Gebruikershandleiding

Betalingen, deelbetalingen en openstaand bedrag

Leg aanbetalingen en termijnen op een factuur vast, zie het resterende saldo krimpen en druk een betalingsschema op de PDF af.

Bijgewerkt: 2026-09-09

Niet elke factuur wordt in één keer voldaan. Een weddingplanner ontvangt maanden voor de dag een boekingsaanbetaling, in de zomer een tweede termijn en twee weken voor de ceremonie het restant. Een aannemer factureert in fases, een ontwerper vraagt de helft vooraf. Invoice Flow lost dit op met twee losse hulpmiddelen die goed samenwerken: een grootboek Betalingen op elke verzonden factuur, waarin je elk bedrag vastlegt zodra het binnenkomt en de app het resterende saldo voor je bijhoudt, en een optioneel schema Gesplitste betaling in de editor, dat de afgesproken termijnen en hun deadlines op de PDF afdrukt.

De voorbeelden hieronder volgen Willow & Vine Weddings in Bath. Hun klanten, Charlotte en Daniel, boekten een volledig planningspakket voor £6.000 inclusief btw, betaald in drie delen: 25% bij boeking, 50% acht weken vooraf en de laatste 25% twee weken voor de bruiloft.

Wat je op het scherm ziet

Open het tabblad Facturen (Documents) en tik op een factuur om het detailscherm te bereiken. Onder de totalen, notities en betalingsvoorwaarden staat een kaart met de kop Betalingen. Die verschijnt alleen bij facturen waarvan de status niet Concept of Geannuleerd is, en nooit bij offertes, omdat daar nog niets te innen valt.

De kaart bestaat uit vier delen. Een knop Vastleggen (Record) met een plusteken rechtsboven opent het formulier om een betaling vast te leggen; die verdwijnt zodra de factuur als Betaald is gemarkeerd. Een dunne voortgangsbalk laat zien welk deel van het totaal is gedekt, met het percentage ernaast. De balk is rood onder 50%, oranje vanaf 50% en groen bij 100%. Onder de balk staat een regel Betaald: in het groen en, zolang er nog iets openstaat, Resterend: in het rood. Ten slotte is er de lijst met vastgelegde betalingen, nieuwste eerst, elk met een groen vinkje, het bedrag en een grijze regel met de datum, de methode en de referentie die je hebt getypt. Een prullenbakpictogram op elke rij verwijdert die betaling. Voordat je iets vastlegt, meldt de kaart Nog geen betalingen vastgelegd.

Het factuurdetailscherm van de app Invoice Flow voor WV-2026-031 met de kaart Payments, een oranje voortgangsbalk op 75%, Paid £4,500.00 in het groen, Remaining £1,500.00 in het rood, twee vastgelegde bankoverschrijvingen en een knop Record — Na de aanbetaling en de tweede termijn toont de kaart Betalingen 75% dekking en £1.500,00 die nog moet komen.

De lijst met facturen weerspiegelt dit. Elke factuur met minstens één betaling die nog niet Betaald is, krijgt een kleine voortgangsbalk onder de klantnaam en een rode regel onder het totaal met het bedrag dat nog verschuldigd is. Het filterblad (trechterpictogram in de bovenbalk) heeft een schakelaar Gedeeltelijk betaald die de lijst beperkt tot precies deze facturen.

Het schema woont ergens anders. Scrol in de factuureditor voorbij de handtekeningtegel naar de ingeklapte kaart Betaalopties (Payment Options). Tik erop om uit te klappen en je vindt een tweewegschakelaar: Eén transactie (Single Transaction) of Gesplitste betaling (Split Payment). In de gesplitste modus definieer je de aanbetaling en de termijnen; die wordt hieronder in een eigen sectie beschreven.

Zo leg je een betaling vast

Charlotte en Daniel hebben net de laatste £1.500 per bankoverschrijving gestuurd. Zo legt de planner dat vast.

Open het tabblad Facturen en tik op factuur WV-2026-031.
Scrol naar de kaart Betalingen en tik op Vastleggen.
Controleer het veld Bedrag. Het is vooraf ingevuld met het resterende saldo, in dit geval 1500.00; typ een ander getal als de klant minder of meer heeft betaald.
Kies een Betaalmethode (Payment Method) uit de keuzelijst: Bankoverschrijving, Kaart, Contant, Cheque, PayPal, Crypto of Overig.
Tik op de datumrij als het geld op een andere dag binnenkwam. De kiezer staat alleen datums tot en met vandaag toe.
Typ de bank- of transactiereferentie in Referentienummer (Reference Number) en alles wat je wilt onthouden in Notities.
Tik op Betaling opslaan (Save Payment).

Het dialoogvenster Record Payment van de app Invoice Flow met Amount GBP 1500.00, hulptekst Remaining £1,500.00, Payment Method Bank Transfer, datum Sep 9 2026, Reference Number FPS-20260909-HAYES en een veld Notes met de tekst Final balance (25%) — Het dialoogvenster stelt het openstaande bedrag voor en kiest standaard Bankoverschrijving; alleen de referentie en notities hoef je te typen.

Bij het opslaan voegt de app de betaling toe aan het grootboek, telt alle betalingen op de factuur opnieuw op, bewaart de nieuwe betaalde en resterende bedragen en ververst de kaart. Daalt het resterende bedrag naar nul, dan slaat de factuurstatus automatisch om naar Betaald en wordt de betaaldatum op nu gezet. Omdat het laatste bedrag het gat dichtte, wordt WV-2026-031 groen zonder verdere tikken en verdwijnt de knop Vastleggen.

De kaart Payments van de app Invoice Flow op 100% met een groene voortgangsbalk, Paid £6,000.00 en drie vastgelegde bankoverschrijvingen van £1,500.00, £3,000.00 en £1,500.00 met de datums Sep 9, Jul 29 en Apr 28 2026, zonder knop Record — Drie termijnen vastgelegd, 100% gedekt, en de factuur is vanzelf op Betaald gezet.

Zo corrigeer of verwijder je een betaling

Er is geen bewerkformulier voor een opgeslagen betaling. Heb je het verkeerde bedrag getypt, verwijder dan de rij en leg de betaling opnieuw vast.

Tik op de kaart Betalingen op het prullenbakpictogram van de betaling die je wilt verwijderen.
Lees het dialoogvenster Betaling verwijderen? (Delete Payment?), dat het bedrag herhaalt, en tik op Verwijderen (of op Annuleren om hem te behouden).
Tik op Vastleggen en voer de gecorrigeerde betaling in.

Verwijderen herberekent het saldo op dezelfde manier als opslaan. Was de factuur als Betaald gemarkeerd en blijft er na de verwijdering geld openstaan, dan gaat de status terug naar Verzonden en wordt de betaaldatum gewist, zodat de factuur weer in je openstaande totalen verschijnt en de knop Vastleggen terugkomt.

Zo wijzig je de status met de hand

Met het driepuntsmenu rechtsboven op het factuurdetailscherm verplaats je een factuur tussen statussen zonder het betalingsgrootboek aan te raken. Bij een verzonden of vervallen factuur biedt het Markeren als betaald (Mark as paid) en Terugzetten naar concept (Revert to draft); bij een betaalde factuur Markeren als onbetaald (Mark as unpaid); bij een geannuleerde factuur Opnieuw activeren. Elke optie vraagt eerst om bevestiging in een dialoogvenster Status wijzigen?.

Open de factuur en tik op het driepuntsmenu in de bovenbalk.
Kies Markeren als betaald.
Lees de bevestiging ("Deze factuur als betaald markeren? Herinneringen stoppen en de totalen van de klant worden bijgewerkt.") en tik op Wijzigen.
Staan er aanmaningskosten in afwachting op de factuur, beantwoord dan de vervolgvraag of die kosten ook zijn betaald.

Het overloopmenu op het factuurdetailscherm van de app Invoice Flow bij een verzonden factuur met Mark as paid, Revert to draft, Cancel Invoice, Add late fee, Change log, Pin to list, Pin to dashboard, Email client, Client sign-off, Share as web page, View as client, Duplicate en Delete — Handmatige statuswijzigingen zitten in het overloopmenu; ze maken of verwijderen nooit betaalregels.

Gebruik Markeren als betaald wanneer de losse transacties je niet interesseren, bijvoorbeeld bij een kleine factuur die ter plekke contant wordt voldaan. Gebruik Vastleggen wanneer je het controlespoor wilt van wie wat wanneer betaalde, en laat de status volgen. De twee mengen kan, maar heeft een neveneffect dat onder Regels en details wordt uitgelegd.

Zo laat je de klant zien wat er nog openstaat

De optie Bekijk als klant (View as client) in hetzelfde menu opent een uitgeklede weergave van de factuur zoals de ontvanger die zou lezen: een aanhef, een zin met het verschuldigde bedrag en de vervaldatum, een grote kaart met het factuurnummer en het totaal, en, zodra er iets is ontvangen, een regel Betaald tot nu onder het totaal. Het is alleen een lokaal voorbeeld, gemarkeerd met een banner; het is geen link die je kunt versturen. Handig voor een snelle schermafbeelding in een chat met het bruidspaar, of gewoon om te controleren of de cijfers die je op het punt staat te mailen kloppen.

Het voorbeeld View as client van de app Invoice Flow voor Willow & Vine Weddings met de tekst Hi Charlotte Hayes & Daniel Moore, You have a payment of £1,500.00 due on Sep 12, 2026, met een kaart met WV-2026-031, £6,000.00 en Paid so far: £4,500.00 boven de regels — Het voorbeeld aan klantzijde noemt het verschuldigde bedrag, de vervaldatum en wat er al is betaald.

Zo stel je een gesplitst betalingsschema in

Het grootboek legt vast wat er werkelijk is gebeurd. Het schema vermeldt wat je hebt afgesproken. Je bouwt het in de editor, het liefst terwijl de factuur nog een concept is, en het wordt op de PDF afgedrukt onder de kop Payment Schedule. Voor de bruiloft van Amelia en Josh in maart 2027 zet de planner dezelfde 25/50/25-structuur op een factuur van £4.800.

Open de factuur in de editor en scrol omlaag naar de kaart Betaalopties; tik erop om uit te klappen.
Tik op Gesplitste betaling. Had je in de enkelvoudige modus al een QR-code of betaalknoppen toegevoegd, dan vraagt de app of die naar de eerste betaling moeten verhuizen.
Tik op + Betaling toevoegen om een deel aan te maken, open het en typ een naam in Label, bijvoorbeeld Boekingsaanbetaling.
Voer het Bedrag in. Tik op het achtervoegsel aan het einde van het veld om te wisselen tussen een vast bedrag in de factuurvaluta en een percentage van het totaal; 25 met het procentachtervoegsel wordt £1.200,00 op een factuur van £4.800.
Stel de datums Vanaf (From) en Vóór (By) in als het deel een venster of een deadline heeft. De datum Vóór staat op de ingeklapte kaart en wordt als "Pay by" op de PDF afgedrukt.
Voeg desgewenst binnen het deel een betaalmethode of QR-code toe, zodat elke termijn zijn eigen link kan dragen.
Herhaal dit voor de overige delen en houd de regel Toegewezen (Allocated) in de gaten tot die 100% toont en Resterend op nul staat.
Tik op Concept opslaan (of Opslaan).

De kaart Payment Options in de factuureditor van de app Invoice Flow in de modus Split Payment met een groene balk met Allocated: 100% (£4,800.00) | Remaining: £0.00 en drie delen: Booking deposit £1,200.00 by Sep 22 2026, Second instalment £2,400.00 by Jan 22 2027, Final balance £1,200.00 by Mar 6 2027 — Drie procentuele delen met deadlines; de balk wordt groen zodra het hele totaal is toegewezen.

De toewijzingsbalk is amberkleurig zolang de delen minder dan het totaal zijn, groen wanneer ze precies kloppen en rood als je te veel hebt toegewezen. De app belet je niet een onvolledig of te ruim schema op te slaan; de balk is een richtlijn, geen validatie.

Op de gegenereerde PDF verschijnt het schema na de notities en betalingsvoorwaarden. Elk deel is genummerd en toont het label, het uitgerekende bedrag (percentages worden met het factuurtotaal in geld omgezet) met het percentage tussen haakjes, en de datums Vanaf en Betalen vóór. Draagt een deel een QR-code of betaalknoppen, dan worden die ernaast afgedrukt. Belanden er twee of meer QR-codes op de pagina, dan waarschuwt een kleine “(i)“-notitie de lezer dat de factuur meerdere codes bevat en dat hij de juiste moet scannen.

De PDF-factuur WV-2026-031 uit de app Invoice Flow van Willow & Vine Weddings Ltd aan Charlotte Hayes & Daniel Moore, totaal £6,000.00, met een sectie Payment Schedule met 1. Booking deposit £1,500.00 (25%) Pay by Apr 30 2026, 2. Second instalment £3,000.00 (50%) Pay by Jul 31 2026, 3. Final balance £1,500.00 (25%) Pay by Sep 12 2026 — De PDF drukt de afgesproken termijnen en deadlines af; hij vermeldt niet hoeveel er tot nu toe is betaald.

Regels en details

Welke facturen een kaart Betalingen hebben. Facturen met de status Verzonden, Vervallen of Betaald. Concepten, geannuleerde facturen en alle soorten offertes verbergen de kaart. Markeer een concept eerst als Verzonden als je een aanbetaling moet vastleggen die binnenkwam voordat je de factuur formeel uitgaf.
Validatie van het bedrag. Het bedrag moet een getal groter dan nul zijn; anders doet de knop Betaling opslaan stilzwijgend niets. Te veel betalen wordt geaccepteerd: het resterende bedrag blijft op nul staan en de balk op 100%, en de factuur wordt als Betaald gemarkeerd. Negatieve bedragen kunnen niet worden ingevoerd, dus een terugbetaling moet je afhandelen door een betaling te verwijderen of een apart document uit te geven.
Betaaldatum. Standaard vandaag; die kan niet in de toekomst liggen en de kiezer gaat terug tot 2020.
Valuta. Elke betaling wordt in de factuurvaluta opgeslagen; het dialoogvenster toont die valuta als voorvoegsel en er is in het formulier geen manier om een andere te kiezen. Alleen betalingen waarvan de valuta overeenkomt met de factuur worden bij het betaalde totaal opgeteld.
Drempel voor automatisch Betaald. De factuur wordt Betaald wanneer het resterende bedrag één cent of minder is. Staat er nog geld open, maar heb je een beleid voor korting bij snelle betaling en betaalde de klant precies het gekorte totaal, dan beschouwt de app de factuur als voldaan en verleent hij de korting in plaats van hem gedeeltelijk betaald te laten.
Wat automatisch Betaald niet doet. Via het grootboek op Betaald komen annuleert de geplande herinneringen voor die factuur niet, voert de controle “kwijtschelden bij betaling” voor aanmaningskosten niet uit en activeert de automatiseringsregel voor ontvangen betalingen niet; die lopen alleen wanneer je Markeren als betaald in het menu gebruikt. Leun je op herinneringen of automatiseringen, gebruik dan liever het menu voor de laatste betaling, of controleer na het opslaan in het grootboek de instellingen voor herinneringen.
Wat handmatig Markeren als betaald niet doet. Het wijzigt alleen de status. De betaalde en resterende bedragen blijven zoals ze waren, dus een factuur met £1.500 openstaand op de kaart kan bovenaan toch Betaald tonen. De knop Vastleggen is verborgen op betaalde facturen, wat betekent dat je de ontbrekende betaling er achteraf niet aan kunt toevoegen zonder eerst Markeren als onbetaald te kiezen. Hetzelfde geldt voor bulksgewijs als betaald markeren vanuit de lijst met facturen.
Markeren als onbetaald zet de status terug op Verzonden en raakt verder niets aan. Herinneringen kunnen worden hervat.
Vervallen wordt nergens opgeslagen. Een verzonden factuur waarvan de vervaldatum is gepasseerd, wordt als Vervallen weergegeven; een gedeeltelijk betaalde krijgt dezelfde rode badge, en de voortgangsbalk is de enige aanwijzing dat een deel is ontvangen. Er is geen aparte badge “Gedeeltelijk betaald”.
Dashboardtotalen. De tegels Openstaand en Vervallen op het dashboard tellen het volledige totaal van elke verzonden factuur op, niet het resterende bedrag. Een factuur van £6.000 waarvan al £4.500 is ontvangen, draagt nog steeds £6.000 aan Openstaand bij tot hij als Betaald wordt gemarkeerd.
Klantscherm. Het detailscherm van de klant toont elke factuur met totaal en statusbadge, maar geen doorlopend saldo over facturen heen; open elke factuur voor het resterende bedrag.
Het schema is informatief. Delen in een gesplitst betalingsschema maken geen betaalregels aan en houden niet bij welke termijn is ontvangen. Het grootboek op het detailscherm is de enige registratie van binnengekomen geld. Houd de labels tussen beide consistent (typ bijvoorbeeld “Boekingsaanbetaling (25%)” in de notities van de betaling) zodat ze samen te lezen zijn.
Schema en sjablonen. De sectie Payment Schedule wordt door alle ingebouwde PDF-sjablonen afgedrukt. Aangepaste sjablonen die je in de sjablooneditor bouwt, drukken helemaal geen betaalopties af.
Nieuwe en gedupliceerde facturen. Een net aangemaakte factuur begint met een resterend bedrag gelijk aan het totaal en niets betaald. Een factuur dupliceren kopieert het schema, maar nooit de betalingen.
Pro. Vastleggen, verwijderen en statuswijzigingen zijn beschikbaar in het gratis plan. Vanuit hetzelfde menu handmatig aanmaningskosten toevoegen is een Pro-actie.

Een betaling verwijderen gebeurt direct en er is geen manier om dat ongedaan te maken behalve opnieuw invoeren. Wil je alleen een typefout in de referentie of notities herstellen, dan moet je alsnog verwijderen en opnieuw vastleggen; ook het bedrag, de methode en de datum moet je dan opnieuw invoeren.

Tips

Zet de bankreferentie elke keer in het veld Referentienummer. De kaart toont hem naast de datum en methode, dus wanneer een paar vraagt "hebben jullie onze overschrijving van de 29e ontvangen?", ligt het antwoord één scroll verderop in plaats van in je internetbankieren.

Neem je aanbetalingen aan voordat de factuur definitief is, maak de factuur dan met het volledige pakket, markeer hem als Verzonden en leg de aanbetaling meteen vast. Omdat het resterende bedrag uit het grootboek wordt herberekend, kun je de regels later nog bewerken en volgt het saldo het nieuwe totaal.

Gebruik in het schema liever percentages dan vaste bedragen. Verandert het pakket, bijvoorbeeld doordat het paar de coördinatie van het repetitiediner toevoegt, dan herberekenen de aanbetaling en termijnen zichzelf en blijft de balk Toegewezen op 100%.

Geef elk deel van het schema een datum Vóór die overeenkomt met je contract en zet de vervaldatum van de factuur op de laatste termijn. De factuur wordt pas na die laatste datum Vervallen, terwijl de PDF de klant nog steeds de eerdere deadlines toont.

Verwante gidsen

Factuurstatussen, lijst en geschiedenis - wat Verzonden, Vervallen en Betaald betekenen en hoe de filters op het tabblad Facturen werken.
Aanmaningskosten - wat er met opgebouwde kosten gebeurt wanneer de factuur uiteindelijk wordt betaald.
Factuureditor - de volledige rondleiding door de editor waar de kaart Betaalopties staat.