Посібник

Надсилання рахунків електронною поштою

Створюйте шаблони листів із підстановками, надсилайте текст з поштового застосунку чи через SMTP, додавайте PDF і позначайте рахунок надісланим.

Оновлено: 2026-09-09

Надсилання рахунка поштою в Invoice Flow — це дві окремі дії, і розуміння цього поділу і є весь секрет. Перша дія створює слова: тему й текст листа, побудовані з шаблона, де ім’я клієнта, номер рахунка, сума й термін оплати підставляються автоматично. Друга дія створює файл: PDF, який клієнт справді відкриє, перешле в бухгалтерію й за яким заплатить. Перше застосунок робить через Надіслати клієнту (Email client) у меню рахунка, друге — через кнопку «Поділитися» в попередньому перегляді PDF. Ніщо в застосунку не надсилає PDF і шаблонний текст разом в одному повідомленні, тож цей посібник чесно каже, яка кнопка що робить, і показує розумний спосіб їх поєднати.

Приклад — Willow & Root Yoga Studio в Портленді, штат Орегон. Її власниця, Hannah Whitfield, проводить обідні заняття на території корпоративних клієнтів і раз на місяць виставляє кожному з них рахунок у доларах США. Кожен рахунок іде на поштову скриньку бухгалтерії, а не конкретній людині, тож послідовна тема з номером рахунка важливіша за дружній тон.

Що ви бачите на екрані

Задіяно три екрани.

Шаблони живуть у Налаштуваннях (Settings), у розділі Налаштування рахунків (Invoice Settings), за плиткою Шаблони листів (Email templates) (підзаголовок «Готові теми й тексти листів»). Екран — простий список: значок конверта позначає п’ять вбудованих шаблонів, значок олівця на лініях — ті, що створили ви, і в кожному рядку є назва шаблона з темою під нею. Кожен рядок має меню з трьох крапок із пунктами Дублювати (Duplicate) і Видалити (Delete), а кнопка + у куті починає новий шаблон.

Екран «Шаблони листів» у застосунку Invoice Flow зі списком п'яти вбудованих шаблонів зі значками конвертів і двома власними шаблонами, Corporate monthly invoice та Program renewal notice, зі значками редагування — Спершу вбудовані заготовки, потім власні шаблони студії.

Одразу під нею в тому самому розділі налаштувань стоїть Надсилання листів (Email sending) (підзаголовок «Виберіть, як надсилаються листи з рахунками»). Саме тут ви обираєте між Системний поштовий застосунок (mailto) (System mail app (mailto)) і SMTP-сервер (автонадсилання) (SMTP server (auto-send)), і саме тут вводяться хост, порт і облікові дані SMTP, якщо ви обрали другий варіант.

Третій екран — сам рахунок. Відкрийте вкладку Документи (Documents), торкніться рахунка й скористайтеся меню з трьох крапок у верхньому правому куті. Друга група цього меню містить Надіслати клієнту і Share as web page. Для чернетки найпершим пунктом є Позначити як надіслано (Mark as Sent). Унизу рахунка широка кнопка Перегляд PDF (Preview PDF) відкриває переглядач PDF, у панелі якого є значок друку, значок «Поділитися» і, лише для чернеток, меню з пунктом Поділитися та позначити як надісланий (Share & Mark as Sent).

Як написати шаблон із підстановками

Вбудовані шаблони цілком годяться для першого надсилання, але Hannah хоче тему, яку корпоративна поштова служба зможе розсортувати, не відкриваючи листа, і текст, у якому перелічені заняття. Редагування шаблона — функція Pro; відкриття списку — ні.

Відкрийте Налаштування, прокрутіть до Налаштування рахунків і торкніться Шаблони листів.
Торкніться +, щоб почати з нуля, або торкніться наявного рядка, щоб змінити його на місці.
Введіть Назву шаблону (Template name). Вона з'являється лише у власних списках застосунку, ніколи — в листі.
Введіть Тему (Subject). Поставте курсор туди, де має бути номер рахунка, і торкніться чипа invoice.number у розділі Вставити змінну (Insert variable).
Торкніться поля Текст (Body) і напишіть повідомлення, вставляючи по ходу чипи на кшталт client.name, invoice.total, invoice.dueDate і invoice.items.
Увімкніть Попередній перегляд наживо (Live preview), щоб побачити результат зі зразковими значеннями, і торкніться Зберегти (Save).

Аркуш редагування шаблона листа в застосунку Invoice Flow з назвою Corporate monthly invoice, темою з підстановкою invoice.number, текстом із підстановками client.name, invoice.total та invoice.dueDate і групами чипів «Вставити змінну» — «Клієнт» і «Рахунок» — Чипи вставляють підстановку в подвійних фігурних дужках у позицію курсора того поля, якого ви торкалися востаннє.

Підстановка — це підпис чипа, обгорнутий у подвійні фігурні дужки, тож дотик до client.name вводить {{client.name}}. Чип потрапляє в те поле, яке останнім мало фокус; якщо ви ще не торкалися жодного з полів, він іде в текст листа. Дужки також можна набрати вручну. Список групує доступні значення в Клієнт, Рахунок, Бізнес і Інше:

Група	Підстановки
Клієнт	`client.name`, `client.company`, `client.email`, `client.phone`, `client.address`, `client.country`
Рахунок	`invoice.number`, `invoice.status`, `invoice.currency`, `invoice.total`, `invoice.subtotal`, `invoice.tax`, `invoice.discount`, `invoice.paid`, `invoice.due`, `invoice.issueDate`, `invoice.dueDate`, `invoice.daysOverdue`, `invoice.daysUntilDue`, `invoice.items`
Бізнес	`business.name`, `business.company`, `business.email`, `business.phone`, `business.address`, `business.website`, `business.taxId`
Інше	`lateFee.accrued`, `today`

Грошові підстановки форматуються у валюті рахунка, дати використовують короткий формат дати застосунку, а invoice.items розгортається в маркований список із рядком на кожну позицію, де показано опис, кількість і ціну за одиницю. invoice.due — це сума, яку ще винні, а не дата оплати; дата — це invoice.dueDate.

Редактор шаблона листа в застосунку Invoice Flow, прокручений униз, з увімкненим попереднім переглядом наживо і полем «Попередній перегляд (зі зразковими даними)», де показано тему Wellness program invoice INV-0204 - Carter Digital Studio і текст, адресований Linda Park, із двома позиціями списку — Попередній перегляд завжди використовує ті самі вигадані зразкові дані, а не один із ваших рахунків.

Попередній перегляд зумисне загальний. Він підставляє фіксовану зразкову клієнтку, «Linda Park» із «Riverstone Capital», рахунок «INV-0204» на «$4 950.00» і зразковий бізнес «Carter Digital Studio». Ваші власні назви й суми з’являються лише під час надсилання, коли шаблон збирається на основі справжнього рахунка.

Як надіслати текст із рахунка

Коли шаблон збережено, надсилання повідомлення займає чотири дотики. Цей шлях надсилає лише слова; PDF описано в наступному розділі.

Відкрийте рахунок із вкладки Документи.
Торкніться меню з трьох крапок у верхньому правому куті й виберіть Надіслати клієнту.
В аркуші Виберіть шаблон (Choose a template) торкніться потрібного шаблона.
Якщо ваш спосіб надсилання — системний поштовий застосунок, відкриється вікно написання листа у вашому поштовому застосунку із заповненими одержувачем, темою й текстом; перевірте його й торкніться його власної кнопки надсилання. Якщо ваш спосіб — SMTP, застосунок надішле одразу й покаже Лист надіслано (Email sent).

Чернетка рахунка WR-2026-093 для Cascade Software Inc. у застосунку Invoice Flow з відкритим додатковим меню, де перелічені «Позначити як надіслано», «Скасувати рахунок», додавання пені, «Журнал змін», «Закріпити у списку», «Закріпити на головній», «Надіслати клієнту», Client sign-off, Share as web page, «Подивитися як клієнт», «Дублювати» і «Видалити» — «Надіслати клієнту» стоїть у другій групі меню рахунка; «Позначити як надіслано» з'являється лише в чернеток.

Нижній аркуш «Виберіть шаблон» поверх рахунка WR-2026-093 у застосунку Invoice Flow зі списком Initial invoice, Gentle reminder, Firm reminder, Thank you for payment, Statement summary і власного Corporate monthly invoice — Аркуш перелічує кожен видимий шаблон; дотик до одного з них збирає його на основі цього рахунка.

Одержувачем завжди є адреса електронної пошти із запису клієнта. Якщо це поле порожнє, застосунок зупиняється з повідомленням У клієнта не вказано email (Client has no email address) ще до того, як відкриється аркуш шаблонів, тож спершу додайте адресу клієнтові. Якщо список шаблонів порожній, бо ви ніколи не відкривали екран шаблонів, п’ять вбудованих створюються на місці.

Жоден зі способів надсилання не додає PDF. Шлях mailto передає вашому поштовому застосунку одержувача, тему й простий текст — і більше нічого. Шлях SMTP будує простий текстовий лист із тих самих трьох частин і надсилає його. Вбудований шаблон «Initial invoice» каже «Please find attached invoice», що є правдою лише тоді, коли ви додасте файл самі в поштовому застосунку або надішлете PDF окремо.

Як надіслати PDF і позначити рахунок надісланим

Файл виходить через системний аркуш надсилання Android із попереднього перегляду PDF. Підійде будь-яка ціль, що приймає файли: Gmail, Outlook, WhatsApp, Drive або корпоративний месенджер.

На рахунку торкніться Перегляд PDF унизу й дочекайтеся, поки документ відобразиться.
Для чернетки торкніться меню з трьох крапок у панелі попереднього перегляду й виберіть Поділитися та позначити як надісланий. Для рахунка, що вже надісланий, торкніться натомість значка «Поділитися».
Виберіть свій поштовий застосунок в аркуші надсилання Android. PDF додається як вкладення, тема каже «Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio», а текст — це коротка нотатка «please find attached». Додайте одержувача й надішліть звідти.
Повернувшись у застосунок, чернетка, надіслана таким чином, покаже Рахунок позначено як надісланий (Invoice marked as sent), а її значок статусу зміниться з «Чернетка» на «Надіслано».

PDF-рахунок WR-2026-091 від Willow & Root Yoga Studio для Cascade Software Inc. у застосунку Invoice Flow з трьома позиціями, сумою 1 340,00 долара, нотатками про серпневу велнес-програму та умовами оплати Net 30 — Саме цей файл додає аркуш надсилання; шаблонний текст листа ніколи не подорожує разом із ним.

Аркуш надсилання не читає ваших шаблонів листів. Його тема й текст — це фіксовані рядки застосунку, що беруть номер рахунка, назву вашої компанії та ім’я клієнта. Тож практичний порядок дій для корпоративного клієнта такий: спершу поділіться PDF із попереднього перегляду (що заодно переведе чернетку в «Надіслано»), а потім, якщо потрібне повніше шаблонне повідомлення зі списком позицій, надішліть услід Надіслати клієнту. Або просто вставте шаблонний текст у вікно написання листа, яке відкрив аркуш надсилання, — адже поштовий застосунок в обох випадках той самий.

Позначення надісланим — це зміна статусу й нічого більше. Воно не записує ні дати, ні адреси, ні копії повідомлення десь, де це можна побачити; єдиний слід — запис у журналі змін. І навпаки, надсилання через Надіслати клієнту ніколи не чіпає статус, тож рахунок, який ви надіслали з чернетки, залишається чернеткою, доки ви або скористаєтеся Поділитися та позначити як надісланий, або виберете Позначити як надіслано в меню рахунка й підтвердите діалог Змінити статус? (Change status?).

Як перейти на надсилання через SMTP

Спосіб за замовчуванням відкриває ваш поштовий застосунок, і для більшості людей це правильний вибір: ви бачите повідомлення до відправлення, доставку бере на себе ваш провайдер, і в тому самому вікні можна додати PDF. SMTP має сенс, лише якщо ви регулярно надсилаєте із застосунку й не хочете кроку з написанням листа.

Відкрийте Налаштування і торкніться Надсилання листів.
Виберіть SMTP-сервер (автонадсилання). Під двома радіокнопками розгорнеться форма.
Введіть Хост (Host) (для Gmail — smtp.gmail.com), залиште Порт (Port) 587 і заповніть Ім'я користувача (Username) та Пароль (Password). Для Gmail і Outlook паролем має бути пароль застосунку, згенерований у налаштуваннях безпеки вашого акаунта, а не ваш звичайний пароль для входу.
Заповніть Адресу відправника (From address) і Ім'я відправника (From name); саме це клієнт побачить у рядку «Від».
Залиште STARTTLS увімкненим для порту 587 або ввімкніть SSL/TLS для провайдера, який вимагає порт 465. Увімкнення одного вимикає інше.
Торкніться Перевірити з'єднання (надсилає на вашу власну адресу) (Test connection). Застосунок спершу зберігає форму, потім надсилає короткий тестовий лист на адресу відправника й повідомляє SMTP працює — тестовий лист надіслано (SMTP works) або Тест SMTP не вдався (SMTP test failed) із причиною від сервера.
Торкніться Зберегти.

Екран «Надсилання листів» у застосунку Invoice Flow із заголовком способу надсилання, вибраним системним поштовим застосунком (mailto), невибраним SMTP-сервером (автонадсилання) і кнопкою «Зберегти» — За замовчуванням: застосунок відкриває ваш поштовий застосунок, і надсилаєте ви вже там.

Екран «Надсилання листів» у застосунку Invoice Flow з вибраним SMTP-сервером і заповненою формою: хост smtp.gmail.com, порт 587, ім'я користувача та адреса відправника hello@willowandrootyoga.com, ім'я відправника Willow & Root Yoga Studio, увімкнений STARTTLS, вимкнений SSL/TLS, кнопка перевірки з'єднання та «Зберегти» — SMTP для Gmail: хост, порт 587, пароль застосунку, увімкнений STARTTLS.

Щойно SMTP збережено, Надіслати клієнту більше нічого не відкриває. Дотик до шаблона в списку надсилає одразу, і єдиний зворотний зв’язок — це зелена смуга Лист надіслано або червона смуга Не вдалося надіслати лист (Failed to send email) із текстом помилки. Черги вихідних листів і повторних спроб немає, тож якщо смуга червона, виправте налаштування й надішліть ще раз.

Правила та подробиці

Шаблонам потрібні назва й тема; текст може бути порожнім. Збереження з порожнім обов’язковим полем показує Заповніть обов’язкові поля (Fill in required fields) і залишає аркуш відкритим.
Невідомі підстановки залишаються рівно такими, як їх набрано. Помилково написана {{client.nmae}} дійде до клієнта буквальним текстом — саме тому попередній перегляд наживо варто глянути перед збереженням.
invoice.daysOverdue та invoice.daysUntilDue ніколи не опускаються нижче нуля; та з них, що не застосовується, показує 0. lateFee.accrued порожня, доки в профілі немає відсотка пені, рахунок не минув пільговий період і гроші ще винні; це свіжий розрахунок від суми рахунка, а не сума, вже додана до рахунка.
П’ять вбудованих шаблонів лише англійською. Їх можна редагувати на місці, і вони залишаться вбудованими; Дублювати створює редаговану копію з назвою «(copy)» як власний шаблон. Видалити на вбудованому ховає його, а не прибирає, і екрана, щоб повернути схований вбудований шаблон, немає. Видалити на власному шаблоні прибирає його негайно, без підтвердження.
Шаблони спільні для всіх ваших бізнес-профілів. Список під Надіслати клієнту показує кожен видимий шаблон незалежно від того, якому профілю належить рахунок.
Створення, редагування та дублювання шаблонів, Надіслати клієнту, Share as web page і надсилання чи друк PDF є функціями Pro й ведуть на екран підписки без активного пробного періоду чи підписки. Видалення шаблона й сам екран Надсилання листів не обмежені.
Налаштування SMTP зберігаються на пристрої: хост, порт, ім’я користувача, поля відправника та два перемикачі — у налаштуваннях застосунку, пароль — у зашифрованому сховищі Android. Під час подальших редагувань порожнє поле Пароль залишає збережений. Порт, який не вдається розпізнати, відкочується до 587.
Застосунок відмовляється надсилати пошту SMTP без шифрування. Якщо і STARTTLS, і SSL/TLS вимкнені, з’єднання відхиляється, замість того щоб надіслати ваш пароль відкритим текстом.
Перевірити з’єднання зберігає форму перед тестом, тож те, що є в полях, стає вашою збереженою конфігурацією, навіть якщо тест не пройде.
Правила автоматизації, які згадують надсилання листа, не використовують жоден із цих способів; вони створюють сповіщення в застосунку, на яке ви маєте зреагувати.
Share as web page — третій варіант у тому самому меню: діалог із перемикачами Include payment QR і Include payment buttons, обидва ввімкнені за замовчуванням, а потім аркуш надсилання із самодостатнім HTML-файлом. Як і при надсиланні PDF, він несе фіксований текст, а не ваш шаблон.

Поради

Для корпоративних клієнтів ставте номер рахунка на початок теми. Скринька бухгалтерії сортує за темою, і «WR-2026-093 - Willow & Root Yoga Studio» легше зіставити із замовленням на закупівлю, ніж дружнє привітання.

Будьте чесними щодо вкладення в тексті листа. Оскільки шаблонний лист ніколи не несе PDF, або напишіть «PDF надійде окремим повідомленням», як робить студія, або спершу надішліть PDF із попереднього перегляду й відповідайте на ту ж гілку шаблонним текстом.

Робіть перекладену копію, а не редагуйте вбудований шаблон. Продублюйте «Gentle reminder», перейменуйте копію мовою клієнта — і англійський оригінал залишиться для інших клієнтів.

Користуйтеся способом mailto під час пробного періоду, навіть якщо плануєте перейти на SMTP. Бачити вікно написання листа щоразу — найшвидший спосіб зловити друкарську помилку в шаблоні, перш ніж вона дійде до клієнта.

Пов’язані посібники

Перегляд, надсилання та редактор PDF докладніше описує екран попереднього перегляду, друк і вбудований редактор PDF.
Статуси рахунків, список та історія пояснює, що означають «Надіслано», «Прострочено» й «Оплачено» і як журнал змін фіксує зміни статусу.
Нагадування та правила автоматизації показує заплановані нагадування, які позначають прострочені рахунки для подальших дій.