Gebruikershandleiding

PDF-sjablonen, kleurenpaletten en lettertypes

Kies een van de twaalf factuurontwerpen, kleur het met een eigen palet, wissel de lay-out voor gemengde btw en stel de lettertypes in.

Bijgewerkt: 2026-09-09

Elke factuur, offerte of pakbon die je in Invoice Flow genereert, wordt uit dezelfde gegevens getekend door een van twaalf ingebouwde pagina-ontwerpen. Het ontwerp bepaalt waar het logo, de titel, de adressen en de totalen staan; een kleurenpalet bepaalt welke kleur de koptekstbalk, de tabelkop en de labels krijgen; en een aparte lettertype-instelling bepaalt het lettertype en het gewicht van de titel, de tabelkoppen, de hoofdtekst en de notities. Alle drie staan los van elkaar, dus je kunt één ontwerp behouden en alleen de kleuren wijzigen, of de kleuren behouden en een ander ontwerp proberen, zonder de factuur zelf aan te raken.

Deze gids volgt Mara Vos van Vos & Linden Architecten, een architectenbureau van twee personen aan de Herengracht in Amsterdam. Haar factuur VL-2026-031 factureert Brouwer Vastgoed B.V. voor de tweede fase van een grachtenpandrenovatie, in euro’s met 21% btw. Je ziet die ene factuur vier keer weergegeven, zodat de verschillen tussen ontwerpen en paletten goed te vergelijken zijn.

Wat je op het scherm ziet

Ontwerpkeuzes wonen op twee plekken. De keuze voor één document maak je in de factuureditor: scrol onder de kaart Betaalopties (Payment Options) en je vindt een kaart Sjabloon selecteren (Select Template) waarvan de ondertitel het huidige ontwerp en palet toont, bijvoorbeeld Elegant — sand. Tik erop en het scherm Sjabloon selecteren opent met drie secties: Ontwerp, Kleurenpalet en Lay-out, en rechtsboven een knop Opslaan. Net erboven staat de kaart Factuurtaal (Invoice Language), die de taal van de afgedrukte labels voor dit ene document wijzigt.

De factuureditor van de app Invoice Flow gescrold naar de kaart Invoice Language met App Language en de kaart Select Template met Elegant — sand, boven de velden Notes en Payment Terms — Het ontwerp van een document kies je in de kaart Sjabloon selecteren in de editor.

De tweede plek is Instellingen. De rij PDF-sjablonen (ondertitel “Maak en beheer je eigen lay-outs”) opent een scherm met drie tabbladen: Mijne voor lay-outs die je zelf hebt gebouwd, Galerij voor 25 startlay-outs die je in elk palet kunt bekijken en in de aangepaste editor kunt openen, en Paletten waar je je eigen kleurensets maakt. De rij Lettertypes (ondertitel “Typografie van interface en documenten”) opent een scherm met een tabblad Interface voor de app zelf en een tabblad Documenten voor PDF’s.

Eén onderscheid is belangrijk voordat je begint. De twaalf ontwerpen in het scherm Sjabloon selecteren zijn vaste renderers; je kiest er een en kleurt hem opnieuw. De 25 kaarten op het tabblad Galerij zijn startpunten voor de editor voor aangepaste sjablonen, een andere functie die in een eigen gids wordt behandeld. Een palet in de galerij kiezen kleurt alleen de voorbeelden daar opnieuw; het wijzigt het palet van geen enkele factuur.

Zo kies je een ontwerp en een palet voor een factuur

Open de factuur in de editor, scrol omlaag naar de kaart Sjabloon selecteren en tik erop.
Tik onder Ontwerp op een van de twaalf kaarten. De gekozen kaart krijgt een dikke rand en een vinkje, en het palet eronder springt naar de standaardkleuren van dat ontwerp.
Tik onder Kleurenpalet op een van de tien chips om de standaard te overschrijven. De gekozen chip toont een wit vinkje in zijn kleurcirkel.
Laat onder Lay-out de optie Standaard geselecteerd, tenzij de factuur btw-tarieven mengt (zie de volgende sectie).
Tik rechtsboven op Opslaan. Terug in de editor wordt de ondertitel van de kaart bijgewerkt, bijvoorbeeld naar Elegant — sand.
Sla de factuur op met Wijzigingen opslaan (of Concept opslaan); het ontwerp wordt op de factuur bewaard en gebruikt telkens wanneer je hem bekijkt of deelt.

Het scherm Select Template van de app Invoice Flow met een raster Design van drie kolommen en twaalf kaarten genaamd Clean, Professional, Bold, Elegant, Compact, Modern, Classic, Creative, Minimal, Contractor, Striped en Installment; Elegant is geselecteerd en Installment is gedimd met een kleine badge split — Het raster Ontwerp; Installment is gedimd omdat deze factuur één betaling gebruikt.

Het scherm Select Template van de app Invoice Flow gescrold naar de sectie Color Palette met tien chips, Sand geselecteerd met een vinkje, en de sectie Layout met de chip Multi-Tax Breakdown gekozen — Tien paletten en de twee lay-outchips staan onder het raster.

Elke kaart in het raster is een miniatuurpagina met een koptekstband in de standaardkleur van het ontwerp. Wordt een kaart half doorzichtig getekend met een klein label split of single, dan is het ontwerp op de andere betaalmodus afgestemd. Alleen Installment draagt zo’n label; elk ander ontwerp past bij zowel enkele als gesplitste betalingen. Een gedimde kaart kun je nog steeds kiezen.

De vier PDF’s hieronder zijn dezelfde factuur VL-2026-031, waarbij niets is veranderd behalve het ontwerp en het palet.

Clean met Ocean, de standaard voor een nieuwe factuur.

Professional met Charcoal.

De PDF van dezelfde factuur uit de app Invoice Flow in het ontwerp Elegant met het palet Sand: gecentreerde bruine titel INVOICE met het nummer eronder, dunne grijze lijnen, afzender links en klant rechts, en een bruine tabelkop — Elegant met Sand, de eigen keuze van het bureau.

De PDF van dezelfde factuur uit de app Invoice Flow in het ontwerp Modern met het palet Plum: grote paarse titel INVOICE rechts, een paarse balk naast het blok Bill To en een lichtpaars afgerond vak rond de totalen — Modern met Plum.

De tabel hieronder beschrijft elk ontwerp zoals het daadwerkelijk met zijn standaardpalet wordt weergegeven.

Ontwerp	Standaardpalet	Hoe het er op de pagina uitziet
Clean	Ocean	Logo en bedrijfsblok linksboven, grote gekleurde titel INVOICE met nummer en datums rechtsboven, getint vak Bill To, gekleurde tabelkop.
Professional	Charcoal	Schermbrede donkere koptekstbalk met logo, bedrijfsnaam en factuurnummer; FROM en Bill To naast elkaar; grijze strook met factuurdatum, vervaldatum en status.
Bold	Plum	Groot gevuld, afgerond koptekstblok met de bedrijfsgegevens in wit erin gedrukt; Bill To onder een gekleurde lijn; dikke gekleurde lijn onder de totalen.
Elegant	Forest	Gecentreerde titel INVOICE met het nummer eronder en een lijn eronder; afzender links, klant rechts uitgelijnd; een datumrij tussen dunne lijnen; notities en voorwaarden in twee kolommen.
Compact	Charcoal	Koptekst van twee regels met alleen e-mail en telefoon; kleine kolommen FROM en Bill To; overal kleinere letters zodat lange facturen op minder pagina’s passen.
Modern	Ocean	Grote gekleurde titel INVOICE rechts, een gekleurde balk langs de linkerrand van het blok Bill To, en de totalen in een afgerond getint vak.
Classic	Ocean	Gecentreerde titel boven een dubbele lijn, een datumrij, FROM en Bill To in omkaderde vakken, notities en voorwaarden in een grijs vak.
Creative	Sunset	Gekleurde verticale strook langs de linkermarge, INVOICE als badge afgedrukt, factuur- en vervaldatum rechts onder elkaar, omkaderd totalenvak, gekleurde balk naast de notities.
Minimal	Charcoal	Zeer grote bedrijfsnaam, kleine grijze contactregels, dunne grijze lijnen en geen kleur behalve de tabelkop.
Contractor	Forest	De titel luidt CONTRACTOR INVOICE; een getinte strook bevat Invoice #, Issue Date, Due Date en de betalingsvoorwaarden; Bill To met een gekleurde balk links.
Striped	Ocean	Afgerond gekleurd koptekstblok met daaronder een dunne accentlijn; kleine getinte labels FROM en Bill To; accentlijn onder de tabel; getint notitievak.
Installment	Forest	Dezelfde opzet als Clean met een compacte koptekst; gemaakt voor gesplitste betalingen, waarbij het betalingsschema en de bijbehorende badges vóór de notities worden afgedrukt.

Zo gebruik je de lay-out met btw-uitsplitsing

Elk ontwerp heeft twee lay-outvarianten. Standaard drukt één btw-regel in de totalen af. Btw-uitsplitsing (Multi-Tax Breakdown) drukt één regel per afzonderlijk tarief af plus een regel Totaal btw, wat een boekhouder verwacht wanneer een factuur bijvoorbeeld 21% diensten en 9% goederen mengt.

Scrol in het scherm Sjabloon selecteren naar de sectie Lay-out.
Tik op Btw-uitsplitsing; de chip vult zich en toont een vinkje.
Tik op Opslaan en sla daarna de factuur op.
Open PDF-voorbeeld vanaf de factuur om het totalenblok te controleren.

Strikt genomen heb je deze schakelaar niet nodig: zodra de regels meer dan één afzonderlijk btw-tarief dragen, wordt de uitsplitsingstabel toch afgedrukt, zelfs met Standaard geselecteerd. Btw-uitsplitsing kiezen dwingt de uitsplitsing ook af voor facturen met één tarief, wat sommige klanten prettiger vinden vanwege de consistentie.

Zo bouw je je eigen palet

De tien ingebouwde paletten dekken de meeste merken, maar een bureau met eigen kleuren kan een palet definiëren op basis van zes rollen: Primair, Secundair, Accent, Koptekstachtergrond, Koptekst en Subtiele achtergrond. Een palet maken is een Pro-functie; bij een gratis account opent de plusknop de betaalmuur.

Open Instellingen, tik op PDF-sjablonen en daarna op het tabblad Paletten.
Tik op de knop +. Het blad Palet bewerken (Edit palette) opent met de kleuren van Ocean en de naam My palette ingevuld.
Vervang de naam in Paletnaam.
Tik op het vierkante staal naast een rol, bijvoorbeeld Primair, en kies een kleur in het dialoogvenster Kleur kiezen (Pick color). De hexwaarde onder het label wordt bijgewerkt.
Herhaal dit voor de andere rollen die je wilt wijzigen en tik daarna op Opslaan.
Wil je het later wijzigen, tik dan op de paletrij; verwijderen doe je met het prullenbakpictogram op de rij.

Het tabblad Palettes van de app Invoice Flow met een opgeslagen palet Studio graphite en het blad Edit palette open, met Primary #FF455A64, Secondary #FF616161, Accent #FFE64A19, Header background, Header text en Subtle background met kleurstalen en de knoppen Cancel en Save — Zes kleurrollen vormen samen een aangepast palet.

Het dialoogvenster Pick color van de app Invoice Flow met een raster van zes bij vier met vierentwintig kleurstalen, van rood en roze via blauw en groen tot bruin, grijs, zwart en wit, met een knop Cancel — De kleurkiezer biedt 24 vaste stalen.

Mara’s palet “Studio graphite” gebruikt een blauwgrijze primaire kleur, een middengrijze secundaire kleur en een oranjebruin accent dat bij het logo van het bureau past. Eenmaal opgeslagen verschijnt het aan het einde van de paletstrook op het tabblad Galerij, achter een dunne scheidingslijn die het van de tien ingebouwde scheidt. Tik het daar aan en elke startlay-out wordt in jouw kleuren opnieuw getekend, de snelste manier om te beoordelen hoe een merkkleur zich op een pagina gedraagt voordat je je aan een aangepaste lay-out vastlegt.

Het scherm PDF templates van de app Invoice Flow op het tabblad Gallery met de categorie Elegant geselecteerd; de paletstrook toont Mono, Sand, een scheidingslijn en de aangepaste chip Studio graphite gemarkeerd, en vier miniaturen genaamd Centered, Boutique, Symmetric en Airy zijn in blauwgrijs getekend — De galerij opnieuw gekleurd met het aangepaste palet; elke kaart opent de editor voor aangepaste sjablonen.

Aangepaste paletten worden alleen in de galerijstrook aangeboden. De sectie Kleurenpalet van het scherm Sjabloon selecteren toont de tien ingebouwde paletten en niets anders, dus een aangepast palet bereikt een PDF alleen via een aangepaste lay-out die uit de galerij is gebouwd.

Zo wijzig je de lettertypes in je PDF’s

Lettertypes zijn een algemene instelling, niet een per factuur: wat je onder Documenten kiest, geldt vanaf dat moment voor elke PDF die je genereert, met elk ontwerp en palet.

Open Instellingen, tik op Lettertypes en daarna op het tabblad Documenten.
Tik onder Lettertypefamilie (Font Family) op een van de acht rijen: Systeemstandaard, Noto Sans, Noto Serif, Roboto, Open Sans, Lato, PT Sans of Merriweather. Elke rij is in het eigen lettertype gezet en de gekozen rij toont een vinkje.
Scrol naar de kaart Factuurtitel (Invoice Title) en sleep de schuifregelaar Schaal; het percentage rechts en het voorbeeld INVOICE veranderen mee.
Tik op de schakelaars B, I, U of S om vet, cursief, onderstreept of doorgehaald aan die tekstrol toe te voegen.
Doe hetzelfde in de kaarten Tabelkoppen, Hoofdtekst en Notities en voorwaarden. Wijzigingen worden direct opgeslagen; er is geen knop Opslaan.

Het scherm Fonts van de app Invoice Flow op het tabblad Documents met System Default, Noto Sans, Noto Serif (geselecteerd met een vinkje), Roboto, Open Sans, Lato, PT Sans en Merriweather, elk in het eigen lettertype gezet, met daaronder de kaart Invoice Title op 120% schaal — Elke familierij toont zichzelf als voorbeeld; hier is Noto Serif geselecteerd.

Het tabblad Documents van het scherm Fonts in de app Invoice Flow gescrold naar de kaart Invoice Title op 120% met B actief en een schreefvoorbeeld INVOICE, de kaart Table Headers op 100% vet en de kaart Body Text op 100% met een voorbeeldregel met schreef — Schaal, vier stijlschakelaars en een livevoorbeeld per tekstrol.

De vier rollen hebben verstandige standaardwaarden: de titel en tabelkoppen zijn vet op 100%, de hoofdtekst is normaal op 100%, en notities en voorwaarden zijn cursief op 90%. De schuifregelaars voor de schaal lopen in de documentkaarten van 70% tot 150%. Het tabblad Interface staat daar los van; de familielijst is dezelfde, maar de schuifregelaars Schaal en Pictogramgrootte raken alleen de schermen van de app en nooit de PDF.

Regels en details

Het ontwerp, het palet en de lay-out worden op de factuur zelf opgeslagen (velden voor sjabloon, palet en lay-outvariant). Ze op één factuur wijzigen raakt nooit een andere. Een factuur dupliceren en een offerte omzetten naar een factuur kopiëren alle drie de velden, samen met de factuurtaal; een terugkerende planning heeft zijn eigen sjablooninstelling.
Een nieuwe factuur begint als Clean met het palet Ocean en de lay-out Standaard. Een ontwerp in het raster aantikken zet het palet terug op de standaard van dat ontwerp; kies het palet dus na het ontwerp.
Verwijst een factuur naar een palet of ontwerp dat niet meer bestaat, dan valt de renderer terug op Ocean en Clean in plaats van te falen.
Een ontwerp en palet kiezen is gratis. Een aangepast palet maken vereist Pro. Bij een gratis account, of nadat de proefperiode is afgelopen, draagt elke PDF-pagina bij bekijken of delen een diagonaal grijs watermerk met de tekst “Invoice Flow APP — FREE VERSION”.
Alle tien ingebouwde paletten gebruiken witte koptekstletters en de primaire kleur als koptekstachtergrond; ze verschillen in primair, secundair, accent en de tint die voor vakken wordt gebruikt.
Een aangepast palet krijgt een unieke id en wordt opgeslagen in de voorkeuren van de app, niet in de database. Lettertype-instellingen worden op dezelfde manier bewaard. Geen van beide zit in een back-upexport (alleen de database en de instelling voor voorraadautomatisering), en verwijderen via het prullenbakpictogram op de rij gebeurt direct, zonder bevestiging en zonder terugdraaien.
De kleurkiezer heeft geen invoerveld voor hex; alleen de 24 stalen zijn te kiezen. De hex onder elke rol staat in de vorm AARRGGBB, dus #FF455A64 is de dekkende kleur 455A64.
Andere lettertypefamilies dan Systeemstandaard en Noto Sans worden gedownload zodra een PDF ze voor het eerst gebruikt, met echte vette en cursieve varianten. Mislukt de download, bijvoorbeeld offline, dan gebruikt de PDF stilletjes de meegeleverde Noto Sans; de instelling zelf blijft behouden.
Welke familie je ook kiest, Arabische, Devanagari-, Chinese, Japanse en Koreaanse tekens worden altijd uit de meegeleverde Noto-lettertypes getekend, zodat facturen met gemengde schriften nooit ontbrekende tekens tonen.
De kaart Factuurtaal in de editor biedt App-taal plus 16 talen (Engels, Russisch, Duits, Frans, Spaans, Italiaans, Portugees, Nederlands, Pools, Japans, Koreaans, Chinees, Arabisch, Hindi, Turks en Oekraïens). Die vertaalt de afgedrukte labels zoals Bill To, Subtotaal en Betalingsvoorwaarden, en de landnamen in adressen; datums houden de eigen notatie van de app aan.
De tabel Btw-uitsplitsing verschijnt zodra de lay-out daarop is ingesteld of de regels meer dan één afzonderlijk btw-tarief hebben.
Een factuur die een aangepaste lay-out van het tabblad Mijne gebruikt, negeert het ontwerp en palet die in Sjabloon selecteren zijn gekozen; de kaart in de editor toont dan Aangepaste sjabloon.

Tips

Bepaal het ontwerp één keer en laat het meelopen: zowel een gedupliceerde factuur als een offerte die naar een factuur is omgezet hergebruiken het ontwerp en palet van het bronbestand, dus na het eerste document voor een klant heb je het scherm Sjabloon selecteren zelden nog nodig.

Druk een testpagina af voordat je voor Charcoal of Mono kiest. Donkere paletten ogen scherp op het scherm, maar vragen veel toner in een schermbrede koptekst zoals bij Professional of Bold; Clean, Elegant en Minimal gebruiken kleur alleen op dunne elementen.

Vraagt de boekhouder van een klant om btw per tarief, zet dan die ene factuur op Btw-uitsplitsing in plaats van je manier van regels invoeren te wijzigen. De instelling geldt per document en de andere facturen blijven zoals ze zijn.

Houd het documentlettertype op 100% en gebruik in plaats daarvan de titelschaal wanneer je een krachtigere pagina wilt. De hoofdtekst vergroten duwt lange omschrijvingen naar extra regels en kan van een factuur van één pagina er twee maken.

Verwante gidsen

Editor voor aangepaste sjablonen om uit de galerijstarters een eigen lay-out te bouwen.
PDF-voorbeeld, delen en de PDF-editor voor wat er gebeurt nadat het ontwerp is gekozen.
Logo: vierkante en brede varianten, omdat het koptekstlogo dat een ontwerp afdrukt afhangt van de brede logovarianten die je hebt geüpload.