Hướng dẫn sử dụng

Thanh toán, thanh toán từng phần và số tiền còn nợ

Ghi nhận đặt cọc và các đợt thanh toán vào hóa đơn, theo dõi số dư còn lại giảm dần, và in lịch thanh toán trên PDF để khách hàng biết khi nào cần trả.

Cập nhật: 2026-09-09

Không phải hóa đơn nào cũng được thanh toán một lần. Một người lập kế hoạch đám cưới nhận tiền đặt cọc đặt chỗ nhiều tháng trước ngày cưới, đợt thanh toán thứ hai vào mùa hè và số dư còn lại hai tuần trước lễ cưới. Một nhà thầu lập hóa đơn theo từng giai đoạn, một nhà thiết kế yêu cầu một nửa trả trước. Invoice Flow xử lý điều này bằng hai công cụ riêng biệt hoạt động tốt cùng nhau: một sổ Thanh toán (Payments) trên mỗi hóa đơn đã gửi, nơi bạn ghi lại từng khoản tiền khi nó đến và ứng dụng giữ số dư còn lại cho bạn, và một lịch Thanh toán chia nhỏ (Split Payment) tùy chọn trong trình chỉnh sửa, in các đợt thanh toán đã thỏa thuận và thời hạn của chúng trên PDF.

Các ví dụ dưới đây theo chân Willow & Vine Weddings ở Bath. Khách hàng của họ, Charlotte và Daniel, đặt gói lập kế hoạch trọn gói trị giá £6,000 bao gồm VAT, thanh toán thành ba phần: 25% khi đặt chỗ, 50% tám tuần trước, và 25% cuối cùng hai tuần trước đám cưới.

Những gì bạn thấy trên màn hình

Mở tab Tài liệu (Documents) và chạm vào một hóa đơn để đến màn hình chi tiết của nó. Bên dưới tổng cộng, ghi chú và điều khoản thanh toán là một thẻ tiêu đề Thanh toán (Payments). Thẻ này chỉ xuất hiện cho các hóa đơn có trạng thái khác Nháp hoặc Đã hủy, và không bao giờ cho báo giá, vì chưa có gì để thu trên những tài liệu đó.

Thẻ có bốn phần. Nút Ghi nhận (Record) với dấu cộng ở góc trên bên phải mở biểu mẫu ghi lại một khoản thanh toán; nút này biến mất khi hóa đơn được đánh dấu Đã thanh toán. Một thanh tiến trình mỏng cho thấy bao nhiêu phần trăm của tổng số đã được thanh toán, kèm phần trăm bên cạnh. Thanh này màu đỏ dưới 50%, cam từ 50% trở lên, và xanh lá ở 100%. Dưới thanh, một dòng đọc Đã thanh toán: (Paid) màu xanh lá và, khi vẫn còn nợ, Còn lại: (Remaining) màu đỏ. Cuối cùng là danh sách các khoản thanh toán đã ghi nhận, mới nhất trước, mỗi khoản có dấu tick xanh lá, số tiền, và một dòng xám với ngày, phương thức và mã tham chiếu bạn đã nhập. Biểu tượng thùng rác trên mỗi dòng xóa khoản thanh toán đó. Trước khi bạn ghi nhận bất cứ điều gì, thẻ đọc Chưa có khoản thanh toán nào được ghi nhận. (No payments recorded yet.)

Màn hình chi tiết hóa đơn trong ứng dụng Invoice Flow cho WV-2026-031 hiển thị thẻ Thanh toán với thanh tiến trình 75% màu cam, Đã thanh toán £4,500.00 màu xanh lá, Còn lại £1,500.00 màu đỏ, hai khoản chuyển khoản ngân hàng đã ghi nhận và nút Ghi nhận — Sau khoản đặt cọc và đợt thanh toán thứ hai, thẻ Thanh toán hiển thị 75% đã hoàn thành và £1,500.00 vẫn còn phải trả.

Danh sách Tài liệu phản chiếu điều này. Bất kỳ hóa đơn nào có ít nhất một khoản thanh toán nhưng chưa Đã thanh toán sẽ có một thanh tiến trình nhỏ dưới tên khách hàng và một dòng đỏ dưới tổng cộng hiển thị số tiền vẫn còn nợ. Bảng bộ lọc (biểu tượng phễu ở thanh trên cùng) có công tắc Đã thanh toán một phần (Partially paid) thu hẹp danh sách xuống đúng những hóa đơn này.

Lịch thanh toán nằm ở một nơi hoàn toàn khác. Trong trình chỉnh sửa hóa đơn, cuộn xuống qua ô chữ ký đến thẻ đã thu gọn tiêu đề Tùy chọn thanh toán (Payment Options). Chạm vào để mở rộng và bạn sẽ thấy công tắc hai chiều: Giao dịch một lần (Single Transaction) hoặc Thanh toán chia nhỏ (Split Payment). Chế độ chia nhỏ là nơi bạn xác định tiền đặt cọc và các đợt thanh toán; nó được mô tả trong mục riêng bên dưới.

Cách ghi nhận một khoản thanh toán

Charlotte và Daniel vừa gửi khoản cuối £1,500 bằng chuyển khoản ngân hàng. Đây là cách người lập kế hoạch ghi nhận nó.

Mở tab Tài liệu và chạm vào hóa đơn WV-2026-031.
Cuộn tới thẻ Thanh toán và chạm Ghi nhận.
Kiểm tra trường Số tiền (Amount). Trường này được điền sẵn với số dư còn lại, trong trường hợp này là 1500.00; gõ một số khác nếu khách hàng trả ít hơn hoặc nhiều hơn.
Chọn Phương thức thanh toán (Payment Method) từ menu thả xuống: Bank Transfer, Card, Cash, Check, PayPal, Crypto hoặc Other.
Chạm vào dòng ngày nếu tiền đến vào một ngày khác. Bộ chọn chỉ cho phép các ngày đến hôm nay.
Gõ mã tham chiếu ngân hàng hoặc giao dịch vào Số tham chiếu (Reference Number), và bất cứ điều gì bạn muốn ghi nhớ vào Ghi chú (Notes).
Chạm Lưu thanh toán (Save Payment).

Hộp thoại Ghi nhận thanh toán trong ứng dụng Invoice Flow với Số tiền GBP 1500.00, văn bản trợ giúp Còn lại £1,500.00, Phương thức thanh toán Bank Transfer, ngày 9 Sep 2026, Số tham chiếu FPS-20260909-HAYES và trường Ghi chú ghi Final balance (25%) — Hộp thoại đề xuất số tiền còn nợ và mặc định Bank Transfer; chỉ cần gõ mã tham chiếu và ghi chú.

Khi bạn lưu, ứng dụng thêm khoản thanh toán vào sổ, tính lại tất cả các khoản thanh toán trên hóa đơn, lưu các con số đã thanh toán và còn lại mới, và làm mới thẻ. Nếu số tiền còn lại giảm về không, trạng thái hóa đơn tự động chuyển thành Đã thanh toán và ngày thanh toán được đặt thành hiện tại. Vì khoản cuối đã khép lại khoảng trống, WV-2026-031 chuyển sang màu xanh lá mà không cần thêm thao tác nào, và nút Ghi nhận biến mất.

Thẻ Thanh toán trong ứng dụng Invoice Flow ở mức 100% với thanh tiến trình xanh lá, Đã thanh toán £6,000.00 và ba khoản chuyển khoản ngân hàng đã ghi nhận là £1,500.00, £3,000.00 và £1,500.00 vào các ngày 9 Sep, 29 Jul và 28 Apr 2026, không có nút Ghi nhận — Ba đợt thanh toán đã ghi nhận, 100% đã hoàn thành, và hóa đơn đã tự chuyển sang Đã thanh toán.

Cách sửa hoặc xóa một khoản thanh toán

Không có biểu mẫu chỉnh sửa cho một khoản thanh toán đã lưu. Nếu bạn gõ sai số tiền, hãy xóa dòng đó và ghi nhận lại.

Trên thẻ Thanh toán, chạm biểu tượng thùng rác trên khoản thanh toán bạn muốn xóa.
Đọc hộp thoại Xóa thanh toán? (Delete Payment?), hộp thoại này nhắc lại số tiền, và chạm Xóa (hoặc Hủy để giữ nguyên).
Chạm Ghi nhận và nhập khoản thanh toán đã sửa.

Xóa sẽ tính lại số dư theo cùng cách như khi lưu. Nếu hóa đơn đã được đánh dấu Đã thanh toán và việc xóa để lại tiền còn nợ, trạng thái sẽ trở lại Đã gửi và ngày thanh toán bị xóa, vì vậy hóa đơn sẽ xuất hiện lại trong tổng số còn nợ của bạn và nút Ghi nhận quay lại.

Cách thay đổi trạng thái bằng tay

Menu ba chấm ở góc trên bên phải màn hình chi tiết hóa đơn cho phép bạn chuyển hóa đơn giữa các trạng thái mà không chạm vào sổ thanh toán. Trên hóa đơn Đã gửi hoặc Quá hạn, menu cung cấp Đánh dấu đã thanh toán (Mark as paid) và Trở về bản nháp (Revert to draft); trên hóa đơn Đã thanh toán, menu cung cấp Đánh dấu chưa thanh toán (Mark as unpaid); trên hóa đơn Đã hủy, Kích hoạt lại (Reactivate). Mỗi lựa chọn đều yêu cầu bạn xác nhận trong hộp thoại Thay đổi trạng thái? (Change status?) trước khi thực hiện.

Mở hóa đơn và chạm menu ba chấm ở thanh trên cùng.
Chọn Đánh dấu đã thanh toán.
Đọc xác nhận ("Mark this invoice as paid? Reminders will stop and the client's totals will update.") và chạm Thay đổi (Change).
Nếu có phí trễ hạn đang chờ trên hóa đơn, trả lời lời nhắc tiếp theo về việc liệu khoản phí đó đã được thanh toán hay chưa.

Menu tràn chi tiết hóa đơn trong ứng dụng Invoice Flow trên một hóa đơn Đã gửi liệt kê Mark as paid, Revert to draft, Cancel Invoice, Add late fee, Change log, Pin to list, Pin to dashboard, Email client, Client sign-off, Share as web page, View as client, Duplicate và Delete — Thay đổi trạng thái thủ công nằm trong menu tràn; chúng không bao giờ tạo hoặc xóa các dòng thanh toán.

Dùng Đánh dấu đã thanh toán khi bạn không quan tâm đến từng giao dịch riêng lẻ, ví dụ một hóa đơn nhỏ được thanh toán bằng tiền mặt ngay tại chỗ. Dùng Ghi nhận khi bạn muốn dấu vết kiểm toán của ai đã trả gì và khi nào, và để trạng thái tự theo sau. Kết hợp cả hai là có thể nhưng có một tác dụng phụ được giải thích trong mục Quy tắc và chi tiết.

Cách cho khách hàng thấy số tiền vẫn còn nợ

Tùy chọn Xem như khách hàng (View as client) trong cùng menu mở một bản xem trước rút gọn của hóa đơn như người nhận sẽ đọc: một lời chào, một câu nêu khoản thanh toán đến hạn và ngày đến hạn, một thẻ lớn với số hóa đơn và tổng cộng, và, khi đã nhận được điều gì đó, một dòng Đã thanh toán đến nay (Paid so far) dưới tổng cộng. Đây chỉ là bản xem trước cục bộ, được đánh dấu bằng một biểu ngữ; đây không phải là một liên kết bạn có thể gửi. Nó hữu ích để chụp màn hình nhanh trong một cuộc trò chuyện với cặp đôi, hoặc đơn giản là để kiểm tra rằng các con số bạn sắp gửi qua email là hợp lý.

Bản xem trước Xem như khách hàng cho Willow & Vine Weddings trong ứng dụng Invoice Flow ghi Hi Charlotte Hayes & Daniel Moore, You have a payment of £1,500.00 due on Sep 12, 2026, với một thẻ hiển thị WV-2026-031, £6,000.00 và Paid so far: £4,500.00 phía trên các dòng hạng mục — Bản xem trước phía khách hàng nêu số tiền đến hạn, ngày đến hạn và những gì đã được thanh toán.

Cách thiết lập lịch thanh toán chia nhỏ

Sổ thanh toán ghi lại những gì thực sự đã xảy ra. Lịch thanh toán nêu những gì bạn đã thỏa thuận. Bạn xây dựng nó trong trình chỉnh sửa, lý tưởng nhất là khi hóa đơn vẫn còn là bản nháp, và nó được in trên PDF dưới tiêu đề Lịch thanh toán (Payment Schedule). Cho đám cưới tháng 3 năm 2027 của Amelia và Josh, người lập kế hoạch thiết lập cùng cấu trúc 25/50/25 trên một hóa đơn £4,800.

Mở hóa đơn trong trình chỉnh sửa và cuộn xuống thẻ Tùy chọn thanh toán; chạm vào để mở rộng.
Chạm Thanh toán chia nhỏ. Nếu bạn đã thêm mã QR hoặc nút thanh toán ở chế độ đơn, ứng dụng sẽ hỏi có muốn chuyển chúng vào khoản thanh toán đầu tiên không.
Chạm + Thêm khoản thanh toán (+ Add Payment) để tạo một phần, sau đó mở nó và gõ tên vào Nhãn (Label), ví dụ Booking deposit.
Nhập Số tiền. Chạm hậu tố ở cuối trường để chuyển đổi giữa một số tiền cố định theo tiền tệ hóa đơn và một tỷ lệ phần trăm của tổng cộng; 25 với hậu tố phần trăm trở thành £1,200.00 trên một hóa đơn £4,800.
Đặt ngày Từ (From) và Đến (By) nếu phần đó có một khoảng thời gian hoặc một thời hạn. Ngày Đến được hiển thị trên thẻ đã thu gọn và được in là "Pay by" trên PDF.
Tùy chọn thêm một phương thức thanh toán hoặc mã QR bên trong phần đó, để mỗi đợt thanh toán có thể mang liên kết riêng.
Lặp lại cho các phần còn lại và theo dõi dòng Đã phân bổ (Allocated) cho đến khi nó đọc 100% và Còn lại hiển thị bằng không.
Chạm Lưu bản nháp (hoặc Lưu).

Thẻ Tùy chọn thanh toán trong trình chỉnh sửa hóa đơn của ứng dụng Invoice Flow ở chế độ Thanh toán chia nhỏ hiển thị một thanh xanh lá với Allocated: 100% (£4,800.00) | Remaining: £0.00 và ba phần: Booking deposit £1,200.00 by Sep 22 2026, Second instalment £2,400.00 by Jan 22 2027, Final balance £1,200.00 by Mar 6 2027 — Ba phần theo tỷ lệ phần trăm với thời hạn; thanh chuyển sang xanh lá khi toàn bộ tổng cộng đã được phân bổ.

Thanh phân bổ có màu hổ phách khi các phần cộng lại chưa đủ tổng cộng, xanh lá khi khớp, và đỏ nếu bạn phân bổ vượt quá. Ứng dụng không ngăn bạn lưu một lịch chưa hoàn chỉnh hoặc vượt quá; thanh này chỉ là hướng dẫn, không phải xác thực.

Trên PDF được tạo, lịch xuất hiện sau ghi chú và điều khoản thanh toán. Mỗi phần được đánh số và hiển thị nhãn, số tiền đã giải quyết (tỷ lệ phần trăm được chuyển đổi thành tiền dùng tổng cộng của hóa đơn) kèm tỷ lệ phần trăm trong ngoặc, và các ngày Từ và Đến. Nếu một phần mang mã QR hoặc nút thanh toán, chúng được in bên cạnh nó. Khi có hai mã QR trở lên xuất hiện trên trang, một ghi chú nhỏ “(i)” cảnh báo người đọc rằng hóa đơn chứa nhiều mã và cần quét đúng mã.

PDF hóa đơn WV-2026-031 từ Willow & Vine Weddings Ltd cho Charlotte Hayes & Daniel Moore, tổng cộng £6,000.00, với mục Payment Schedule liệt kê 1. Booking deposit £1,500.00 (25%) Pay by Apr 30 2026, 2. Second instalment £3,000.00 (50%) Pay by Jul 31 2026, 3. Final balance £1,500.00 (25%) Pay by Sep 12 2026 — PDF in các đợt thanh toán và thời hạn đã thỏa thuận; nó không in số tiền đã được thanh toán đến nay.

Quy tắc và chi tiết

Hóa đơn nào có thẻ Thanh toán. Các hóa đơn có trạng thái Đã gửi, Quá hạn hoặc Đã thanh toán. Bản nháp, hóa đơn đã hủy và mọi loại báo giá đều ẩn thẻ này. Đánh dấu bản nháp là Đã gửi trước nếu bạn cần ghi nhận một khoản đặt cọc đã đến trước khi bạn chính thức phát hành hóa đơn.
Xác thực số tiền. Số tiền phải là một con số lớn hơn không; nút Lưu thanh toán sẽ âm thầm không làm gì nếu không đúng. Trả thừa được chấp nhận: con số còn lại giới hạn về không và thanh về 100%, và hóa đơn được đánh dấu Đã thanh toán. Số âm không thể nhập, vì vậy một khoản hoàn tiền phải được xử lý bằng cách xóa một khoản thanh toán hoặc phát hành một tài liệu riêng.
Ngày thanh toán. Mặc định là hôm nay và không thể đặt trong tương lai; bộ chọn quay lại đến năm 2020.
Tiền tệ. Mỗi khoản thanh toán được lưu theo tiền tệ hóa đơn; hộp thoại hiển thị tiền tệ đó làm tiền tố và không có cách nào chọn tiền tệ khác trong biểu mẫu. Chỉ các khoản thanh toán có tiền tệ khớp với hóa đơn mới được cộng vào tổng đã thanh toán.
Ngưỡng tự động Đã thanh toán. Hóa đơn trở thành Đã thanh toán khi số tiền còn lại là một xu hoặc ít hơn. Khi vẫn còn nợ nhưng bạn có chính sách chiết khấu thanh toán sớm và khách hàng đã trả đúng tổng số đã chiết khấu, ứng dụng coi hóa đơn là đã hoàn tất và cấp chiết khấu thay vì để nó ở trạng thái thanh toán một phần.
Những gì Đã thanh toán tự động không làm. Đánh dấu Đã thanh toán qua sổ thanh toán không hủy các lời nhắc đã lên lịch cho hóa đơn đó, không chạy kiểm tra “miễn khi thanh toán” của phí trễ hạn, và không kích hoạt quy tắc tự động hóa nhận thanh toán; những điều đó chỉ chạy khi bạn dùng Đánh dấu đã thanh toán trong menu. Nếu bạn dựa vào lời nhắc hoặc tự động hóa, hãy ưu tiên dùng menu cho khoản thanh toán cuối cùng, hoặc theo dõi cài đặt lời nhắc sau khi lưu qua sổ thanh toán.
Những gì Đánh dấu đã thanh toán thủ công không làm. Nó chỉ thay đổi trạng thái. Số tiền đã thanh toán và còn lại vẫn giữ nguyên như trước, vì vậy một hóa đơn còn £1,500 chưa thanh toán trên thẻ vẫn có thể đọc Đã thanh toán ở phía trên. Nút Ghi nhận bị ẩn trên hóa đơn Đã thanh toán, nghĩa là bạn không thể thêm khoản thanh toán còn thiếu sau đó mà không chọn Đánh dấu chưa thanh toán trước. Điều tương tự áp dụng cho việc đánh dấu đã thanh toán hàng loạt từ danh sách Tài liệu.
Đánh dấu chưa thanh toán đặt trạng thái trở lại Đã gửi và không thay đổi gì khác. Lời nhắc có thể tiếp tục.
Quá hạn không được lưu trữ ở bất cứ đâu. Một hóa đơn Đã gửi có ngày đến hạn đã qua được hiển thị là Quá hạn; một hóa đơn thanh toán một phần cũng nhận cùng huy hiệu đỏ, và thanh tiến trình là dấu hiệu duy nhất cho thấy một phần đã được nhận. Không có huy hiệu “Thanh toán một phần” riêng biệt.
Tổng số trên bảng điều khiển. Các ô Còn nợ (Outstanding) và Quá hạn (Overdue) trên bảng điều khiển cộng tổng đầy đủ của mọi hóa đơn Đã gửi, không phải số tiền còn lại. Một hóa đơn £6,000 đã nhận £4,500 vẫn đóng góp £6,000 vào Còn nợ cho đến khi nó được đánh dấu Đã thanh toán.
Màn hình khách hàng. Màn hình chi tiết khách hàng liệt kê mỗi hóa đơn với tổng cộng và huy hiệu trạng thái nhưng không hiển thị số dư chạy qua các hóa đơn; mở từng hóa đơn để biết số tiền còn lại của nó.
Lịch chỉ mang tính thông tin. Các phần trong lịch Thanh toán chia nhỏ không tạo dòng thanh toán và không theo dõi đợt nào đã được nhận. Sổ trên màn hình chi tiết là bản ghi duy nhất về tiền đã vào. Giữ nhãn nhất quán giữa hai bên (ví dụ gõ “Booking deposit (25%)” vào Ghi chú của khoản thanh toán) để chúng đọc cùng nhau.
Lịch và mẫu. Mục Lịch thanh toán được in bởi tất cả các mẫu PDF có sẵn. Các mẫu tùy chỉnh được xây dựng trong trình chỉnh sửa mẫu không in tùy chọn thanh toán.
Hóa đơn mới và nhân bản. Một hóa đơn vừa tạo bắt đầu với số tiền còn lại bằng tổng cộng của nó và chưa có gì được thanh toán. Nhân bản một hóa đơn sao chép lịch nhưng không bao giờ sao chép các khoản thanh toán.
Pro. Ghi nhận, xóa và thay đổi trạng thái đều khả dụng trên gói miễn phí. Thêm phí trễ hạn thủ công từ cùng menu là một hành động Pro.

Xóa một khoản thanh toán là ngay lập tức và không có cách hoàn tác nào ngoài việc nhập lại nó. Nếu bạn chỉ muốn sửa lỗi đánh máy trong mã tham chiếu hoặc ghi chú, bạn vẫn phải xóa và ghi nhận lại; số tiền, phương thức và ngày cũng sẽ cần nhập lại.

Mẹo

Luôn điền mã tham chiếu ngân hàng vào trường Số tham chiếu. Thẻ hiển thị nó bên cạnh ngày và phương thức, vì vậy khi một cặp đôi hỏi "bạn đã nhận được khoản chuyển khoản ngày 29 chưa?", câu trả lời chỉ cách một lần cuộn thay vì phải vào ngân hàng trực tuyến.

Nếu bạn nhận tiền đặt cọc trước khi hóa đơn được hoàn thiện, hãy tạo hóa đơn với toàn bộ gói, đánh dấu Đã gửi, và ghi nhận khoản đặt cọc ngay lập tức. Vì số tiền còn lại được tính lại từ sổ, bạn vẫn có thể chỉnh sửa các dòng hạng mục sau này và số dư sẽ theo tổng cộng mới.

Dùng các phần theo tỷ lệ phần trăm thay vì số tiền cố định trong lịch thanh toán. Khi gói dịch vụ thay đổi, ví dụ cặp đôi thêm dòng điều phối tiệc thử, tiền đặt cọc và các đợt thanh toán sẽ tự tính lại và thanh Đã phân bổ vẫn ở mức 100%.

Đặt cho mỗi phần của lịch một ngày Đến khớp với hợp đồng của bạn, sau đó đặt ngày đến hạn của hóa đơn thành đợt cuối cùng. Hóa đơn chỉ chuyển thành Quá hạn sau ngày cuối đó, trong khi PDF vẫn nói cho khách hàng biết các thời hạn sớm hơn.

Hướng dẫn liên quan

Trạng thái hóa đơn, danh sách và lịch sử - ý nghĩa của Đã gửi, Quá hạn và Đã thanh toán và cách các bộ lọc Tài liệu hoạt động.
Phí trễ hạn - điều gì xảy ra với một khoản phí đã tích lũy khi hóa đơn cuối cùng được thanh toán.
Trình chỉnh sửa hóa đơn - hướng dẫn đầy đủ về trình chỉnh sửa nơi thẻ Tùy chọn thanh toán tồn tại.