Användarguide

Betalningar, delbetalningar och belopp att betala

Registrera handpenningar och delbetalningar, se saldot krympa och skriv ut en betalningsplan på PDF:en så kunden vet vad som förfaller när.

Uppdaterad: 2026-09-09

Alla fakturor betalas inte i ett svep. En bröllopsplanerare tar en bokningsdeposition månader före dagen, en andra delbetalning på sommaren och slutbeloppet ett par veckor före ceremonin. En byggare fakturerar i etapper, en formgivare ber om hälften i förskott. Invoice Flow hanterar detta med två separata verktyg som fungerar bra tillsammans: en Betalningar-liggare på varje skickad faktura, där du loggar varje belopp när det kommer in och appen håller reda på det återstående saldot åt dig, och en valfri Delad betalning-plan i redigeraren, som skriver ut de överenskomna delbetalningarna och deras tidsfrister på PDF:en.

Exemplen nedan följer Willow & Vine Weddings i Bath. Deras kunder, Charlotte och Daniel, bokade ett fullständigt planeringspaket för 6 000 £ inklusive moms, betalat i tre delar: 25 % vid bokning, 50 % åtta veckor före och de sista 25 % två veckor före bröllopet.

Vad du ser på skärmen

Öppna fliken Dokument och tryck på en faktura för att komma till dess detaljskärm. Under summorna, anteckningarna och betalningsvillkoren sitter ett kort med rubriken Betalningar. Det visas bara för fakturor vars status inte är Utkast eller Annullerad, och aldrig för offerter, eftersom det inte finns något att kräva in på dem ännu.

Kortet har fyra delar. En Registrera-knapp (Record) med ett plustecken i det övre högra hörnet öppnar formuläret för att logga en betalning; den försvinner så snart fakturan markerats som Betald. En tunn förloppsindikator visar hur mycket av totalsumman som täckts, med procenttalet bredvid. Indikatorn är röd under 50 %, orange från 50 % och uppåt, och grön vid 100 %. Under indikatorn står en rad med Betalt: i grönt och, så länge något återstår, Återstår: i rött. Slutligen finns listan över registrerade betalningar, nyast först, var och en med en grön bock, beloppet, och en grå rad med datum, metod och den referens du skrev. En papperskorgsikon på varje rad tar bort den betalningen. Innan du loggar något står det på kortet Inga registrerade betalningar ännu.

Invoice Flow-appens fakturadetaljskärm för WV-2026-031 som visar Payments-kortet med en 75-procentig orange förloppsindikator, Paid £4,500.00 i grönt, Remaining £1,500.00 i rött, två registrerade banköverföringar och en Record-knapp — Efter depositionen och den andra delbetalningen visar Betalningar-kortet 75 % täckt och 1 500,00 £ kvar att komma.

Dokumentlistan speglar detta. Varje faktura som har minst en betalning men ännu inte är Betald får en liten förloppsindikator under kundnamnet och en röd rad under totalsumman som visar beloppet som fortfarande förfaller. Filterarket (trattikonen i den övre listen) har en växlare Partially paid som begränsar listan till exakt dessa fakturor.

Betalningsplanen bor någon annanstans helt och hållet. I fakturaredigeraren bläddrar du förbi signaturrutan till det hopfällda kortet med rubriken Betalningsalternativ (Payment Options). Tryck på det för att fälla ut, och du hittar en tvåvägsväxel: Enskild transaktion (Single Transaction) eller Delad betalning (Split Payment). Delat läge är där du definierar depositionen och delbetalningarna; det beskrivs i ett eget avsnitt nedan.

Så registrerar du en betalning

Charlotte och Daniel har just skickat de sista 1 500 £ via banköverföring. Så här loggar planeraren det.

Öppna fliken Dokument (Documents) och tryck på fakturan WV-2026-031.
Bläddra till kortet Betalningar (Payments) och tryck på Registrera.
Kontrollera fältet Belopp (Amount). Det är förifyllt med det återstående saldot, i det här fallet 1500.00; skriv ett annat tal om kunden betalade mindre eller mer.
Välj en Betalningsmetod (Payment Method) i rullgardinsmenyn: Bank Transfer, Card, Cash, Check, PayPal, Crypto eller Other.
Tryck på datumraden om pengarna kom in en annan dag. Väljaren tillåter bara datum fram till i dag.
Skriv bank- eller transaktionsreferensen i Referensnummer (Reference Number), och det du vill minnas i Anteckningar (Notes).
Tryck på Spara betalning (Save Payment).

Invoice Flow-appens dialog Record Payment med Amount GBP 1500.00, hjälptexten Remaining £1,500.00, Payment Method Bank Transfer, datum Sep 9 2026, Reference Number FPS-20260909-HAYES och ett Notes-fält med texten Final balance (25%) — Dialogen föreslår det utestående beloppet och har Bank Transfer som förval; bara referens och anteckningar behöver skrivas in.

När du sparar lägger appen till betalningen i liggaren, summerar om alla betalningar på fakturan, sparar de nya siffrorna för betalt och återstående, och uppdaterar kortet. Om det återstående beloppet faller till noll växlar fakturans status automatiskt till Betald och betalningsdatumet sätts till nu. Eftersom slutbetalningen täckte gapet blir WV-2026-031 grön utan några fler tryck, och knappen Registrera försvinner.

Invoice Flow-appens Payments-kort vid 100 % med grön förloppsindikator, Paid £6,000.00 och tre registrerade banköverföringar på £1,500.00, £3,000.00 och £1,500.00 daterade Sep 9, Jul 29 och Apr 28 2026, utan Record-knapp — Tre delbetalningar loggade, 100 % täckt, och fakturan har växlat sig själv till Betald.

Så rättar eller tar du bort en betalning

Det finns inget redigeringsformulär för en sparad betalning. Om du skrev fel belopp tar du bort raden och registrerar den på nytt.

Tryck på papperskorgsikonen på den betalning du vill ta bort på kortet Betalningar.
Läs dialogen Ta bort betalning? (Delete Payment?), som upprepar beloppet, och tryck på Ta bort (Delete) (eller Avbryt (Cancel) för att behålla den).
Tryck på Registrera och ange den korrigerade betalningen.

Att ta bort räknar om saldot på samma sätt som att spara gör. Om fakturan hade markerats som Betald och borttagningen lämnar pengar utestående går statusen tillbaka till Skickad och betalningsdatumet nollställs, så fakturan dyker upp igen i dina utestående summor och knappen Registrera kommer tillbaka.

Så ändrar du statusen för hand

Trepunktsmenyn i det övre högra hörnet av fakturans detaljskärm låter dig flytta en faktura mellan statusar utan att röra betalningsliggaren. På en skickad eller förfallen faktura erbjuder den Markera som betald och Återgå till utkast; på en betald faktura erbjuder den Markera som obetald; på en annullerad, Återaktivera. Varje alternativ ber dig bekräfta i en dialog Ändra status? innan något sker.

Öppna fakturan och tryck på trepunktsmenyn i den övre listen.
Välj Markera som betald (Mark as paid).
Läs bekräftelsen ("Markera denna faktura som betald? Påminnelser upphör och kundens summor uppdateras.") och tryck på Ändra (Change).
Om en förseningsavgift väntar på fakturan besvarar du följdfrågan om huruvida avgiften också betalades.

Invoice Flow-appens överflödsmeny på en skickad fakturas detaljskärm som listar Mark as paid, Revert to draft, Cancel Invoice, Add late fee, Change log, Pin to list, Pin to dashboard, Email client, Client sign-off, Share as web page, View as client, Duplicate och Delete — Manuella statusändringar bor i överflödsmenyn; de skapar eller tar aldrig bort betalningsrader.

Använd Markera som betald när du inte bryr dig om de enskilda transaktionerna, till exempel en liten faktura som betalas kontant på plats. Använd Registrera när du vill ha spårbarheten över vem som betalade vad och när, och låt statusen följa med. Att blanda de två går, men har en sidoeffekt som förklaras under Regler och detaljer.

Så visar du kunden vad som fortfarande är obetalt

Alternativet Visa som kund i samma meny öppnar en avskalad förhandsvisning av fakturan så som mottagaren läser den: en hälsning, en mening som anger betalningen som förfaller och förfallodatumet, ett stort kort med fakturanumret och totalsumman, och, när något väl har kommit in, en rad Betalt hittills under totalsumman. Det är enbart en lokal förhandsvisning, markerad med en banderoll; det är ingen länk du kan skicka. Den är praktisk för en snabb skärmbild i en chatt med paret, eller bara för att kontrollera att siffrorna du är på väg att mejla stämmer.

Invoice Flow-appens View as client-förhandsvisning för Willow & Vine Weddings med texten Hi Charlotte Hayes & Daniel Moore, You have a payment of £1,500.00 due on Sep 12, 2026, och ett kort med WV-2026-031, £6,000.00 och Paid so far: £4,500.00 ovanför raderna — Kundvyn anger beloppet att betala, förfallodatumet och vad som redan har betalats.

Så ställer du in en delad betalningsplan

Liggaren registrerar vad som faktiskt hände. Planen anger vad ni kom överens om. Du bygger den i redigeraren, helst medan fakturan fortfarande är ett utkast, och den skrivs ut på PDF:en under rubriken Payment Schedule. För Amelia och Joshs bröllop i mars 2027 sätter planeraren upp samma 25/50/25-struktur på en faktura på 4 800 £.

Öppna fakturan i redigeraren och bläddra ned till kortet Betalningsalternativ; tryck på det för att fälla ut.
Tryck på Delad betalning. Om du redan hade lagt till en QR-kod eller betalningsknappar i enskilt läge frågar appen om de ska flyttas in i den första betalningen.
Tryck på + Lägg till betalning (+ Add Payment) för att skapa en del, öppna den sedan och skriv ett namn i Etikett (Label), till exempel Bokningsdeposition.
Ange Belopp. Tryck på suffixet i slutet av fältet för att växla mellan en fast summa i fakturans valuta och en procentandel av totalsumman; 25 med procentsuffixet blir 1 200,00 £ på en faktura på 4 800 £.
Ställ in datumen Från (From) och Senast (By) om delen har ett fönster eller en tidsfrist. Senast-datumet visas på det hopfällda kortet och skrivs ut som "Betala senast" på PDF:en.
Lägg eventuellt till en betalningsmetod eller QR-kod inuti delen, så att varje delbetalning kan bära sin egen länk.
Upprepa för de återstående delarna och håll ögonen på raden Fördelat (Allocated) tills den visar 100 % och Återstår visar noll.
Tryck på Spara utkast (Save Draft) (eller Spara (Save)).

Invoice Flow-appens Payment Options-kort i fakturaredigeraren i läget Split Payment som visar en grön stapel med Allocated: 100% (£4,800.00) | Remaining: £0.00 och tre delar: Booking deposit £1,200.00 by Sep 22 2026, Second instalment £2,400.00 by Jan 22 2027, Final balance £1,200.00 by Mar 6 2027 — Tre procentdelar med tidsfrister; stapeln blir grön när hela totalsumman är fördelad.

Fördelningsstapeln är gulbrun så länge delarna summerar till mindre än totalsumman, grön när de stämmer, och röd om du har fördelat för mycket. Appen hindrar dig inte från att spara en ofullständig eller överdriven plan; stapeln är vägledning, inte validering.

På den genererade PDF:en visas planen efter anteckningarna och betalningsvillkoren. Varje del är numrerad och visar etiketten, det uträknade beloppet (procentandelar räknas om till pengar med hjälp av fakturans totalsumma) med procenttalet inom parentes, samt datumen Från och Betala senast. Om en del bär en QR-kod eller betalningsknappar skrivs de ut bredvid den. När två eller fler QR-koder hamnar på sidan varnar en liten “(i)“-not läsaren för att fakturan innehåller flera koder och att rätt kod måste skannas.

Invoice Flow-appens PDF-faktura WV-2026-031 från Willow & Vine Weddings Ltd till Charlotte Hayes & Daniel Moore, totalt £6,000.00, med en Payment Schedule-sektion som listar 1. Booking deposit £1,500.00 (25%) Pay by Apr 30 2026, 2. Second instalment £3,000.00 (50%) Pay by Jul 31 2026, 3. Final balance £1,500.00 (25%) Pay by Sep 12 2026 — PDF:en skriver ut de överenskomna delbetalningarna och tidsfristerna; den skriver inte ut hur mycket som har betalats hittills.

Regler och detaljer

Vilka fakturor som har ett Betalningar-kort. Fakturor med status Skickad, Förfallen eller Betald. Utkast, annullerade fakturor och alla slags offerter döljer kortet. Markera ett utkast som Skickat först om du behöver logga en deposition som kom in innan du formellt utfärdade fakturan.
Beloppsvalidering. Beloppet måste vara ett tal större än noll; annars gör knappen Spara betalning tyst ingenting. Överbetalning accepteras: den återstående siffran låses vid noll och stapeln vid 100 %, och fakturan markeras som Betald. Negativa belopp kan inte anges, så en återbetalning måste hanteras genom att ta bort en betalning eller utfärda ett separat dokument.
Betalningsdatum. Har dagens datum som förval och kan inte sättas i framtiden; väljaren går tillbaka till 2020.
Valuta. Varje betalning sparas i fakturans valuta; dialogen visar den valutan som prefix och det finns inget sätt att välja en annan i formuläret. Bara betalningar vars valuta matchar fakturan summeras in i det betalda beloppet.
Tröskel för automatisk Betald. Fakturan blir Betald när det återstående beloppet är en cent eller mindre. När pengar fortfarande är utestående men du har en policy för rabatt vid tidig betalning och kunden betalade exakt den rabatterade totalsumman, behandlar appen fakturan som reglerad och beviljar rabatten i stället för att lämna den delvis betald.
Vad automatisk Betald inte gör. Att markeras som Betald via liggaren avbryter inte schemalagda påminnelser för den fakturan, kör inte förseningsavgiftens kontroll “efterskänk vid betalning”, och utlöser inte automationsregeln för mottagen betalning; de körs bara när du använder Markera som betald i menyn. Om du förlitar dig på påminnelser eller automationer, föredra menyn för slutbetalningen, eller följ upp liggarsparningen med en titt på påminnelseinställningarna.
Vad manuell Markera som betald inte gör. Den ändrar bara statusen. Beloppen för betalt och återstående lämnas som de var, så en faktura med 1 500 £ utestående på kortet kan ändå stå som Betald högst upp. Knappen Registrera är dold på betalda fakturor, vilket innebär att du inte kan lägga till den saknade betalningen i efterhand utan att först välja Markera som obetald. Detsamma gäller massmarkering som betald från dokumentlistan.
Markera som obetald sätter tillbaka statusen till Skickad och rör inget annat. Påminnelser kan återupptas.
Förfallen lagras inte någonstans. En skickad faktura vars förfallodatum har passerat visas som Förfallen; en delvis betald får samma röda märke, och förloppsindikatorn är den enda antydan om att en del har kommit in. Det finns inget separat “delvis betald”-märke.
Summor på översikten. Rutorna Utestående och Förfallna på översikten summerar hela totalsumman för varje skickad faktura, inte det återstående beloppet. En faktura på 6 000 £ med 4 500 £ redan mottaget bidrar fortfarande med 6 000 £ till Utestående tills den markeras som Betald.
Kundskärmen. Kundens detaljskärm listar varje faktura med dess totalsumma och statusmärke, men visar inget löpande saldo över flera fakturor; öppna varje faktura för dess återstående belopp.
Planen är informativ. Delar i en Delad betalning-plan skapar inga betalningsrader och håller inte reda på vilken delbetalning som kommit in. Liggaren på detaljskärmen är den enda noteringen av pengar in. Håll etiketterna konsekventa mellan de två (skriv till exempel “Bokningsdeposition (25 %)” i betalningens Anteckningar) så att de läses tillsammans.
Planen och mallarna. Sektionen Payment Schedule skrivs ut av alla inbyggda PDF-mallar. Anpassade mallar byggda i mallredigeraren skriver inte ut betalningsalternativ alls.
Nya och duplicerade fakturor. En nyskapad faktura börjar med det återstående beloppet lika med sin totalsumma och inget betalt. Att duplicera en faktura kopierar planen men aldrig betalningarna.
Pro. Att registrera, ta bort och ändra status är tillgängligt i gratisplanen. Att lägga till en manuell förseningsavgift från samma meny är en Pro-åtgärd.

Att ta bort en betalning sker omedelbart och det finns ingen ångerfunktion utöver att ange den på nytt. Om du bara vill rätta ett stavfel i referensen eller anteckningarna måste du ändå ta bort och registrera om; belopp, metod och datum behöver då också anges igen.

Tips

Skriv in bankreferensen i fältet Referensnummer varje gång. Kortet visar den bredvid datum och metod, så när ett par frågar "fick ni vår överföring den 29:e?" ligger svaret ett svep bort i stället för en resa till internetbanken.

Om du tar depositioner innan fakturan är färdigställd, skapa fakturan med hela paketet, markera den som Skickad och logga depositionen direkt. Eftersom det återstående beloppet räknas om från liggaren kan du fortfarande redigera rader senare och saldot följer den nya totalsumman.

Använd procentdelar snarare än fasta summor i planen. När paketet ändras, säg att paret lägger till en rad för samordning av repetitionsmiddagen, räknas depositionen och delbetalningarna om av sig själva och Fördelat-stapeln stannar på 100 %.

Ge varje del i planen ett Senast-datum som matchar ditt avtal, och sätt sedan fakturans förfallodatum till den sista delbetalningen. Fakturan blir Förfallen först efter det sista datumet, samtidigt som PDF:en ändå berättar för kunden om de tidigare tidsfristerna.

Relaterade guider

Fakturastatusar, lista och historik - vad Skickad, Förfallen och Betald betyder och hur Dokument-filtren fungerar.
Förseningsavgifter - vad som händer med en upplupen avgift när fakturan till slut betalas.
Fakturaredigeraren - hela genomgången av redigeraren där kortet Betalningsalternativ bor.