מדריך למשתמש

דמי פיגורים על חשבוניות באיחור

קבעו מדיניות דמי פיגורים פעם אחת, החמירו אותה עבור לקוח בעייתי אחד, ואז מחלו, חייבו או רשמו כל דמי פיגורים מהחשבונית שבאיחור ועקבו אחר הסכומים.

עודכן: 2026-09-09

דמי פיגורים הם התוספת הקטנה שאתם זכאים לגבות כשחשבונית נשארת ללא תשלום לאחר תאריך היעד שלה. Invoice Flow מחשבת עבורכם את התוספת הזו, אך היא לעולם לא מוסיפה אותה לחשבונית מעצמה. האפליקציה עוקבת אחר החשבוניות שלכם שלא שולמו, מחשבת מה נצבר לפי המדיניות שלכם, ומציגה את הסכום על החשבונית שבאיחור כהחלטה שעדיין עליכם לקבל: למחול עליה, להוסיף אותה לחשבונית, או לרשום שהלקוח שילם אותה. הפיצול הזה, חישוב אוטומטי והחלטה ידנית, הוא מכוון. הוא שומר על הנתונים אמינים בלי להפוך פליטה חד-פעמית של לקוח טוב לריב.

מדריך זה עוקב אחר BrightNorth Commercial Cleaning, חברת ניקיון בדנוור שמחייבת מדי חודש בדולרים אמריקאים. רוב לקוחותיה משלמים בזמן. אחד מהם, Summit Ridge Office Park, משלם באיחור כמעט בכל חודש, כך שהבעלים שומר מדיניות ברירת מחדל עדינה לכולם ומדיניות מחמירה יותר, לפי יום, רק עבור אותו חשבון.

מה רואים על המסך

דמי פיגורים חיים בארבעה מקומות באפליקציה.

המדיניות עצמה יושבת בפרופיל העסק. פתחו את הגדרות, הקישו על פרופילים עסקיים, פתחו את הפרופיל, וגללו למטה אל הקטע מדיניות דמי פיגורים. הוא מגיע מיד אחרי בלוק תנאי התשלום ולפני הנחת תשלום מוקדם. כאן אתם מזינים אחוז מהסכום הכולל, ימי חסד, הרשימה הנפתחת אופן הצבירה, תקרת % מרבית, סכום מינימלי, ושני המתגים כלול ב-PDF ומחילה אוטומטית עם התשלום.

לקוח יכול לשאת גרסה משלו של אותה מדיניות. בעורך הלקוח (לשונית לקוחות, פתחו את הלקוח, הקישו על עריכה) אותה כותרת מדיניות דמי פיגורים מופיעה קרוב לתחתית עם מתג בכותרת השתמש בברירת מחדל של פרופיל. כבו אותו והשדות הדריסה נפתחים מתחתיו.

המקום השלישי הוא החשבונית עצמה. כשחשבונית באיחור ודמי פיגורים נצברו, כרטיס דמי פיגורים צבעוני מופיע ישירות מתחת לכרטיס הכותרת עם הסטטוס במסך פרטי החשבונית, עם הסכום מימין וכפתורי פעולה מתחתיו. תפריט הפעולות הנוסף של החשבונית מכיל גם הוספת דמי פיגורים… לחיובים חד-פעמיים ידניים.

לבסוף, הסכומים. פתחו את לשונית כלים, מצאו את הקטע בינה עסקית והקישו על הכרטיס דמי פיגורים. מסך זה מקבץ כל דמי פיגורים לפי תוצאה ומציע ייצוא CSV בשורת הכותרת.

איך לקבוע את מדיניות ברירת המחדל

התחילו במספרים שאמורים לחול על כולם. BrightNorth גובה 1.5% לחודש, נותנת שבוע חסד, ומגבילה את דמי הפיגורים ב-10% ממה שחייבים.

1. פתחו את הגדרות, הקישו על פרופילים עסקיים ופתחו את הפרופיל שלכם.
2. גללו למטה אל מדיניות דמי פיגורים.
3. הקלידו את השיעור באחוז מהסכום הכולל, למשל 1.5. השארתו ריק או על 0 מכבה דמי פיגורים לפרופיל זה.
4. הזינו ימי חסד, מספר הימים לאחר תאריך היעד שבמהלכם לא נצבר דבר.
5. בחרו אופן צבירה: חיוב חד-פעמי, יומי או חודשי.
6. לבחירתכם הגדירו תקרת % מרבית וסכום מינימלי. שניהם מקבלים 0 כדי לציין "ללא הגבלה".
7. הפעילו את כלול ב-PDF אם הסכום שנצבר צריך להיות מודפס על מסמך החשבונית.
8. החליטו לגבי מחילה אוטומטית עם התשלום, ואז הקישו על שמור שינויים.

שלושת אופני הצבירה נבדלים רק בדרך שבה הזמן נכנס לנוסחה. הבסיס בכל מקרה הוא היתרה הפתוחה, לא הערך הנקוב של החשבונית, כך שלקוח ששילם כבר 80% צובר רק על 20% הנותרים.

“חודשי” משתמש בתקופות קבועות של 30 יום ולא בחודשים קלנדריים, והיום הראשון שמעבר לסימן 30 הימים כבר נספר כתקופה שנייה.

איך לתת ללקוח אחד מדיניות שונה

מדיניות ברמת לקוח היא הכלי הנכון כשחשבון אחד ראוי ליותר סבלנות או פחות. ללקוח הבעייתי של BrightNorth יש 0.1% ליום לאחר 3 ימי חסד בלבד, בתקרה של 8%.

1. פתחו את לשונית לקוחות, הקישו על הלקוח, ואז הקישו על סמל העריכה.
2. גללו אל מדיניות דמי פיגורים קרוב לתחתית הטופס.
3. כבו את השתמש בברירת מחדל של פרופיל.
4. מלאו אחוז מהסכום הכולל, ימי חסד, אופן צבירה ותקרת % מרבית עבור לקוח זה.
5. קבעו מחילה אוטומטית עם התשלום אם היא צריכה להיות שונה מהפרופיל.
6. הקישו על שמור.

כל שדה דריסה חוזר לפרופיל בפני עצמו. אם תקבעו רק את ימי החסד עבור לקוח ותשאירו את האחוז ריק, אותו לקוח יקבל את האחוז של הפרופיל עם חלון החסד שלו. לשני הגדרות אין גרסה ברמת לקוח: סכום מינימלי וכלול ב-PDF תמיד מגיעים מהפרופיל. החזרת השתמש בברירת מחדל של פרופיל לפעולה מנקה כל דריסה עבור אותו לקוח כשתשמרו.

איך לפעול על דמי פיגורים שנצברו

Invoice Flow מחשבת מחדש דמי פיגורים בכל פתיחה קרה של האפליקציה. כשחשבונית עם סטטוס נשלח עברה את תאריך היעד בתוספת ימי החסד, דמי פיגורים מופיעים והחשבונית מקבלת כרטיס דמי פיגורים אדום בכותרת ממתין - בחרו מה לעשות. חשבונית יולי של BrightNorth ל-Summit Ridge, 2,480.00 שהיו לתשלום לפני 24 ימים, צברה 21 ימים ב-0.1%, כך שהכרטיס מציג 52.08.

יש לכם שלושה כפתורים. סמן כשולם נשאר לא פעיל עד שהחשבונית עצמה שולמה, עם תיאור הכלי “החשבונית חייבת להיות משולמת קודם”, מכיוון שהתוספת לא יכולה להיסגר לפני הקרן.

כדי לחייב את הדמי:

1. פתחו את החשבונית באיחור מלשונית מסמכים.
2. בכרטיס דמי פיגורים הקישו על הוספה לחשבונית.
3. בתיבת הדו-שיח הוספת דמי פיגורים לחשבונית הקישו על בחירת סיבות וסמנו עד ארבע תבניות כגון תשלום באיחור או משלם חוזר באיחור, ואז הקישו על סיום.
4. לבחירתכם הקלידו הערה בסיבה (אופציונלי).
5. הקישו על הוספה לחשבונית כדי לאשר.

הוספה מכניסה שורת פריט בשם “דמי פיגורים” ואחריה הסיבות שלכם, כמות 1, ללא מס, בסוף רשימת הפריטים, ומעלה את הסכום הכולל של החשבונית ואת הסכום הפתוח לתשלום. הכרטיס משתנה להוסף לחשבונית ומציע כעת הסרה מהחשבונית, שמוחקת את שורת הפריט ומורידה שוב את הסכום הכולל. סכום שהוחל קפוא: האפליקציה מפסיקה לחשב אותו מחדש, כך שהדמי שחייבתם הוא הדמי שהלקוח רואה, והוא לעולם לא משמש כבסיס לצבירה נוספת.

כדי לוותר על הדמי במקום זאת:

1. בכרטיס הממתין הקישו על מחילה.
2. במחילה על דמי פיגורים הקישו על בחירת סיבות ובחרו עד ארבע, למשל עיכוב בהעברה בנקאית או נימוס בפעם הראשונה.
3. הוסיפו הערה בטקסט חופשי אם תרצו.
4. הקישו על מחילה.

הכרטיס הופך לאפור וכתוב עליו נמחל. הקשה עליו מאוחר יותר פותחת שוב את תיבת הדו-שיח במצב עריכה, עם רשימת היסטוריית מחילה של כל החלטה קודמת וכפתור החזרה לממתין אם שיניתם את דעתכם.

כשהלקוח סוף סוף משלם, סמנו את החשבונית כשולמה כרגיל. אם דמי פיגורים עדיין ממתינים או הוחלו באותו רגע, הודעה בכותרת דמי פיגורים - מה איתם? שואלת אם הלקוח שילם גם את התוספת, עם האפשרויות מחילה, טרם שולם ושולם גם. בחירה בשולם גם רושמת את הסכום כנגבה.

איך דמי הפיגורים מופיעים ב-PDF

עם כלול ב-PDF מופעל בפרופיל, דמי פיגורים ממתינים מודפסים בבלוק הסכומים כשורה אינפורמטיבית, “דמי פיגורים (לתשלום)”, ואחריה הסיבה שקבעתם אם קבעתם. השורה יושבת מעל הסכום הכולל, והסכום הכולל עצמו אינו משתנה, מכיוון ששום דבר עדיין לא נוסף לחשבונית. ברגע שהדמי מסומן כשולם, אותה שורה קוראת “דמי פיגורים (שולם)”.

דמי פיגורים שהוחל אינו זקוק לשורה מיוחדת: הוא כבר שורת פריט רגילה ומודפס בטבלת הפריטים כמו כל שורה אחרת. דמי פיגורים שנמחלו לעולם לא מופיעים במסמך.

איך לסקור דמי פיגורים ברחבי העסק

מסך דמי הפיגורים תחת כלים עונה על השאלה שכל בעלים שואל בסופו של דבר: כמה בעצם חייבתי, וכמה ויתרתי?

1. פתחו את לשונית כלים.
2. תחת בינה עסקית הקישו על דמי פיגורים.
3. קראו את ארבעת הכרטיסים: ממתין - בחרו מה לעשות, הוסף לחשבונית, שולם על ידי הלקוח ונמחל. כל אחד מציג את מספר החשבוניות מימין וסכום לכל מטבע.
4. הקישו על סמל ההורדה (ייצוא CSV) כדי לשתף גיליון אלקטרוני של כל חשבונית עם דמי פיגורים.

שורת התחתית יחס מחילה היא מספר הדמים שנמחלו חלקי הסכום של נמחל בתוספת הוחל בתוספת שולם. זהו יחס מבוסס-ספירה בכוונה: לא ניתן לחבר משמעותית סכומים במטבעות שונים. דמי פיגורים ממתינים אינם חלק מהיחס מכיוון שטרם התקבלה החלטה לגביהם.

כללים ופרטים

• הצבירה מתחילה רק לחלוטין אחרי תאריך היעד בתוספת ימי החסד. לפחות יום מלא אחד אחרי אותה נקודה חייב לחלוף לפני שמשהו נצבר.
• הבסיס הוא היתרה הפתוחה: סכום החשבונית הכולל, פחות דמי פיגורים שכבר הוחלו, פחות תשלומים שהתקבלו. אם היתרה אפס או שלילית, שום דבר לא נצבר.
• סכום מינימלי מוחל לפני התקרה ורק כאשר מטבע החשבונית שווה למטבע הבסיס של הפרופיל. התקרה מוחלת אחרונה, כך שהיא תקרה מוחלטת גם כשהרצפה הייתה דוחפת מעליה. התוצאות מעוגלות לסנטים.
• רק חשבוניות עם סטטוס נשלח (או באיחור), שאינן מוארכנות, מסוג מסמך חשבונית, צוברות. טיוטות לעולם לא צוברות; דמי פיגורים ממתין ישן על טיוטה מנוקה. הצעות מחיר, חוזים ותעודות משלוח אינם נגועים.
• החישוב מחדש מתרחש פעם אחת בכל הפעלה קרה של האפליקציה. אין עבודת רקע, ופתיחת האפליקציה מרשימת האחרונים אינה מפעילה אותו. דמי פיגורים אינם משתנים בזמן שהאפליקציה פועלת.
• באופנים יומי וחודשי, סכום ממתין גדל עם הזמן; כל שינוי כותב רשומת “דמי פיגורים חושבו מחדש”. אם הסכום יורד לאפס, למשל מכיוון שהארכתם את תאריך היעד או הלקוח שילם את היתרה, הדמי חוזר ל”ללא” במקום להישאר תלוי כממתין של 0.00.
• דמי פיגורים שהוחלו, נמחלו או שולמו לעולם לא משתנים על ידי החישוב מחדש.
• החישוב מחדש הראשון במכשיר הוא שקט. לאחריו, עד שתי צבירות חדשות מעלות התראה כל אחת (“דמי פיגורים נצברו”); יותר משתיים מכווצות להתראת סיכום אחת.
• מחילה אוטומטית עם התשלום פועלת רק על דמי פיגורים שעדיין ממתינים כשהחשבונית מסומנת כשולמה. הסיבה שנרשמת היא “נמחל אוטומטית עם התשלום”.
• כרטיס דמי הפיגורים מוצג רק כל עוד החשבונית מוצגת כבאיחור. ברגע שהחשבונית שולמה או בוטלה, הכרטיס נעלם; התוצאה נשארת גלויה ביומן השינויים, במסך דמי הפיגורים ובקובץ ה-CSV.
• כל החלטה נרשמת ביומן השינויים של החשבונית (תפריט הפעולות הנוסף, יומן שינויים): נצבר, חושב מחדש, נמחל, עריכת מחילה או ביטולה, נוסף לחשבונית, הוסר מהחשבונית, סומן כשולם, סיבת חיוב נערכה. כל פעולת משתמש מציגה גם את תג נערך ליד מספר החשבונית.
• ניתן לבחור עד ארבע סיבות מוכנות מראש בכל תיבת דו-שיח של סיבה; הערת הטקסט החופשי ללא הגבלה.
• Pro נדרש עבור שתי פעולות: פריט התפריט הידני הוספת דמי פיגורים… וייצוא CSV במסך הסטטיסטיקה. צפייה בסטטיסטיקה, מחילה, הוספה, הסרה וסימון כשולם זמינים בתוכנית החינמית.
• לגליון הסינון של מסמכים יש רשימה נפתחת סטטוס דמי פיגורים (כלשהו, ממתין, הוחל, נמחל, שולם) ומתג יש דמי פיגורים; לסינון הלקוחות יש הגדרות דמי פיגורים מותאמות אישית כדי למצוא לקוחות עם דריסה.

טיפים

מדריכים קשורים

• תשלומים וסכום לתשלום - כיצד תשלומים חלקיים משנים את היתרה שעליה מחושבים דמי הפיגורים.
• סטטוסי חשבוניות, רשימה והיסטוריה - מצב האיחור, יומן השינויים וסינוני דמי הפיגורים.
• תזכורות וכללי אוטומציה - רדפו אחר החשבונית לפני שדמי הפיגורים בכלל הופכים הכרחיים.