Brugervejledning

Betalinger, delbetalinger og skyldigt beløb

Registrer depositum og rater på en faktura, se restbeløbet skrumpe, og udskriv en betalingsplan på PDF'en, så kunden ved, hvad der forfalder hvornår.

Opdateret: 2026-09-09

Ikke alle fakturaer betales på én gang. En bryllupsplanlægger tager et bookingdepositum måneder før dagen, en anden rate om sommeren og resten fjorten dage før ceremonien. En håndværker fakturerer i etaper, en designer beder om halvdelen forud. Invoice Flow klarer det med to separate værktøjer, der spiller godt sammen: et Betalinger-regnskab på hver sendt faktura, hvor du registrerer hvert beløb, efterhånden som det kommer ind, og appen holder styr på restbeløbet for dig, og en valgfri Opdelt betaling-plan i editoren, som udskriver de aftalte rater og deres frister på PDF’en.

Eksemplerne herunder følger Willow & Vine Weddings i Bath. Deres kunder, Charlotte og Daniel, har booket en fuld planlægningspakke til £6.000 inkl. moms, betalt i tre dele: 25 % ved booking, 50 % otte uger før og de sidste 25 % to uger før brylluppet.

Sådan ser skærmen ud

Åbn fanen Dokumenter (Documents), og tryk på en faktura for at komme til dens detaljeskærm. Under totaler, noter og betalingsbetingelser sidder et kort med overskriften Betalinger (Payments). Det vises kun for fakturaer, hvis status ikke er Kladde eller Annulleret, og aldrig for tilbud, for der er endnu ikke noget at opkræve.

Kortet har fire dele. En Registrer-knap (Record) med et plustegn i øverste højre hjørne åbner formularen til at registrere en betaling; den forsvinder, når fakturaen er markeret som betalt. En tynd statuslinje viser, hvor stor en del af totalen der er dækket, med procenten ved siden af. Linjen er rød under 50 %, orange fra 50 % og opefter og grøn ved 100 %. Under linjen står Betalt: med grønt og, så længe der stadig skyldes noget, Resterende: med rødt. Til sidst kommer listen over registrerede betalinger, nyeste først, hver med et grønt flueben, beløbet og en grå linje med dato, metode og den reference, du har skrevet. Et skraldespandsikon på hver række sletter den betaling. Før du har registreret noget, står der Ingen registrerede betalinger endnu.

Dokumentlisten afspejler det samme. Enhver faktura med mindst én betaling, som endnu ikke er betalt, får en lille statuslinje under kundenavnet og en rød linje under totalen med det beløb, der stadig forfalder. Filterpanelet (tragtikonet i topbjælken) har en Partially paid-kontakt, som begrænser listen til netop disse fakturaer.

Betalingsplanen ligger et helt andet sted. I fakturaeditoren scroller du forbi signaturfeltet ned til det sammenfoldede kort med titlen Betalingsmuligheder (Payment Options). Tryk på det for at folde det ud, og du finder en tovejskontakt: Enkelt transaktion (Single Transaction) eller Opdelt betaling (Split Payment). I opdelt tilstand definerer du depositum og rater; det beskrives i sit eget afsnit nedenfor.

Sådan registrerer du en betaling

Charlotte og Daniel har netop sendt de sidste £1.500 med bankoverførsel. Sådan registrerer planlæggeren det.

1. Åbn fanen Dokumenter, og tryk på faktura WV-2026-031.
2. Rul til kortet Betalinger, og tryk på Registrer.
3. Kontrollér feltet Beløb (Amount). Det er forudfyldt med restbeløbet, her 1500.00; skriv et andet tal, hvis kunden har betalt mindre eller mere.
4. Vælg en Betalingsmetode (Payment Method) i rullemenuen: bankoverførsel, kort, kontant, check, PayPal, krypto eller andet.
5. Tryk på datorækken, hvis pengene kom ind en anden dag. Vælgeren tillader kun datoer til og med i dag.
6. Skriv bank- eller transaktionsreferencen i Referencenummer (Reference Number) og alt, du vil huske, i Noter (Notes).
7. Tryk på Gem betaling (Save Payment).

Når du gemmer, føjer appen betalingen til regnskabet, lægger alle fakturaens betalinger sammen igen, gemmer de nye tal for betalt og resterende og opdaterer kortet. Falder restbeløbet til nul, skifter fakturastatus automatisk til Betalt, og betalingsdatoen sættes til nu. Fordi slutafregningen lukkede hullet, bliver WV-2026-031 grøn helt af sig selv, og Registrer-knappen forsvinder.

Sådan retter eller fjerner du en betaling

Der findes ingen redigeringsformular til en gemt betaling. Har du skrevet et forkert beløb, sletter du rækken og registrerer den igen.

1. Tryk på skraldespandsikonet på den betaling, du vil fjerne, i kortet Betalinger.
2. Læs dialogen Slet betaling? (Delete Payment?), som gentager beløbet, og tryk på Slet (eller Annuller for at beholde den).
3. Tryk på Registrer, og indtast den rettede betaling.

Sletning genberegner saldoen på samme måde som en gemning. Var fakturaen markeret som betalt, og efterlader sletningen et udestående, går status tilbage til Sendt, og betalingsdatoen ryddes, så fakturaen igen indgår i dine udestående totaler, og Registrer-knappen vender tilbage.

Sådan ændrer du status manuelt

Menuen med tre prikker i øverste højre hjørne af fakturadetaljeskærmen lader dig flytte en faktura mellem statusser uden at røre betalingsregnskabet. På en sendt eller forfalden faktura tilbyder den Marker som betalt (Mark as paid) og Tilbage til kladde (Revert to draft); på en betalt faktura Markér som ubetalt (Mark as unpaid); på en annulleret Genaktivér (Reactivate). Alle valg beder dig bekræfte i en Skift status?-dialog (Change status?), før der sker noget.

1. Åbn fakturaen, og tryk på menuen med tre prikker i topbjælken.
2. Vælg Marker som betalt.
3. Læs bekræftelsen ("Marker denne faktura som betalt? Påmindelser stopper, og kundens totaler opdateres."), og tryk på Skift.
4. Er der et afventende rykkergebyr på fakturaen, skal du svare på det opfølgende spørgsmål om, hvorvidt gebyret også er betalt.

Brug Marker som betalt, når du er ligeglad med de enkelte transaktioner, for eksempel en lille faktura, der betales kontant på stedet. Brug Registrer, når du vil have sporet, hvem der har betalt hvad hvornår, og lade status følge med. Man kan godt blande de to, men det har en sideeffekt, der forklares under Regler og detaljer.

Sådan viser du kunden, hvad der stadig skyldes

Valget Vis som klient (View as client) i samme menu åbner en forenklet forhåndsvisning af fakturaen, som modtageren ville læse den: en hilsen, en sætning om det forfaldne beløb og forfaldsdatoen, et stort kort med fakturanummer og total og, når noget er modtaget, en linje med Betalt indtil videre under totalen. Det er kun en lokal forhåndsvisning, markeret med et banner; det er ikke et link, du kan sende. Den er nyttig til et hurtigt skærmbillede i en chat med parret eller blot til at tjekke, at de tal, du er ved at maile ud, giver mening.

Sådan opsætter du en opdelt betalingsplan

Regnskabet registrerer, hvad der faktisk skete. Planen angiver, hvad I har aftalt. Du bygger den i editoren, helst mens fakturaen stadig er en kladde, og den udskrives på PDF’en under overskriften Betalingsplan. Til Amelias og Joshs bryllup i marts 2027 opsætter planlæggeren den samme 25/50/25-struktur på en faktura på £4.800.

1. Åbn fakturaen i editoren, rul ned til kortet Betalingsmuligheder, og tryk på det for at folde det ud.
2. Tryk på Opdelt betaling. Havde du allerede tilføjet en QR-kode eller betalingsknapper i enkelt tilstand, spørger appen, om de skal flyttes over i den første betaling.
3. Tryk på + Tilføj betaling (+ Add Payment) for at oprette en del, åbn den, og skriv et navn i Etiket (Label), for eksempel Bookingdepositum.
4. Indtast Beløb. Tryk på endelsen i slutningen af feltet for at skifte mellem et fast beløb i fakturaens valuta og en procentdel af totalen; 25 med procentendelsen bliver til £1.200,00 på en faktura på £4.800.
5. Sæt datoerne Fra (From) og Senest (By), hvis delen har et vindue eller en frist. Senest-datoen vises på det sammenfoldede kort og udskrives som "Betal senest" på PDF'en.
6. Tilføj eventuelt en betalingsmetode eller QR-kode inde i delen, så hver rate kan have sit eget link.
7. Gentag for de øvrige dele, og hold øje med linjen Allokeret (Allocated), indtil den viser 100 % og Resterende står på nul.
8. Tryk på Gem kladde (Save Draft) (eller Gem).

Allokeringsbjælken er ravgul, så længe delene tilsammen er mindre end totalen, grøn når de passer, og rød hvis du har allokeret for meget. Appen forhindrer dig ikke i at gemme en ufuldstændig eller for stor plan; bjælken er vejledning, ikke validering.

På den genererede PDF står planen efter noter og betalingsbetingelser. Hver del er nummereret og viser etiketten, det udregnede beløb (procenter omregnes til penge ud fra fakturatotalen) med procenten i parentes samt datoerne Fra og Betal senest. Har en del en QR-kode eller betalingsknapper, udskrives de ved siden af. Ender to eller flere QR-koder på siden, advarer en lille “(i)“-note læseren om, at fakturaen indeholder flere koder, og at man skal scanne den rigtige.

Regler og detaljer

• Hvilke fakturaer har et Betalinger-kort. Fakturaer med status Sendt, Forfalden eller Betalt. Kladder, annullerede fakturaer og alle former for tilbud skjuler kortet. Markér først en kladde som Sendt, hvis du skal registrere et depositum, der kom ind, før du formelt udstedte fakturaen.
• Validering af beløb. Beløbet skal være et tal større end nul; ellers gør knappen Gem betaling ganske enkelt ingenting. Overbetaling accepteres: restbeløbet stopper ved nul og bjælken ved 100 %, og fakturaen markeres som betalt. Negative beløb kan ikke indtastes, så en tilbagebetaling skal håndteres ved at slette en betaling eller udstede et separat dokument.
• Betalingsdato. Er som standard i dag og kan ikke sættes i fremtiden; vælgeren går tilbage til 2020.
• Valuta. Hver betaling gemmes i fakturaens valuta; dialogen viser den valuta som præfiks, og der er ingen måde at vælge en anden på i formularen. Kun betalinger, hvis valuta matcher fakturaen, tælles med i det betalte beløb.
• Grænse for automatisk Betalt. Fakturaen bliver Betalt, når restbeløbet er én øre eller mindre. Er der stadig et udestående, men har du en rabatpolitik for hurtig betaling, og kunden har betalt præcis den rabatterede total, betragter appen fakturaen som afsluttet og giver rabatten frem for at lade den stå som delvist betalt.
• Hvad automatisk Betalt ikke gør. Når status bliver Betalt via regnskabet, annulleres planlagte påmindelser for den faktura ikke, kontrollen for “eftergiv rykkergebyr ved betaling” køres ikke, og automatiseringsreglen for modtaget betaling udløses ikke; de kører kun, når du bruger Marker som betalt i menuen. Bruger du påmindelser eller automatiseringer, så vælg hellere menuen ved den sidste betaling, eller kig påmindelsesindstillingerne efter, når du har gemt i regnskabet.
• Hvad manuel Marker som betalt ikke gør. Den ændrer kun status. Beløbene for betalt og resterende efterlades, som de var, så en faktura med £1.500 udestående på kortet stadig kan stå som Betalt øverst. Registrer-knappen er skjult på betalte fakturaer, hvilket betyder, at du ikke kan tilføje den manglende betaling bagefter uden først at vælge Markér som ubetalt. Det samme gælder for masse-markering som betalt fra dokumentlisten.
• Markér som ubetalt sætter status tilbage til Sendt og rører ikke ved andet. Påmindelser kan begynde igen.
• Forfalden gemmes ikke nogen steder. En sendt faktura, hvis forfaldsdato er passeret, vises som Forfalden; en delvist betalt får det samme røde mærke, og statuslinjen er den eneste indikation på, at en del er modtaget. Der findes ikke et særskilt “Delvist betalt”-mærke.
• Totaler på oversigten. Felterne Udestående og Forfaldne på oversigten lægger den fulde total af hver sendt faktura sammen, ikke restbeløbet. En faktura på £6.000 med £4.500 allerede modtaget bidrager stadig med £6.000 til Udestående, indtil den markeres som betalt.
• Kundeskærmen. Kundedetaljeskærmen viser hver faktura med dens total og statusmærke, men ikke en løbende saldo på tværs af fakturaer; åbn den enkelte faktura for at se restbeløbet.
• Planen er informativ. Dele i en opdelt betalingsplan opretter ikke betalingsrækker og holder ikke styr på, hvilken rate der er modtaget. Regnskabet på detaljeskærmen er den eneste registrering af indgående penge. Hold etiketterne ens de to steder (skriv for eksempel “Bookingdepositum (25 %)” i betalingens Noter), så de kan læses sammen.
• Plan og skabeloner. Afsnittet med betalingsplan udskrives af alle indbyggede PDF-skabeloner. Tilpassede skabeloner bygget i skabeloneditoren udskriver slet ikke betalingsmuligheder.
• Nye og duplikerede fakturaer. En nyoprettet faktura starter med et restbeløb svarende til totalen og intet betalt. Duplikering af en faktura kopierer planen, men aldrig betalingerne.
• Pro. Registrering, sletning og statusskift er tilgængelige på gratisplanen. At tilføje et manuelt rykkergebyr fra samme menu er en Pro-handling.

Tips

Relaterede guider

• Fakturastatusser, liste og historik - hvad Sendt, Forfalden og Betalt betyder, og hvordan filtrene i Dokumenter virker.
• Rykkergebyrer - hvad der sker med et påløbet gebyr, når fakturaen endelig betales.
• Fakturaeditor - den fulde gennemgang af editoren, hvor kortet Betalingsmuligheder bor.