Kullanım kılavuzu

Ödeme hatırlatıcıları ve otomasyon kuralları

Yerel ödeme hatırlatıcılarını açın, vade tarihinden kaç gün önce ve sonra geleceklerini seçin ve otomasyon kurallarının bugün neler yapıp yapamadığını öğrenin.

Güncellendi: 2026-09-09

Para tahsilatının peşine düşmek, küçük bir işletme yürütmenin en keyifsiz ve en kolay unutulan kısmıdır. Invoice Flow buna iki katmanda çözüm getirir. Birincisi, uygulamanın ödenmemiş her fatura için telefonunuzda zamanladığı bir dizi yerel ödeme hatırlatıcısıdır: biri vade tarihinden önce, biri o gün, biri sonra. Bunlar için sunucu, hesap veya ağ bağlantısı gerekmez. İkinci katman, bir tetikleyici ve bir eylem tanımladığınız Otomasyon Kuralları altındaki kural oluşturucudur ve uygulama her başladığında bir tarama yapan bir motordur.

Bu rehber, müşterilerine sterlin cinsinden 14 gün vadeyle fatura kesen Manchester’daki iki ortaklı muhasebe bürosu Ledger & Lane Accounting’i izliyor. Ortaklar, her faturanın vadesinden üç gün önce bir uyarı ve kaçırıldıktan bir hafta sonra kararlı bir takip istiyor. Şans eseri bunlar tam da uygulamanın hazır geldiği değerler; dolayısıyla işin çoğu kurulumu doğrulamak ve hangi bildirimin ne zaman geleceğini bilmekten ibaret.

Rehber bir konuda da açık sözlü: mevcut sürümde kural düzenleyicisi ile kural motoru birbirine bağlı değil. Kurallar oluşturabilir, kaydedebilir, açıp kapatabilir ve silebilirsiniz; makale bunun nasıl yapıldığını gösteriyor, ancak size gerçekten ulaşacak olan şey zamanlanmış hatırlatıcılardır. Ayrıntılar aşağıdaki kurallar bölümünde.

Ekranda ne görüyorsunuz

Her iki özellik de Ayarlar sekmesinde, OTOMASYON başlıklı bölümdedir. Bildirimler kutucuğu (alt başlık “Hatırlatıcılar, güncellemeler, kampanyalar”) bildirim tercihlerini açar. Otomasyon Kuralları kutucuğu (alt başlık “İş akışlarınızı otomatikleştirin”) kural listesini açar.

Bildirimler ekranında iki grup vardır. Faturalar ve hatırlatıcılar altında tek bir anahtar bulunur: alt başlığı “Vade tarihi, gecikme, yinelenen” olan Fatura hatırlatıcıları. Bu açıkken altında girintili iki satır belirir: Vadeden 3 gün önce hatırlat ve 7 gün sonra gecikmiş; her birinin yanında küçük bir kalem simgesi vardır. Uygulamadan altında üç anahtar daha yer alır: Uygulama güncellemeleri, Teklifler ve kampanyalar ve İpuçları ve eğitimler. Alt bilgi, fatura hatırlatıcılarının yerel olduğunu ve çevrimdışı çalıştığını hatırlatır.

Invoice Flow uygulamasının Bildirimler ekranı: Fatura hatırlatıcıları açık, Vadeden 3 gün önce hatırlat ve 7 gün sonra gecikmiş satırları görünüyor, Uygulama güncellemeleri açık, Teklifler ve kampanyalar ile İpuçları ve eğitimler kapalı — Ledger & Lane'in kurulumu fabrika varsayılanı: hatırlatıcılar açık, 3 gün önce, 7 gün sonra.

Otomasyon Kuralları ekranı düz bir listedir. Her kural; bir tetikleyici simgesi, kural adı, bir açma/kapama anahtarı, tetikleyici, ok, eylem şeklinde okunan ikinci bir satır (örneğin “Fatura gecikti • 7 gün gecikmiş → Push bildirimi”) ve kuralın kaç kez çalıştığını gösteren bir rozet ile oluşturulma tarihini taşıyan üçüncü bir satırdan oluşan bir karttır. Köşedeki + düğmesi düzenleyiciyi açar. Liste boşken bunun yerine “Henüz kural yok” yazısını ve bir İlk kuralınızı oluşturun düğmesini görürsünüz.

Invoice Flow uygulamasının Otomasyon Kuralları ekranı boş durumda: sihirli değnek simgesi, Henüz kural yok yazısı ve İlk kuralınızı oluşturun düğmesi — Yeni bir kurulum, tek bir eylem çağrısıyla boş durumu gösterir.

Invoice Flow uygulamasının Otomasyon Kuralları listesinde dört kart: kapalı durumdaki Engagement letter renewal, Thank-you note on payment, Due-soon heads-up ve Overdue chase; her biri tetikleyici, eylem, çalışma sayısı ve oluşturulma tarihini gösteriyor — Muhasebe bürosu için dört kural; sözleşme yenileme kuralı kapatılmış.

Bilinmesi gereken üçüncü yer Panel’dir. Uygulama çubuğundaki Pano widgetları simgesinden Uyarılar widget’ını etkinleştirirseniz, kapatılmamış uyarılar olduğunda Uyarılar başlıklı bir kart belirir; kartta bir sayı rozeti, en fazla beş kayıt ve bir Tümünü kapat bağlantısı bulunur.

Hatırlatıcı zamanlaması nasıl ayarlanır

Ledger & Lane, ödenmemiş her faturanın vadeden üç gün önce bir uyarı, yedi gün sonra da bir takip tetiklemesini istiyor. Bu değerleri doğrulamanın veya değiştirmenin yolu şöyle.

Ayarlar'ı açın ve OTOMASYON altında Bildirimler'e dokunun.
Fatura hatırlatıcıları anahtarının açık olduğundan emin olun. Android 13 veya üstünde bunu ilk kez açtığınızda sistem, bildirim gösterme izni ister; kabul edin, aksi hâlde hiçbir şey iletilmez.
Vadeden 3 gün önce hatırlat satırına dokunun. Vadeden kaç gün önce? başlıklı bir panel 1, 2, 3, 5, 7 veya 14 gün sunar. İstediğiniz değere dokunun; panel kapanır ve satır güncellenir.
7 gün sonra gecikmiş satırına dokunun. Vadeden kaç gün sonra? paneli 1, 3, 7, 14 veya 30 gün sunar. Birini seçin.
Ekrandan çıkın. Kaydet düğmesi yoktur; her seçim anında saklanır.

Invoice Flow uygulamasında Bildirimler ekranının üzerinde açılan Vadeden kaç gün önce alt sayfası: 1, 2, 3, 5, 7 ve 14 gün seçenekleri ve seçili 3 gün — Vade öncesi hatırlatıcı bir günden iki haftaya kadar herhangi bir noktada olabilir.

Invoice Flow uygulamasında Bildirimler ekranının üzerinde açılan Vadeden kaç gün sonra alt sayfası: 1, 3, 7, 14 ve 30 gün seçenekleri ve seçili 7 gün — Gecikme takibi bir gün de bekleyebilir, bir aya kadar da.

Yeni zamanlama, bundan sonra kaydedeceğiniz faturalar için geçerlidir. Hatırlatıcılar, bir fatura düzenleyicide kaydedildiği anda zamanlanır ve o anda geçerli olan tercihlere göre hesaplanır. Geçen hafta 5 günlük ayarla kaydedilen bir fatura, siz onu açıp yeniden kaydedene kadar 5 günlük hatırlatıcısını korur; kaydettiğinizde uygulama eski takımı iptal eder ve yenisini zamanlar.

Vadesi 12 Eylül Cuma olan bir fatura için büronun ayarları, her biri yerel saatle 09:00’da olmak üzere üç bildirim üretir:

Hatırlatıcı	Ne zaman	Başlık	Gövde
Vadeden önce	9 Eyl Sal, 09:00	LL-0238 numaralı faturanın vadesi yakın	Ödeme 3 gün içinde
Vade gününde	12 Eyl Cum, 09:00	LL-0238 numaralı faturanın vadesi bugün	Ödeme bugün vadesinde
Vadeden sonra	19 Eyl Cum, 09:00	LL-0238 numaralı fatura gecikmiş	Ödeme 7 gün gecikmiş

Herhangi birine dokunmak faturayı açar.

Otomasyon kuralı nasıl oluşturulur

Kural düzenleyicisi etkin bir deneme süresi ya da Pro aboneliği gerektirir; ücretsiz hesapta hem + düğmesi hem de İlk kuralınızı oluşturun sizi yükseltme ekranına götürür. Listeyi görüntülemek, bir kuralı açıp kapatmak ve kural silmek her hesapta çalışır.

Ayarlar'ı açın, Otomasyon Kuralları'na dokunun, ardından +'ya (veya İlk kuralınızı oluşturun'a) dokunun.
Bir Kural adı yazın. Zorunludur ve kartta göreceğiniz şey odur, bu yüzden açıklayıcı olsun: "Gecikme takibi (7 gün)".
Tetikleyici açılır listesini açın ve şunlardan birini seçin: Fatura oluşturuldu, Fatura gönderildi, Fatura gecikti, Vade yaklaşıyor, Ödeme alındı, Fatura ödendi, Sözleşme sona eriyor veya Tutar eşiği. Varsayılan Fatura gecikti'dir.
Bir Gün sayısı alanı belirirse (gecikme, vade yaklaşıyor, sözleşme sona eriyor) bir tam sayı girin. Tetikleyiciyi değiştirmek bunu 7'ye, sözleşmeler için 30'a sıfırlar. Tutar eşiği için bunun yerine bir Tutar alanı ve Aylık ya da Haftalık seçenekli bir Dönem açılır listesi gelir.
Eylem açılır listesini açın ve Push bildirimi, Uygulama içi uyarı, E-posta gönder, Durum değiştir ya da Fatura oluştur seçeneklerinden birini seçin.
Eylemin gerektirdiği alanları doldurun. Push bildirimleri ve uygulama içi uyarılar bir Başlık ile bir Bildirim gövdesi ister; metnin herhangi bir yerine {invoiceNumber}, {clientName}, {amount} ve {dueDate} yerleştirebilirsiniz. E-posta gönder E-posta adresi, Konu ve E-posta gövdesi ister. Durum değiştir bir Yeni durum açılır listesi gösterir. Fatura oluştur'un alanı yoktur, yalnızca bir açıklama kartı vardır.
Aktif anahtarını açık bırakın, ardından uygulama çubuğundaki onay işaretine dokunun. "Kural kaydedildi" mesajı belirir ve listeye dönersiniz.

Invoice Flow uygulamasının Yeni Kural düzenleyicisi: Kural adı Overdue chase (7 days), Tetikleyici Fatura gecikti, Gün sayısı 7, Eylem Push bildirimi, invoiceNumber, clientName, amount ve dueDate yer tutucularını kullanan bir başlık ve gövde, Aktif anahtarı ve bir Şablon değişkenleri kartı — Eksiksiz bir gecikme takibi kuralı; yer tutucular alttaki kartta yeniden listelenir.

Invoice Flow uygulamasının Yeni Kural düzenleyicisinde Eylem açılır listesi Durum değiştir olarak ayarlı ve Ödendi'yi gösteren bir Yeni durum açılır listesi — Eylemi Durum değiştir yapmak, metin alanlarının yerine bir Yeni durum açılır listesi koyar.

Bir kural nasıl duraklatılır, düzenlenir veya silinir

Bir kuralı kaybetmeden duraklatmak için kartındaki anahtarı çevirin. Etkin olmayan kurallar, anahtarı kapalı hâlde listede kalır.
Düzenlemek için karta dokunun. Düzenleyici, tüm alanlar dolu ve başlığı Kuralı Düzenle olacak şekilde açılır; onay işaretiyle kaydedin.
Silmek için kartı sağdan sola kaydırın. Kuralı sil? başlıklı bir iletişim kutusu kuralın adını verir ve kalıcı olarak silineceği konusunda uyarır. Onaylamak için Sil'e, saklamak için İptal'e dokunun. Kaydırmanın kendisi asla bir şey silmez.

Invoice Flow uygulamasında Otomasyon Kuralları listesinin üzerinde açılan Kuralı sil? iletişim kutusu; Engagement letter renewal kuralının kalıcı olarak silineceğini belirtiyor, İptal ve kırmızı bir Sil düğmesi var — Silme her zaman onaylanır; kaydırmak yalnızca bu iletişim kutusunu açar.

Panel’deki uygulama içi uyarılar nasıl okunur

Uygulama içi uyarılar, Panel’in Uyarılar kartında gösterdiği küçük bir tablonun satırlarıdır. Uygulama içi uyarı eylemine sahip kurallar bunu beslemek içindir; e-posta türündeki eylemler de öyle (aşağıya bakın).

Panel'de uygulama çubuğundaki Pano widgetları simgesine dokunun ve Uyarılar'ı etkinleştirin.
Uyarı varsa kart en fazla beş tanesini listeler; her birinin renkli bir simgesi olur: bilgi için mavi, uyarı için kehribar, hata için kırmızı.
Bir uyarıya dokunmak onu okundu olarak işaretler ve işaret ettiği yere götürür: faturaya, sözleşmeler ekranına, envantere veya giderlere.
Tek bir uyarıyı kapatmak için küçük x işaretine, kartı temizlemek için Tümünü kapat'a dokunun. Kapatılan uyarılar gizlenir, silinmez.

Ledger & Lane Accounting için Invoice Flow uygulamasının paneli: Ödenmemiş ve Gecikmiş kutucukları, üç kayıt içeren bir Uyarılar kartı (bir gecikme uyarısı, 3 gün kaldı bilgi uyarısı ve kırmızı bir sözleşme bitişi uyarısı) ile bir Tümünü kapat bağlantısı, ardından Bu Ay Ödenen, Toplam Fatura ve Son Faturalar — Panelin geri kalanının üzerinde farklı önem derecelerinde üç uyarı.

Kurallar ve ayrıntılar

Yerel ödeme hatırlatıcıları

Hatırlatıcılar yalnızca bir fatura, yeni ya da düzenlenmiş olarak, fatura düzenleyicisinden kaydedildiğinde oluşturulur. Durumu fatura ayrıntı ekranından değiştirmek onları oluşturmaz. Bir faturayı ayrıntı ekranından ödendi veya iptal edildi olarak işaretlemek üçünü de iptal eder.
Zaten ödendi ya da iptal edildi durumundaki faturalar için ve Fatura hatırlatıcıları kapalıyken hiçbir hatırlatıcı zamanlanmaz.
Üç hatırlatıcı da telefonun yerel saat diliminde 09:00’da tetiklenir. Kaydettiğiniz anda zamanlanan an çoktan geçmişse (örneğin vadesi dün olan bir fatura giriyorsanız) Android o bildirimi hemen gösterir.
Metinler, faturayı kaydettiğinizde kullanımda olan uygulama dilinde dondurulur. Uygulamayı sonradan başka bir dile geçirmek, zaten zamanlanmış hatırlatıcıları çevirmez.
Her hatırlatıcı, “Fatura hatırlatıcıları” kanalındaki bir Android bildirimidir; dolayısıyla uygulamaya dokunmadan sistem bildirim ayarlarından sesini kısabilir ya da görünümünü değiştirebilirsiniz.
Bekleyen hatırlatıcıları listeleyen bir ekran yoktur; yalnızca zamanlanmış bildirimler olarak vardırlar.
Uygulamadan bölümündeki üç anahtar uzak konuları (sürüm notları, teklifler, ipuçları) denetler. Fatura hatırlatıcılarından bağımsızdırlar ve Uygulama güncellemeleri dışında varsayılan olarak kapalıdırlar.
Kullanıyorsanız gecikme ücreti tahakkuku da açılıştaki yeniden hesaplamadan yerel bir bildirim doğurur. Gecikme ücretleri rehberine bakın.

Otomasyon kuralları ve motor

Motor, uygulamanın her soğuk başlatılışında bir kez, açılış ekranının hemen ardından arka planda çalışır. Etkin kuralları okur, zaman tabanlı tetikleyicileri değerlendirir ve her eylemi kural, fatura ya da sözleşme ve takvim günü başına en fazla bir kez uygular. Arka plan hizmeti yoktur; uygulama açılmazsa hiçbir şey değerlendirilmez. Olay güdümlü tek tetikleyici, bir faturada Ödendi olarak işaretle’ye dokunduğunuzda uygulamanın doğurduğu Ödeme alındı’dır.

Mevcut sürümde düzenleyicide oluşturulan kurallar saklanır ve görüntülenir, ancak o motor tarafından alınmaz. Düzenleyici tetikleyici ve eylem kodlarını bir biçimde kaydeder, motor ise onları başka bir biçimde arar; bu yüzden kaydedilmiş bir kural açılış taramasında atlanır ve Ödendi olarak işaretle olayı, düzenleyicinin hiç yazmadığı bir kod altında aranır. Pratikte bu, çalışma sayacının sıfırda kaldığı ve kurduğunuz bir kuralın hiçbir bildirim, uyarı, durum değişikliği veya oluşturulmuş fatura üretmediği anlamına gelir. Gerçekten ulaşmasını istediğiniz her şey için yukarıdaki yerel ödeme hatırlatıcılarına güvenin. Yine de iki yarı bir güncellemede birbirine bağlandığında hazır olsun diye kural listesini kurmaya değer.

Bütünlük olsun diye, motorun bir kuralla eşleştiğinde yapmak üzere tasarlandığı şey şudur:

Tetikleyici	Motorun denetlediği koşul	Düzenleyicide var mı
Fatura gecikti	durum gönderildi, arşivlenmemiş, vade tarihi en az N gün önce	Evet
Vade yaklaşıyor	durum gönderildi, vadesi önümüzdeki N gün içinde (varsayılan 3)	Evet
Sözleşme sona eriyor	sözleşme imzalı, bitiş tarihi N gün içinde (varsayılan 30)	Evet
Ödeme alındı	Ödendi olarak işaretle tarafından doğurulur	Evet
Yinelenen faturanın vadesi geldi, Düşük stok, Gider eşiği	takvimin vadesi bugün, stok eşikte veya altında, bu ayın ya da haftanın giderleri bir tutarı aşıyor	Hayır
Fatura oluşturuldu, Fatura gönderildi, Fatura ödendi, Tutar eşiği	değerlendirici yok	Evet

Push bildirimi, hatırlatıcılar kanalında sizin başlığınız ve gövdenizle bir sistem bildirimi gösterir.
Uygulama içi uyarı, Panel kartı için aynı başlık ve gövdeyle ve faturaya ya da sözleşmeye geri götüren bir bağlantıyla bir satır ekler.
E-posta gönder, tasarımı gereği kendi başına hiçbir zaman posta göndermez. Başlığı sizin konunuz olan ve gövdesi parantez içinde adresle biten bir uygulama içi uyarı oluşturur; böylece gönderme bilinçli bir manuel adım olarak kalır. Motorun okuduğu adres, düzenleyicideki alandan değil, müşteri kaydından gelir.
Durum değiştir, yeni durumu doğrudan faturaya yazar ve normal durum değişikliğinin yaptığı yan etkileri (hatırlatıcı iptali, envanter, proje toplamları) atlar.
Fatura oluştur, tetikleyen faturayı aynı müşteri için yeni bir numara ve bugünün tarihleriyle yeni bir taslak olarak çoğaltır, ardından “ESKİ → YENİ” şeklinde bir uyarı yayımlar.
Düzenleyicide gösterilen dördünün ötesinde motorda bulunan yer tutucular: {clientEmail}, {overdueDays}, {daysRemaining}, {contractTitle}, {endDate}. {amount}, hâlâ ödenmesi gereken tutardır ve iki ondalık basamaklıdır; {dueDate} yyyy-aa-gg olarak yazdırılır.

Doğrulama ve varsayılanlar

Kural adı zorunludur; Gün sayısı yalnızca rakam kabul eder ve boş olamaz; Tutar boş olamaz.
Yeni kurallar varsayılan olarak Fatura gecikti tetikleyicisi, 7 gün, Push bildirimi eylemi ve aktif durumla gelir. Durum değiştir varsayılan olarak Ödendi’dir; Dönem varsayılan olarak Aylık’tır.
Düzenleyiciyi açmak (yeni ya da mevcut) Pro kısıtlıdır; kural listesi, anahtarlar ve silme değildir. Bildirimler ekranı herkese açıktır.
Kurallar ve uyarılar sıradan uygulama verileridir ve yedeklemelere dâhil edilir. Hatırlatıcı tercihleri (anahtarlar ve gün sayıları) cihaz ayarlarıdır ve yedeklemede taşınmaz; yeni bir telefonda geri yükledikten sonra Bildirimler ekranını yeniden ziyaret edin ve hatırlatıcılarına ihtiyaç duyduğunuz faturaları yeniden kaydedin.

İpuçları

14 gün vadeyle fatura kesiyorsanız, 3 günlük uyarı 11. güne, 7 günlük takip ise 21. güne düşer. 30 gün vadede 7 gün önce ve 14 gün sonra değerlerini düşünün; böylece ilk dürtme, fatura hâlâ müşterinin ödeme sırasında tazeyken gelir.

Hatırlatıcı günlerini değiştirmek yalnızca sonrasında kaydettiğiniz faturaları etkiler. Ayarları düzelttikten sonra önemli olan her ödenmemiş faturayı düzenleyicide açın ve değişiklik yapmadan kaydedin; uygulama eski hatırlatıcıları iptal eder ve yeni aralıklarla yenilerini zamanlar.

Gecikme hatırlatıcısı tetiklendiğinde faturayı açmak için ona dokunun, ardından PDF'i bir hatırlatma şablonuyla e-postalamak için faturanın Gönder eylemini kullanın. Hatırlatıcı zamanı söyler; e-postayı göndermek yine size kalır.

Panel'in Uyarılar kartına güveniyorsanız onu widget sıralamasında üstlere yakın tutun ki bir uyarı kaydırmadan görünsün; gösterecek bir şey olmadığında kart kendini tamamen gizler.

İlgili rehberler

Bir hatırlatıcının tetiklemesi gereken manuel takip için Faturaları e-postayla gönderme.
Gecikme hatırlatıcısından sonra tahakkuk edebilecek ek ücret için Gecikme ücretleri.
Gönderildi, gecikmiş ve ödendi durumlarının nasıl belirlendiği için Fatura durumları, listesi ve geçmişi.