Uživatelská příručka

Podpisy a okamžité potvrzení klientem

Nakreslete si podpis jednou, připojte ho k libovolné faktuře a nechte zákazníka podepsat na telefonu, aby se oba podpisy vytiskly na PDF vedle sebe.

Aktualizováno: 2026-09-09

Podepsaná faktura urovná spory dřív, než začnou. Když dokončíte zakázku u někoho doma a předáváte účet, váš podpis říká „tohle jsem udělal a tohle si účtuji“ a podpis zákazníka říká „viděl jsem tu práci a přijímám ji“. Invoice Flow obě poloviny zvládne na telefonu, který už máte v kapse: svůj podpis nakreslíte jednou a používáte ho opakovaně a zákazník může fakturu podepsat prstem rovnou na příjezdové cestě.

Tento návod sleduje Raye Delgada, který provozuje mobilní autoservis s jednou dodávkou v Austinu. Vymění zákaznici brzdové destičky a kotouče na její Hondě před domem, otevře fakturu v telefonu, klepnutím na ni přidá svůj uložený podpis a požádá ji o podpis, než se sbalí. PDF, které o minutu později dostane, nese oba podpisy s jejím jménem, datem a místem.

V aplikaci jsou dvě různé věci, kterým se říká „podpis“, a vyplatí se je držet odděleně:

Co uvidíte na obrazovce

Vaše podpisy žijí v malé knihovně. Otevřete záložku Nástroje (Tools), sjeďte k poslední řadě karet a klepněte na Podpis (Signature). Obrazovka Podpisy má tři záložky: Podle profilu (By Profile), Bez kategorie (Uncategorized) a třetí záložku s ikonou koše.

Každá karta podpisu ukazuje bílý náhled kresby, krátký kód jako #2C736923, název, který jste mu dali, datum a čas vytvoření a plný hash SHA-256 obrázku drobným neproporcionálním písmem. Tlačítko se třemi tečkami vpravo otevírá akce pro tu kartu a klepnutí kamkoli jinam na kartu otevírá její obrazovku detailu. Tlačítko + v rohu zakládá nový podpis.

Podle profilu vypisuje každý firemní profil, který má alespoň jeden podpis; profil bez podpisů se prostě neobjeví. Bez kategorie ukazuje podpisy, které nejsou propojené s žádným profilem, což je místo, kde končí podpisy nakreslené za pochodu z editoru faktury. Záložka s košem uchovává podpisy, které jste odebrali, pro případ, že byste některý potřebovali zpět.

Další místa, kde se podpis objevuje, jsou uvnitř samotných dokumentů: karta Podpis v editoru faktury, box Podpis v editoru firemního profilu a položka Client sign-off v rozbalovací nabídce na obrazovce detailu faktury.

Jak nakreslit a uložit svůj podpis

Ray si podpis nastaví jednou, v klidný večer, aby byl připravený před první zakázkou.

1. Otevřete Nástroje a klepněte na kartu Podpis.
2. Klepněte na tlačítko + vpravo dole.
3. V dialogu Nový podpis (New Signature) zadejte název do pole Jméno (Name), například své celé jméno nebo „Razítko dílny“. Když ho necháte prázdné, aplikace ho pojmenuje podle aktuálního data a času.
4. V části Propojit s profily: (Link to profiles:) zaškrtněte firemní profil, kterému podpis patří. Když máte jen jeden profil, je zaškrtnutý už za vás. Když necháte všechna políčka prázdná, podpis se zařadí pod Bez kategorie.
5. Klepněte na Kreslit (Draw).

Otevře se plocha Nakreslete podpis (Draw Signature). Je navržená na telefon držený na výšku: bílé plátno je vysoké, se slabou značkou TOP u levého okraje a BOTTOM u pravého. Otočte telefon na stranu tak, aby levý okraj mířil vzhůru, a podepište se jako obvykle; aplikace kresbu při uložení otočí zpět. Baner nahoře vám to připomíná.

1. Otočte telefon tak, aby značka TOP byla nahoře, a podepište se prstem na bílé ploše. Prst můžete zvednout a přidat další tahy, tečky nebo podtržení.
2. Pokud nejste spokojeni, klepněte na ikonu koše v horní liště, plátno se vymaže a můžete začít znovu.
3. Klepněte na Uložit. Tlačítko se aktivuje, teprve když něco nakreslíte.

Po uložení se nová karta objeví pod profilem, se kterým jste ji propojili. Uložený obrázek je PNG 600 × 200 pixelů na bílém pozadí: aplikace ořízne na tahy, které jste nakreslili, otočí je a zvětší tak, aby se s malým okrajem vešly, takže i podpis nakreslený malý v jednom rohu plátna obrázek vyplní.

Klepnutím na kartu otevřete její obrazovku detailu. Kromě obrázku uvidíte Krátký kód (Short Code), Jméno, přesné časové razítko Vytvořeno (Created), Propojené profily (Linked profiles), počet Použito ve fakturách (Used in invoices) a plný hash SHA-256 s tlačítkem kopírování. Rayův hlavní podpis byl zatím použit na třech fakturách.

Jak dostat svůj podpis na fakturu

Podpis se připojuje k jednotlivé faktuře, ne globálně. Ray to dělá u každé faktury, kterou předává, a aplikace si volbu s fakturou pamatuje.

1. Otevřete fakturu v editoru (vytvořte novou nebo klepněte na Upravit u existující).
2. Sjeďte pod položky, součty a přiložené fotky ke kartě Podpis. Dokud žádný nevyberete, hlásí Nevybráno (Not selected).
3. Klepněte na kartu. Vyjede panel Vyberte podpis (Select Signature).
4. Klepnutím na uložený podpis ho připojíte, nebo klepnutím na Nakreslit nový (Draw new) otevřete plochu a podepíšete se hned.
5. Uložte fakturu tlačítkem Uložit koncept nebo akcí odeslání dole.

Jakmile je podpis připojený, karta ukáže malý náhled a název plus červený křížek. Klepnutí na křížek se zeptá Odebrat podpis? (Remove signature?) a po volbě Odebrat (Remove) ho odpojí jen od této faktury; podpis zůstane ve vaší knihovně.

Nakreslit nový z tohoto panelu je rychlá cesta: otevře se plocha, podepíšete se a aplikace kresbu uloží jako novou položku knihovny pojmenovanou podle aktuálního data a času (například „2026-09-02 16:48“) a hned ji připojí. Protože nic nebylo propojeno, přistane na záložce Bez kategorie. Později ji můžete z obrazovky Podpisy přejmenovat a propojit s profilem.

Jak nastavit podpis na firemním profilu

Editor firemního profilu má vlastní box Podpis blízko horního okraje, hned pod výběry log. Ray tam drží svůj hlavní podpis, aby ho viděl, kdykoli kontroluje údaje profilu.

1. Otevřete Nastavení a pak svůj firemní profil, čímž se dostanete na Upravit firemní profil (Edit Business Profile).
2. Klepněte na bílý box Podpis. Pokud je prázdný, otevře se plocha pro kreslení; podepište se a klepněte na Uložit.
3. Pokud tam už podpis je, box místo toho otevře zobrazení Váš podpis (Your signature) s jediným tlačítkem Odebrat podpis (Remove signature). Odebrání se ptá na potvrzení dvakrát.
4. Sjeďte na konec a klepněte na Uložit změny (Save changes). Do té doby se nic nezapíše.

Profil a knihovna zůstávají v souladu. Když tu podpis nakreslíte a profil uložíte, aplikace buď aktualizuje položku knihovny už propojenou s tím profilem, nebo vytvoří novou pojmenovanou „<název profilu> — podpis“ a propojí ji. Když ho odeberete a uložíte, položka knihovny se od profilu jen odpojí; nezahodí se. A pokud profil nemá vlastní obrázek, ale v knihovně je s ním propojený podpis, editor tento propojený podpis zobrazí.

Jak získat potvrzení klienta na místě

Tuhle část Ray používá na konci každé zakázky u domu. Zákaznice podepíše hotovou fakturu na jeho telefonu a její jméno, datum a místo se do dokumentu otisknou.

1. Otevřete fakturu ze seznamu dokumentů, ať jste na obrazovce jejího detailu.
2. Klepněte na nabídku se třemi tečkami vpravo nahoře a zvolte Client sign-off.
3. Do pole Signer name napište jméno zákazníka a, chcete-li ho mít na PDF, do pole Place (optional) místo.
4. Klepněte na Sign a podejte telefon zákazníkovi. Otevře se tatáž plocha pro kreslení; podepíše se na stranu a klepne na Uložit.
5. Hláška Client sign-off saved to potvrdí. Položka nabídky teď hlásí View client sign-off.

Klepnutí na View client sign-off později zobrazí nakreslený podpis s řádkem jako „Karen Whitlock · 08.09.2026 · Austin, TX“, tlačítkem Zavřít (Close) a tlačítkem Remove sign-off. Odebrání vymaže z faktury podpis, jméno, datum i místo naráz, bez druhého potvrzení, takže s ním zacházejte opatrně.

Jak se podpisy tisknou na PDF

Oba podpisy PDF šablony umísťují do bloku na konci dokumentu, pod tenký oddělovač. Váš podpis sedí vlevo zhruba v rozměru 150 × 50 bodů s popiskem „Authorized Signature“ pod ním. Podpis klienta sedí vpravo s popiskem „Accepted by client“ a řádkem složeným ze jména podepisujícího, data ve tvaru den.měsíc.rok a místa, spojených tečkami. Části, které jste nezadali, se v tom řádku vynechají. Pokud má faktura jen jeden ze dvou, vytiskne se jen ta strana; pokud nemá ani jeden, blok se vynechá úplně.

Oba popisky se řídí jazykem faktury, který jste zvolili v editoru, takže španělská faktura dostane „Aceptado por el cliente“ místo anglického znění. Tiskne se ten podpis, který je připojený přes kartu Podpis v editoru faktury; podpis na profilu je pohodlí pro editor profilu a nezastupuje ho.

Pravidla a podrobnosti

• Pro: vytvoření podpisu tlačítkem + na obrazovce Podpisy je akce Pro. Přejmenování, propojování, zobrazení detailu, přesun do koše, obnova a trvalé smazání samy o sobě omezené nejsou. Editor faktury a editor profilu mají vlastní pravidla přístupu.
• Pero a plátno: tahy jsou černé, tři pixely široké, na bílém plátně, bez ohledu na motiv aplikace. Jedno klepnutí zanechá tečku. Uložený obrázek je vždy 600 × 200 pixelů s okrajem 20 pixelů.
• Otočení: plocha očekává, že se podepíšete s telefonem otočeným tak, aby levý okraj byl nahoře. Když se podepíšete normálně na výšku, uložený obrázek vyjde otočený. V takovém případě plátno vymažte a nakreslete znovu.
• Uložení je neaktivní, dokud není nakreslený alespoň jeden bod. Pokud zakódování obrázku selže, uvidíte „Podpis se nepodařilo uložit“ a zůstanete na ploše.
• Názvy: prázdné jméno v dialogu Nový podpis se stane aktuálním datem a časem. Přejmenujte později volbou Přejmenovat (Rename) z nabídky karty; prázdný nový název se ignoruje.
• Krátký kód a hash: hash je SHA-256 bajtů PNG, vypočtený při vytvoření podpisu nebo při výměně jeho obrázku; krátký kód je jeho prvních osm znaků velkými písmeny. Dvě různé kresby nikdy nesdílejí kód. Aplikace je zobrazuje jako referenci pro vás; podpisy proti nim později neověřuje.
• Propojení je M:N: jeden podpis lze přes Spravovat profily (Manage profiles) propojit s několika profily. Ze záložky Podle profilu je červenou akcí Odebrat z tohoto profilu (Remove from this profile), která jen odpojuje; podpis, kterému nezbyde žádné propojení, přejde do Bez kategorie, ne do koše. Ze záložky Bez kategorie je červenou akcí Přesunout do koše (Move to trash).
• Potvrzení mazání je záměrně důkladné: dialog zobrazí náhodný pětimístný kód a tlačítko Smazat zůstane neaktivní, dokud ho přesně nenapíšete.
• Koš: podpis v koši je skrytý z výběru v editoru faktury i ze záložek profilů, ale faktury, které ho už používají, ho tisknou dál. Obnovit (Restore) ho vrátí; Trvale smazat (Delete permanently) ho odstraní a vymaže podpis z každé faktury, která na něj odkazovala, takže se ta PDF budou od té chvíle tisknout bez podpisu vystavovatele.
• Počet faktur na obrazovce detailu je počet faktur, které na tento podpis aktuálně odkazují, včetně archivovaných.
• Client sign-off se ukládá jen s fakturou, nikdy do knihovny, a je jeden na fakturu. Uložení otiskne aktuální datum a čas. Přežije úpravy faktury a je součástí záloh spolu s fakturou.
• Duplikované nebo převedené dokumenty začínají bez potvrzení klienta; přijetí patří dokumentu, který zákazník skutečně viděl.

Tipy

Související návody

• Editor faktury — kde karta Podpis žije mezi ostatními poli faktury.
• Náhled PDF, sdílení a editor — zkontrolujte podpisový blok, než dokument odešlete.
• Začínáme: firemní profil — editor profilu, který drží váš podpis vystavovatele.