Guida utente

Inviare le fatture per email

Crea modelli email con segnaposto, invia il testo dalla tua app di posta o via SMTP, allega il PDF dal menu di condivisione e segna la fattura come inviata.

Aggiornato: 2026-09-09

Inviare una fattura per email in Invoice Flow sono due azioni separate, e capire questa distinzione è tutto il trucco. La prima azione produce le parole: una riga oggetto e un corpo costruiti da un modello, con il nome del cliente, il numero della fattura, il totale e la data di scadenza inseriti automaticamente. La seconda azione produce il file: il PDF che il cliente aprirà davvero, inoltrerà alla contabilità fornitori e pagherà. L’app fa la prima cosa con Invia al cliente (Email client) nel menu della fattura e la seconda con il pulsante di condivisione nell’anteprima del PDF. Nell’app nulla invia il PDF e il testo del modello insieme in un unico messaggio, quindi questa guida è sincera su quale pulsante fa che cosa e mostra un modo sensato per combinarli.

L’attività di esempio è Willow & Root Yoga Studio a Portland, Oregon. La titolare, Hannah Whitfield, tiene lezioni in pausa pranzo presso clienti aziendali e fattura a ciascuno una volta al mese in dollari statunitensi. Ogni fattura va a una casella della contabilità fornitori anziché a una persona, quindi una riga oggetto coerente che includa il numero della fattura conta più di un tono amichevole.

Che cosa vedi sullo schermo

Sono coinvolte tre schermate.

I modelli si trovano in Impostazioni (Settings), nella sezione Impostazioni fatturazione (Invoice Settings), dietro la voce Modelli email (Email templates, sottotitolo “Oggetto e corpo predefiniti”). La schermata è un semplice elenco: un’icona a busta contrassegna i cinque modelli integrati, un’icona a matita su righe contrassegna quelli creati da te, e ogni riga mostra il nome del modello con l’oggetto sotto. Ogni riga ha un menu a tre puntini con Duplica (Duplicate) ed Elimina (Delete), e un pulsante + nell’angolo avvia un nuovo modello.

Subito sotto, nella stessa sezione delle impostazioni, c’è Invio email (Email sending, sottotitolo “Scegli come inviare le email delle fatture”). È qui che scegli tra App di posta di sistema (mailto) (System mail app (mailto)) e Server SMTP (invio automatico) (SMTP server (auto-send)), ed è qui che vanno host, porta e credenziali SMTP se scegli la seconda opzione.

La terza schermata è la fattura stessa. Apri la scheda Documenti (Documents), tocca una fattura e usa il menu a tre puntini in alto a destra. Il secondo gruppo di quel menu contiene Invia al cliente e Share as web page. Per una bozza, la primissima voce è Segna come inviata (Mark as Sent). In fondo alla fattura, il pulsante largo Anteprima PDF (Preview PDF) apre il visualizzatore del PDF, la cui barra contiene l’icona di stampa, l’icona di condivisione e, solo per le bozze, un menu con Condividi e segna come inviata (Share & Mark as Sent).

Come scrivere un modello con i segnaposto

I modelli integrati vanno benissimo per un primo invio, ma Hannah vuole un oggetto che l’ufficio posta di un’azienda possa archiviare senza aprire il messaggio, e un corpo che elenchi le sessioni. Modificare un modello è una funzione Pro; aprire l’elenco no.

1. Apri Impostazioni, scorri fino a Impostazioni fatturazione e tocca Modelli email.
2. Tocca + per partire da zero, oppure tocca una riga esistente per modificarla sul posto.
3. Scrivi un Nome modello (Template name). Compare solo negli elenchi interni dell'app, mai nell'email.
4. Scrivi l'Oggetto (Subject). Metti il cursore dove deve andare il numero della fattura e tocca il chip invoice.number sotto Inserisci variabile (Insert variable).
5. Tocca nel Corpo (Body) e scrivi il messaggio, inserendo strada facendo chip come client.name, invoice.total, invoice.dueDate e invoice.items.
6. Attiva Anteprima in tempo reale (Live preview) per vedere il risultato con dati di esempio, poi tocca Salva (Save).

Un segnaposto è l’etichetta del chip racchiusa tra doppie parentesi graffe, quindi toccando client.name viene scritto {{client.name}}. Il chip finisce nel campo che ha avuto il focus più di recente; se non hai ancora toccato nessuno dei due campi, va nel corpo. Puoi anche digitare le parentesi a mano. Il selettore raggruppa i valori disponibili in Cliente, Fattura, Azienda e Altro:

I segnaposto monetari vengono formattati nella valuta della fattura, le date usano il formato data breve dell’app e invoice.items si espande in un elenco puntato con una riga per voce che mostra descrizione, quantità e prezzo unitario. invoice.due è l’importo ancora dovuto, non la data di scadenza; la data è invoice.dueDate.

L’anteprima è volutamente generica. Sostituisce un cliente di esempio fisso, “Linda Park” di “Riverstone Capital”, la fattura “INV-0204” da “$4 950.00” e un’azienda di esempio chiamata “Carter Digital Studio”. Il tuo nome e i tuoi totali compaiono solo al momento dell’invio, quando il modello viene applicato a una fattura reale.

Come inviare per email il testo dalla fattura

Con il modello salvato, inviare il messaggio richiede quattro tocchi. Questo percorso invia solo le parole; il PDF è trattato nella sezione successiva.

1. Apri la fattura dalla scheda Documenti.
2. Tocca il menu a tre puntini in alto a destra e scegli Invia al cliente.
3. Nel pannello Scegli un modello (Choose a template), tocca il modello che vuoi.
4. Se il metodo di invio è l'app di posta di sistema, si apre la finestra di composizione della tua app di posta con destinatario, oggetto e corpo già compilati; controllala e tocca il suo pulsante di invio. Se il metodo è SMTP, l'app invia subito e mostra Email inviata (Email sent).

Il destinatario è sempre l’indirizzo email presente nella scheda cliente. Se quel campo è vuoto, l’app si ferma con il messaggio Il cliente non ha email (Client has no email address) prima ancora che si apra il pannello dei modelli, quindi aggiungi prima l’indirizzo al cliente. Se l’elenco dei modelli è vuoto perché non hai mai aperto la schermata dei modelli, i cinque integrati vengono creati sul momento.

Come inviare il PDF e segnare la fattura come inviata

Il file esce attraverso il menu di condivisione di Android dall’anteprima del PDF. Funziona qualsiasi destinazione che accetti file: Gmail, Outlook, WhatsApp, Drive o un’app di messaggistica aziendale.

1. Sulla fattura, tocca Anteprima PDF in fondo e attendi che il documento venga generato.
2. Per una bozza, tocca il menu a tre puntini nella barra dell'anteprima e scegli Condividi e segna come inviata. Per una fattura già inviata, tocca invece l'icona di condivisione.
3. Scegli la tua app di posta nel menu di condivisione di Android. Il PDF è allegato, l'oggetto recita "Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio" e il corpo è una breve nota "please find attached". Aggiungi il destinatario e invia da lì.
4. Tornando nell'app, una bozza condivisa in questo modo mostra Fattura segnata come inviata (Invoice marked as sent) e il suo badge di stato passa da Bozza a Inviata.

Il menu di condivisione non legge i tuoi modelli email. Il suo oggetto e il suo corpo sono testi fissi dell’app che riprendono il numero della fattura, il nome della tua azienda e il nome del cliente. La routine pratica per un cliente aziendale è quindi: condividi prima il PDF dall’anteprima (cosa che porta anche la bozza a Inviata) e poi, se vuoi il messaggio più completo del modello con l’elenco delle voci, fai seguire un Invia al cliente. Oppure incolla semplicemente il testo del modello nella finestra di composizione aperta dal menu di condivisione, dato che in entrambi i casi l’app di posta è la stessa.

Segnare come inviata è un cambio di stato e nient’altro. Non registra una data, un indirizzo o una copia del messaggio in un punto visibile; la voce nel registro modifiche è l’unica traccia. Viceversa, l’invio tramite Invia al cliente non tocca mai lo stato, quindi una fattura che hai spedito da bozza resta una bozza finché non usi Condividi e segna come inviata oppure non scegli Segna come inviata dal menu della fattura confermando la finestra Cambiare stato? (Change status?).

Come passare all’invio via SMTP

Il metodo predefinito apre la tua app di posta, ed è la scelta giusta per la maggior parte delle persone: vedi il messaggio prima che parta, il tuo provider gestisce il recapito e puoi allegare il PDF nella stessa finestra. SMTP ha senso solo se invii abitualmente dall’app e non vuoi il passaggio di composizione.

1. Apri Impostazioni e tocca Invio email.
2. Seleziona Server SMTP (invio automatico). Il modulo si apre sotto i due pulsanti di scelta.
3. Inserisci l'Host (per Gmail, smtp.gmail.com), lascia la Porta (Port) a 587 e compila Nome utente (Username) e Password. Per Gmail e Outlook la password deve essere una password per app generata nelle impostazioni di sicurezza del tuo account, non quella di accesso normale.
4. Compila Indirizzo mittente (From address) e Nome mittente (From name); sono ciò che il cliente vede nella riga Da.
5. Tieni STARTTLS attivo per la porta 587, oppure attiva SSL/TLS per un provider che richiede la porta 465. Attivandone uno l'altro si disattiva.
6. Tocca Prova la connessione (invia al tuo indirizzo) (Test connection). L'app salva prima il modulo, poi invia un breve messaggio di prova all'indirizzo mittente e riporta SMTP funziona (SMTP works) oppure Test SMTP non riuscito (SMTP test failed) con la motivazione del server.
7. Tocca Salva.

Una volta salvato l’SMTP, Invia al cliente non apre più nulla. Toccare un modello nel selettore invia immediatamente, e l’unico riscontro è la barra verde Email inviata o una barra rossa Invio email non riuscito (Failed to send email) con il testo dell’errore. Non esistono posta in uscita né coda di reinvio, quindi se la barra è rossa correggi le impostazioni e invia di nuovo.

Regole e dettagli

• I modelli richiedono un nome e un oggetto; il corpo può essere vuoto. Salvando con uno dei campi obbligatori vuoto compare Compila i campi richiesti (Fill in required fields) e il pannello resta aperto.
• I segnaposto sconosciuti restano esattamente come li hai scritti. Un {{client.nmae}} scritto male arriva al cliente come testo letterale: ecco perché vale la pena dare un’occhiata all’anteprima in tempo reale prima di salvare.
• invoice.daysOverdue e invoice.daysUntilDue non scendono mai sotto zero; quello che non si applica mostra 0. lateFee.accrued è vuoto a meno che il profilo non abbia una percentuale di mora, la fattura non abbia superato il periodo di tolleranza e ci sia ancora denaro dovuto; è un calcolo nuovo a partire dal totale della fattura, non l’importo già aggiunto alla fattura.
• I cinque modelli integrati sono solo in inglese. Puoi modificarli sul posto e restano integrati; Duplica crea una copia modificabile chiamata “(copy)” come modello personalizzato. Elimina su un modello integrato lo nasconde anziché rimuoverlo, e non esiste una schermata per far ricomparire un modello integrato nascosto. Elimina su un modello personalizzato lo rimuove subito, senza conferma.
• I modelli sono condivisi tra tutti i tuoi profili aziendali. Il selettore sotto Invia al cliente mostra ogni modello visibile, indipendentemente dal profilo a cui appartiene la fattura.
• Creare, modificare e duplicare i modelli, Invia al cliente, Share as web page e la condivisione o la stampa del PDF sono funzioni Pro e portano al paywall senza una prova o un abbonamento attivi. Eliminare un modello e la schermata Invio email stessa non sono soggetti a limitazioni.
• Le impostazioni SMTP sono memorizzate sul dispositivo: host, porta, nome utente, campi mittente e i due interruttori nelle preferenze dell’app, la password nell’archivio cifrato di Android. Nelle modifiche successive, lasciare vuota la Password mantiene quella memorizzata. Una porta che non può essere interpretata torna a 587.
• L’app rifiuta di inviare posta SMTP senza cifratura. Con STARTTLS e SSL/TLS entrambi disattivati, la connessione viene rifiutata invece di inviare la tua password in chiaro.
• Prova la connessione salva il modulo prima del test, quindi ciò che si trova nei campi diventa la tua configurazione salvata anche se il test fallisce.
• Le regole di automazione che parlano di invio email non usano nessuno dei due metodi; creano un avviso in-app su cui devi intervenire tu.
• Share as web page è una terza opzione nello stesso menu: una finestra con gli interruttori Include payment QR e Include payment buttons, entrambi attivi per impostazione predefinita, e poi il menu di condivisione con un file HTML autonomo. Come per la condivisione del PDF, porta con sé testi fissi, non il tuo modello.

Consigli

Guide correlate

• Anteprima, condivisione ed editor del PDF approfondisce la schermata di anteprima, la stampa e l’editor PDF integrato.
• Stati della fattura, elenco e cronologia spiega che cosa significano Inviata, Scaduta e Pagata e come il registro modifiche annota i cambi di stato.
• Promemoria e regole di automazione mostra i promemoria programmati che segnalano le fatture scadute da sollecitare.