Посібник

Підписи та підтвердження клієнта на місці

Намалюйте свій підпис один раз, додайте його до будь-якого рахунка й дайте клієнту підписатися на телефоні, щоб обидва підписи надрукувались у PDF поруч.

Оновлено: 2026-09-09

Підписаний рахунок владнує суперечки ще до того, як вони почалися. Коли ви закінчуєте роботу в чиємусь домі й віддаєте рахунок, ваш підпис каже «ось що я зробив і скільки це коштує», а підпис замовника каже «я бачив роботу і приймаю її». Invoice Flow виконує обидві половини на телефоні, який уже у вас у кишені: ви один раз малюєте власний підпис і використовуєте його повторно, а замовник може підписати рахунок пальцем просто там, на під’їзній доріжці.

Цей посібник іде за Ray Delgado, який тримає мобільний автосервіс на одному фургоні в Остіні. Він міняє гальмівні колодки й диски на Honda клієнтки на її під’їзді, відкриває рахунок на телефоні, додає до нього свій збережений підпис і просить її підписатися, перш ніж збиратися. У PDF, який вона отримає за хвилину, є обидва підписи з її іменем, датою та місцем.

У застосунку є дві різні речі, які називають «підписом», і їх варто розрізняти:

Що ви бачите на екрані

Ваші підписи живуть у невеликій бібліотеці. Відкрийте вкладку Інструменти (Tools), прокрутіть до останнього ряду карток і торкніться Підпис (Signature). Екран Підписи (Signatures) має три вкладки: За профілем (By Profile), Без категорії (Uncategorized) і третю зі значком кошика.

Кожна картка підпису показує білу мініатюру малюнка, короткий код на кшталт #2C736923, дану вами назву, дату й час створення та повний хеш SHA-256 зображення дрібним моноширинним текстом. Кнопка з трьох крапок праворуч відкриває дії для цієї картки, а дотик деінде на картці відкриває екран її деталей. Кнопка + у куті починає новий підпис.

За профілем перелічує кожен бізнес-профіль, у якого є хоча б один підпис; профіль без підписів просто не з’являється. Без категорії показує підписи, не пов’язані з жодним профілем, — саме туди потрапляють підписи, намальовані нашвидкуруч із редактора рахунків. Вкладка кошика зберігає підписи, які ви прибрали, на випадок якщо якийсь із них знадобиться повернути.

Інші місця, де з’являється підпис, — усередині самих документів: картка Підпис у редакторі рахунків, поле Підпис у редакторі бізнес-профілю та пункт Client sign-off у додатковому меню на екрані деталей рахунка.

Як намалювати й зберегти свій підпис

Ray налаштовує свій підпис один раз, тихого вечора, щоб той був готовий до першого виїзду.

1. Відкрийте Інструменти й торкніться картки Підпис.
2. Торкніться кнопки + унизу праворуч.
3. У діалозі Новий підпис (New Signature) введіть назву в поле Імʼя (Name), наприклад своє повне ім'я або «Штамп майстерні». Якщо залишити його порожнім, застосунок назве підпис за поточними датою й часом.
4. У розділі Прив’язати до профілів: (Link to profiles:) позначте бізнес-профіль, якому належить цей підпис. Коли профіль у вас один, він уже позначений. Якщо не позначити жодного, підпис потрапить у «Без категорії».
5. Торкніться Намалювати (Draw).

Відкривається панель Намалювати підпис (Draw Signature). Її розраховано на телефон у портретній орієнтації: біле полотно високе, з ледь помітною позначкою TOP на лівому краї та BOTTOM на правому. Поверніть телефон боком так, щоб лівий край дивився вгору, і підпишіться як зазвичай; під час збереження застосунок поверне малюнок назад. Банер угорі нагадує про це.

1. Поверніть телефон так, щоб позначка TOP була вгорі, і підпишіться пальцем на білій ділянці. Палець можна відривати й додавати ще штрихи, крапки чи підкреслення.
2. Якщо результат не подобається, торкніться значка кошика у верхній панелі, щоб очистити полотно й почати спочатку.
3. Торкніться Зберегти (Save). Кнопка стає активною, лише коли ви щось намалювали.

Після збереження нова картка з’являється під профілем, до якого ви її прив’язали. Збережене зображення — це PNG розміром 600 на 200 пікселів на білому тлі: застосунок обрізає його по намальованих штрихах, повертає їх і масштабує так, щоб вони вмістилися з невеликим полем, тож підпис, намальований дрібно в кутку полотна, все одно заповнює зображення.

Торкніться картки, щоб відкрити екран її деталей. Крім зображення, ви побачите Короткий код (Short Code), Імʼя, точну позначку Створено (Created), Пов’язані профілі (Linked profiles), лічильник Використано в рахунках (Used in invoices) і повний хеш SHA-256 із кнопкою копіювання. Основний підпис Ray дотепер використано в трьох рахунках.

Як поставити свій підпис на рахунок

Підпис додається до кожного рахунка окремо, а не глобально. Ray робить це для кожного рахунка, який видає, і застосунок запам’ятовує вибір разом із рахунком.

1. Відкрийте рахунок у редакторі (створіть новий або торкніться Редагувати на наявному).
2. Прокрутіть повз позиції, підсумки та вкладені фото до картки Підпис. Вона показує Не вибрано (Not selected), доки ви щось не оберете.
3. Торкніться картки. Знизу висувається аркуш Виберіть підпис (Select Signature).
4. Торкніться збереженого підпису, щоб додати його, або торкніться Намалювати новий (Draw new), щоб відкрити панель і підписатися просто зараз.
5. Збережіть рахунок через Зберегти чернетку (Save Draft) або дію надсилання внизу.

Щойно підпис додано, картка показує невелику мініатюру й назву, а також червоний х. Дотик до х запитує Видалити підпис? (Remove signature?) і після Видалити (Remove) відв’язує його лише від цього рахунка; сам підпис залишається у вашій бібліотеці.

Намалювати новий із цього аркуша — швидкий шлях: відкривається панель, ви підписуєтеся, і застосунок зберігає малюнок як новий запис бібліотеки з назвою за поточними датою й часом (наприклад, «2026-09-02 16:48») і одразу додає його. Оскільки нічого не було прив’язано, він потрапляє на вкладку Без категорії. Перейменувати його й прив’язати до профілю можна пізніше з екрана підписів.

Як задати підпис у бізнес-профілі

Редактор бізнес-профілю має власне поле Підпис ближче до верху, одразу під вибором логотипів. Ray тримає там свій основний підпис, щоб той був видно щоразу, коли він перевіряє реквізити профілю.

1. Відкрийте Налаштування, потім свій бізнес-профіль, щоб потрапити в Редагувати профіль компанії (Edit Business Profile).
2. Торкніться білого поля Підпис. Якщо воно порожнє, відкриється панель малювання; підпишіться й торкніться Зберегти.
3. Якщо підпис там уже є, поле натомість відкриє вигляд Ваш підпис (Your signature) з єдиною кнопкою Видалити підпис (Remove signature). Видалення просить підтвердити двічі.
4. Прокрутіть донизу й торкніться Зберегти зміни (Save changes). Доки ви цього не зробите, нічого не записується.

Профіль і бібліотека залишаються синхронними. Коли ви малюєте підпис тут і зберігаєте профіль, застосунок або оновлює запис бібліотеки, уже пов’язаний із цим профілем, або створює новий із назвою «<назва профілю> — signature» і прив’язує його. Коли ви його прибираєте й зберігаєте, запис бібліотеки лише відв’язується від профілю; він не викидається. А якщо у профілю немає власного зображення, але з ним у бібліотеці пов’язаний підпис, редактор покаже цей пов’язаний підпис.

Як отримати підтвердження клієнта на місці

Це та частина, якою Ray користується наприкінці кожного виїзду. Замовниця підписує готовий рахунок на його телефоні, і її ім’я, дата й місце проставляються в документі.

1. Відкрийте рахунок зі списку документів, щоб опинитися на екрані його деталей.
2. Торкніться меню з трьох крапок угорі праворуч і виберіть Client sign-off.
3. Введіть ім'я замовника в поле Signer name і, якщо хочете бачити це в PDF, місце в поле Place (optional).
4. Торкніться Sign і передайте телефон замовникові. Відкриється та сама панель малювання; він підписується боком і торкається Зберегти.
5. Повідомлення Client sign-off saved підтверджує збереження. Пункт меню тепер читається як View client sign-off.

Дотик до View client sign-off пізніше показує намальований підпис із рядком на кшталт «Karen Whitlock · 08.09.2026 · Austin, TX», кнопкою Закрити (Close) і кнопкою Remove sign-off. Видалення прибирає з рахунка підпис, ім’я, дату й місце одним рухом, без другого підтвердження, тож будьте з ним обережні.

Як підписи друкуються в PDF

Обидва підписи PDF-шаблони розміщують у блоці внизу документа, під тонкою розділовою лінією. Ваш підпис стоїть ліворуч, приблизно 150 на 50 пунктів, із написом «Підпис уповноваженої особи» під ним. Підпис клієнта стоїть праворуч із написом «Прийнято замовником» і рядком, складеним з імені підписанта, дати у форматі день.місяць.рік і місця, з’єднаних крапками. Частини, яких ви не ввели, у цей рядок не потрапляють. Якщо в рахунку є лише один із двох підписів, друкується лише той бік; якщо немає жодного, блок узагалі не друкується.

Обидва написи йдуть за мовою рахунка, яку ви обрали в редакторі, тож іспанський рахунок отримає «Aceptado por el cliente» замість англійського формулювання. Друкується той підпис, який додано через картку Підпис у редакторі рахунків; підпис у профілі — це зручність для редактора профілю, і він його не заміняє.

Правила та подробиці

• Pro: створення підпису кнопкою + на екрані підписів — дія Pro. Перейменування, прив’язування, перегляд деталей, переміщення в кошик, відновлення та остаточне видалення самі по собі не обмежені. Редактор рахунків і редактор профілю мають власні правила доступу.
• Перо й полотно: штрихи чорні, три пікселі завтовшки, на білому полотні, незалежно від теми застосунку. Одиночний дотик залишає крапку. Збережене зображення завжди 600 на 200 пікселів із полем 20 пікселів.
• Поворот: панель очікує, що ви підписуєтеся, повернувши телефон так, щоб лівий край був угорі. Якщо підписатися звичайно в портретній орієнтації, збережене зображення вийде поверненим. Якщо так сталося, очистіть полотно й намалюйте заново.
• Збереження вимкнене, доки не намальовано хоча б однієї точки. Якщо кодування зображення не вдасться, ви побачите «Не вдалося зберегти підпис» і залишитеся на панелі.
• Назви: порожня назва в діалозі «Новий підпис» стає поточними датою й часом. Перейменувати пізніше можна через Перейменувати (Rename) у меню картки; порожня нова назва ігнорується.
• Короткий код і хеш: хеш — це SHA-256 байтів PNG, обчислений під час створення підпису або заміни його зображення; короткий код — це його перші вісім символів у верхньому регістрі. Два різні малюнки ніколи не мають однакового коду. Застосунок показує їх як довідку для вас; пізніше він не звіряє за ними підписи.
• Прив’язка «багато до багатьох»: один підпис можна прив’язати до кількох профілів через Керувати профілями (Manage profiles). З вкладки «За профілем» червона дія — Видалити з цього профілю (Remove from this profile), і вона лише відв’язує; підпис, у якого не лишилося прив’язок, переходить у «Без категорії», а не в кошик. З вкладки «Без категорії» червона дія — Перемістити в кошик (Move to trash).
• Підтвердження видалення зумисне ускладнені: діалог показує випадковий п’ятизначний код, і кнопка Видалити залишається неактивною, доки ви не введете його точно.
• Кошик: підпис, переміщений у кошик, ховається з вибору в редакторі рахунків і з вкладок профілів, але рахунки, які його вже використовують, і далі його друкують. Відновити (Restore) повертає його; Видалити назавжди (Delete permanently) прибирає його й очищає підпис у кожному рахунку, що на нього посилався, тож ті PDF відтоді друкуватимуться без підпису уповноваженої особи.
• Лічильник рахунків на екрані деталей — це кількість рахунків, які зараз посилаються на цей підпис, включно з архівованими.
• Підтвердження клієнта зберігається лише разом із рахунком, ніколи в бібліотеці, і воно одне на рахунок. Збереження проставляє поточні дату й час. Воно переживає редагування рахунка й потрапляє в резервні копії разом із рахунком.
• Продубльовані чи перетворені документи починаються без підтвердження клієнта; прийняття належить тому документу, який замовник справді бачив.

Поради

Пов’язані посібники

• Редактор рахунків — де серед інших полів рахунка живе картка «Підпис».
• Перегляд, надсилання та редактор PDF — перевірте блок підписів, перш ніж надсилати документ.
• Початок роботи: бізнес-профіль — редактор профілю, у якому зберігається ваш підпис як власника.