Gebruikershandleiding

PDF-voorbeeld, delen, Bekijk als klant en de PDF-editor

Bekijk een factuur als PDF, druk hem af of deel hem, controleer wat de klant ziet en corrigeer woorden in elke geïmporteerde PDF.

Bijgewerkt: 2026-09-09

Zodra een factuur is geschreven, blijven er drie vragen over: hoe ziet de voltooide pagina eruit, hoe komt hij bij de klant, en wat ziet de klant eigenlijk. Invoice Flow beantwoordt ze met het scherm PDF-voorbeeld (Preview PDF), dat het document weergeeft zoals de ontvanger het krijgt en de acties voor afdrukken en delen bevat, en met Bekijk als klant (View as client), een eenvoudige samenvatting van dezelfde factuur vanuit de kant van de ontvanger. Een apart hulpmiddel, de PDF-editor, opent elke PDF op de telefoon, niet alleen facturen, en laat je losse woorden vervangen, lettertypes wisselen of de ingesloten eigenschappen van het bestand wijzigen.

Deze gids volgt Odette Harlow van Harlow & Vane Interiors LLC, een interieurontwerpstudio in Denver. Haar factuur HV-2026-031 factureert Brennan Holdings voor de inrichting van een loft aan Larimer Square, 11.250 dollar in totaal, waarvan al een aanbetaling van 4.000 dollar is voldaan. Een tweede, nog conceptfactuur HV-2026-032 dekt een optionele uitbreiding met kunst en accessoires. In de PDF-editor heeft ze een meubelofferte van haar leverancier, Maison Ferrand, waarvan de statusregel van “Draft” naar “Approved” moet voordat ze hem doorstuurt.

Wat je op het scherm ziet

Open een factuur vanaf het tabblad Facturen (Documents) en je landt op het detailscherm. De brede knop onderaan, PDF-voorbeeld, opent het voorbeeld. Het overloopmenu rechtsboven (drie puntjes) van datzelfde detailscherm bevat Bekijk als klant, samen met statusacties als Markeren als betaald en Mail klant (Email client).

Het voorbeeldscherm draagt als titel het documenttype en -nummer, bijvoorbeeld Invoice HV-2026-031 (bij een offerte staat er Estimate gevolgd door het nummer). De bovenbalk heeft twee pictogrammen, een printer en een deelpijl, en alleen bij concepten een derde overloopmenu met één item: Delen en markeren als verzonden (Share & Mark as Sent). De inhoud is de weergegeven pagina op een grijze achtergrond; knijp om te zoomen en scrol door de pagina’s. De pagina die je ziet wordt bij elke opening opnieuw gegenereerd, uit de huidige factuurgegevens, het sjabloon en palet die voor die factuur zijn gekozen, je instellingen voor documentlettertypes en de factuurtaal. Er is hier geen aparte knop “opslaan naar bestand”: delen is de manier waarop een PDF de app verlaat, en het Android-deelvenster bevat ook bestandsbeheerders en clouddiensten als bestemming.

De PDF-editor is niet aan facturen gebonden. Hij staat op het tabblad Hulpmiddelen (Tools) als een kaart met een rood PDF-pictogram en opent een lijst met geïmporteerde documenten. Elk document is een kaart met de naam, een statuslabel (Geïmporteerd, Bewerken of Voltooid), een driepuntsmenu met PDF bewerken, Hernoemen, Delen en Verwijderen, en drie kleine miniaturen met de labels Origineel (blauw kader), Gemarkeerd (amber) en Definitief (groen). De amberkleurige en groene miniatuur blijven grijs met een PDF-pictogram tot je minstens één bewerking hebt toegepast. Met een ronde +-knop in de hoek importeer je een nieuwe PDF.

Zo druk je een factuur af of deel je hem

1. Open de factuur en tik op PDF-voorbeeld. Wacht tot de pagina verschijnt; de pictogrammen voor afdrukken en delen blijven uitgeschakeld tot het bestand is gegenereerd.
2. Controleer de pagina. Ziet een regel, het adres of het palet er verkeerd uit, ga dan terug, herstel het en open het voorbeeld opnieuw; het wordt elke keer opnieuw opgebouwd.
3. Tik op het printerpictogram om af te drukken. Het Android-afdrukvenster opent met de PDF, waar je een printer kiest of "Opslaan als PDF" als je telefoon dat aanbiedt.
4. Tik op het deelpictogram om te versturen. De app schrijft het bestand weg als HV-2026-031.pdf en opent het deelvenster met het onderwerp Invoice HV-2026-031 from Harlow & Vane Interiors LLC en een korte begroetende tekst al ingevuld.
5. Kies de bestemming. Mailapps nemen het onderwerp en de tekst over; berichtenapps tonen de tekst als bericht; een bestandsbeheerder of clouddienst slaat gewoon de PDF op.

Zo deel je een concept en markeer je het in één stap als verzonden

Een concept heeft geen verzenddatum en telt niet mee als openstaand. Deel je het vanuit het voorbeeld, dan kan de app de status voor je omzetten.

1. Open het concept, in het geval van Odette HV-2026-032, en tik op PDF-voorbeeld.
2. Tik rechtsboven op het driepuntsmenu. Het bevat één item, Delen en markeren als verzonden; het menu bestaat alleen zolang het document een concept is.
3. Tik erop en doorloop het deelvenster zoals gebruikelijk.
4. Wanneer het deelvenster sluit, verandert de status in Verzonden en verschijnt onderaan de melding Factuur gemarkeerd als verzonden (of Offerte gemarkeerd als verzonden). De factuur toont nu een verzenddatum en de vervaldatum begint mee te tellen voor herinneringen en aanmaningskosten.

Zo controleer je de factuur vanuit de kant van de klant

Bekijk als klant is een alleen-lezen pagina binnen de app. Het maakt geen link aan en verstuurt niets; het herhaalt de factuur zoals een ontvanger die leest, een handige laatste controle van het openstaande bedrag na deelbetalingen.

1. Tik op het factuurdetailscherm op het driepuntsmenu en kies Bekijk als klant.
2. Lees de groene banner Alleen voorbeeld — geen echte link; die herinnert je eraan dat hier niets kan worden doorgestuurd.
3. Controleer de aanhefregel. Die noemt de klant en vermeldt het nog verschuldigde bedrag en de vervaldatum, bijvoorbeeld Je hebt een betaling van $7.250,00 verschuldigd op 16 sep. 2026.
4. Controleer de kaart eronder: het factuurnummer, het volledige totaal in grote letters en, als er al geld binnen is, Betaald tot nu met het ontvangen bedrag.
5. Scrol door Regels, Notities en Betalingsvoorwaarden en gebruik daarna de terugpijl om terug te keren.

Let op het verschil met de PDF: de factuursjablonen drukken het factuurtotaal af en vermelden geen reeds ontvangen betalingen, dus de aanbetaling van 4.000 dollar verschijnt op dit scherm en in het betalingsgedeelte van het detailscherm, niet op de afgedrukte pagina.

Zo corrigeer je een woord in een geïmporteerde PDF

De PDF-editor werkt op woordniveau: je tikt op een woord, typt de vervanging, en bij het toepassen schildert de app een wit vlak over het origineel en tekent de nieuwe tekst op die plek. Naburige woorden verschuiven nooit, dus het leent zich voor het herstellen van een datum, een status, een naam of een prijs, niet voor het herschrijven van alinea’s.

1. Open Hulpmiddelen, tik op PDF-editor en tik op +. De bestandskiezer van het systeem opent gefilterd op PDF-bestanden; het gekozen bestand wordt naar de app gekopieerd en opent meteen in de editor.
2. Kijk naar de balk onder de titel. Die toont de paginateller 1 / 1, een woordteller zoals 78 words, en een rood label Geen tekst gevonden als de pagina een scan is zonder extraheerbare tekst.
3. Tik op het woord dat je wilt wijzigen. Elk woord zit onder een doorschijnend vlak; met het oogpictogram in de bovenbalk verberg of toon je die vlakken.
4. Typ in de bewerkbalk die omhoogschuift de vervanging in het veld met de hint Nieuwe tekst.... Let op het percentagelabel rechts: het vergelijkt de breedte van de nieuwe tekst met het originele vlak en wordt rood wanneer de vervanging breder is dan de beschikbare ruimte.
5. Pas zo nodig aan: Size: stapt het lettertype van 4 tot 72 pt, Spacing: maakt de letters in stappen van 0,5 krapper of ruimer, Color: biedt zeven tekstkleuren, BG: zeven lichte vullingen voor het afdekvlak, en Style: schakelt vet, cursief, onderstreept en doorgehaald.
6. Tik op het vinkpictogram (Vervangen). Het telerlabel toont nu 1 wijziging(en) in behandeling en in de bovenbalk verschijnt een knop Wijzigingen toepassen. Herhaal dit voor andere woorden; het pictogram ongedaan maken (Terugdraaien) herstelt één woord, het menu-item Alle wijzigingen wissen gooit ze allemaal weg.
7. Tik op Wijzigingen toepassen. Na de melding Wijzigingen succesvol toegepast krijgt het document de status Voltooid en worden de miniaturen Gemarkeerd en Definitief actief.

Op deze schermafbeelding is de pagina achter de woordvlakken niet weergegeven: de editor tekent hem met een native PDF-renderer die onze schermafbeeldingsopstelling niet kan draaien, dus alleen de laadindicator is zichtbaar. Op een telefoon is de offertepagina onder de vlakken te zien. De pagina hieronder is het werkelijke bestand Definitief dat de editor voor deze offerte heeft geschreven.

Zo wijzig je het lettertype van een vervanging

De eerste regel van de bewerkbalk meldt het oorspronkelijke lettertype (bijvoorbeeld PDF: Helvetica 11pt); de tweede noemt het lettertype dat werkelijk voor de nieuwe tekst wordt gebruikt. Een groen vinkje betekent dat het klaarstaat op de telefoon; een oranje waarschuwing met “(recommended)” betekent dat de app het origineel heeft toegewezen aan een Google-lettertype dat nog gedownload moet worden, met een kleine downloadknop ernaast.

1. Tik met een woord geselecteerd op het wisselpictogram aan het rechteruiteinde van de lettertyperegel (Lettertype wijzigen of Andere kiezen).
2. Kies in het blad Choose Font uit drie groepen: Original houdt de eigen lettertypenaam van de PDF aan, Standard PDF Fonts biedt Helvetica, Times-Roman en Courier, die in elke PDF-lezer zijn ingebouwd en geen download nodig hebben, en Google Fonts (download on use) toont Roboto, Open Sans, Lato, Montserrat, Poppins, Inter en andere. Een groen vinkje markeert lettertypes die al in de cache staan.
3. Tik op een lettertype. Een Google-lettertype dat nog niet in de cache staat wordt eerst gedownload (Downloading Roboto...), waarvoor een internetverbinding nodig is; daarna wordt het op het geselecteerde woord toegepast.
4. Bevestig de vervanging zoals eerder met het vinkpictogram en pas toe.

Zo bewerk je de eigenschappen van de PDF

Elke PDF draagt ingesloten eigenschappen (titel, auteur, onderwerp, trefwoorden, maker, producent) die mailprogramma’s en bestandsbeheerders tonen in plaats van de bestandsnaam.

1. Open het document in de editor en kies Metadata in het driepuntsmenu, of open het in de weergave door op een miniatuur te tikken en tik op het infopictogram.
2. Het scherm Metadata toont zes velden die uit het bestand zijn ingevuld: Titel, Auteur, Onderwerp, Trefwoorden, Maker en Producent. De offerte van Odette kwam binnen met een titel, auteur, onderwerp en maker die door de leverancier waren ingesteld.
3. Wijzig wat je nodig hebt, voeg bijvoorbeeld quotation, furniture, Larimer Square, unit 1402 toe aan Trefwoorden.
4. Tik op Opslaan. Na Metadata opgeslagen sluit het scherm; de waarden worden in het bestand Definitief geschreven.

Regels en details

Voorbeeld en delen

• Het voorbeeld wordt bij elke opening opnieuw gegenereerd uit de huidige factuur, het sjabloon, het palet, een eventueel aangepast sjabloon, je documentlettertypes en de factuurtaal. Foto’s die aan de factuur zijn gekoppeld, worden als kleine miniaturen in een sectie van de pagina getekend.
• Afdrukken en delen vereisen volledige toegang (actieve proefperiode of abonnement); zonder die toegang openen ze het abonnementsscherm. Het voorbeeld zelf is niet afgeschermd.
• Delen vult vooraf het onderwerp Factuur {number} van {company} in en een tekst in de vorm van “Hallo {client}, in de bijlage vindt u factuur {number} van {company}. Dank u!”. De ontvangende app bepaalt of ze die gebruikt.
• Delen en markeren als verzonden deelt eerst en zet daarna de status op Verzonden. Het wordt alleen bij concepten aangeboden; verzonden, betaalde of vervallen documenten tonen slechts de twee pictogrammen.
• De PDF-sjablonen drukken het factuurtotaal af. Reeds ontvangen bedragen verschijnen op het detailscherm en in Bekijk als klant, niet op de pagina.

Bekijk als klant

• Offline en alleen-lezen; er wordt niets geüpload en er bestaat geen link. Het bedrag in de kop is het resterende saldo, het grote getal is het volledige totaal, en Betaald tot nu verschijnt alleen wanneer er een betaling is vastgelegd. Notities en Betalingsvoorwaarden verschijnen alleen als de factuur ze heeft.

PDF-editor

• Wijzigingen zijn uitsluitend woordvervangingen. Afbeeldingen, logo’s, illustraties en gescande pagina’s kunnen niet worden bewerkt; bij een scan verschijnt Geen tekst gevonden. Er zijn geen teken-, annotatie-, handtekening- of paginagereedschappen.
• Toepassen levert twee bestanden op: Gemarkeerd, met een kader rond elke wijziging zodat je het kunt nakijken, en Definitief, de schone kopie om te versturen.
• Een voltooid document opnieuw openen herstelt eerdere vervangingen door pagina, woord en positie te matchen, zodat je hetzelfde bestand verder kunt corrigeren.
• De lettergrootte kan tussen 4 en 72 pt worden gestapt; de letterafstand beweegt in stappen van 0,5 in beide richtingen; beide krijgen na een wijziging een link Reset.
• Google-lettertypes worden bij het eerste gebruik gedownload en in de opslag van de app bewaard. Zonder verbinding kies je een ingebouwd lettertype, anders valt de app terug op Helvetica.
• Metadata wordt uit het originele bestand gelezen, tenzij je eerder waarden hebt opgeslagen; in dat geval worden jouw opgeslagen waarden getoond. Opslaan schrijft in het bestand Definitief (dat zo nodig uit het origineel wordt aangemaakt). Lege velden worden overgeslagen, dus je kunt een eigenschap die het bestand al draagt niet leegmaken.
• Verwijderen vraagt om bevestiging en kan niet ongedaan worden gemaakt.

Tips

Verwante gidsen

• De factuureditor: waar de regels, het sjabloon en de taal van de weergegeven pagina vandaan komen.
• Facturen per e-mail versturen: de e-mailflow in de app met sjablonen, een alternatief voor het deelvenster.
• Betalingen en openstaand bedrag: de aanbetaling vastleggen die Bekijk als klant toont als “Betaald tot nu”.
• PDF-sjablonen, paletten en lettertypes: het uiterlijk van de weergegeven pagina wijzigen.