Invoice Flow Benutzerhandbuch

So funktioniert jeder Teil der App: eine Funktion pro Anleitung, mit echten Screenshots. Beginnen Sie mit der Profileinrichtung und folgen Sie dann der Reihenfolge – oder springen Sie direkt zur gewünschten Funktion.

Erste Schritte

Ihre erste Rechnung in fünf Minuten Von der frischen Installation von Invoice Flow zur bezahlten Rechnung: Geschäftsprofil anlegen, Kunden erfassen, Rechnung mit zwei Positionen erstellen und PDF teilen.
Geschäftsprofil einrichten Füllen Sie das Profil aus, das auf jeder Rechnung gedruckt wird, legen Sie ein zweites Profil für ein weiteres Geschäft an und duplizieren Sie Profile, statt Logos und Bedingungen neu einzugeben.
Ein quadratisches und ein breites Logo hinzufügen Lade ein quadratisches Zeichen und eine breite Wortmarke hoch, schneide und drehe sie in der App, führe Varianten und erfahre, welche jede PDF-Vorlage druckt.
Einstellungen, Navigation und Pro Erfahren Sie, wo jede Funktion von Invoice Flow liegt, was die Einstellungsgruppen steuern, wie Sie Design und Sprache ändern und was Pro freischaltet.
App-Sprache und Rechnungssprache Schalten Sie die Oberfläche zwischen 65 Sprachen um, drucken Sie jede Rechnung in der Sprache des Kunden und nutzen Sie Adressbeispiele und RTL-Layouts.

Kunden & Produkte

Kunden, Kategorien und Kundengruppen Legen Sie Kundenkarten an, sortieren Sie Kunden in Kategorien und Unterkategorien, filtern Sie nach offenen Rechnungen und sehen Sie alle Dokumente pro Kunde.
Produkte, Dienstleistungen und Lagerbestand Baue eine Produktbibliothek mit Preisen und Einheiten auf, setze Artikel mit einem Tipp in Rechnungszeilen ein und lies Bestände und Automatisierungsregeln.

Rechnungen & Dokumente

Der Rechnungseditor: vom leeren Formular zum fertigen PDF Erstellen Sie eine vollständige Rechnung in Invoice Flow: Kunde und Daten wählen, Arbeits- und Materialpositionen mit Steuer anlegen, Rabatt setzen, Fotos anhängen und unterschreiben.
Rechnungsstatus, die Dokumentenliste und das Änderungsprotokoll Lesen Sie die Dokumentenliste auf einen Blick, bewegen Sie Rechnungen zwischen Entwurf, Versendet, Bezahlt und Storniert, bearbeiten Sie mehrere auf einmal und verfolgen Sie jede Änderung im Protokoll.
Angebote, Kostenvoranschläge und ihre Umwandlung in Rechnungen Schreibe ein Angebot, halte fest, ob der Kunde es angenommen hat, und wandle es ganz oder nur einzelne Positionen in einen Rechnungsentwurf um.
Verträge und Lieferscheine Halten Sie Liefervereinbarungen mit Daten, Status und verknüpften Rechnungen fest und erfassen Sie jede Lieferung als Lieferschein von Entwurf bis Zugestellt.
PDF-Vorschau, Teilen, Als Kunde ansehen und der PDF-Editor Sieh dir eine Rechnung als fertiges PDF an, drucke oder teile sie, markiere Entwürfe als versendet, prüfe die Kundensicht und korrigiere Wörter in PDFs.

PDF-Design

PDF-Vorlagen, Farbpaletten und Schriftarten Wähle eines von zwölf Rechnungsdesigns, färbe es mit einer eigenen Palette um, wechsle das Layout für gemischte Steuersätze und lege die PDF-Schriftarten fest.
Editor für eigene Vorlagen Bauen Sie Ihr eigenes Rechnungslayout aus 25 Galerie-Vorlagen oder von Grund auf, gestalten Sie jedes Element, beschränken Sie es auf Profile und nutzen Sie es.

Zahlungen, Gebühren & Währungen

Zahlungen, Teilzahlungen und fälliger Betrag Erfasse Anzahlungen und Raten zu einer Rechnung, verfolge den Restbetrag und drucke einen Zahlungsplan auf das PDF, damit Kunden wissen, was wann fällig ist.
Verzugsgebühren auf überfällige Rechnungen Lege eine Verzugsgebühr-Richtlinie einmal fest, verschärfe sie für einen Spätzahler und erlasse, berechne oder erfasse jede Gebühr auf der Rechnung.
Wiederkehrende Rechnungen und Abrechnungszeitpläne Richten Sie wöchentliche, monatliche oder jährliche Zeitpläne ein, damit Invoice Flow jede Rechnung als Entwurf anlegt, und pausieren oder beenden Sie sie.
Währungen, Wechselkurse und Steuern Rechnen Sie in mehreren Währungen ab, pflegen Sie Wechselkurse online oder manuell, setzen Sie Steuersätze pro Position und drucken Sie PDFs in Kundensprache.

Projekte, Zeit & Ausgaben

Projekte und Meilensteine Fassen Sie Angebot und Rechnungen eines Auftrags in einem Projekt zusammen, planen Sie Meilensteine mit Budget und Termin und sehen Sie, was noch offen ist.
Zeiterfassung und Abrechnung nach Stunden Erfassen Sie Arbeitszeit live oder von Hand, legen Sie je Sitzung einen Stundensatz fest und machen Sie offene Stunden zu Rechnungspositionen.
Ausgaben, Belege und Weiterberechnung von Kosten Erfasse Kraftstoff, Material und andere Kosten nach Kategorie, hänge Belegfotos an, markiere Einkäufe als abrechenbar und hole sie auf eine Kundenrechnung.
Unterschriften und Kundenabnahme vor Ort Zeichnen Sie Ihre Unterschrift einmal, hängen Sie sie an jede Rechnung und lassen Sie Kunden auf Ihrem Telefon unterschreiben, beides erscheint auf dem PDF.

Versand & Automatisierung

Rechnungen per E-Mail senden Schreiben Sie E-Mail-Vorlagen mit Platzhaltern, senden Sie den Text per Mail-App oder SMTP, teilen Sie das PDF und markieren Sie die Rechnung als versendet.
Zahlungserinnerungen und Automatisierungsregeln Schalten Sie lokale Zahlungserinnerungen ein, legen Sie die Tage vor und nach der Fälligkeit fest und erfahren Sie, was Automatisierungsregeln heute können.

Analysen & Berichte

Analysen, Dashboard-Karten und Berichte Lesen Sie die Geldkarten des Dashboards, wählen Sie in Analysen einen Zeitraum für Umsatz und Top-Kunden und nutzen Sie Berichte für sechs Monate.

Ihre Daten

Sicherung, Wiederherstellung, Export und Bankimport Sichern Sie alles als ZIP oder JSON, ziehen Sie auf ein neues Telefon um, gleichen Sie Kontoauszüge ab und exportieren Sie für Xero, QuickBooks oder 1C.