Kullanım kılavuzu

Faturaları e-postayla gönderme

Yer tutuculu, yeniden kullanılabilir e-posta şablonları yazın, metni posta uygulamanızdan veya SMTP üzerinden gönderin, PDF'i paylaşım sayfasından ekleyin ve faturayı gönderildi olarak işaretleyin.

Güncellendi: 2026-09-09

Invoice Flow’da bir faturayı e-postayla göndermek iki ayrı eylemdir ve bu ayrımı kavramak işin tamamıdır. Birinci eylem sözcükleri üretir: müşterinin adı, fatura numarası, toplam ve vade tarihi otomatik doldurulmuş hâlde bir şablondan kurulan bir konu satırı ve bir gövde. İkinci eylem dosyayı üretir: müşterinin gerçekten açacağı, muhasebeye ileteceği ve karşılığında ödeme yapacağı PDF. Uygulama birincisini faturanın menüsündeki Müşteriye gönder ile, ikincisini ise PDF önizlemesindeki paylaşım düğmesiyle yapar. Uygulamada hiçbir şey PDF’i ve şablonlu metni tek bir mesajda birlikte göndermez; bu yüzden bu rehber hangi düğmenin ne yaptığı konusunda açık sözlüdür ve ikisini birleştirmenin mantıklı bir yolunu gösterir.

Örnek işletme, Portland, Oregon’daki Willow & Root Yoga Studio. Sahibi Hannah Whitfield, kurumsal müşteriler için yerinde öğle arası dersleri veriyor ve her birine ayda bir kez ABD doları cinsinden fatura kesiyor. Her fatura bir kişiye değil, bir muhasebe posta kutusuna gittiğinden, fatura numarasını içeren tutarlı bir konu satırı, samimi bir üsluptan daha önemli.

Ekranda ne görüyorsunuz

İşin içinde üç ekran var.

Şablonlar Ayarlar altında, Fatura Ayarları bölümünde, E-posta şablonları kutucuğunun (alt başlık “Konu ve gövde hazır ayarları”) arkasındadır. Ekran düz bir listedir: bir zarf simgesi beş yerleşik şablonu, çizgili kâğıt üzerinde kalem simgesi ise sizin oluşturduklarınızı işaretler ve her satır şablon adını altında konusuyla birlikte gösterir. Her satırın Çoğalt ve Sil içeren bir üç nokta menüsü vardır; köşedeki + düğmesi yeni bir şablon başlatır.

Hemen altında, aynı ayarlar bölümünde E-posta gönderimi (alt başlık “Fatura e-postalarının nasıl gönderileceğini seçin”) yer alır. Burası Sistem posta uygulaması (mailto) ile SMTP sunucusu (otomatik gönderim) arasında seçim yaptığınız ve ikinci seçeneği seçerseniz SMTP sunucu adresi, bağlantı noktası ve kimlik bilgilerini girdiğiniz yerdir.

Üçüncü ekran faturanın kendisidir. Belgeler sekmesini açın, bir faturaya dokunun ve sağ üst köşedeki üç nokta menüsünü kullanın. Bu menünün ikinci grubunda Müşteriye gönder ve Share as web page bulunur. Bir taslak için en ilk madde Gönderildi olarak işaretle’dir. Faturanın altındaki geniş PDF Önizleme düğmesi, uygulama çubuğunda yazdırma simgesini, paylaşım simgesini ve yalnızca taslaklar için Paylaş ve gönderildi olarak işaretle içeren bir menüyü barındıran PDF görüntüleyiciyi açar.

Yer tutuculu bir şablon nasıl yazılır

Yerleşik şablonlar ilk gönderim için yeterlidir, ancak Hannah kurumsal bir posta biriminin mesajı açmadan dosyalayabileceği bir konu ve seansları listeleyen bir gövde istiyor. Bir şablonu düzenlemek Pro özelliğidir; listeyi açmak değildir.

1. Ayarlar'ı açın, Fatura Ayarları bölümüne kaydırın ve E-posta şablonları'na dokunun.
2. Sıfırdan başlamak için +'ya dokunun ya da yerinde değiştirmek için mevcut bir satıra dokunun.
3. Bir Şablon adı yazın. Yalnızca uygulamanın kendi listelerinde görünür, e-postada asla görünmez.
4. Konu alanını yazın. İmleci fatura numarasının gireceği yere koyun ve Değişken ekle altındaki invoice.number çipine dokunun.
5. Gövde alanına dokunun ve mesajı yazın; ilerledikçe client.name, invoice.total, invoice.dueDate ve invoice.items gibi çipleri ekleyin.
6. Sonucu örnek değerlerle görmek için Canlı önizleme'yi açın, ardından Kaydet'e dokunun.

Bir yer tutucu, çift süslü parantez içine alınmış çip etiketidir; yani client.name’e dokunmak {{client.name}} yazar. Çip, en son odaklanan alana düşer; her iki alana da henüz dokunmadıysanız gövdeye gider. Parantezleri elle de yazabilirsiniz. Seçici, kullanılabilir değerleri Müşteri, Fatura, İşletme ve Diğer olarak gruplar:

Para yer tutucuları faturanın para biriminde biçimlendirilir, tarihler uygulamanın kısa tarih biçimini kullanır ve invoice.items, her kalem için açıklamayı, miktarı ve birim fiyatı gösteren birer satırdan oluşan madde işaretli bir listeye açılır. invoice.due vade tarihi değil, hâlâ borçlu olunan tutardır; tarih invoice.dueDate’tir.

Önizleme bilinçli olarak geneldir. Sabit bir örnek müşteriyi, “Riverstone Capital”den “Linda Park”ı, “$4 950.00” tutarındaki “INV-0204” faturasını ve “Carter Digital Studio” adlı örnek bir işletmeyi yerine koyar. Kendi adınız ve toplamlarınız yalnızca gönderim anında, şablon gerçek bir faturaya karşı işlendiğinde görünür.

Metin faturadan nasıl e-postalanır

Şablon kaydedildikten sonra mesajı göndermek dört dokunuş sürer. Bu yol yalnızca sözcükleri gönderir; PDF bir sonraki bölümde ele alınıyor.

1. Faturayı Belgeler sekmesinden açın.
2. Sağ üst köşedeki üç nokta menüsüne dokunun ve Müşteriye gönder'i seçin.
3. Şablon seç panelinde istediğiniz şablona dokunun.
4. Gönderim yönteminiz sistem posta uygulamasıysa, posta uygulamanızın yazma penceresi alıcı, konu ve gövde doldurulmuş hâlde açılır; gözden geçirin ve uygulamanın kendi Gönder düğmesine dokunun. Yönteminiz SMTP ise uygulama hemen gönderir ve E-posta gönderildi mesajını gösterir.

Alıcı her zaman müşteri kaydındaki e-posta adresidir. Bu alan boşsa uygulama, şablon paneli açılmadan önce Müşterinin e-posta adresi yok mesajıyla durur; bu yüzden önce müşteriye adresi ekleyin. Şablonlar ekranını hiç açmadığınız için şablon listesi boşsa, beş yerleşik şablon o anda oluşturulur.

PDF nasıl gönderilir ve fatura nasıl gönderildi olarak işaretlenir

Dosya, PDF önizlemesinden Android paylaşım sayfası üzerinden çıkar. Dosya kabul eden her hedef çalışır: Gmail, Outlook, WhatsApp, Drive ya da bir şirket içi mesajlaşma uygulaması.

1. Faturada alttaki PDF Önizleme'ye dokunun ve belgenin işlenmesini bekleyin.
2. Bir taslak için önizlemenin uygulama çubuğundaki üç nokta menüsüne dokunun ve Paylaş ve gönderildi olarak işaretle'yi seçin. Zaten gönderilmiş bir fatura içinse bunun yerine paylaşım simgesine dokunun.
3. Android paylaşım sayfasında posta uygulamanızı seçin. PDF eklenmiş olur, konu "Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio" şeklindedir ve gövde kısa bir "please find attached" notudur. Alıcıyı ekleyip oradan gönderin.
4. Uygulamaya döndüğünüzde bu şekilde paylaşılan bir taslak Fatura gönderildi olarak işaretlendi mesajını gösterir ve durum rozeti Taslak'tan Gönderildi'ye değişir.

Paylaşım sayfası e-posta şablonlarınızı okumaz. Konusu ve gövdesi, fatura numarasını, şirket adınızı ve müşterinin adını alan sabit uygulama metinleridir. Dolayısıyla kurumsal bir müşteri için pratik rutin şudur: önce PDF’i önizlemeden paylaşın (bu aynı zamanda taslağı Gönderildi’ye çevirir), sonra kalem listesini içeren daha dolu şablonlu mesajı istiyorsanız Müşteriye gönder ile takip edin. Ya da şablonlu metni doğrudan paylaşım sayfasının açtığı yazma penceresine yapıştırın; nasılsa her iki durumda da posta uygulamanız aynı.

Gönderildi olarak işaretlemek bir durum değişikliğinden ibarettir. Görebileceğiniz hiçbir yere bir tarih, bir adres ya da mesajın bir kopyasını kaydetmez; tek iz değişiklik günlüğü kaydıdır. Buna karşılık Müşteriye gönder üzerinden göndermek duruma asla dokunmaz; dolayısıyla taslakken e-postaladığınız bir fatura, siz Paylaş ve gönderildi olarak işaretle kullanana ya da fatura menüsünden Gönderildi olarak işaretle’yi seçip Durum değiştirilsin mi? iletişim kutusunu onaylayana kadar taslak olarak kalır.

SMTP gönderimine nasıl geçilir

Varsayılan yöntem posta uygulamanızı açar ve bu çoğu kişi için doğru seçimdir: mesajı gitmeden önce görürsünüz, teslimatı sağlayıcınız üstlenir ve PDF’i aynı pencerede ekleyebilirsiniz. SMTP, yalnızca düzenli olarak uygulamadan gönderiyorsanız ve yazma adımını istemiyorsanız anlamlıdır.

1. Ayarlar'ı açın ve E-posta gönderimi'ne dokunun.
2. SMTP sunucusu (otomatik gönderim)'nü seçin. Form, iki radyo düğmesinin altında açılır.
3. Sunucu adresi'ni girin (Gmail için smtp.gmail.com), Bağlantı noktası'nı 587'de bırakın ve Kullanıcı adı ile Parola'yı doldurun. Gmail ve Outlook için parola, olağan giriş şifreniz değil, hesabınızın güvenlik ayarlarında üretilen bir uygulama parolası olmalıdır.
4. Gönderen adresi ve Gönderen adı alanlarını doldurun; müşterinin Kimden satırında gördüğü budur.
5. 587 numaralı bağlantı noktası için STARTTLS'yi açık tutun ya da 465 numaralı bağlantı noktasını gerektiren bir sağlayıcı için SSL/TLS'yi açın. Birini açmak diğerini kapatır.
6. Bağlantıyı test et (kendi adresinize gönderir)'e dokunun. Uygulama önce formu kaydeder, sonra Gönderen adresine kısa bir test mesajı yollar ve SMTP çalışıyor ya da sunucunun gerekçesiyle birlikte SMTP testi başarısız oldu sonucunu bildirir.
7. Kaydet'e dokunun.

SMTP kaydedildikten sonra Müşteriye gönder artık hiçbir şey açmaz. Seçicide bir şablona dokunmak doğrudan gönderir ve tek geri bildirim yeşil E-posta gönderildi çubuğu ya da hata metniyle birlikte kırmızı E-posta gönderilemedi çubuğudur. Giden kutusu ve yeniden deneme kuyruğu yoktur; dolayısıyla çubuk kırmızıysa ayarları düzeltin ve yeniden gönderin.

Kurallar ve ayrıntılar

• Şablonlar bir ad ve bir konu gerektirir; gövde boş olabilir. Zorunlu alanlardan biri boşken kaydetmek Zorunlu alanları doldurun mesajını gösterir ve paneli açık tutar.
• Bilinmeyen yer tutucular yazdığınız gibi bırakılır. Yanlış yazılmış bir {{client.nmae}} müşteriye düz metin olarak ulaşır; canlı önizlemeye kaydetmeden önce bir göz atmaya değmesinin nedeni budur.
• invoice.daysOverdue ve invoice.daysUntilDue asla sıfırın altına inmez; geçerli olmayan 0 gösterir. lateFee.accrued, profilde bir gecikme ücreti yüzdesi yoksa, fatura ödemesiz süresini aşmadıysa ve hâlâ borç yoksa boştur; bu, faturaya zaten eklenmiş tutar değil, fatura toplamından yapılan taze bir hesaplamadır.
• Beş yerleşik şablon yalnızca İngilizcedir. Onları yerinde düzenleyebilirsiniz ve yerleşik olarak kalırlar; Çoğalt, “(copy)” adıyla düzenlenebilir bir kopyayı özel şablon olarak oluşturur. Bir yerleşik şablonda Sil, onu kaldırmak yerine gizler ve gizlenmiş bir yerleşiği geri getirecek bir ekran yoktur. Özel bir şablonda Sil, onu onay istemeden hemen kaldırır.
• Şablonlar tüm işletme profilleriniz arasında paylaşılır. Müşteriye gönder altındaki seçici, faturanın hangi profile ait olduğuna bakmaksızın görünür her şablonu gösterir.
• Şablon oluşturmak, düzenlemek ve çoğaltmak, Müşteriye gönder, Share as web page ve PDF’i paylaşmak ya da yazdırmak Pro özellikleridir ve etkin bir deneme ya da abonelik olmadan ödeme duvarına yönlendirir. Bir şablonu silmek ve E-posta gönderimi ekranının kendisi kısıtlı değildir.
• SMTP ayarları cihazda saklanır: sunucu adresi, bağlantı noktası, kullanıcı adı, gönderen alanları ve iki anahtar uygulama tercihlerinde, parola ise Android’in şifreli deposunda tutulur. Sonraki düzenlemelerde Parola’yı boş bırakmak saklanan parolayı korur. Ayrıştırılamayan bir bağlantı noktası 587’ye geri döner.
• Uygulama, şifreleme olmadan SMTP postası göndermeyi reddeder. Hem STARTTLS hem SSL/TLS kapalıyken bağlantı, parolanızı açık metin olarak göndermek yerine reddedilir.
• Bağlantıyı test et, test etmeden önce formu kaydeder; dolayısıyla test başarısız olsa bile alanlardaki her şey kayıtlı yapılandırmanız olur.
• E-posta göndermekten söz eden otomasyon kuralları bu yöntemlerden hiçbirini kullanmaz; üzerine hareket etmeniz için bir uygulama içi uyarı oluştururlar.
• Share as web page, aynı menüdeki üçüncü seçenektir: her ikisi de varsayılan olarak açık olan Include payment QR ve Include payment buttons anahtarlarını içeren bir iletişim kutusu, ardından kendi kendine yeten bir HTML dosyasıyla paylaşım sayfası. PDF paylaşımı gibi o da şablonunuzu değil, sabit bir metni taşır.

İpuçları

İlgili rehberler

• PDF önizleme, paylaşım ve düzenleyici önizleme ekranını, yazdırmayı ve yerleşik PDF düzenleyicisini daha derinlemesine ele alır.
• Fatura durumları, listesi ve geçmişi Gönderildi, Gecikmiş ve Ödendi durumlarının ne anlama geldiğini ve değişiklik günlüğünün durum değişikliklerini nasıl kaydettiğini açıklar.
• Hatırlatıcılar ve otomasyon kuralları gecikmiş faturaları takip için işaretleyen zamanlanmış hatırlatıcıları gösterir.