Uživatelská příručka

Poplatky z prodlení u faktur po splatnosti

Nastavte zásady poplatku z prodlení jednou, zpřísněte je u jednoho chronického neplatiče a pak poplatek promiňte, vyúčtujte či zaznamenejte a sledujte součty.

Aktualizováno: 2026-09-09

Poplatek z prodlení je drobná přirážka, kterou máte právo účtovat, když faktura zůstává neuhrazená po datu splatnosti. Invoice Flow tuto přirážku spočítá za vás, ale nikdy ji k faktuře nepřidá sám. Aplikace hlídá vaše neuhrazené faktury, spočítá, co podle vašich zásad naběhlo, a na faktuře po splatnosti zobrazí částku jako rozhodnutí, které máte teprve udělat: prominout ji, přidat ji do faktury, nebo zaznamenat, že ji klient zaplatil. Toto rozdělení – automatický výpočet a ruční rozhodnutí – je záměrné. Udržuje čísla poctivá, aniž by z jednorázového klopýtnutí dobrého klienta udělalo spor.

Tento návod sleduje firmu BrightNorth Commercial Cleaning, úklidovou společnost v Denveru, která fakturuje měsíčně v amerických dolarech. Většina jejích klientů platí včas. Jeden z nich, Summit Ridge Office Park, platí pozdě téměř každý měsíc, a tak si majitel drží mírné výchozí zásady pro všechny a přísnější denní zásady jen pro tento jeden účet.

Co uvidíte na obrazovce

Poplatky z prodlení žijí v aplikaci na čtyřech místech.

Samotné zásady sídlí ve firemním profilu. Otevřete Nastavení, klepněte na Firemní profily, otevřete profil a přejděte dolů do sekce Zásady poplatku z prodlení. Je hned za blokem platebních podmínek a těsně před slevou za dřívější platbu. Zde zadáváte Procento z celkové částky, Dny odkladu, rozbalovací nabídku Režim načítání, Max. % strop, Min. částka a dva přepínače Zahrnout do PDF a Automaticky prominout při platbě.

Výchozí nastavení firmy BrightNorth: 1,5 % za každé 30denní období po týdnu odkladu, vytištěné v PDF.

Klient může mít vlastní verzi těchto zásad. V editoru klienta (karta Klienti, otevřít klienta, klepnout na úpravy) se blízko konce objevuje stejný nadpis Zásady poplatku z prodlení s přepínačem Použít výchozí z profilu. Vypněte jej a pod ním se rozbalí pole pro vlastní nastavení.

Třetím místem je samotná faktura. Když je faktura po splatnosti a poplatek naběhl, objeví se na obrazovce detailu faktury přímo pod záhlavím stavu barevná karta Poplatek z prodlení s částkou vpravo a s tlačítky akcí pod ní. Nabídka faktury obsahuje také položku Přidat poplatek z prodlení… pro jednorázové ruční částky.

A nakonec součty. Otevřete kartu Nástroje, najděte sekci Business intelligence a klepněte na kartu Poplatky z prodlení. Tato obrazovka seskupuje všechny poplatky podle výsledku a v horní liště nabízí Exportovat CSV.

Jak nastavit výchozí zásady

Začněte čísly, která mají platit pro všechny. BrightNorth účtuje 1,5 % měsíčně, dává týden odkladu a poplatek zastropuje na 10 % dlužné částky.

Otevřete Nastavení, klepněte na Firemní profily a otevřete svůj profil.
Přejděte dolů na Zásady poplatku z prodlení.
Zadejte sazbu do pole Procento z celkové částky, například 1.5. Ponecháte-li je prázdné nebo na 0, poplatky z prodlení jsou pro tento profil vypnuté.
Zadejte Dny odkladu, tedy počet dní po splatnosti, během nichž nic nenabíhá.
Vyberte Režim načítání: Jednorázový poplatek, Za den nebo měsíčně.
Volitelně nastavte Max. % strop a Min. částka. Obojí přijímá 0 ve významu „bez omezení“.
Zapněte Zahrnout do PDF, má-li se naběhlá částka tisknout na dokumentu faktury.
Rozhodněte o přepínači Automaticky prominout při platbě a klepněte na Uložit změny.

Tři režimy načítání se liší jen tím, jak do vzorce vstupuje čas. Základem je vždy neuhrazený zůstatek, nikoli nominální hodnota faktury, takže klientovi, který už zaplatil 80 %, nabíhá poplatek jen ze zbývajících 20 %.

Režim	Co nabíhá	Příklad při zůstatku 2 480,00 a sazbě 1,5 %
Jednorázový poplatek	základ × procento, jednou; dál neroste	37,20, ať je faktura 5 nebo 50 dní po odkladu
Za den	základ × procento × počet dní po odkladu	37,20 za den; 744,00 po 20 dnech, před uplatněním stropu
Měsíčně	základ × procento × počet 30denních období po odkladu, zaokrouhleno nahoru	37,20 za dny 1–30, 74,40 od 31. dne

Režim „měsíčně“ používá pevná 30denní období, nikoli kalendářní měsíce, a už první den za hranicí 30 dnů se počítá jako druhé období.

Jak dát jednomu klientovi jiné zásady

Zásady na úrovni klienta jsou správný nástroj, když si jeden účet zaslouží buď více trpělivosti, nebo méně. Problémový klient firmy BrightNorth dostane 0,1 % za den už po 3 dnech odkladu, se stropem 8 %.

Otevřete kartu Klienti, klepněte na klienta a poté na ikonu úprav.
Přejděte na Zásady poplatku z prodlení blízko konce formuláře.
Vypněte Použít výchozí z profilu.
Vyplňte pro tohoto klienta Procento z celkové částky, Dny odkladu, Režim načítání a Max. % strop.
Nastavte Automaticky prominout při platbě, má-li se lišit od profilu.
Klepněte na Uložit.

Editor klienta Summit Ridge Office Park v aplikaci Invoice Flow s vypnutým přepínačem Použít výchozí z profilu, 0,1 procenta z celkové částky, 3 dny odkladu, režimem načítání za den a 8% stropem — Vlastní nastavení platí jen pro faktury tohoto klienta; všem ostatním zůstávají výchozí hodnoty profilu.

Každé pole vlastního nastavení se samostatně vrací k hodnotě z profilu. Nastavíte-li klientovi jen dny odkladu a procento necháte prázdné, dostane tento klient procento z profilu s vlastní lhůtou odkladu. Dvě nastavení nemají verzi na úrovni klienta: Min. částka a Zahrnout do PDF pocházejí vždy z profilu. Zapnutím přepínače Použít výchozí z profilu zpět se při uložení všechna vlastní nastavení tohoto klienta vymažou.

Jak reagovat na naběhlý poplatek

Invoice Flow poplatky přepočítává při každém studeném startu aplikace. Když je faktura ve stavu Odesláno po splatnosti navýšené o odklad, poplatek se objeví a faktura dostane červenou kartu Poplatek z prodlení s popisem Čeká — zvolte, co dál. Červencová faktura firmy BrightNorth pro Summit Ridge, 2 480,00 se splatností před 24 dny, naběhla za 21 dní po 0,1 %, takže karta ukazuje 52,08.

Detail faktury po splatnosti INV-2026-0142 v aplikaci Invoice Flow s červenou kartou Poplatek z prodlení, čekající částkou 52,08 dolaru, řádkem s důvodem a tlačítky Prominout, Přidat do faktury a Označit jako zaplacené — Čekající karta je mezi záhlavím stavu a klientem; celková částka faktury je stále 2 480,00.

Máte tři tlačítka. Označit jako zaplacené zůstává nedostupné, dokud není zaplacená samotná faktura, s nápovědou „Faktura musí být nejprve zaplacena“, protože přirážku nelze vyrovnat dříve než jistinu.

Chcete-li poplatek vyúčtovat:

Otevřete fakturu po splatnosti z karty Dokumenty.
Na kartě Poplatek z prodlení klepněte na Přidat do faktury.
V dialogu Přidat poplatek z prodlení do faktury klepněte na Vybrat důvody, zaškrtněte až čtyři předvolby, například Platba po splatnosti nebo Opakovaně pozdní plátce, a klepněte na Hotovo.
Volitelně napište poznámku do pole Důvod (nepovinné).
Potvrďte klepnutím na Přidat do faktury.

Dialog Přidat poplatek z prodlení do faktury v aplikaci Invoice Flow s informací, že bude přidána položka za 52,08 dolaru, s vybranými čipy Dle smluvních podmínek, Platba po splatnosti a Opakovaně pozdní plátce a s volným textem důvodu — Předvolby se ukládají jako klíče, takže se přeloží znovu, pokud později změníte jazyk aplikace.

Detail faktury v aplikaci Invoice Flow po uplatnění poplatku: zelená karta Přidáno do faktury, položka Poplatek z prodlení za 52,08 dolaru na konci položek a celková částka zvýšená na 2 532,08 — Po potvrzení je poplatek běžnou položkou, celková částka stoupá na 2 532,08 a karta zezelená.

Uplatnění vloží úplně na konec seznamu položku s názvem „Poplatek z prodlení“ následovaným vašimi důvody, s množstvím 1 a bez daně, a zvýší celkovou částku faktury i částku k úhradě. Karta se změní na Přidáno do faktury a nyní nabízí Odebrat z faktury, což položku smaže a celkovou částku opět sníží. Uplatněná částka je zmrazená: aplikace ji přestane přepočítávat, takže poplatek, který jste vyúčtovali, je poplatkem, který klient vidí, a nikdy se nepoužije jako základ pro další načítání.

Chcete-li poplatek naopak odpustit:

Na čekající kartě klepněte na Prominout.
V dialogu Prominout poplatek z prodlení klepněte na Vybrat důvody a vyberte až čtyři, například Zpoždění bankovního převodu nebo Vstřícnost při prvním případu.
Chcete-li, přidejte volnou poznámku.
Klepněte na Prominout.

Dialog Prominout poplatek z prodlení v aplikaci Invoice Flow s vybraným čipem důvodu Zpoždění bankovního převodu, prázdným polem důvodu a tlačítky Zrušit a Prominout — Prominuté poplatky si ve statistikách ponechávají svou částku, takže vidíte, co jste se rozhodli neúčtovat.

Karta zešedne a zobrazí Prominuto. Pozdějším klepnutím na ni dialog znovu otevřete v režimu úprav, se seznamem Historie prominutí všech předchozích rozhodnutí a s tlačítkem Vrátit na čekající, kdybyste si to rozmysleli.

Až klient nakonec zaplatí, označte fakturu jako zaplacenou jako obvykle. Je-li v tu chvíli poplatek stále čekající nebo uplatněný, výzva s názvem Poplatek z prodlení — co s ním? se zeptá, zda klient zaplatil i přirážku, s volbami Prominout, Zatím nezaplacen a Také zaplacen. Volba Také zaplacen zaznamená částku jako vybranou.

Jak se poplatek objeví v PDF

Je-li v profilu zapnuto Zahrnout do PDF, čekající poplatek se v bloku součtů vytiskne jako informativní řádek „Late fee (due)“, následovaný vaším důvodem, pokud jste nějaký nastavili. Řádek je nad celkovou částkou a samotná celková částka se nemění, protože k faktuře zatím nic přidáno nebylo. Jakmile je poplatek označen jako zaplacený, tentýž řádek uvádí „Late fee (paid)“.

Vygenerované PDF faktury INV-2026-0142 v aplikaci Invoice Flow se třemi úklidovými položkami, mezisoučtem 2 480,00, informativním řádkem Late fee (due) — Dle smluvních podmínek ve výši 52,08 a nezměněnou celkovou částkou 2 480,00 — Čekající poplatek se zobrazuje jako upozornění, ne jako účtovaná částka; celkem zůstává 2 480,00, dokud jej neuplatníte.

Uplatněný poplatek žádný zvláštní řádek nepotřebuje: je už běžnou položkou a tiskne se v tabulce položek jako kterákoli jiná. Prominuté poplatky se na dokumentu nikdy neobjeví.

Jak sledovat poplatky z prodlení napříč firmou

Obrazovka Poplatky z prodlení v části Nástroje odpovídá na otázku, kterou si každý majitel dříve či později položí: kolik jsem vlastně naúčtoval a kolik jsem nechal být?

Otevřete kartu Nástroje.
V sekci Business intelligence klepněte na Poplatky z prodlení.
Přečtěte si čtyři karty: Čeká — zvolte, co dál, Přidáno do faktury, Zaplaceno klientem a Prominuto. Každá vpravo ukazuje počet faktur a součet za každou měnu.
Klepnutím na ikonu stažení (Exportovat CSV) sdílíte tabulku se všemi fakturami, u nichž je poplatek.

Obrazovka statistik poplatků z prodlení v aplikaci Invoice Flow s jedním čekajícím poplatkem 52,08, jedním uplatněným 17,25, jedním zaplaceným 41,60 a jedním prominutým 28,50 dolaru a s podílem prominutí 33,3 procenta — BrightNorth vyúčtoval dva poplatky, jeden vybral a jeden odpustil; poměr počítá faktury, nikoli peníze.

Řádek v zápatí Podíl prominutí je počet prominutých poplatků dělený součtem prominutých, uplatněných a zaplacených. Záměrně vychází z počtů: součty v různých měnách nelze smysluplně sčítat. Čekající poplatky do poměru nevstupují, protože o nich zatím nebylo rozhodnuto.

Pravidla a podrobnosti

Načítání začíná striktně až po datu splatnosti navýšeném o dny odkladu. Než začne cokoli nabíhat, musí od tohoto okamžiku uplynout alespoň jeden celý den.
Základem je neuhrazený zůstatek: celková částka faktury minus již uplatněný poplatek minus přijaté platby. Je-li zůstatek nulový nebo záporný, nenabíhá nic.
Min. částka se uplatňuje před stropem a jen tehdy, shoduje-li se měna faktury se základní měnou profilu. Strop se uplatňuje jako poslední, takže je absolutním limitem i tehdy, když by jej spodní hranice překročila. Výsledky se zaokrouhlují na centy.
Nabíhají pouze faktury ve stavu Odesláno (nebo Po splatnosti), nearchivované, typu dokumentu faktura. Konceptům nikdy nic nenabíhá; zastaralý čekající poplatek na konceptu se vymaže. Nabídek, smluv a dodacích listů se to netýká.
Přepočet probíhá jednou při studeném startu aplikace. Neexistuje žádná úloha na pozadí a otevření aplikace ze seznamu nedávných ji nespustí. Poplatky se za běhu aplikace nemění.
V režimech za den a měsíčně čekající částka v čase roste; každá změna zapíše záznam „Poplatek z prodlení přepočítán“. Klesne-li částka na nulu, třeba proto, že jste prodloužili splatnost nebo klient zůstatek uhradil, poplatek se vrátí do stavu žádný, místo aby přetrvával jako čekajících 0,00.
Uplatněné, prominuté a zaplacené poplatky přepočet nikdy nemění.
První přepočet na zařízení je tichý. Poté vyvolá až dvojice nových nabíhajících poplatků po jednom oznámení („Poplatek z prodlení naběhl“); více než dva se sloučí do jednoho souhrnného oznámení.
Automaticky prominout při platbě působí pouze na poplatky, které jsou v okamžiku označení faktury jako zaplacené stále čekající. Zaznamenaný důvod zní „Automaticky prominuto při platbě“.
Karta poplatku z prodlení se zobrazuje jen po dobu, kdy je faktura zobrazena jako po splatnosti. Jakmile je faktura zaplacena nebo zrušena, karta zmizí; výsledek zůstává viditelný v protokolu změn, na obrazovce Poplatky z prodlení a v CSV.
Každé rozhodnutí se zapisuje do protokolu změn faktury (nabídka, Protokol změn): naběhlo, přepočítáno, prominuto, prominutí upraveno či vráceno, přidáno do faktury, odebráno z faktury, označeno jako zaplacené, upraven důvod poplatku. Každá uživatelská akce také zobrazí odznak Upraveno vedle čísla faktury.
V každém dialogu důvodů lze vybrat až čtyři přednastavené důvody; volná poznámka je bez omezení.
Pro dvě akce je vyžadováno Pro: ruční položka nabídky Přidat poplatek z prodlení… a Exportovat CSV na obrazovce statistik. Zobrazení statistik, prominutí, uplatnění, odebrání a označení jako zaplacené jsou dostupné i ve verzi zdarma.
Filtrovací panel Dokumentů má rozbalovací nabídku Late-fee status (Any, Pending, Applied, Forgiven, Paid) a přepínač Has late fee; filtr Klientů má Custom late-fee settings pro vyhledání klientů s vlastním nastavením.

Ruční poplatky přidané přes Přidat poplatek z prodlení… zcela ignorují procentní vzorec. Zadáte částku a zvolíte mezi Přidat do faktury, což položku vytvoří okamžitě, a Zaznamenat jako čekající, což částku pouze umístí na kartu pro pozdější rozhodnutí. Použijte je pro paušální smluvní sankce nebo poplatky za jednotlivé incidenty.

Tipy

Zásady v profilu držte mírné a přísnost přesuňte do nastavení u klienta. Výchozí „měsíčně“ na 1–1,5 % málokoho rozčílí, zatímco „za den“ u jediného účtu, který platí vždy pozdě, vám dá páku přesně tam, kde ji potřebujete.

Nastavte důvod dřív, než poplatek uplatníte. Čekající karta je klikatelná a otevírá Upravit důvod poplatku z prodlení; důvod zadaný zde se vytiskne na řádku „Late fee (due)“ v PDF, takže klient vidí, proč tam upozornění je, ještě než mu poplatek vyúčtujete.

Máte-li sklon dobrým klientům poplatky odpouštět, zapněte Automaticky prominout při platbě pro profil a vypněte je pro problémového klienta. Přestane se vás při každé platbě ptát „co s poplatkem?“ a podíl prominutí i tak zaznamená, co se stalo.

Před koncem čtvrtletí zkontrolujte obrazovku Poplatky z prodlení. Vysoký podíl prominutí je známkou, že vaše lhůta odkladu je příliš krátká vzhledem k tomu, jak klienti reálně platí; velká hromada čekajících poplatků znamená, že rozhodnutí čekají na vás, ne na ně.

Související návody

Platby a částka k úhradě — jak částečné platby mění zůstatek, ze kterého se poplatek počítá.
Stavy faktur, seznam a historie — stav Po splatnosti, protokol změn a filtry poplatků z prodlení.
Připomínky a pravidla automatizace — urgujte fakturu dřív, než bude poplatek vůbec potřeba.