מדריך למשתמש

חתימות ואישור לקוח במקום

ציירו את החתימה שלכם פעם אחת, צרפו אותה לכל חשבונית, ותנו ללקוח לחתום בטלפון שלכם כך ששתי החתימות יודפסו זו לצד זו על ה-PDF.

עודכן: 2026-09-09

חשבונית חתומה מיישבת ויכוחים לפני שהם מתחילים. כשמסיימים עבודה בבית של מישהו ומוסרים את החשבון, חתימה שלכם אומרת “זה מה שעשיתי וזה מה שאני גובה”, וחתימה של הלקוח אומרת “ראיתי את העבודה ואני מקבל אותה”. Invoice Flow מטפלת בשני החלקים על הטלפון שכבר נמצא בכיס שלכם: אתם מציירים את החתימה שלכם פעם אחת ומשתמשים בה שוב ושוב, והלקוח יכול לחתום על החשבונית באצבע ממש שם בשביל הגישה לבית.

מדריך זה עוקב אחרי ריי דלגדו, שמנהל עסק ניידני לתיקון רכב עם ואן אחד באוסטין. הוא מחליף רפידות ודיסקיות בלם על הונדה של לקוחה בשביל הגישה של ביתה, פותח את החשבונית בטלפון שלו, מקיש את החתימה השמורה שלו עליה, ומבקש ממנה לחתום לפני שהוא אורז. ה-PDF שהיא מקבלת דקה לאחר מכן נושא את שתי החתימות עם שמה, התאריך והמקום.

יש שני דברים שונים שנקראים “חתימה” באפליקציה, וכדאי להבדיל ביניהם:

מה רואים על המסך

החתימות שלכם נמצאות בספרייה קטנה. פתחו את לשונית כלים, גללו לשורה האחרונה של הכרטיסים והקישו על חתימה (Signature). למסך חתימות (Signatures) יש שלוש לשוניות: לפי פרופיל (By Profile), ללא קטגוריה (Uncategorized), ולשונית שלישית עם סמל פח אשפה.

כל כרטיס חתימה מציג תמונה ממוזערת לבנה של הציור, קוד קצר כגון #2C736923, השם שנתתם לה, התאריך והשעה שבהם היא נוצרה וגיבוב SHA-256 מלא של התמונה בטקסט מונוספייס קטן. כפתור שלוש הנקודות מימין פותח את הפעולות של אותו כרטיס, והקשה בכל מקום אחר על הכרטיס פותחת את מסך הפרטים שלו. כפתור + בפינה פותח חתימה חדשה.

לפי פרופיל מציגה כל פרופיל עסקי עם חתימה אחת לפחות; פרופיל בלי חתימות פשוט לא מופיע. ללא קטגוריה מציגה חתימות שלא מקושרות לאף פרופיל, כאן מגיעות חתימות שצוירו תוך כדי תנועה מעורך החשבונית. לשונית האשפה שומרת חתימות שהוסרתם, למקרה שתצטרכו אחת מהן בחזרה.

המקומות האחרים שבהם חתימה מופיעה נמצאים בתוך המסמכים עצמם: כרטיס חתימה בעורך החשבונית, תיבת חתימה בעורך פרופיל העסק, ופריט אישור לקוח (Client sign-off) בתפריט הנוסף של מסך פרטי החשבונית.

איך מציירים ושומרים את החתימה שלכם

ריי מגדיר את החתימה שלו פעם אחת, בערב שקט, כך שהיא מוכנה לפני העבודה הראשונה.

1. פתחו את כלים והקישו על כרטיס חתימה.
2. הקישו על כפתור + בפינה הימנית התחתונה.
3. בתיבת הדו-שיח חתימה חדשה (New Signature) הקלידו שם בשדה שם (Name), לדוגמה שמכם המלא או "חותמת סדנה". אם תשאירו ריק, האפליקציה תקרא לה על שם התאריך והשעה הנוכחיים.
4. תחת קישור לפרופילים: (Link to profiles:) סמנו את פרופיל העסק שאליו שייכת חתימה זו. כאשר יש לכם רק פרופיל אחד הוא מסומן עבורכם מראש. השארת כל התיבות ריקות מתייגת את החתימה כללא קטגוריה.
5. הקישו על צייר (Draw).

משטח צייר חתימה (Draw Signature) נפתח. הוא מיועד לטלפון המוחזק לאורך: הקנבס הלבן גבוה, עם סימון עדין TOP בצד שמאל ו-BOTTOM בצד ימין. הטו את הטלפון לצד כך שהקצה השמאלי מצביע כלפי מעלה וחתמו כרגיל; האפליקציה מסובבת את הציור בחזרה בשמירה. באנר בראש המסך מזכיר לכם זאת.

1. הטו את הטלפון כך שסימון TOP נמצא למעלה וחתמו באצבע על השטח הלבן. ניתן להרים את האצבע ולהוסיף עוד קווים, נקודות או קו תחתי.
2. אם אינכם מרוצים, הקישו על סמל פח האשפה בשורת הכלים העליונה כדי לנקות את הקנבס ולהתחיל מחדש.
3. הקישו על שמור (Save). הכפתור הופך פעיל רק לאחר שציירתם משהו.

לאחר השמירה, הכרטיס החדש מופיע תחת הפרופיל שאליו קישרתם אותו. התמונה השמורה היא PNG בגודל 600 על 200 פיקסלים על רקע לבן: האפליקציה חותכת לפי הקווים שציירתם, מסובבת אותם, ומתאימה את הגודל כך שיתאים עם שוליים קטנים, כך שחתימה שצוירה קטנה בפינה אחת של הקנבס עדיין ממלאת את התמונה.

הקישו על הכרטיס כדי לפתוח את מסך הפרטים שלו. מלבד התמונה תראו את הקוד הקצר (Short Code), את השם (Name), את חותמת הזמן המדויקת של היצירה (Created), את הפרופילים המקושרים (Linked profiles), מונה שימוש בחשבוניות (Used in invoices), וגיבוב SHA-256 מלא עם כפתור העתקה. החתימה הראשית של ריי שימשה בשלוש חשבוניות עד כה.

איך שמים את החתימה שלכם על חשבונית

חתימה מצורפת לכל חשבונית בנפרד, לא באופן גלובלי. ריי עושה זאת עבור כל חשבונית שהוא מוסר, והאפליקציה זוכרת את הבחירה יחד עם החשבונית.

1. פתחו את החשבונית בעורך (צרו חדשה או הקישו על עריכה (Edit) על קיימת).
2. גללו מטה אחרי פריטי השורה, הסכומים והצרופות בתמונה עד כרטיס חתימה. הוא קורא לא נבחר (Not selected) עד שתבחרו אחת.
3. הקישו על הכרטיס. גיליון בחירת חתימה (Select Signature) עולה מלמטה.
4. הקישו על חתימה שמורה כדי לצרף אותה, או הקישו על צייר חדשה (Draw new) כדי לפתוח את המשטח ולחתום עכשיו.
5. שמרו את החשבונית עם שמור טיוטה (Save Draft) או פעולת השליחה בתחתית.

לאחר שחתימה מצורפת, הכרטיס מציג תמונה ממוזערת קטנה ואת השם, בתוספת x אדום. הקשה על ה-x שואלת להסיר חתימה? (Remove signature?) ולאחר הסרה (Remove), מנתקת אותה מחשבונית זו בלבד; החתימה נשארת בספרייה שלכם.

צייר חדשה מגיליון זה הוא הנתיב המהיר: המשטח נפתח, אתם חותמים, והאפליקציה שומרת את הציור כרשומה חדשה בספרייה בשם על פי התאריך והשעה הנוכחיים (לדוגמה “2026-09-02 16:48”) ומצרפת אותה מיידית. מכיוון שלא קושר דבר, היא נוחתת בלשונית ללא קטגוריה. תוכלו לשנות שם ולקשר אותה לפרופיל מאוחר יותר ממסך החתימות.

איך מגדירים חתימה בפרופיל העסק שלכם

לעורך פרופיל העסק יש תיבת חתימה משלו בראש, ממש מתחת לבוררי הלוגו. ריי שומר את החתימה הראשית שלו שם כך שהיא גלויה בכל פעם שהוא בודק את פרטי הפרופיל שלו.

1. פתחו את הגדרות, ואז את פרופיל העסק שלכם, כדי להגיע לעריכת פרופיל עסקי (Edit Business Profile).
2. הקישו על תיבת חתימה הלבנה. אם היא ריקה, משטח הציור נפתח; חתמו והקישו על שמור.
3. אם כבר יש שם חתימה, התיבה פותחת במקום זאת תצוגת החתימה שלך (Your signature) עם כפתור יחיד הסר חתימה (Remove signature). הסרה מבקשת אישור פעמיים.
4. גללו לתחתית והקישו על שמור שינויים (Save changes). שום דבר לא נכתב עד שתעשו זאת.

הפרופיל והספרייה נשארים מסונכרנים. כשמציירים חתימה כאן ושומרים את הפרופיל, האפליקציה מעדכנת את רשומת הספרייה שכבר מקושרת לאותו פרופיל, או יוצרת רשומה חדשה בשם “<שם הפרופיל> — חתימה” ומקשרת אותה. כשמסירים אותה ושומרים, רשומת הספרייה רק מתנתקת מהפרופיל; היא לא נזרקת. ואם לפרופיל אין תמונה משלו אך יש חתימה מקושרת אליו בספרייה, העורך מציג את החתימה המקושרת ההיא.

איך משיגים את אישור הלקוח במקום

זה החלק שריי משתמש בו בסוף כל עבודת גישה לבית. הלקוח חותם על החשבונית המוגמרת בטלפון שלו, ושמה, התאריך והמקום מוטבעים על המסמך.

1. פתחו את החשבונית מרשימת המסמכים כך שתהיו במסך הפרטים שלה.
2. הקישו על תפריט שלוש הנקודות בפינה הימנית העליונה ובחרו אישור לקוח (Client sign-off).
3. הקלידו את שם הלקוח בשדה שם החותם (Signer name) ואם ברצונכם שהוא יופיע על ה-PDF, גם את המיקום בשדה מקום (אופציונלי) (Place, optional).
4. הקישו על חתום (Sign) והעבירו את הטלפון ללקוח. אותו משטח ציור נפתח; הם חותמים לרוחב ומקישים על שמור.
5. הודעת אישור הלקוח נשמר (Client sign-off saved) מאשרת זאת. פריט התפריט קורא כעת הצג אישור לקוח (View client sign-off).

הקשה על הצג אישור לקוח מאוחר יותר מציגה את החתימה המצוירת עם שורה כמו “Karen Whitlock · 08.09.2026 · Austin, TX”, כפתור סגירה (Close) וכפתור הסר אישור (Remove sign-off). הסרה מנקה את החתימה, השם, התאריך והמקום מהחשבונית בפעולה אחת, ללא אישור נוסף, אז יש לנהוג בזהירות.

איך החתימות מודפסות על ה-PDF

שתי החתימות ממוקמות על ידי תבניות ה-PDF בבלוק בתחתית המסמך, מתחת לקו הפרדה דק. החתימה שלכם יושבת משמאל בגודל של כ-150 על 50 נקודות עם הכיתוב “Authorized Signature” מתחתיה. חתימת הלקוח יושבת מימין עם הכיתוב “Accepted by client” ושורה המורכבת משם החותם, התאריך בפורמט יום.חודש.שנה והמקום, מחוברים בנקודות. חלקים שלא הזנתם מושמטים מהשורה הזו. אם לחשבונית יש רק אחת משתי החתימות, רק הצד ההוא מודפס; אם אין לה אף אחת, הבלוק כולו מושמט.

שני הכיתובים עוקבים אחר שפת החשבונית שבחרתם בעורך, כך שחשבונית בספרדית מקבלת “Aceptado por el cliente” ולא את הניסוח באנגלית. החתימה שמודפסת היא זו שצורפה דרך כרטיס חתימה בעורך החשבונית; חתימת הפרופיל היא נוחות עבור עורך הפרופיל ואינה מחליפה אותה.

כללים ופרטים

• Pro: יצירת חתימה מכפתור ה-+ במסך החתימות היא פעולת Pro. שינוי שם, קישור, צפייה בפרטים, העברה לאשפה, שחזור ומחיקה לצמיתות אינם חסומים בפני עצמם. עורך החשבונית ועורך הפרופיל נושאים כללי גישה משלהם.
• עט וקנבס: הקווים שחורים, ברוחב שלושה פיקסלים, על קנבס לבן, ללא קשר לערכת הנושא של האפליקציה. הקשה בודדת משאירה נקודה. התמונה השמורה תמיד בגודל 600 על 200 פיקסלים עם שוליים של 20 פיקסלים.
• סיבוב: המשטח מצפה שתחתמו כשהטלפון מוטה כך שהקצה השמאלי למעלה. אם חותמים כרגיל לאורך, התמונה השמורה תצא מסובבת. נקו וציירו מחדש אם זה קורה.
• שמור מושבת עד שנוקדה לפחות נקודה אחת. אם קידוד התמונה נכשל, תראו “Failed to save signature” ותישארו במשטח.
• שמות: שם ריק בתיבת הדו-שיח חתימה חדשה הופך לתאריך והשעה הנוכחיים. שנו שם מאוחר יותר עם שינוי שם (Rename) מתפריט הכרטיס; שם חדש ריק מתעלם.
• קוד קצר וגיבוב: הגיבוב הוא ה-SHA-256 של בתי ה-PNG, מחושב כאשר החתימה נוצרת או שהתמונה שלה מוחלפת; הקוד הקצר הוא שמונת התווים הראשונים שלו באותיות גדולות. שני ציורים שונים לעולם לא חולקים קוד. האפליקציה מציגה אותם כהפניה עבורכם; היא לא מאמתת חתימות מולם מאוחר יותר.
• קישור הוא many-to-many: חתימה אחת יכולה להיות מקושרת למספר פרופילים דרך ניהול פרופילים (Manage profiles). מהלשונית לפי פרופיל, הפעולה האדומה היא הסר מפרופיל זה (Remove from this profile), שרק מנתקת; חתימה ללא קישורים נותרים עוברת ל-ללא קטגוריה, לא לאשפה. מהלשונית ללא קטגוריה, הפעולה האדומה היא העבר לאשפה (Move to trash).
• אישורי מחיקה מכוונים בזהירות: תיבת הדו-שיח מציגה קוד בן חמש ספרות אקראי וכפתור מחק נשאר מושבת עד שתקלידו אותו במדויק.
• אשפה: חתימה שהועברה לאשפה מוסתרת מהבורר של עורך החשבונית ומלשוניות הפרופיל, אך חשבוניות שכבר משתמשות בה ממשיכות להדפיס אותה. שחזר (Restore) מחזיר אותה; מחיקה לצמיתות (Delete permanently) מסירה אותה ומנקה את החתימה מכל חשבונית שהתייחסה אליה, כך שקבצי PDF אלה ידפיסו ללא חתימה מוסמכת מאותה נקודה ואילך.
• מונה חשבוניות במסך הפרטים הוא מספר החשבוניות שמצביעות כרגע על חתימה זו, כולל אלה שבארכיון.
• אישור לקוח נשמר עם החשבונית בלבד, לעולם לא בספרייה, ויש אחד לכל חשבונית. שמירה מטביעה את התאריך והשעה הנוכחיים. הוא שורד עריכות לחשבונית ונכלל בגיבויים יחד עם החשבונית.
• מסמכים משוכפלים או מומרים מתחילים ללא אישור לקוח; האישור שייך למסמך שהלקוח באמת ראה.

טיפים

מדריכים קשורים

• עורך החשבונית — היכן שכרטיס החתימה נמצא בין שדות החשבונית האחרים.
• תצוגה מקדימה, שיתוף ועורך PDF — בדקו את בלוק החתימה לפני שליחת המסמך.
• תחילת עבודה: פרופיל העסק — עורך הפרופיל שמחזיק את חתימת הבעלים שלכם.