Benutzerhandbuch

Unterschriften und Kundenabnahme vor Ort

Zeichnen Sie Ihre Unterschrift einmal, hängen Sie sie an jede Rechnung und lassen Sie Kunden auf Ihrem Telefon unterschreiben, beides erscheint auf dem PDF.

Aktualisiert: 2026-09-09

Eine unterschriebene Rechnung erledigt Streit, bevor er entsteht. Wenn Sie einen Auftrag bei jemandem zu Hause abschließen und die Rechnung übergeben, sagt Ihre Unterschrift „das habe ich getan und das berechne ich“, und die Unterschrift des Kunden sagt „ich habe die Arbeit gesehen und nehme sie ab“. Invoice Flow erledigt beide Hälften auf dem Telefon, das Sie ohnehin in der Tasche haben: Sie zeichnen Ihre eigene Unterschrift einmal und verwenden sie wieder, und der Kunde kann die Rechnung direkt in der Einfahrt mit dem Finger unterschreiben.

Diese Anleitung begleitet Ray Delgado, der in Austin eine mobile Autowerkstatt mit einem Transporter betreibt. Er tauscht in der Einfahrt einer Kundin die Bremsbeläge und -scheiben ihres Honda, öffnet die Rechnung auf seinem Telefon, tippt seine gespeicherte Unterschrift darauf und bittet sie zu unterschreiben, bevor er zusammenpackt. Das PDF, das sie eine Minute später erhält, trägt beide Unterschriften mit ihrem Namen, dem Datum und dem Ort.

In der App gibt es zwei verschiedene Dinge, die „Unterschrift“ heißen, und es hilft, sie auseinanderzuhalten:

Was Sie auf dem Bildschirm sehen

Ihre Unterschriften liegen in einer kleinen Bibliothek. Öffnen Sie den Tab Werkzeuge, scrollen Sie zur letzten Kartenreihe und tippen Sie auf Unterschrift. Der Bildschirm Unterschriften hat drei Tabs: Nach Profil, Nicht kategorisiert und einen dritten Tab mit einem Papierkorb-Symbol.

Jede Unterschriftenkarte zeigt ein weißes Vorschaubild der Zeichnung, einen Kurzcode wie #2C736923, den Namen, den Sie ihr gegeben haben, Datum und Uhrzeit der Erstellung und den vollständigen SHA-256-Hash des Bildes in kleiner Monospace-Schrift. Die Dreipunkt-Schaltfläche rechts öffnet die Aktionen für diese Karte, und ein Tipp irgendwo sonst auf die Karte öffnet ihre Detailansicht. Die Schaltfläche + in der Ecke startet eine neue Unterschrift.

Nach Profil listet jedes Geschäftsprofil mit mindestens einer Unterschrift; ein Profil ohne Unterschriften erscheint einfach nicht. Nicht kategorisiert zeigt Unterschriften, die mit keinem Profil verknüpft sind, dort landen Unterschriften, die spontan aus dem Rechnungseditor gezeichnet wurden. Der Papierkorb-Tab bewahrt entfernte Unterschriften auf, falls Sie eine zurückbrauchen.

Die anderen Orte, an denen eine Unterschrift erscheint, liegen in den Dokumenten selbst: eine Karte Unterschrift im Rechnungseditor, ein Feld Unterschrift im Geschäftsprofil-Editor und ein Eintrag Client sign-off im Überlaufmenü der Detailansicht einer Rechnung.

So zeichnen und speichern Sie Ihre Unterschrift

Ray richtet seine Unterschrift einmal an einem ruhigen Abend ein, damit sie vor dem ersten Auftrag bereit ist.

1. Öffnen Sie Werkzeuge (Tools) und tippen Sie auf die Karte Unterschrift (Signature).
2. Tippen Sie unten rechts auf die Schaltfläche +.
3. Geben Sie im Dialog Neue Unterschrift (New Signature) unter Name einen Namen ein, zum Beispiel Ihren vollen Namen oder „Werkstattstempel“. Lassen Sie ihn leer, benennt die App sie nach dem aktuellen Datum und der Uhrzeit.
4. Haken Sie unter Mit Profilen verknüpfen: (Link to profiles:) das Geschäftsprofil ab, zu dem diese Unterschrift gehört. Haben Sie nur ein Profil, ist es bereits abgehakt. Bleiben alle Kästchen leer, wird die Unterschrift unter „Nicht kategorisiert“ abgelegt.
5. Tippen Sie auf Zeichnen (Draw).

Das Zeichenfeld Unterschrift zeichnen öffnet sich. Es ist für ein hochkant gehaltenes Telefon ausgelegt: Die weiße Fläche ist hoch, mit einer blassen Markierung TOP am linken Rand und BOTTOM am rechten. Drehen Sie das Telefon so, dass der linke Rand nach oben zeigt, und unterschreiben Sie wie gewohnt; die App dreht die Zeichnung beim Speichern zurück. Ein Banner oben erinnert Sie daran.

1. Drehen Sie das Telefon so, dass die Markierung TOP oben ist, und unterschreiben Sie mit dem Finger auf der weißen Fläche. Sie können den Finger abheben und weitere Striche, Punkte oder eine Unterstreichung hinzufügen.
2. Wenn Sie nicht zufrieden sind, tippen Sie auf das Papierkorb-Symbol in der oberen Leiste, um die Fläche zu leeren und neu zu beginnen.
3. Tippen Sie auf Speichern (Save). Die Schaltfläche wird erst aktiv, wenn Sie etwas gezeichnet haben.

Nach dem Speichern erscheint die neue Karte unter dem Profil, mit dem Sie sie verknüpft haben. Das gespeicherte Bild ist ein 600 mal 200 Pixel großes PNG auf weißem Hintergrund: Die App schneidet auf die gezeichneten Striche zu, dreht sie und skaliert sie mit kleinem Rand passend, sodass auch eine klein in eine Ecke der Fläche gezeichnete Unterschrift das Bild ausfüllt.

Tippen Sie auf die Karte, um ihre Detailansicht zu öffnen. Neben dem Bild sehen Sie den Kurzcode, den Name, den genauen Zeitstempel Erstellt, die Verknüpfte Profile, eine Zählung In Rechnungen verwendet und den vollständigen SHA-256-Hash mit einer Kopieren-Schaltfläche. Rays Hauptunterschrift wurde bisher auf drei Rechnungen verwendet.

So setzen Sie Ihre Unterschrift auf eine Rechnung

Eine Unterschrift wird pro Rechnung angehängt, nicht global. Ray tut das bei jeder Rechnung, die er übergibt, und die App merkt sich die Wahl mit der Rechnung.

1. Öffnen Sie die Rechnung im Editor (erstellen Sie eine neue oder tippen Sie bei einer bestehenden auf Bearbeiten (Edit)).
2. Scrollen Sie an Positionen, Summen und Fotoanhängen vorbei nach unten zur Karte Unterschrift. Sie zeigt Nicht ausgewählt (Not selected), bis Sie eine wählen.
3. Tippen Sie auf die Karte. Das Blatt Unterschrift wählen (Select Signature) schiebt sich hoch.
4. Tippen Sie auf eine gespeicherte Unterschrift, um sie anzuhängen, oder auf Neu zeichnen (Draw new), um das Zeichenfeld zu öffnen und sofort zu unterschreiben.
5. Speichern Sie die Rechnung mit Entwurf speichern (Save Draft) oder der Sendeaktion unten.

Sobald eine Unterschrift angehängt ist, zeigt die Karte ein kleines Vorschaubild und den Namen sowie ein rotes x. Ein Tipp auf das x fragt Unterschrift entfernen? und löst sie nach Entfernen nur von dieser Rechnung; die Unterschrift bleibt in Ihrer Bibliothek.

Neu zeichnen aus diesem Blatt ist der schnelle Weg: Das Zeichenfeld öffnet sich, Sie unterschreiben, und die App speichert die Zeichnung als neuen Bibliothekseintrag mit dem aktuellen Datum und der Uhrzeit als Namen (zum Beispiel „2026-09-02 16:48“) und hängt sie sofort an. Da nichts verknüpft wurde, landet sie im Tab Nicht kategorisiert. Sie können sie später auf dem Bildschirm „Unterschriften“ umbenennen und mit einem Profil verknüpfen.

So legen Sie die Unterschrift in Ihrem Geschäftsprofil fest

Der Geschäftsprofil-Editor hat oben ein eigenes Feld Unterschrift, direkt unter der Logoauswahl. Ray bewahrt dort seine Hauptunterschrift auf, damit sie sichtbar ist, wann immer er seine Profildaten prüft.

1. Öffnen Sie Einstellungen (Settings) und dann Ihr Geschäftsprofil, um zu Geschäftsprofil bearbeiten (Edit Business Profile) zu gelangen.
2. Tippen Sie auf das weiße Feld Unterschrift. Ist es leer, öffnet sich das Zeichenfeld; unterschreiben Sie und tippen Sie auf Speichern.
3. Ist bereits eine Unterschrift vorhanden, öffnet das Feld stattdessen eine Ansicht Deine Unterschrift (Your signature) mit einer einzigen Schaltfläche Unterschrift entfernen (Remove signature). Das Entfernen bittet zweimal um Bestätigung.
4. Scrollen Sie nach unten und tippen Sie auf Änderungen speichern (Save changes). Erst dann wird etwas geschrieben.

Profil und Bibliothek bleiben synchron. Wenn Sie hier eine Unterschrift zeichnen und das Profil speichern, aktualisiert die App entweder den bereits mit diesem Profil verknüpften Bibliothekseintrag oder legt einen neuen mit dem Namen „ — signature“ an und verknüpft ihn. Wenn Sie sie entfernen und speichern, wird der Bibliothekseintrag nur vom Profil getrennt, nicht weggeworfen. Und wenn das Profil kein eigenes Bild hat, aber in der Bibliothek eine Unterschrift damit verknüpft ist, zeigt der Editor diese verknüpfte Unterschrift.

So holen Sie die Kundenabnahme vor Ort ein

Das ist der Teil, den Ray am Ende jedes Einfahrt-Auftrags nutzt. Die Kundin unterschreibt die fertige Rechnung auf seinem Telefon, und ihr Name, das Datum und der Ort werden auf das Dokument gestempelt.

1. Öffnen Sie die Rechnung aus der Dokumentenliste, sodass Sie in ihrer Detailansicht sind.
2. Tippen Sie oben rechts auf das Dreipunktmenü und wählen Sie Client sign-off (Kundenabnahme).
3. Geben Sie den Namen des Kunden unter Signer name (Name des Unterzeichners) ein und, wenn er auf dem PDF stehen soll, den Ort unter Place (optional) (Ort, optional).
4. Tippen Sie auf Sign (Unterschreiben) und reichen Sie das Telefon dem Kunden. Dasselbe Zeichenfeld öffnet sich; er unterschreibt seitlich und tippt auf Speichern.
5. Eine Meldung Client sign-off saved (Kundenabnahme gespeichert) bestätigt es. Der Menüeintrag lautet jetzt View client sign-off (Kundenabnahme ansehen).

Ein späterer Tipp auf View client sign-off zeigt die gezeichnete Unterschrift mit einer Zeile wie „Karen Whitlock · 08.09.2026 · Austin, TX“, einer Schaltfläche Schließen und einer Schaltfläche Remove sign-off (Abnahme entfernen). Das Entfernen löscht Unterschrift, Name, Datum und Ort in einem Zug von der Rechnung, ohne zweite Bestätigung, gehen Sie also vorsichtig damit um.

So werden die Unterschriften auf dem PDF gedruckt

Beide Unterschriften werden von den PDF-Vorlagen in einem Block am unteren Ende des Dokuments platziert, unter einer dünnen Trennlinie. Ihre Unterschrift sitzt links mit etwa 150 mal 50 Punkten und der Beschriftung „Authorized Signature“ darunter. Die Unterschrift des Kunden sitzt rechts mit der Beschriftung „Accepted by client“ und einer Zeile aus Name des Unterzeichners, Datum in der Form Tag.Monat.Jahr und Ort, durch Punkte verbunden. Teile, die Sie nicht eingegeben haben, werden in dieser Zeile weggelassen. Hat die Rechnung nur eine der beiden, wird nur diese Seite gedruckt; hat sie keine, entfällt der Block ganz.

Beide Beschriftungen folgen der Rechnungssprache, die Sie im Editor gewählt haben, eine spanische Rechnung erhält also „Aceptado por el cliente“ statt der englischen Formulierung. Gedruckt wird die Unterschrift, die über die Karte Unterschrift des Rechnungseditors angehängt wurde; die Profilunterschrift ist eine Bequemlichkeit für den Profileditor und ersetzt sie nicht.

Regeln und Details

• Pro: Eine Unterschrift über die Schaltfläche + auf dem Bildschirm „Unterschriften“ zu erstellen ist eine Pro-Aktion. Umbenennen, Verknüpfen, Details ansehen, in den Papierkorb verschieben, Wiederherstellen und endgültiges Löschen sind für sich genommen nicht beschränkt. Rechnungseditor und Profileditor haben ihre eigenen Zugriffsregeln.
• Stift und Fläche: Striche sind schwarz, drei Pixel breit, auf weißer Fläche, unabhängig vom App-Design. Ein einzelner Tipp hinterlässt einen Punkt. Das gespeicherte Bild ist immer 600 mal 200 Pixel mit 20 Pixel Rand.
• Drehung: Das Zeichenfeld erwartet, dass Sie mit so gedrehtem Telefon unterschreiben, dass der linke Rand oben ist. Unterschreiben Sie normal im Hochformat, kommt das gespeicherte Bild gedreht heraus. Leeren und neu zeichnen, falls das passiert.
• Speichern ist deaktiviert, bis mindestens ein Punkt gezeichnet wurde. Schlägt das Kodieren des Bildes fehl, sehen Sie „Unterschrift konnte nicht gespeichert werden“ und bleiben auf dem Zeichenfeld.
• Namen: Ein leerer Name im Dialog „Neue Unterschrift“ wird zum aktuellen Datum und zur Uhrzeit. Benennen Sie später mit Umbenennen aus dem Kartenmenü um; ein leerer neuer Name wird ignoriert.
• Kurzcode und Hash: Der Hash ist der SHA-256 der PNG-Bytes, berechnet beim Erstellen der Unterschrift oder beim Ersetzen ihres Bildes; der Kurzcode sind seine ersten acht Zeichen in Großbuchstaben. Zwei verschiedene Zeichnungen teilen nie einen Code. Die App zeigt sie als Referenz für Sie; sie prüft Unterschriften später nicht dagegen.
• Verknüpfung ist many-to-many: Eine Unterschrift kann über Profile verwalten mit mehreren Profilen verknüpft werden. Im Tab „Nach Profil“ ist die rote Aktion Aus diesem Profil entfernen, die nur die Verknüpfung löst; eine Unterschrift ohne verbleibende Verknüpfung wandert nach „Nicht kategorisiert“, nicht in den Papierkorb. Im Tab „Nicht kategorisiert“ ist die rote Aktion In den Papierkorb verschieben.
• Löschbestätigungen sind bewusst aufwendig: Der Dialog zeigt einen zufälligen fünfstelligen Code, und die Schaltfläche Löschen bleibt deaktiviert, bis Sie ihn exakt eingeben.
• Papierkorb: Eine im Papierkorb liegende Unterschrift ist in der Auswahl des Rechnungseditors und in den Profil-Tabs verborgen, aber Rechnungen, die sie bereits verwenden, drucken sie weiterhin. Wiederherstellen bringt sie zurück; Endgültig löschen entfernt sie und löscht die Unterschrift von jeder Rechnung, die darauf verwiesen hat, sodass diese PDFs von da an ohne autorisierte Unterschrift gedruckt werden.
• Rechnungszählung in der Detailansicht ist die Anzahl der Rechnungen, die derzeit auf diese Unterschrift zeigen, einschließlich archivierter.
• Kundenabnahme wird nur mit der Rechnung gespeichert, nie in der Bibliothek, und es gibt eine pro Rechnung. Das Speichern stempelt das aktuelle Datum und die Uhrzeit auf. Sie übersteht Bearbeitungen der Rechnung und ist zusammen mit der Rechnung in Sicherungen enthalten.
• Duplizierte oder umgewandelte Dokumente beginnen ohne Kundenabnahme; die Abnahme gehört zu dem Dokument, das der Kunde tatsächlich gesehen hat.

Tipps

Verwandte Anleitungen

• Rechnungseditor — wo die Karte „Unterschrift“ zwischen den anderen Rechnungsfeldern liegt.
• PDF-Vorschau, Teilen und Editor — prüfen Sie den Unterschriftenblock, bevor Sie das Dokument senden.
• Erste Schritte: Geschäftsprofil — der Profileditor, der Ihre Inhaberunterschrift enthält.