Brukerveiledning

Betalingspåminnelser og automatiseringsregler

Slå på lokale betalingspåminnelser, velg hvor mange dager før og etter forfall de kommer, og forstå hva automatiseringsregler kan og ikke kan gjøre i dag.

Oppdatert: 2026-09-09

Å purre på penger er den minst hyggelige delen av å drive en liten bedrift, og den delen som lettest blir glemt. Invoice Flow tar tak i den i to lag. Det første er et sett med lokale betalingspåminnelser som appen legger inn på telefonen din for hver ubetalte faktura: én før forfallsdatoen, én på selve dagen og én etterpå. De trenger verken server, konto eller nett. Det andre laget er en regelbygger under Automatiseringsregler (Automation Rules), der du beskriver en utløser og en handling, og en motor som kjører en gjennomgang hver gang appen starter.

Denne veiledningen følger Ledger & Lane Accounting, et regnskapskontor med to partnere i Manchester som fakturerer kunder i pund med 14 dagers betalingsfrist. Partnerne vil ha et vennlig varsel tre dager før hver faktura forfaller, og en bestemt purring en uke etter at fristen er oversittet. Det er tilfeldigvis nøyaktig verdiene appen leveres med, så det meste av arbeidet består i å bekrefte oppsettet og vite hvilket varsel man skal vente når.

Veiledningen er også ærlig om én ting: regelredigeringen og regelmotoren er i den nåværende versjonen ikke koblet til hverandre. Du kan bygge, lagre, slå av og på og slette regler, og artikkelen viser hvordan, men det er de planlagte påminnelsene som faktisk kommer fram til deg. Detaljene står i regelavsnittet nedenfor.

Dette ser du på skjermen

Begge funksjonene ligger under fanen Innstillinger (Settings), i seksjonen med overskriften AUTOMATISERING (AUTOMATION). Flisen Varsler (Notifications) (undertittel «Påminnelser, oppdateringer, tilbud») åpner varselinnstillingene. Flisen Automatiseringsregler (undertittel «Automatiser arbeidsflytene dine») åpner regellisten.

Skjermen Varsler har to grupper. Under FAKTURAER OG PÅMINNELSER finnes én enkelt bryter, Fakturapåminnelser (Invoice reminders), med undertittelen «Forfallsdato, forfalt, gjentakende». Mens den er på, vises to innrykkede rader under: Minn meg på 3 dager før forfall og Forfalt etter 7 dager, hver med et lite blyantikon. Under FRA APPEN ligger tre bryter til: Appoppdateringer (App updates), Tilbud og kampanjer (Offers & promotions) og Tips og veiledninger (Tips & tutorials). En bunntekst minner om at fakturapåminnelser er lokale og fungerer uten nett.

Skjermen Automatiseringsregler er en enkel liste. Hver regel er et kort med et utløserikon, regelnavnet, en av/på-Bryter, en andre linje som viser utløser, pil, handling (for eksempel «Faktura forfalt • 7 dager forfalt → Push-varsel»), og en tredje linje med en pille som viser hvor mange ganger regelen har kjørt, og datoen den ble opprettet. En +-knapp i hjørnet åpner redigeringsvinduet. Når listen er tom, ser du i stedet «Ingen regler ennå» og en knapp, Opprett din første regel.

Det tredje stedet du bør kjenne til, er Oversikt. Hvis du slår på widgeten Varsler (Alerts) via ikonet Dashbord-widgeter (Dashboard widgets) i appfeltet, dukker det opp et kort med tittelen Varsler hver gang det finnes varsler som ikke er avvist, med en tellerpille, opptil fem oppføringer og en lenke, Avvis alle (Dismiss all).

Slik stiller du inn tidspunktet for påminnelser

Ledger & Lane vil at hver ubetalte faktura skal utløse et varsel tre dager før forfall og en purring sju dager etter. Slik bekrefter eller endrer du disse verdiene.

1. Åpne Innstillinger og trykk på Varsler under AUTOMATISERING.
2. Sørg for at Fakturapåminnelser er slått på. Slår du den på for første gang på Android 13 eller nyere, ber systemet om tillatelse til å vise varsler; godta den, ellers blir ingenting levert.
3. Trykk på Minn meg på 3 dager før forfall. Et ark med tittelen Dager før forfall? tilbyr 1, 2, 3, 5, 7 eller 14 dager. Trykk på verdien du vil ha; arket lukkes og raden oppdateres.
4. Trykk på Forfalt etter 7 dager. Arket Dager etter forfall? tilbyr 1, 3, 7, 14 eller 30 dager. Velg ett av dem.
5. Forlat skjermen. Det finnes ingen lagreknapp; hvert valg lagres umiddelbart.

Den nye tidsinnstillingen gjelder for fakturaer du lagrer fra nå av. Påminnelser legges inn i det øyeblikket en faktura lagres i redigeringsvinduet, og de beregnes ut fra innstillingene som gjaldt akkurat da. En faktura som ble lagret forrige uke med en 5-dagers innstilling, beholder sin 5-dagers påminnelse helt til du åpner den og lagrer den på nytt – da avlyser appen det gamle settet og legger inn et nytt.

For en faktura med forfall fredag 12. september gir firmaets innstillinger tre varsler, hvert klokken 09:00 lokal tid:

Trykker du på et av dem, åpnes fakturaen.

Slik oppretter du en automatiseringsregel

Regelredigeringen krever en aktiv prøveperiode eller et Pro-abonnement; på en gratiskonto tar både +-knappen og Opprett din første regel deg til oppgraderingsskjermen. Å se listen, slå en regel av eller på og slette regler fungerer på alle kontoer.

1. Åpne Innstillinger, trykk på Automatiseringsregler, og trykk deretter på + (eller Opprett din første regel).
2. Skriv inn et Regelnavn (Rule name). Det er påkrevd, og det er dette du ser på kortet, så gjør det beskrivende: «Purring på forfalt (7 dager)».
3. Åpne nedtrekkslisten Utløser (Trigger) og velg en av Faktura opprettet, Faktura sendt, Faktura forfalt, Faktura forfaller snart, Betaling mottatt, Faktura betalt, Kontrakt utløper eller Beløpsgrense. Standardvalget er Faktura forfalt.
4. Hvis feltet Antall dager (Number of days) dukker opp (forfalt, forfaller snart, kontrakt utløper), skriver du inn et heltall. Endrer du utløseren, nullstilles det til 7, eller 30 for kontrakter. For Beløpsgrense får du i stedet et Beløp-felt og en Periode-nedtrekksliste med Månedlig eller Ukentlig.
5. Åpne nedtrekkslisten Handling (Action) og velg Push-varsel, Varsel i appen, Send e-post, Endre status eller Generer faktura.
6. Fyll ut feltene handlingen trenger. Push-varsler og varsler i appen tar en Tittel og en Varseltekst (Notification body); du kan legge inn {invoiceNumber}, {clientName}, {amount} og {dueDate} hvor som helst i teksten. Send e-post tar E-postadresse, Emne og E-posttekst. Endre status viser en Ny status-nedtrekksliste. Generer faktura har ingen felter, bare et forklaringskort.
7. La Aktiv stå på, og trykk så på hakemerket i appfeltet. Meldingen «Regel lagret» vises, og du kommer tilbake til listen.

Slik pauser, redigerer eller sletter du en regel

1. For å sette en regel på pause uten å miste den, vipper du Bryteren på kortet. Inaktive regler blir liggende i listen med bryteren av.
2. For å redigere trykker du på kortet. Redigeringsvinduet åpnes med alle felt utfylt og tittelen Rediger regel; lagre med hakemerket.
3. For å slette sveiper du kortet fra høyre mot venstre. En dialog med tittelen Slett regel? navngir regelen og advarer om at den vil bli slettet permanent. Trykk på Slett for å bekrefte eller Avbryt for å beholde den. Sveipen alene sletter aldri noe.

Slik leser du varsler i appen på Oversikt

Varsler i appen er rader i en liten tabell som Oversikt viser i kortet Varsler. Regler med handlingen Varsel i appen er ment å mate det, og det samme er e-posthandlingene (se nedenfor).

1. På Oversikt trykker du på ikonet Dashbord-widgeter i appfeltet og slår på Varsler.
2. Når det finnes varsler, viser kortet opptil fem, hvert med et farget ikon: blått for informasjon, gult for advarsel, rødt for feil.
3. Trykk på et varsel for å merke det som lest og hoppe til det som det gjelder: fakturaen, kontraktsskjermen, lageret eller utgiftene.
4. Trykk på den lille x for å avvise ett varsel, eller Avvis alle for å tømme kortet. Avviste varsler skjules, de slettes ikke.

Regler og detaljer

Lokale betalingspåminnelser

• Påminnelser opprettes bare når en faktura lagres fra fakturaredigeringen, enten den er ny eller redigert. Å endre statusen fra fakturadetaljskjermen oppretter dem ikke. Merker du en faktura som betalt eller kansellert fra detaljskjermen, avlyses alle tre.
• Det legges ikke inn påminnelser for fakturaer som allerede har statusen betalt eller kansellert, eller mens Fakturapåminnelser er av.
• Alle tre påminnelsene utløses klokken 09:00 i telefonens lokale tidssone. Hvis det planlagte tidspunktet allerede er passert når du lagrer (for eksempel om du legger inn en faktura som forfalt i går), viser Android varselet med én gang.
• Tekstene fryses i det appspråket som var i bruk da du lagret fakturaen. Bytter du appen til et annet språk senere, oversettes ikke påminnelser som allerede er lagt inn.
• Hver påminnelse er et Android-varsel i kanalen «Fakturapåminnelser», så du kan dempe eller endre utseendet på det i systemets varselinnstillinger uten å røre appen.
• Det finnes ingen skjerm som lister opp ventende påminnelser; de finnes bare som planlagte varsler.
• De tre bryterne under FRA APPEN styrer eksterne emner (versjonsnotater, tilbud, tips). De er uavhengige av fakturapåminnelser og er av som standard, bortsett fra Appoppdateringer.
• Påløping av forsinkelsesgebyr, hvis du bruker det, gir også et lokalt varsel fra omberegningen ved oppstart. Se veiledningen om forsinkelsesgebyrer.

Automatiseringsregler og motoren

Motoren kjører én gang per kaldstart av appen, i bakgrunnen, rett etter oppstartsskjermen. Den leser aktive regler, vurderer de tidsbaserte utløserne og utfører hver handling høyst én gang per regel, per faktura eller kontrakt, per kalenderdag. Det finnes ingen bakgrunnstjeneste; åpnes ikke appen, vurderes ingenting. Den eneste hendelsesdrevne utløseren er Betaling mottatt, som appen utløser når du trykker på Merk som betalt (Mark as paid) på en faktura.

For fullstendighetens skyld er dette hva motoren er ment å gjøre når den faktisk treffer en regel:

• Push-varsel viser et systemvarsel i påminnelseskanalen med din tittel og tekst.
• Varsel i appen setter inn en rad til Oversikt-kortet, med samme tittel og tekst og en lenke tilbake til fakturaen eller kontrakten.
• Send e-post sender aldri e-post på egen hånd; det er tilsiktet. Den lager et varsel i appen der tittelen er emnet ditt og teksten slutter med adressen i parentes, slik at selve sendingen forblir et bevisst manuelt steg. Adressen motoren leser, kommer fra kunderegisteret, ikke fra feltet i redigeringen.
• Endre status skriver den nye statusen rett på fakturaen og hopper over sideeffektene som en vanlig statusendring utfører (avlysing av påminnelser, lager, prosjekttotaler).
• Generer faktura dupliserer den utløsende fakturaen som en ny kladd for samme kunde med nytt nummer og dagens datoer, og legger så ut et varsel «GAMMEL → NY».
• Plassholdere som finnes i motoren utover de fire som vises i redigeringen: {clientEmail}, {overdueDays}, {daysRemaining}, {contractTitle}, {endDate}. {amount} er beløpet som fortsatt skyldes, med to desimaler; {dueDate} skrives ut som åååå-mm-dd.

Validering og standardverdier

• Regelnavn er påkrevd; Antall dager godtar bare sifre og kan ikke være tomt; Beløp kan ikke være tomt.
• Nye regler har som standard utløseren Faktura forfalt, 7 dager, handlingen Push-varsel og er aktive. Endre status har Betalt som standard; Periode har Månedlig som standard.
• Å åpne redigeringen (ny eller eksisterende) er Pro-begrenset; regellisten, bryterne og sletting er det ikke. Varselskjermen er tilgjengelig for alle.
• Regler og varsler er vanlige appdata og tas med i sikkerhetskopier. Påminnelsesinnstillingene (bryterne og antall dager) er enhetsinnstillinger og følger ikke med i en sikkerhetskopi; etter en gjenoppretting på en ny telefon bør du gå innom varselskjermen og lagre på nytt de fakturaene du trenger påminnelser for.

Tips

Relaterte veiledninger

• Sende fakturaer på e-post for den manuelle oppfølgingen som en påminnelse bør utløse.
• Forsinkelsesgebyrer for tillegget som kan påløpe etter påminnelsen om forfalt faktura.
• Fakturastatuser, liste og historikk for hvordan sendt, forfalt og betalt bestemmes.