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Benutzerhandbuch

PDF-Vorlagen, Farbpaletten und Schriftarten

Wähle eines von zwölf Rechnungsdesigns, färbe es mit einer eigenen Palette um, wechsle das Layout für gemischte Steuersätze und lege die PDF-Schriftarten fest.

Aktualisiert: 2026-09-09

Jede Rechnung, jedes Angebot und jeder Lieferschein, den du in Invoice Flow erzeugst, wird aus denselben Daten von einem von zwölf eingebauten Seitendesigns gezeichnet. Das Design entscheidet, wo Logo, Titel, Adressen und Summen sitzen; eine Farbpalette entscheidet, welche Farbe Kopfleiste, Tabellenkopf und Beschriftungen annehmen; und eine separate Schrifteinstellung entscheidet über Schriftart und Gewicht von Titel, Tabellenköpfen, Fließtext und Notizen. Alle drei sind unabhängig, du kannst also ein Design behalten und nur seine Farben ändern, oder die Farben behalten und ein anderes Design ausprobieren, ohne die Rechnung selbst anzufassen.

Diese Anleitung folgt Mara Vos von Vos & Linden Architecten, einem Zwei-Personen-Architekturstudio an der Herengracht in Amsterdam. Ihre Rechnung VL-2026-031 stellt Brouwer Vastgoed B.V. die zweite Phase einer Grachtenhaus-Sanierung in Rechnung, in Euro mit 21 % Mehrwertsteuer. Du wirst diese eine Rechnung viermal gerendert sehen, sodass die Unterschiede zwischen Designs und Paletten leicht zu vergleichen sind.

Was du auf dem Bildschirm siehst

Designentscheidungen finden an zwei Orten statt. Die Wahl für ein einzelnes Dokument wird im Rechnungseditor getroffen: Scrolle unter die Karte Zahlungsoptionen (Payment Options), und du findest eine Karte mit dem Titel Vorlage auswählen (Select Template), deren Untertitel das aktuelle Design und die Palette zeigt, zum Beispiel Elegant — sand. Ein Tipp darauf öffnet den Bildschirm Vorlage auswählen mit drei Abschnitten: Design, Farbpalette (Color Palette) und Layout, sowie einer Schaltfläche Speichern (Save) oben rechts. Direkt darüber sitzt die Karte Rechnungssprache (Invoice Language), die die Sprache der gedruckten Beschriftungen für dieses eine Dokument ändert.

Rechnungseditor der Invoice Flow App, gescrollt zur Karte Rechnungssprache mit App-Sprache und zur Karte Vorlage auswählen mit Elegant — sand, über den Feldern Notizen und Zahlungsbedingungen
Das Design eines Dokuments wird über die Karte Vorlage auswählen in seinem Editor gewählt.

Der zweite Ort sind die Einstellungen (Settings). Die Zeile PDF-Vorlagen (PDF templates) (Untertitel „Eigene Layouts erstellen und verwalten“) öffnet einen Bildschirm mit drei Tabs: Meine (Mine) für Layouts, die du selbst gebaut hast, Galerie (Gallery) für 25 Startlayouts, die du in jeder Palette in der Vorschau ansehen und im Editor für eigene Vorlagen öffnen kannst, und Paletten (Palettes), wo du eigene Farbsets erstellst. Die Zeile Schriftarten (Fonts) (Untertitel „Typografie für Oberfläche und Dokumente“) öffnet einen Bildschirm mit einem Tab Oberfläche (Interface) für die App selbst und einem Tab Dokumente (Documents) für PDFs.

Eine Unterscheidung ist wichtig, bevor du beginnst. Die zwölf Designs im Bildschirm Vorlage auswählen sind feste Renderer; du wählst eines und färbst es um. Die 25 Karten im Tab Galerie sind Ausgangspunkte für den Editor für eigene Vorlagen, der eine andere Funktion ist und in einer eigenen Anleitung behandelt wird. Das Wählen einer Palette in der Galerie färbt nur die Vorschauen dort um; es ändert die Palette keiner Rechnung.

So wählst du Design und Palette für eine Rechnung

  1. Öffne die Rechnung im Editor, scrolle nach unten zur Karte Vorlage auswählen und tippe darauf.
  2. Tippe unter Design auf eine der zwölf Karten. Die ausgewählte Karte bekommt einen dicken Rand und ein Häkchen, und die Palette darunter springt auf die Standardfarben dieses Designs.
  3. Tippe unter Farbpalette auf einen der zehn Chips, um den Standard zu überschreiben. Der gewählte Chip zeigt ein weißes Häkchen in seinem Farbkreis.
  4. Lass unter Layout Standard ausgewählt, es sei denn, die Rechnung mischt Steuersätze (siehe nächster Abschnitt).
  5. Tippe oben rechts auf Speichern. Zurück im Editor aktualisiert sich der Untertitel der Karte, zum Beispiel auf Elegant — sand.
  6. Speichere die Rechnung mit Änderungen speichern (Save Changes) (oder Entwurf speichern (Save Draft)); das Design wird auf der Rechnung gespeichert und bei jeder Vorschau oder jedem Teilen verwendet.
Bildschirm Vorlage auswählen der Invoice Flow App mit einem dreispaltigen Design-Raster aus zwölf Karten namens Clean, Professional, Bold, Elegant, Compact, Modern, Classic, Creative, Minimal, Contractor, Striped und Installment; Elegant ist ausgewählt und Installment ist abgedunkelt mit einem kleinen Badge split
Das Design-Raster; Installment ist abgedunkelt, weil diese Rechnung eine einzelne Zahlung verwendet.
Bildschirm Vorlage auswählen der Invoice Flow App, gescrollt zum Abschnitt Farbpalette mit zehn Chips, Sand mit Häkchen ausgewählt, und dem Abschnitt Layout mit gewähltem Chip Aufschlüsselung mehrerer Steuern
Zehn Paletten und die zwei Layout-Chips sitzen unter dem Raster.

Jede Karte im Raster ist eine Miniaturseite mit einem Kopfband in der Standardfarbe des Designs. Wenn eine Karte halbtransparent mit einem winzigen Badge geteilt (split) oder einmalig (single) gezeichnet ist, ist das Design auf den anderen Zahlungsmodus abgestimmt. Nur Installment trägt ein solches Badge; jedes andere Design passt zu einzelnen wie geteilten Zahlungen. Eine abgedunkelte Karte ist trotzdem auswählbar.

Die vier PDFs unten sind dieselbe Rechnung VL-2026-031, bei der nichts außer Design und Palette geändert wurde.

PDF der Rechnung VL-2026-031 der Invoice Flow App im Design Clean mit der Palette Ocean: Logo und Firmenblock links, ein großer blauer INVOICE-Titel rechts, eine hellblaue Bill-To-Box und ein blauer Tabellenkopf
Clean mit Ocean, der Standard für eine neue Rechnung.
PDF derselben Rechnung der Invoice Flow App im Design Professional mit der Palette Charcoal: dunkle Kopfleiste über die volle Breite mit Logo und Firmenname, Spalten FROM und Bill To nebeneinander und ein grauer Streifen mit Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum und Status
Professional mit Charcoal.
PDF derselben Rechnung der Invoice Flow App im Design Elegant mit der Palette Sand: zentrierter brauner INVOICE-Titel mit der Nummer darunter, dünne graue Linien, Absender links und Kunde rechts, und ein brauner Tabellenkopf
Elegant mit Sand, die eigene Wahl des Studios.
PDF derselben Rechnung der Invoice Flow App im Design Modern mit der Palette Plum: großer lila INVOICE-Titel rechts, ein lila Balken neben dem Bill-To-Block und eine blasslila abgerundete Box um die Summen
Modern mit Plum.

Die Tabelle unten beschreibt jedes Design so, wie es mit seiner Standardpalette tatsächlich gerendert wird.

DesignStandardpaletteWie es auf der Seite aussieht
CleanOceanLogo und Firmenblock oben links, großer farbiger INVOICE-Titel mit Nummer und Daten oben rechts, getönte Bill-To-Box, farbiger Tabellenkopf.
ProfessionalCharcoalDunkle Kopfleiste über die volle Breite mit Logo, Firmenname und Rechnungsnummer; FROM und Bill To nebeneinander; grauer Streifen mit Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum und Status.
BoldPlumGroßer gefüllter, abgerundeter Kopfblock mit den Firmendaten in Weiß darin; Bill To unter einer farbigen Linie; dicke farbige Linie unter den Summen.
ElegantForestZentrierter INVOICE-Titel mit der Nummer darunter und einer Linie darunter; Absender links, Kunde rechtsbündig; eine Datumszeile zwischen dünnen Linien; Notizen und Bedingungen in zwei Spalten.
CompactCharcoalZweizeilige Kopfzeile mit nur E-Mail und Telefon; kleine Spalten FROM und Bill To; durchgehend kleinere Schrift, damit lange Rechnungen auf weniger Seiten passen.
ModernOceanGroßer farbiger INVOICE-Titel rechts, ein farbiger Balken am linken Rand des Bill-To-Blocks und die Summen in einer abgerundeten getönten Box.
ClassicOceanZentrierter Titel über einer Doppellinie, eine Datumszeile, FROM und Bill To in gerahmten Boxen, Notizen und Bedingungen in einer grauen Box.
CreativeSunsetFarbiger senkrechter Streifen am linken Rand, INVOICE als Badge gedruckt, Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum rechts gestapelt, gerahmte Summenbox, farbiger Balken neben den Notizen.
MinimalCharcoalSehr großer Firmenname, kleine graue Kontaktzeilen, dünne graue Linien und keine Farbe außer dem Tabellenkopf.
ContractorForestTitel lautet CONTRACTOR INVOICE; ein getönter Streifen enthält Invoice #, Issue Date, Due Date und die Zahlungsbedingungen; Bill To mit farbigem linken Balken.
StripedOceanAbgerundeter farbiger Kopfblock mit einer dünnen Akzentlinie darunter; kleine getönte Tags FROM und Bill To; Akzentlinie unter der Tabelle; getönte Notizbox.
InstallmentForestGleiche Form wie Clean mit kompakter Kopfzeile; gebaut für geteilte Zahlungen, bei denen der Zahlungsplan und seine Badges vor den Notizen gedruckt werden.

So verwendest du das Layout für mehrere Steuern

Jedes Design hat zwei Layoutvarianten. Standard druckt eine Steuerzeile in den Summen. Aufschlüsselung mehrerer Steuern (Multi-Tax Breakdown) druckt eine Zeile pro unterschiedlichem Satz plus eine Zeile Steuer gesamt (Total Tax), was ein Buchhalter erwartet, wenn eine Rechnung etwa 21 % Dienstleistungen und 9 % Waren mischt.

  1. Scrolle im Bildschirm Vorlage auswählen zum Abschnitt Layout.
  2. Tippe auf Aufschlüsselung mehrerer Steuern; der Chip füllt sich und zeigt ein Häkchen.
  3. Tippe auf Speichern und speichere dann die Rechnung.
  4. Öffne PDF-Vorschau (Preview PDF) aus der Rechnung, um den Summenblock zu prüfen.

Du brauchst diesen Schalter nicht zwingend: Wann immer die Positionen mehr als einen unterschiedlichen Steuersatz tragen, wird die Aufschlüsselungstabelle ohnehin gedruckt, auch mit ausgewähltem Standard. Die Wahl von Aufschlüsselung mehrerer Steuern erzwingt die Aufschlüsselung auch für Rechnungen mit einem einzigen Satz, was manche Kunden der Einheitlichkeit halber bevorzugen.

So baust du deine eigene Palette

Die zehn eingebauten Paletten decken die meisten Marken ab, aber ein Studio mit eigenen Farben kann eine Palette aus sechs Rollen definieren: Primär (Primary), Sekundär (Secondary), Akzent (Accent), Kopfzeilen-Hintergrund (Header background), Kopfzeilentext (Header text) und Dezenter Hintergrund (Subtle background). Das Erstellen einer Palette ist eine Pro-Funktion; die Plus-Schaltfläche öffnet bei einem kostenlosen Konto die Bezahlschranke.

  1. Öffne Einstellungen, tippe auf PDF-Vorlagen und dann auf den Tab Paletten.
  2. Tippe auf die Schaltfläche +. Das Blatt Palette bearbeiten (Edit palette) öffnet sich mit den Ocean-Farben und dem Namen Meine Palette (My palette) vorbelegt.
  3. Ersetze den Namen in Palettenname (Palette name).
  4. Tippe auf das quadratische Farbfeld neben einer Rolle, zum Beispiel Primär, und wähle im Dialog Farbe wählen (Pick color) eine Farbe. Der Hex-Wert unter der Beschriftung aktualisiert sich.
  5. Wiederhole das für die anderen Rollen, die du ändern möchtest, und tippe dann auf Speichern.
  6. Um sie später zu ändern, tippe auf die Palettenzeile; um sie zu entfernen, tippe auf das Papierkorbsymbol in der Zeile.
Tab Paletten der Invoice Flow App mit einer gespeicherten Palette namens Studio graphite und geöffnetem Blatt Palette bearbeiten, das Primär #FF455A64, Sekundär #FF616161, Akzent #FFE64A19, Kopfzeilen-Hintergrund, Kopfzeilentext und Dezenter Hintergrund mit Farbfeldern und den Schaltflächen Abbrechen und Speichern auflistet
Sechs Farbrollen bilden eine eigene Palette.
Dialog Farbe wählen der Invoice Flow App mit einem Sechs-mal-vier-Raster aus vierundzwanzig Farbfeldern von Rot und Pink über Blau- und Grüntöne bis zu Braun, Grau, Schwarz und Weiß, mit einer Schaltfläche Abbrechen
Die Farbauswahl bietet 24 feste Farbfelder.

Maras Palette „Studio graphite“ verwendet ein Blaugrau als Primärfarbe, ein Mittelgrau als Sekundärfarbe und ein gebranntes Orange als Akzent, das zum Studiologo passt. Einmal gespeichert, erscheint sie am Ende des Palettenstreifens im Tab Galerie, nach einer dünnen Trennlinie, die sie von den zehn eingebauten trennt. Tippe sie dort an, und jedes Startlayout wird in deinen Farben neu gezeichnet, was der schnellste Weg ist, zu beurteilen, wie sich eine Markenfarbe auf einer Seite verhält, bevor du dich auf ein eigenes Layout festlegst.

Bildschirm PDF-Vorlagen der Invoice Flow App im Tab Galerie mit ausgewählter Kategorie Elegant; der Palettenstreifen zeigt Mono, Sand, eine Trennlinie und den hervorgehobenen eigenen Chip Studio graphite, und vier Vorschaubilder namens Zentriert, Boutique, Symmetrisch und Luftig sind in Blaugrau gezeichnet
Die Galerie, umgefärbt mit der eigenen Palette; jede Karte öffnet den Editor für eigene Vorlagen.
Eigene Paletten werden nur im Galeriestreifen angeboten. Der Abschnitt Farbpalette des Bildschirms Vorlage auswählen listet die zehn eingebauten Paletten und sonst nichts, sodass eine eigene Palette nur über ein aus der Galerie gebautes eigenes Layout in ein PDF gelangt.

So änderst du die Schriftarten in deinen PDFs

Schriftarten sind eine globale Einstellung, keine pro Rechnung: Was du unter Dokumente wählst, gilt für jedes PDF, das du von da an erzeugst, mit jedem Design und jeder Palette.

  1. Öffne Einstellungen, tippe auf Schriftarten und dann auf den Tab Dokumente.
  2. Tippe unter Schriftfamilie (Font Family) auf eine der acht Zeilen: Systemstandard (System Default), Noto Sans, Noto Serif, Roboto, Open Sans, Lato, PT Sans oder Merriweather. Jede Zeile ist in ihrer eigenen Schrift gesetzt, und die ausgewählte zeigt ein Häkchen.
  3. Scrolle zur Karte Rechnungstitel (Invoice Title) und ziehe den Regler Skalierung (Scale); der Prozentsatz rechts und die INVOICE-Vorschau ändern sich beim Ziehen.
  4. Tippe auf die Umschalter B, I, U oder S, um dieser Textrolle fett, kursiv, unterstrichen oder durchgestrichen hinzuzufügen.
  5. Mache dasselbe in den Karten Tabellenkopf (Table Headers), Fließtext (Body Text) und Notizen & Bedingungen (Notes & Terms). Änderungen werden gespeichert, während du sie vornimmst; es gibt keine Schaltfläche Speichern.
Bildschirm Schriftarten der Invoice Flow App im Tab Dokumente mit Systemstandard, Noto Sans, Noto Serif (mit Häkchen ausgewählt), Roboto, Open Sans, Lato, PT Sans und Merriweather, jede in ihrer eigenen Schrift gezeichnet, mit der darunter beginnenden Karte Rechnungstitel bei 120 % Skalierung
Jede Familienzeile zeigt sich selbst als Vorschau; hier ist Noto Serif ausgewählt.
Tab Dokumente des Bildschirms Schriftarten der Invoice Flow App, gescrollt zur Karte Rechnungstitel bei 120 % mit aktivem B und einer Serifen-INVOICE-Vorschau, der Karte Tabellenkopf bei 100 % fett und der Karte Fließtext bei 100 % mit einer Serifen-Beispielzeile
Skalierung, vier Stilumschalter und eine Live-Vorschau pro Textrolle.

Die vier Rollen haben sinnvolle Standards: Titel und Tabellenköpfe sind fett bei 100 %, Fließtext ist regulär bei 100 %, und Notizen und Bedingungen sind kursiv bei 90 %. Die Skalierungsregler reichen in den Dokumentkarten von 70 % bis 150 %. Der Tab Oberfläche ist getrennt; seine Familienliste ist dieselbe, aber seine Regler Skalierung und Symbolgröße (Icon Size) wirken nur auf die App-Bildschirme und nie auf das PDF.

Regeln und Details

Tipps

Entscheide das Design einmal und lass es weiterlaufen: Eine duplizierte Rechnung und ein in eine Rechnung umgewandeltes Angebot verwenden beide Design und Palette des Quelldokuments wieder, sodass du den Bildschirm Vorlage auswählen nach dem ersten Dokument für einen Kunden selten brauchst.
Drucke eine Testseite, bevor du dich auf Charcoal oder Mono festlegst. Dunkle Paletten wirken auf dem Bildschirm scharf, verbrauchen aber in einer Kopfzeile über die volle Breite wie bei Professional oder Bold viel Toner; Clean, Elegant und Minimal verwenden Farbe nur auf dünnen Elementen.
Wenn der Buchhalter eines Kunden die Mehrwertsteuer je Satz verlangt, stelle diese eine Rechnung auf Aufschlüsselung mehrerer Steuern um, statt zu ändern, wie du Positionen eingibst. Die Einstellung gilt pro Dokument, und die anderen Rechnungen bleiben, wie sie sind.
Belasse die Dokumentschrift bei 100 % und verwende stattdessen die Titelskalierung, wenn du eine kräftigere Seite möchtest. Das Vergrößern des Fließtexts schiebt lange Beschreibungen in zusätzliche Zeilen und kann aus einer einseitigen Rechnung zwei machen.

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