Mwongozo wa mtumiaji

Vikumbusho vya malipo na sheria za otomatiki

Washa vikumbusho vya malipo vya ndani, chagua siku ngapi kabla na baada ya tarehe ya mwisho vinavyofika, na uelewe sheria za otomatiki zinachoweza na kisichoweza kufanya leo.

Imesasishwa: 2026-09-09

Kufuatilia pesa ni sehemu isiyofurahisha zaidi ya kuendesha biashara ndogo, na sehemu inayosahaulika kwa urahisi zaidi. Invoice Flow inashughulikia hili katika tabaka mbili. La kwanza ni seti ya vikumbusho vya malipo vya ndani ambavyo programu inapanga kwenye simu yako kwa kila ankara isiyolipwa: kimoja kabla ya tarehe ya mwisho, kimoja siku hiyo, kimoja baadaye. Havihitaji seva, akaunti wala mtandao. Tabaka la pili ni kijenzi cha sheria chini ya Sheria za Otomatiki (Automation Rules), ambapo unaeleza kichocheo (trigger) na kitendo, na injini inayofanya ukaguzi kila mara programu inapoanza.

Mwongozo huu unafuata Ledger & Lane Accounting, kampuni ya uhasibu ya washirika wawili huko Manchester inayotoza wateja kwa paundi kwa masharti ya siku 14. Washirika wanataka onyo siku tatu kabla ya kila ankara kufikia tarehe ya mwisho na ufuatiliaji mkali wiki moja baada ya kukosa kulipwa. Kama bahati ingekuwa, hizo ndizo thamani halisi ambazo programu inakuja nazo tayari, kwa hivyo kazi kubwa ni kuthibitisha mpangilio na kujua ni arifa gani ya kutarajia lini.

Mwongozo huu pia ni wazi kuhusu jambo moja: kihariri cha sheria na injini ya sheria, katika toleo la sasa, hazijaunganishwa. Unaweza kuunda, kuhifadhi, kubadilisha na kufuta sheria, na makala hii inaonyesha jinsi, lakini vikumbusho vilivyopangwa ndivyo vitakavyokufikia kwa hakika. Maelezo yapo katika sehemu ya sheria hapa chini.

Unachoona kwenye skrini

Vipengele vyote viwili viko chini ya kichupo cha Mipangilio (Settings), katika sehemu iitwayo AUTOMATION. Kadi ya Arifa (Notifications) (maelezo madogo “Reminders, updates, promos”) inafungua mapendeleo ya arifa. Kadi ya Sheria za Otomatiki (Automation Rules) (maelezo madogo “Automate your workflows”) inafungua orodha ya sheria.

Skrini ya Arifa ina makundi mawili. Chini ya INVOICES & REMINDERS kuna kitufe kimoja, Vikumbusho vya bili (Invoice reminders), chenye maelezo madogo “Due date, overdue, recurring”. Wakati kimewashwa, safu mbili zinazoingizwa ndani zinaonekana chini yake: Remind 3 days before due na Overdue after 7 days, kila moja ikiwa na aikoni ndogo ya kalamu. Chini ya FROM THE APP kuna vitufe vingine vitatu: App updates, Offers & promotions na Tips & tutorials. Maelezo ya chini yanakumbusha kuwa vikumbusho vya ankara ni vya ndani na hufanya kazi bila mtandao.

Skrini ya Arifa ya programu ya Invoice Flow ikiwa na Vikumbusho vya bili vimewashwa, ikionyesha Remind 3 days before due na Overdue after 7 days, App updates imewashwa, Offers & promotions na Tips & tutorials zimezimwa — Mpangilio wa Ledger & Lane ni chaguo-msingi la kiwandani: vikumbusho vimewashwa, siku 3 kabla, siku 7 baadaye.

Skrini ya Sheria za Otomatiki ni orodha rahisi. Kila sheria ni kadi yenye aikoni ya kichocheo, jina la sheria, Switch ya kuwasha/kuzima, mstari wa pili unaoonyesha kichocheo, mshale, kitendo (kwa mfano “Invoice overdue • 7 days overdue → Push notification”), na mstari wa tatu wenye kibonge kinachoonyesha mara ngapi sheria imeshafanya kazi na tarehe ilipoundwa. Kitufe cha + kwenye kona kinafungua kihariri. Orodha ikiwa tupu utaona “No rules yet” na kitufe cha Create your first rule badala yake.

Skrini ya Sheria za Otomatiki ya programu ya Invoice Flow katika hali tupu ikiwa na aikoni ya fimbo ya uchawi, maandishi No rules yet na kitufe cha Create your first rule — Usakinishaji mpya unaonyesha hali tupu yenye wito mmoja wa kutenda.

Orodha ya Sheria za Otomatiki ya programu ya Invoice Flow ikiwa na kadi nne: Engagement letter renewal imezimwa, Thank-you note on payment, Due-soon heads-up na Overdue chase, kila moja ikionyesha kichocheo, kitendo, idadi ya kufanya kazi na tarehe ya kuundwa — Sheria nne za kampuni ya uhasibu; sheria ya kuhuisha mkataba imezimwa.

Sehemu ya tatu ya kujua ni Dashibodi (Dashboard). Ukiwasha wijeti ya Alerts kupitia aikoni ya Dashboard widgets kwenye upau wa juu, kadi iitwayo Alerts inaonekana wakati wowote kuna arifa ambazo hazijaondolewa, ikiwa na kibonge cha idadi, hadi maingizo matano na kiungo cha Dismiss all.

Jinsi ya kupanga muda wa vikumbusho

Ledger & Lane wanataka kila ankara isiyolipwa isababishe onyo siku tatu kabla ya tarehe ya mwisho na ufuatiliaji siku saba baadaye. Hivi ndivyo unavyothibitisha au kubadilisha thamani hizo.

Fungua Mipangilio (Settings) na, chini ya AUTOMATION, gusa Arifa (Notifications).
Hakikisha Vikumbusho vya bili (Invoice reminders) imewashwa. Ukiiwasha kwa mara ya kwanza kwenye Android 13 au zaidi, mfumo utauliza ruhusa ya kuonyesha arifa; ikubali, la sivyo hakuna kitakachofikishwa.
Gusa Remind 3 days before due. Karatasi iitwayo Days before due? inatoa siku 1, 2, 3, 5, 7 au 14. Gusa thamani unayotaka; karatasi inafungwa na safu inasasishwa.
Gusa Overdue after 7 days. Karatasi ya Days after due? inatoa siku 1, 3, 7, 14 au 30. Chagua moja.
Ondoka kwenye skrini. Hakuna kitufe cha kuhifadhi; kila chaguo linahifadhiwa mara moja.

Karatasi ya Days before due ya programu ya Invoice Flow juu ya skrini ya Arifa yenye chaguo za redio 1, 2, 3, 5, 7 na 14 siku na siku 3 zimechaguliwa — Kikumbusho cha kabla ya tarehe ya mwisho kinaweza kuwa popote kutoka siku moja hadi wiki mbili kabla.

Karatasi ya Days after due ya programu ya Invoice Flow juu ya skrini ya Arifa yenye chaguo za redio 1, 3, 7, 14 na 30 siku na siku 7 zimechaguliwa — Ufuatiliaji wa malipo yaliyochelewa unaweza kusubiri siku moja au hadi mwezi mzima.

Muda mpya unatumika kwa ankara utakazohifadhi kuanzia sasa. Vikumbusho vinapangwa wakati ankara inapohifadhiwa kwenye kihariri, na vinahesabiwa kutoka mapendeleo yaliyokuwa hai wakati huo. Ankara iliyohifadhiwa wiki iliyopita chini ya mpangilio wa siku 5 inaendelea kuwa na kikumbusho chake cha siku 5 hadi utakapoifungua na kuihifadhi tena, ambapo programu inaghairi seti ya zamani na kupanga mpya.

Kwa ankara inayofikia tarehe ya mwisho Ijumaa 12 Septemba, mipangilio ya kampuni inazalisha arifa tatu, kila moja saa 09:00 kwa muda wa eneo la simu:

Kikumbusho	Lini	Kichwa	Maudhui
Kabla ya tarehe ya mwisho	Jumanne 9 Sep, 09:00	Invoice LL-0238 due soon	Payment due in 3 days
Siku ya tarehe ya mwisho	Ijumaa 12 Sep, 09:00	Invoice LL-0238 is due today	Payment is due today
Baada ya tarehe ya mwisho	Ijumaa 19 Sep, 09:00	Invoice LL-0238 is overdue	Payment is 7 days overdue

Kugusa yoyote kati ya hizi hufungua ankara.

Jinsi ya kuunda sheria ya otomatiki

Kihariri cha sheria kinahitaji jaribio (trial) linaloendelea au usajili wa Pro; kwenye akaunti ya bure kitufe cha + na Create your first rule vyote vinakupeleka kwenye skrini ya kuboresha. Kuangalia orodha, kuwasha au kuzima sheria na kufuta sheria hufanya kazi kwenye akaunti yoyote.

Fungua Mipangilio (Settings), gusa Sheria za Otomatiki (Automation Rules), kisha gusa + (au Create your first rule).
Andika Rule name. Inahitajika, na ndicho utakachokiona kwenye kadi, hivyo ifanye ieleweke: "Overdue chase (7 days)".
Fungua kishuka cha Trigger na chagua kimoja kati ya Invoice created, Invoice sent, Invoice overdue, Invoice due soon, Payment received, Invoice paid, Contract expiring au Amount threshold. Chaguo-msingi ni Invoice overdue.
Ikiwa uga wa Number of days unaonekana (overdue, due soon, contract expiring), ingiza namba nzima. Kubadilisha kichocheo kunarudisha thamani kuwa 7, au 30 kwa mikataba. Kwa Amount threshold unapata uga wa Amount na kishuka cha Period chenye Monthly au Weekly badala yake.
Fungua kishuka cha Action na chagua Push notification, In-app alert, Send email, Change status au Generate invoice.
Jaza sehemu zinazohitajika na kitendo hicho. Push notifications na in-app alerts zinahitaji Title na Notification body; unaweza kuweka {invoiceNumber}, {clientName}, {amount} na {dueDate} mahali popote kwenye maandishi. Send email inahitaji Email address, Subject na Email body. Change status inaonyesha kishuka cha New status. Generate invoice haina sehemu, ni kadi ya maelezo tu.
Acha Active imewashwa, kisha gusa alama ya tiki kwenye upau wa juu. Ujumbe "Rule saved" utaonekana na utarudi kwenye orodha.

Kihariri cha New Rule cha programu ya Invoice Flow chenye Rule name Overdue chase (7 days), Trigger Invoice overdue, Number of days 7, Action Push notification, kichwa na maudhui yakitumia vibadala vya invoiceNumber, clientName, amount na dueDate, Switch ya Active na kadi ya Template variables — Sheria kamili ya ufuatiliaji wa malipo yaliyochelewa; vibadala vimeorodheshwa tena kwenye kadi ya chini.

Kihariri cha New Rule cha programu ya Invoice Flow chenye kishuka cha Action kimewekwa kwa Change status na kishuka cha New status kikionyesha Paid — Kubadilisha kitendo kuwa Change status kunabadilisha sehemu za maandishi na kishuka cha New status.

Jinsi ya kusitisha, kuhariri au kufuta sheria

Kusitisha sheria bila kuipoteza, geuza Switch kwenye kadi yake. Sheria zisizo hai zinabaki kwenye orodha na switch ikiwa imezimwa.
Kuhariri, gusa kadi. Kihariri kinafunguka na sehemu zote zimejazwa na kichwa Edit Rule; hifadhi kwa alama ya tiki.
Kufuta, kwarua kadi kutoka kulia kwenda kushoto. Kisanduku cha mazungumzo kiitwacho Delete rule? kinataja sheria na kuonya kuwa itafutwa kabisa. Gusa Delete kuthibitisha au Cancel kuiweka. Kukwarua peke yake hakufuti chochote.

Kisanduku cha mazungumzo Delete rule? cha programu ya Invoice Flow juu ya orodha ya Sheria za Otomatiki, kikieleza kuwa sheria Engagement letter renewal itafutwa kabisa, na vitufe vya Cancel na Delete nyekundu — Kufuta daima kunathibitishwa; kukwarua kunafungua tu kisanduku hiki cha mazungumzo.

Jinsi ya kusoma arifa za ndani ya programu kwenye Dashibodi

Arifa za ndani ya programu ni safu katika jedwali dogo ambalo Dashibodi inaonyesha kwenye kadi yake ya Alerts. Sheria zenye kitendo cha In-app alert zimekusudiwa kuilisha, na pia vitendo vya aina ya barua pepe (angalia hapa chini).

Kwenye Dashibodi (Dashboard), gusa aikoni ya Dashboard widgets kwenye upau wa juu na washa Alerts.
Arifa zikiwepo, kadi inaorodhesha hadi tano, kila moja ikiwa na aikoni yenye rangi: bluu kwa taarifa, njano-dhahabu kwa onyo, nyekundu kwa hitilafu.
Gusa arifa kuiweka alama kama imesomwa na kuruka hadi kile inachorejelea: ankara, skrini ya mikataba, hisa au matumizi.
Gusa x ndogo kuondoa arifa moja, au Dismiss all kufuta kadi. Arifa zilizoondolewa zimefichwa, hazikufutwa.

Dashibodi ya programu ya Invoice Flow kwa Ledger & Lane Accounting yenye kadi za Outstanding na Overdue, kadi ya Alerts yenye maingizo matatu (onyo la malipo yaliyochelewa, arifa ya taarifa ya siku 3 kabla ya tarehe ya mwisho na arifa nyekundu ya kuisha kwa mkataba) na kiungo cha Dismiss all, ikifuatiwa na Paid This Month, Total Invoices na Recent Invoices — Arifa tatu za viwango tofauti juu ya sehemu iliyobaki ya dashibodi.

Sheria na maelezo

Vikumbusho vya malipo vya ndani

Vikumbusho vinaundwa tu wakati ankara inapohifadhiwa kutoka kwa kihariri cha ankara, iwe mpya au iliyohaririwa. Kubadilisha hali kutoka kwa skrini ya maelezo ya ankara hakuviundi. Kuweka ankara alama ya kulipwa au kughairiwa kutoka kwa skrini ya maelezo kunaghairi vitatu vyote.
Hakuna vikumbusho vinavyopangwa kwa ankara zilizo tayari katika hali ya kulipwa au kughairiwa, au wakati Vikumbusho vya bili imezimwa.
Vikumbusho vyote vitatu vinatokea saa 09:00 kwa muda wa eneo la simu. Ikiwa muda uliopangwa tayari umepita wakati unapohifadhi (kwa mfano unaingiza ankara iliyokuwa na tarehe ya mwisho jana), Android inaonyesha arifa hiyo mara moja.
Maandishi yamegandishwa kwa lugha ya programu iliyokuwa ikitumika wakati ulipohifadhi ankara. Kubadilisha programu kwenda lugha nyingine baadaye hakutafsiri vikumbusho vilivyopangwa tayari.
Kila kikumbusho ni arifa ya Android katika kituo cha “Invoice reminders”, hivyo unaweza kukizima au kukibadilisha mtindo katika mipangilio ya arifa ya mfumo bila kugusa programu.
Hakuna skrini inayoorodhesha vikumbusho vinavyosubiri; vipo tu kama arifa zilizopangwa.
Vitufe vitatu vya FROM THE APP vinadhibiti mada za mbali (maelezo ya toleo, ofa, vidokezo). Ni huru kutoka kwa vikumbusho vya ankara na vimezimwa kwa chaguo-msingi isipokuwa App updates.
Malimbikizo ya faini za ucheleweshaji, ukitumia, pia yanazalisha arifa ya ndani kutokana na uhesabuji upya wa kuanzisha programu. Angalia mwongozo wa faini za ucheleweshaji.

Sheria za otomatiki na injini

Injini inafanya kazi mara moja kwa kila kuanzishwa upya kwa programu, nyuma ya pazia, mara tu baada ya skrini ya kuanzia. Inasoma sheria hai, inatathmini vichocheo vinavyotegemea muda na kufanya kila kitendo mara moja tu kwa kila sheria, kwa kila ankara au mkataba, kwa kila siku ya kalenda. Hakuna huduma ya nyuma; ikiwa programu haifunguliwi, hakuna kinachotathminiwa. Kichocheo pekee kinachotokana na tukio ni Payment received, ambacho programu huanzisha unapogusa Mark as Paid kwenye ankara.

Katika toleo la sasa, sheria zilizoundwa kwenye kihariri zinahifadhiwa na kuonyeshwa lakini hazichukuliwi na injini hiyo. Kihariri kinahifadhi misimbo ya kichocheo na kitendo katika muundo mmoja na injini inaitafuta katika muundo mwingine, kwa hivyo sheria iliyohifadhiwa inarukwa wakati wa ukaguzi wa kuanzisha, na tukio la Mark-as-Paid linatafutwa chini ya msimbo ambao kihariri hakiandiki kamwe. Kivitendo hii inamaanisha kihesabu cha idadi ya kufanya kazi kinabaki sifuri na hakuna arifa, tahadhari, mabadiliko ya hali au ankara iliyozalishwa inayotolewa na sheria unayounda. Tegemea vikumbusho vya malipo vya ndani vilivyotajwa hapo juu kwa chochote unachohitaji kifike kwa hakika. Bado inafaa kuweka orodha ya sheria tayari ili iwe mahali pake wakati sehemu hizo mbili zitakapooanishwa katika sasisho.

Kwa ukamilifu, hivi ndivyo injini imeundwa kufanya inapooanisha na sheria:

Kichocheo	Sharti injini inayoangalia	Inapatikana kwenye kihariri
Invoice overdue	hali ni sent, sio archived, tarehe ya mwisho angalau siku N zilizopita	Ndiyo
Invoice due soon	hali ni sent, inafikia ndani ya siku N zijazo (chaguo-msingi 3)	Ndiyo
Contract expiring	mkataba umesainiwa, tarehe ya mwisho ndani ya siku N (chaguo-msingi 30)	Ndiyo
Payment received	inaanzishwa na Mark as Paid	Ndiyo
Recurring invoice due, Low stock, Expense threshold	ratiba inafikia leo, hisa iko chini au sawa na kiwango, matumizi ya mwezi au wiki hii yamezidi kiasi	Hapana
Invoice created, Invoice sent, Invoice paid, Amount threshold	hakuna kitathmini kinachopo	Ndiyo

Push notification inaonyesha arifa ya mfumo kwenye kituo cha vikumbusho ikiwa na kichwa na maudhui yako.
In-app alert inaongeza safu kwenye kadi ya Dashibodi, yenye kichwa na maudhui sawa na kiungo cha kurudi kwenye ankara au mkataba.
Send email haitumi barua pepe yenyewe kamwe, kwa makusudi. Inaunda arifa ya ndani ambayo kichwa chake ni mada yako na maudhui yake yanamalizika na anwani ndani ya mabano, ili kutuma kubaki hatua ya makusudi ya mkono. Anwani ambayo injini inasoma inatoka kwenye rekodi ya mteja, sio kutoka kwa uga kwenye kihariri.
Change status inaandika hali mpya moja kwa moja kwenye ankara, ikiruka madhara ya pembeni ambayo mabadiliko ya kawaida ya hali hufanya (kughairi kikumbusho, hisa, jumla za mradi).
Generate invoice inanakili ankara iliyoanzisha kichocheo kama rasimu mpya kwa mteja yule yule ikiwa na namba mpya na tarehe za leo, kisha inatuma arifa “OLD → NEW”.
Vibadala vilivyopo kwenye injini zaidi ya vinne vinavyoonyeshwa kwenye kihariri: {clientEmail}, {overdueDays}, {daysRemaining}, {contractTitle}, {endDate}. {amount} ni kiasi kinachodaiwa bado, hadi tarakimu mbili za desimali; {dueDate} inachapishwa kama yyyy-mm-dd.

Uthibitishaji na chaguo-msingi

Jina la sheria linahitajika; Number of days inakubali tarakimu tu na haipaswi kuwa tupu; Amount haipaswi kuwa tupu.
Sheria mpya zinatumia chaguo-msingi la kichocheo Invoice overdue, siku 7, kitendo Push notification, hai. Change status ina chaguo-msingi Paid; Period ina chaguo-msingi Monthly.
Kufungua kihariri (mpya au iliyopo) kunahitaji Pro; orodha ya sheria, vitufe na kufuta havihitaji. Skrini ya Arifa inapatikana kwa kila mtu.
Sheria na arifa ni data ya kawaida ya programu na zinajumuishwa kwenye nakala rudufu. Mapendeleo ya vikumbusho (vitufe na idadi za siku) ni mipangilio ya kifaa na haziko ndani ya nakala rudufu; baada ya kurejesha kwenye simu mpya, rudi kwenye skrini ya Arifa na uhifadhi tena ankara zozote muhimu ambazo vikumbusho vyake unavihitaji.

Vidokezo

Ukitoza kwa masharti ya siku 14, onyo la siku 3 linaanguka siku ya 11 na ufuatiliaji wa siku 7 siku ya 21. Kwa masharti ya siku 30 fikiria siku 7 kabla na 14 baadaye, ili onyo la kwanza lifike wakati ankara bado ni mpya kwenye foleni ya malipo ya mteja.

Kubadilisha siku za vikumbusho kunaathiri tu ankara utakazohifadhi baadaye. Baada ya kurekebisha mipangilio, fungua kila ankara muhimu isiyolipwa kwenye kihariri na uihifadhi bila mabadiliko; programu inaghairi vikumbusho vya zamani na kupanga vipya kwa muda mpya.

Kikumbusho cha malipo yaliyochelewa kinapoonekana, kigusa kufungua ankara, kisha tumia kitendo cha Send cha ankara kutuma PDF kwa barua pepe kwa kutumia kiolezo cha kikumbusho. Kikumbusho kinakuambia lini; barua pepe bado ni yako kutuma.

Ukitegemea kadi ya Alerts ya Dashibodi, iweke karibu na juu ya mpangilio wa wijeti ili onyo lionekane bila kusogeza; kadi inajificha kabisa hakuna kitu cha kuonyesha.

Miongozo inayohusiana

Kutuma ankara kwa barua pepe kwa ufuatiliaji wa mkono ambao kikumbusho kinapaswa kusababisha.
Faini za ucheleweshaji kwa nyongeza inayoweza kulimbikizwa baada ya kikumbusho cha malipo yaliyochelewa.
Hali za ankara, orodha na historia kwa jinsi sent, overdue na paid zinavyoamuliwa.