Brugervejledning

Rykkergebyrer på forfaldne fakturaer

Sæt en rykkergebyrpolitik én gang, stram den for en notorisk sen betaler, og eftergiv, fakturer eller registrer så hvert gebyr fra den forfaldne faktura.

Opdateret: 2026-09-09

Et rykkergebyr er det lille tillæg, du har ret til at opkræve, når en faktura ligger ubetalt hen efter forfaldsdatoen. Invoice Flow beregner tillægget for dig, men lægger det aldrig af sig selv på en faktura. Appen holder øje med dine ubetalte fakturaer, regner ud, hvad der er påløbet efter din politik, og viser beløbet på den forfaldne faktura som en beslutning, du stadig selv skal træffe: eftergiv det, læg det på fakturaen, eller registrer at kunden har betalt det. Den opdeling — automatisk beregning og manuel beslutning — er bevidst. Den holder tallene ærlige uden at gøre en god kundes enkeltstående forglemmelse til en konflikt.

Denne guide følger BrightNorth Commercial Cleaning, et rengøringsfirma i Denver, som fakturerer månedligt i amerikanske dollars. De fleste kunder betaler til tiden. En af dem, Summit Ridge Office Park, betaler for sent næsten hver måned, så ejeren holder en mild standardpolitik for alle og en strengere politik pr. dag udelukkende for den ene konto.

Hvad du ser på skærmen

Rykkergebyrer bor fire steder i appen.

Selve politikken sidder i virksomhedsprofilen. Åbn Indstillinger, tryk på Virksomhedsprofiler, åbn profilen, og rul ned til afsnittet Politik for rykkergebyr. Det kommer lige efter blokken med betalingsbetingelser og lige før Rabat ved hurtig betaling. Her indtaster du Procent af total, Henstandsdage, rullelisten Beregningstilstand, Maks. %-loft, Min. beløb og de to kontakter Inkluder i PDF og Eftergiv automatisk ved betaling.

En kunde kan have sin egen udgave af den politik. I kundeeditoren (fanen Kunder, åbn kunden, tryk på rediger) optræder den samme overskrift Politik for rykkergebyr nær bunden med en kontakt, der hedder Brug profilens standard. Slå den fra, og felterne til tilsidesættelse folder sig ud nedenunder.

Det tredje sted er selve fakturaen. Når en faktura er forfalden, og der er påløbet et gebyr, vises et farvet Rykkergebyr-kort direkte under statushovedet på fakturaens detaljeskærm, med beløbet til højre og handlingsknapper nedenunder. Fakturaens overløbsmenu indeholder desuden Tilføj rykkergebyr… til enkeltstående manuelle opkrævninger.

Endelig totalerne. Åbn fanen Værktøjer, find afsnittet Business Intelligence og tryk på kortet Rykkergebyrer. Den skærm grupperer alle gebyrer efter udfald og tilbyder Eksportér CSV i appbjælken.

Sådan sætter du standardpolitikken

Start med de tal, der skal gælde for alle. BrightNorth opkræver 1,5 % pr. måned, giver en uges henstand og begrænser gebyret til 10 % af det skyldige beløb.

1. Åbn Indstillinger, tryk på Virksomhedsprofiler, og åbn din profil.
2. Rul ned til Politik for rykkergebyr (Late-fee policy).
3. Skriv satsen i Procent af total (Percent of total), for eksempel 1.5. Lader du feltet stå tomt eller på 0, slås rykkergebyrer fra for denne profil.
4. Indtast Henstandsdage (Grace days), altså antallet af dage efter forfaldsdatoen, hvor der ikke påløber noget.
5. Vælg en Beregningstilstand (Accrual mode): Engangsgebyr, Pr. dag eller Pr. måned.
6. Sæt eventuelt Maks. %-loft (Max % cap) og Min. beløb (Min amount). Begge accepterer 0 i betydningen "ingen grænse".
7. Slå Inkluder i PDF (Include in PDF) til, hvis det påløbne beløb skal printes på fakturadokumentet.
8. Tag stilling til Eftergiv automatisk ved betaling (Auto-forgive on payment), og tryk så på Gem ændringer.

De tre beregningstilstande adskiller sig kun ved, hvordan tiden indgår i formlen. Grundlaget er i alle tilfælde den udestående saldo, ikke fakturaens pålydende, så en kunde, der allerede har betalt 80 %, får kun beregnet gebyr af de resterende 20 %.

“Pr. måned” bruger faste 30-dagesperioder frem for kalendermåneder, og den første dag efter 30-dagesmærket tæller allerede som en anden periode.

Sådan giver du én kunde en anden politik

En politik pr. kunde er det rigtige værktøj, når én konto fortjener enten mere tålmodighed eller mindre. BrightNorths problemkunde får 0,1 % pr. dag efter kun 3 dages henstand, med et loft på 8 %.

1. Åbn fanen Kunder, tryk på kunden, og tryk derefter på redigeringsikonet.
2. Rul til Politik for rykkergebyr nær bunden af formularen.
3. Slå Brug profilens standard (Use profile default) fra.
4. Udfyld Procent af total, Henstandsdage, Beregningstilstand og Maks. %-loft for denne kunde.
5. Sæt Eftergiv automatisk ved betaling, hvis det skal afvige fra profilen.
6. Tryk på Gem.

Hvert felt i tilsidesættelsen falder tilbage til profilen hver for sig. Sætter du kun henstandsdagene for en kunde og lader procenten stå tom, får den kunde profilens procent med sit eget henstandsvindue. To indstillinger har ingen udgave på kundeniveau: Min. beløb og Inkluder i PDF kommer altid fra profilen. Slår du Brug profilens standard til igen, ryddes alle tilsidesættelser for den kunde, når du gemmer.

Sådan handler du på et gebyr, der er påløbet

Invoice Flow genberegner gebyrer, hver gang appen startes koldt. Når en faktura med status Sendt er forbi sin forfaldsdato plus henstand, opstår et gebyr, og fakturaen får et rødt Rykkergebyr-kort med teksten Afventer — vælg hvad der skal ske. BrightNorths julifaktura til Summit Ridge på 2.480,00, forfalden for 24 dage siden, har akkumuleret 21 dage à 0,1 %, så kortet viser 52,08.

Du har tre knapper. Marker som betalt forbliver deaktiveret, indtil selve fakturaen er betalt, med værktøjstippet “Invoice must be paid first”, fordi tillægget ikke kan afregnes før hovedstolen.

Sådan fakturerer du gebyret:

1. Åbn den forfaldne faktura fra fanen Dokumenter.
2. Tryk på Tilføj til faktura (Add to invoice) på kortet Rykkergebyr (Late fee).
3. I dialogen Tilføj rykkergebyr til faktura trykker du på Vælg årsager (Choose reasons) og sætter flueben ved op til fire forvalg, for eksempel Betaling forfalden eller Gentagne sene betalinger, og trykker derefter på Færdig.
4. Skriv eventuelt en note i Årsag (valgfri).
5. Tryk på Tilføj til faktura for at bekræfte.

Når du lægger gebyret på, indsættes en varelinje ved navn “Late fee” efterfulgt af dine årsager, med antal 1, uden moms, allersidst i varelisten, og fakturaens total og restbeløb hæves. Kortet skifter til Tilføjet til faktura og tilbyder nu Fjern fra faktura, som sletter varelinjen og sænker totalen igen. Et pålagt beløb er fastfrosset: appen holder op med at genberegne det, så det gebyr, du fakturerede, er det gebyr, kunden ser, og det bruges aldrig som grundlag for yderligere beregning.

Sådan frafalder du gebyret i stedet:

1. Tryk på Eftergiv (Forgive) på det afventende kort.
2. I Eftergiv rykkergebyr trykker du på Vælg årsager og vælger op til fire, for eksempel Forsinkelse af bankoverførsel eller Førstegangs venlighed.
3. Tilføj en frit formuleret note, hvis du ønsker det.
4. Tryk på Eftergiv.

Kortet bliver gråt og viser Eftergivet. Trykker du på det senere, åbner dialogen i redigeringstilstand med en liste, Eftergivelseshistorik, over alle tidligere beslutninger og en knap Sæt tilbage til afventende, hvis du skifter mening.

Når kunden endelig betaler, markerer du fakturaen som betalt på sædvanlig vis. Er et gebyr på det tidspunkt stadig afventende eller pålagt, spørger en dialog med titlen Rykkergebyr — hvad med det?, om kunden også har betalt tillægget, med valgene Eftergiv, Ikke betalt endnu og Også betalt. Vælger du Også betalt, registreres beløbet som opkrævet.

Sådan optræder gebyret på PDF’en

Med Inkluder i PDF slået til i profilen printes et afventende gebyr i totalblokken som en oplysende række, “Late fee (due)”, efterfulgt af din årsag, hvis du har sat en. Rækken ligger over Total, og selve totalen ændrer sig ikke, fordi der endnu ikke er lagt noget på fakturaen. Når gebyret er markeret som betalt, står der i den samme række “Late fee (paid)”.

Et pålagt gebyr kræver ingen særlig række: det er allerede en almindelig varelinje og printes i varetabellen som alle andre. Eftergivne gebyrer optræder aldrig på dokumentet.

Sådan gennemgår du rykkergebyrer på tværs af forretningen

Skærmen Rykkergebyrer under Værktøjer besvarer det spørgsmål, enhver ejer før eller siden stiller: hvor meget har jeg faktisk opkrævet, og hvor meget har jeg ladet gå?

1. Åbn fanen Værktøjer (Tools).
2. Tryk på Rykkergebyrer (Late fees) under Business Intelligence.
3. Læs de fire kort: Afventer — vælg hvad der skal ske, Tilføjet til faktura, Betalt af kunden og Eftergivet. Hvert kort viser antallet af fakturaer til højre og en sum pr. valuta.
4. Tryk på download-ikonet (Eksportér CSV) for at dele et regneark over alle fakturaer med et gebyr.

Bundlinjen Eftergivelsesandel er antallet af eftergivne gebyrer divideret med eftergivne plus pålagte plus betalte. Den er bevidst baseret på antal: summer i forskellige valutaer kan ikke lægges meningsfuldt sammen. Afventende gebyrer indgår ikke i forholdet, fordi der endnu ikke er truffet en beslutning om dem.

Regler og detaljer

• Beregningen starter strengt efter forfaldsdatoen plus henstandsdagene. Der skal være gået mindst ét helt døgn efter det tidspunkt, før noget påløber.
• Grundlaget er den udestående saldo: fakturaens total, minus et allerede pålagt gebyr, minus modtagne betalinger. Er saldoen nul eller negativ, påløber der intet.
• Min. beløb anvendes før loftet og kun, når fakturavalutaen er den samme som profilens basisvaluta. Loftet anvendes til sidst, så det er et absolut maksimum, selv når gulvet ville presse beløbet højere op. Resultater afrundes til cents.
• Kun fakturaer med status Sendt (eller Forfalden), som ikke er arkiverede, og som er af dokumenttypen faktura, får beregnet gebyr. Kladder får aldrig gebyr; et forældet afventende gebyr på en kladde ryddes. Tilbud, kontrakter og følgesedler røres ikke.
• Genberegningen sker én gang pr. koldstart af appen. Der er ingen baggrundsopgave, og at åbne appen fra listen over seneste apps udløser den ikke. Gebyrer ændrer sig ikke, mens appen kører.
• I tilstandene Pr. dag og Pr. måned vokser et afventende beløb over tid; hver ændring skriver en post om “Late fee recomputed”. Falder beløbet til nul — for eksempel fordi du forlængede forfaldsdatoen, eller kunden betalte saldoen — går gebyret tilbage til intet i stedet for at blive hængende som et afventende 0,00.
• Pålagte, eftergivne og betalte gebyrer ændres aldrig af genberegningen.
• Den første genberegning på en enhed er tavs. Derefter udløser op til to nye tilvækster hver sin notifikation (“Late fee accrued”); mere end to samles i én opsummerende notifikation.
• Eftergiv automatisk ved betaling virker kun på gebyrer, der stadig er afventende, når fakturaen markeres som betalt. Den registrerede årsag er “Auto-forgiven on payment”.
• Rykkergebyrkortet vises kun, så længe fakturaen fremstår som Forfalden. Når fakturaen er betalt eller annulleret, forsvinder kortet; udfaldet forbliver synligt i ændringsloggen, på skærmen Rykkergebyrer og i CSV-filen.
• Hver beslutning logges i fakturaens ændringslog (overløbsmenuen, Ændringslog): påløbet, genberegnet, eftergivet, eftergivelse redigeret eller tilbageført, tilføjet til faktura, fjernet fra faktura, markeret som betalt, opkrævningsårsag redigeret. Enhver brugerhandling viser desuden mærket Redigeret ved siden af fakturanummeret.
• Der kan vælges op til fire forvalgte årsager i enhver årsagsdialog; fritekstnoten er ubegrænset.
• Pro kræves til to handlinger: menupunktet Tilføj rykkergebyr… og Eksportér CSV på statistikskærmen. At se statistikken, eftergive, pålægge, fjerne og markere som betalt er tilgængeligt på gratisniveauet.
• Dokumenternes filterark har rullelisten Status for rykkergebyr (Alle, Afventer, Tilføjet, Eftergivet, Betalt) og kontakten Har rykkergebyr; kundefilteret har Brugerdefinerede indstillinger for rykkergebyr til at finde kunder med en tilsidesættelse.

Tips

Relaterede guides

• Betalinger og restbeløb — hvordan delbetalinger ændrer den saldo, gebyret beregnes af.
• Fakturastatusser, liste og historik — tilstanden Forfalden, ændringsloggen og filtrene for rykkergebyr.
• Påmindelser og automatiseringsregler — ryk for fakturaen, før et gebyr overhovedet bliver nødvendigt.