Brukerveiledning

Purregebyrer på forfalte fakturaer

Sett retningslinjer for purregebyr én gang, stram dem inn for en kronisk sen betaler, og ettergi, fakturer eller registrer hvert gebyr fra fakturaen.

Oppdatert: 2026-09-09

Et purregebyr er det lille tillegget du har rett til å kreve når en faktura blir stående ubetalt etter forfallsdatoen. Invoice Flow beregner tillegget for deg, men legger det aldri til på en faktura av seg selv. Appen følger med på de ubetalte fakturaene dine, regner ut hva som har påløpt under retningslinjene dine, og viser beløpet på den forfalte fakturaen som en avgjørelse du fortsatt må ta: ettergi det, legge det til på fakturaen, eller registrere at kunden betalte det. Den todelingen – automatisk beregning og manuell avgjørelse – er tilsiktet. Den holder tallene ærlige uten å gjøre en god kundes engangsglipp til en konflikt.

Denne veiledningen følger BrightNorth Commercial Cleaning, et renholdsfirma i Denver som fakturerer månedlig i amerikanske dollar. De fleste kundene betaler i tide. Én av dem, Summit Ridge Office Park, betaler for sent nesten hver måned, så innehaveren beholder milde standardregler for alle og strengere regler per dag bare for den ene kunden.

Dette ser du på skjermen

Purregebyrer finnes fire steder i appen.

Selve retningslinjene ligger i forretningsprofilen. Åpne Innstillinger, trykk på Forretningsprofiler, åpne profilen og rull ned til seksjonen Retningslinjer for purregebyr. Den kommer rett etter blokken med betalingsbetingelser og like før Early-payment discount. Her legger du inn Prosent av totalbeløpet, Frist (dager), nedtrekkslisten Beregningsmodus, Maks %-tak, Minimumsbeløp og de to bryterne Inkluder i PDF og Ettergi automatisk ved betaling.

En kunde kan ha sin egen versjon av disse retningslinjene. I kundeeditoren (fanen Kunder, åpne kunden, trykk rediger) dukker den samme overskriften Retningslinjer for purregebyr opp nær bunnen, med en bryter merket Bruk profilstandard. Slå den av, så folder overstyringsfeltene seg ut under den.

Det tredje stedet er selve fakturaen. Når en faktura er forfalt og et gebyr har påløpt, vises et farget Purregebyr-kort rett under statushodet på fakturaens detaljskjerm, med beløpet til høyre og handlingsknapper under. Fakturaens overløpsmeny inneholder også Legg til purregebyr… for manuelle engangsgebyrer.

Til slutt totalene. Åpne fanen Verktøy, finn seksjonen Forretningsinnsikt og trykk på kortet Purregebyrer. Den skjermen grupperer alle gebyrer etter utfall og tilbyr Eksporter CSV i appfeltet.

Slik setter du standardreglene

Start med tallene som skal gjelde for alle. BrightNorth krever 1,5 % per måned, gir en ukes frist og setter taket på 10 % av det som skyldes.

1. Åpne Innstillinger (Settings), trykk på Forretningsprofiler (Business Profiles) og åpne profilen din.
2. Rull ned til Retningslinjer for purregebyr (Late-fee policy).
3. Skriv inn satsen i Prosent av totalbeløpet (Percent of total), for eksempel 1.5. Lar du feltet stå tomt eller på 0, slås purregebyrer av for denne profilen.
4. Legg inn Frist (dager) (Grace days), antall dager etter forfallsdatoen da ingenting påløper.
5. Velg en Beregningsmodus (Accrual mode): Engangsgebyr, Per dag eller Per måned.
6. Sett eventuelt Maks %-tak (Max % cap) og Minimumsbeløp (Min amount). Begge godtar 0 som «ingen grense».
7. Slå på Inkluder i PDF (Include in PDF) hvis det påløpte beløpet skal skrives ut på fakturadokumentet.
8. Ta stilling til Ettergi automatisk ved betaling (Auto-forgive on payment), og trykk deretter Lagre endringer (Save Changes).

De tre beregningsmodusene skiller seg bare i hvordan tid inngår i formelen. Grunnlaget er i alle tilfeller den utestående saldoen, ikke fakturaens pålydende, så en kunde som allerede har betalt 80 %, får kun påløp på de gjenstående 20 %.

«Per måned» bruker faste 30-dagersperioder framfor kalendermåneder, og den første dagen etter 30-dagersgrensen teller allerede som en andre periode.

Slik gir du én kunde andre regler

Regler per kunde er riktig verktøy når én kunde fortjener enten mer tålmodighet eller mindre. BrightNorths problemkunde får 0,1 % per dag etter bare 3 dagers frist, med tak på 8 %.

1. Åpne fanen Kunder (Clients), trykk på kunden, og trykk deretter på redigeringsikonet.
2. Rull til Retningslinjer for purregebyr nær bunnen av skjemaet.
3. Slå av Bruk profilstandard (Use profile default).
4. Fyll inn Prosent av totalbeløpet, Frist (dager), Beregningsmodus og Maks %-tak for denne kunden.
5. Sett Ettergi automatisk ved betaling hvis den skal avvike fra profilen.
6. Trykk Lagre (Save).

Hvert overstyringsfelt faller tilbake til profilen for seg. Setter du bare fristen for en kunde og lar prosenten stå tom, får den kunden profilens prosent med sitt eget fristvindu. To innstillinger har ingen versjon på kundenivå: Minimumsbeløp og Inkluder i PDF kommer alltid fra profilen. Slår du Bruk profilstandard på igjen, fjernes alle overstyringer for den kunden når du lagrer.

Slik handler du på et gebyr som har påløpt

Invoice Flow beregner gebyrene på nytt hver gang appen startes kaldt. Når en faktura med status Sendt er forbi forfallsdato pluss frist, dukker det opp et gebyr, og fakturaen får et rødt Purregebyr-kort merket Ventende — velg hva som skal gjøres. BrightNorths julifaktura til Summit Ridge, 2 480,00 som forfalt for 24 dager siden, har påløpt 21 dager til 0,1 %, så kortet viser 52,08.

Du har tre knapper. Merk som betalt (Mark paid) forblir deaktivert til selve fakturaen er betalt, med hjelpeteksten «Fakturaen må betales først», fordi tillegget ikke kan gjøres opp før hovedstolen.

Slik fakturerer du gebyret:

1. Åpne den forfalte fakturaen fra fanen Dokumenter (Documents).
2. På kortet Purregebyr (Late fee) trykker du Legg til på faktura (Add to invoice).
3. I dialogen Legg til purregebyr på fakturaen (Add late fee to invoice) trykker du Velg årsaker (Choose reasons) og krysser av inntil fire forhåndsvalg, som Forfalt betaling (Payment overdue) eller Gjentatte forsinkede betalinger (Repeat late payer), og trykker deretter Ferdig (Done).
4. Skriv eventuelt en merknad i Årsak (valgfritt) (Reason (optional)).
5. Trykk Legg til på faktura for å bekrefte.

Når du legger til gebyret, settes det inn en fakturalinje med navnet «Purregebyr» etterfulgt av årsakene dine, antall 1, uten avgift, aller nederst i linjelisten, og fakturatotalen og utestående beløp økes. Kortet endres til Lagt til på fakturaen og tilbyr nå Fjern fra faktura, som sletter fakturalinjen og senker totalen igjen. Et tillagt beløp er frosset: appen slutter å beregne det på nytt, så gebyret du fakturerte, er gebyret kunden ser, og det brukes aldri som grunnlag for videre påløp.

Slik ettergir du gebyret i stedet:

1. På det ventende kortet trykker du Ettergi (Forgive).
2. I Ettergi purregebyr (Forgive late fee) trykker du Velg årsaker og velger inntil fire, for eksempel Forsinkelse av bankoverføring (Bank transfer delay) eller Førstegangs imøtekommenhet (First-time courtesy).
3. Legg til en fritekstmerknad hvis du ønsker det.
4. Trykk Ettergi.

Kortet blir grått og viser Ettergitt. Trykker du på det senere, åpnes dialogen i redigeringsmodus, med listen Ettergivelseshistorikk over alle tidligere avgjørelser og en knapp Tilbakestill til ventende hvis du ombestemmer deg.

Når kunden endelig betaler, merker du fakturaen som betalt på vanlig måte. Er et gebyr fortsatt ventende eller tillagt i det øyeblikket, spør en melding med tittelen Purregebyr — hva skal skje med det? om kunden også betalte tillegget, med valgene Ettergi, Ikke betalt ennå og Også betalt. Velger du Også betalt, registreres beløpet som innkrevd.

Slik vises gebyret på PDF-en

Med Inkluder i PDF slått på i profilen skrives et ventende gebyr ut i totalblokken som en informasjonsrad, «Late fee (due)», etterfulgt av årsaken din hvis du har satt en. Raden ligger over Totalt, og selve totalen endres ikke, fordi ingenting ennå er lagt til på fakturaen. Så snart gebyret er merket som betalt, leser den samme raden «Late fee (paid)».

Et tillagt gebyr trenger ingen egen rad: det er allerede en vanlig fakturalinje og skrives ut i linjetabellen som alle andre. Ettergitte gebyrer vises aldri på dokumentet.

Slik går du gjennom purregebyrene for hele virksomheten

Skjermen Purregebyrer under Verktøy svarer på spørsmålet enhver innehaver før eller siden stiller: hvor mye har jeg egentlig krevd, og hvor mye har jeg latt gå?

1. Åpne fanen Verktøy (Tools).
2. Under Forretningsinnsikt (Business Intelligence) trykker du på Purregebyrer (Late fees).
3. Les de fire kortene: Ventende — velg hva som skal gjøres, Lagt til på fakturaen, Betalt av kunden og Ettergitt. Hvert av dem viser antall fakturaer til høyre og en sum per valuta.
4. Trykk på nedlastingsikonet (Eksporter CSV) for å dele et regneark over alle fakturaer med gebyr.

Bunnlinjen Ettergivelsesandel er antall ettergitte gebyrer delt på ettergitte pluss tillagte pluss betalte. Den er antallsbasert med hensikt: summer i ulike valutaer kan ikke legges meningsfullt sammen. Ventende gebyrer inngår ikke i andelen, fordi det ennå ikke er tatt noen avgjørelse om dem.

Regler og detaljer

• Påløp starter strengt etter forfallsdato pluss fristdager. Minst ett helt døgn etter det tidspunktet må ha gått før noe påløper.
• Grunnlaget er den utestående saldoen: fakturatotal, minus et allerede tillagt gebyr, minus mottatte betalinger. Er saldoen null eller negativ, påløper ingenting.
• Minimumsbeløp brukes før taket, og bare når fakturavalutaen er lik profilens basisvaluta. Taket brukes til slutt, så det er et absolutt maksimum selv når gulvet ville presset over det. Resultatene rundes til cent.
• Bare fakturaer med status Sendt (eller Forfalt), som ikke er arkivert, og av dokumenttypen faktura får påløp. Kladder får aldri påløp; et foreldet ventende gebyr på en kladd fjernes. Tilbud, kontrakter og følgesedler berøres ikke.
• Ny beregning skjer én gang per kaldstart av appen. Det finnes ingen bakgrunnsjobb, og å åpne appen fra listen over nylige apper utløser den ikke. Gebyrene endres ikke mens appen kjører.
• I modusene per dag og per måned vokser et ventende beløp over tid; hver endring skriver en oppføring «Purregebyr beregnet på nytt». Faller beløpet til null, for eksempel fordi du forlenget forfallsdatoen eller kunden betalte saldoen, går gebyret tilbake til ingenting i stedet for å bli hengende som et ventende 0,00.
• Tillagte, ettergitte og betalte gebyrer endres aldri av den nye beregningen.
• Den første nye beregningen på en enhet er stille. Etter det utløser inntil to nye påløp ett varsel hver («Purregebyr påløpt»); mer enn to slås sammen til ett samlevarsel.
• Ettergi automatisk ved betaling virker bare på gebyrer som fortsatt er ventende når fakturaen merkes som betalt. Årsaken som registreres, er «Auto-forgiven on payment».
• Purregebyrkortet vises bare så lenge fakturaen framstår som Forfalt. Så snart fakturaen er betalt eller annullert, forsvinner kortet; utfallet forblir synlig i endringsloggen, på Purregebyrer-skjermen og i CSV-filen.
• Hver avgjørelse logges i fakturaens endringslogg (overløpsmenyen, Endringslogg): påløpt, beregnet på nytt, ettergitt, ettergivelse redigert eller tilbakestilt, lagt til på faktura, fjernet fra faktura, merket som betalt, gebyrårsak redigert. Enhver brukerhandling gir også merket Redigert ved siden av fakturanummeret.
• Inntil fire forhåndsvalgte årsaker kan velges i enhver årsaksdialog; fritekstmerknaden er ubegrenset.
• Pro kreves for to handlinger: menyvalget Legg til purregebyr… og Eksporter CSV på statistikkskjermen. Å se statistikken, ettergi, legge til, fjerne og merke som betalt er tilgjengelig i gratisversjonen.
• Filterarket i Dokumenter har nedtrekkslisten Late-fee status (Any, Pending, Applied, Forgiven, Paid) og bryteren Has late fee; kundefilteret har Custom late-fee settings for å finne kunder med en overstyring.

Tips

Relaterte veiledninger

• Betalinger og utestående beløp — hvordan delbetalinger endrer saldoen gebyret beregnes på.
• Fakturastatuser, liste og historikk — tilstanden Forfalt, endringsloggen og purregebyrfiltrene.
• Påminnelser og automatiseringsregler — purr på fakturaen før et gebyr i det hele tatt blir nødvendig.