะส่งรหัสผ่านของคุณเป็นข้อความธรรมดา
ทดสอบการเชื่อมต่อ จะบันทึกฟอร์มก่อนทดสอบ ดังนั้นค่าที่อยู่ในช่องจะกลายเป็นการตั้งค่าที่บันทึกไว้ของคุณ แม้ว่าการทดสอบจะล้มเหลวก็ตาม
กฎอัตโนมัติที่กล่าวถึงการส่งอีเมลจะไม่ใช้วิธีใดวิธีหนึ่งเลย แต่จะสร้างการแจ้งเตือนในแอปให้คุณดำเนินการเอง
แชร์เป็นหน้าเว็บ เป็นตัวเลือกที่สามในเมนูเดียวกัน: กล่องโต้ตอบที่มีสวิตช์ Include payment QR และ Include payment buttons ซึ่งเปิดทั้งคู่โดยค่าเริ่มต้น จากนั้นตามด้วยหน้าต่างแชร์พร้อมไฟล์ HTML แบบครบในตัวเอง เช่นเดียวกับการแชร์ PDF ไฟล์นี้มีข้อความคงที่ ไม่ใช่เทมเพลตของคุณ

เคล็ดลับ

วางเลขที่ใบแจ้งหนี้ไว้ต้นหัวเรื่องสำหรับลูกค้าองค์กร กล่องเมลของฝ่ายบัญชีมักเรียงตามหัวเรื่อง และ "WR-2026-093 - Willow & Root Yoga Studio" จับคู่กับใบสั่งซื้อได้ง่ายกว่าคำทักทายที่เป็นกันเอง

ทำให้เนื้อหาซื่อสัตย์เกี่ยวกับไฟล์แนบ เนื่องจากอีเมลจากเทมเพลตจะไม่มี PDF ติดไปด้วย ให้เขียนว่า "the PDF follows in a separate message" แบบที่สตูดิโอทำ หรือส่ง PDF จากหน้าตัวอย่างก่อน แล้วตอบกลับในสายข้อความนั้นด้วยข้อความจากเทมเพลต

สร้างสำเนาที่แปลแล้วแทนที่จะแก้ไขเทมเพลตในตัว ทำซ้ำ "Gentle reminder" เปลี่ยนชื่อสำเนาเป็นภาษาของลูกค้า แล้วคุณจะยังคงมีต้นฉบับภาษาอังกฤษไว้สำหรับลูกค้ารายอื่น

ใช้วิธี mailto ในช่วงทดลองใช้งาน แม้ว่าคุณจะวางแผนใช้ SMTP ในภายหลังก็ตาม การเห็นหน้าต่างเขียนข้อความทุกครั้งเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการจับข้อผิดพลาดของเทมเพลตก่อนที่จะถึงมือลูกค้า

คู่มือที่เกี่ยวข้อง

ตัวอย่าง PDF การแชร์ และตัวแก้ไข ครอบคลุมหน้าจอตัวอย่าง การพิมพ์ และตัวแก้ไข PDF ในตัวโดยละเอียดยิ่งขึ้น
สถานะใบแจ้งหนี้ รายการ และประวัติ อธิบายความหมายของ Sent, Overdue และ Paid และวิธีที่บันทึกการเปลี่ยนแปลงจดบันทึกการเปลี่ยนสถานะ
การเตือนความจำและกฎอัตโนมัติ แสดงการเตือนความจำตามกำหนดเวลาที่ตั้งค่าไว้เพื่อติดตามใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนด