사용자 가이드

이메일로 청구서 보내기

자리표시자가 포함된 재사용 가능한 이메일 템플릿을 작성하고, 메일 앱이나 SMTP로 본문을 보내고, 공유 시트로 PDF를 첨부하고 청구서를 발송됨으로 표시하는 방법입니다.

업데이트: 2026-09-09

Invoice Flow에서 청구서를 이메일로 보내는 것은 사실 두 가지 별개의 동작이며, 이 구분을 이해하는 것이 요령의 전부입니다. 첫 번째 동작은 텍스트를 만듭니다. 즉 템플릿을 기반으로 클라이언트 이름, 청구서 번호, 총액, 마감일이 자동으로 채워진 제목과 본문입니다. 두 번째 동작은 파일을 만듭니다. 클라이언트가 실제로 열어서 매입채무 부서로 전달하고 그것을 기준으로 결제할 PDF입니다. 앱에서는 청구서 메뉴의 클라이언트에 이메일 (Email client)로 첫 번째 동작을, PDF 미리보기 화면의 공유 버튼으로 두 번째 동작을 수행합니다. 앱에는 PDF와 템플릿 기반 텍스트를 하나의 메시지로 함께 보내는 기능이 없으므로, 이 가이드는 어떤 버튼이 무엇을 하는지 정확히 설명하고 둘을 합리적으로 조합하는 방법을 보여줍니다.

예시로 사용하는 사업체는 오리건주 포틀랜드의 Willow & Root Yoga Studio입니다. 대표인 Hannah Whitfield는 기업 고객을 대상으로 현장 점심시간 요가 수업을 진행하며, 매달 미국 달러로 각 고객에게 청구서를 발행합니다. 모든 청구서는 개인이 아니라 매입채무 담당 사서함으로 발송되므로, 친근한 어조보다 청구서 번호가 포함된 일관된 제목 줄이 더 중요합니다.

화면에 보이는 것

세 개의 화면이 관련되어 있습니다.

템플릿은 설정(Settings)의 송장 설정(Invoice Settings) 섹션 안, 이메일 템플릿(Email templates) 타일(부제 “클라이언트 이메일용 제목 + 본문 프리셋”) 뒤에 있습니다. 이 화면은 단순한 목록입니다. 봉투 아이콘은 다섯 개의 기본 제공 템플릿을 표시하고, 줄 위에 연필이 있는 아이콘은 사용자가 만든 템플릿을 표시하며, 각 행에는 템플릿 이름과 그 아래에 제목이 표시됩니다. 각 행에는 복제(Duplicate)와 삭제(Delete)가 있는 점 세 개 메뉴가 있고, 모서리의 + 버튼으로 새 템플릿을 시작할 수 있습니다.

같은 설정 섹션의 바로 아래에는 이메일 발송(Email sending, 부제 “청구서 이메일 발송 방식 선택”)이 있습니다. 여기서 시스템 메일 앱 (mailto)(System mail app (mailto))과 SMTP 서버 (자동 발송)(SMTP server (auto-send)) 중에서 선택하며, 두 번째 옵션을 선택하면 SMTP 호스트, 포트, 자격 증명을 입력합니다.

세 번째 화면은 청구서 자체입니다. 문서(Documents) 탭을 열고 청구서를 탭한 다음, 오른쪽 상단의 점 세 개 메뉴를 사용합니다. 이 메뉴의 두 번째 그룹에는 클라이언트에 이메일(Email client)과 웹페이지로 공유(Share as web page)가 있습니다. 초안(draft)의 경우 맨 첫 항목은 발송 처리(Mark as Sent)입니다. 청구서 하단의 넓은 PDF 미리보기(Preview PDF) 버튼을 누르면 PDF 뷰어가 열리고, 그 앱바에는 인쇄 아이콘, 공유 아이콘, 그리고 초안에 한해 공유 및 발송 처리(Share & Mark as Sent)가 있는 메뉴가 있습니다.

자리표시자를 넣어 템플릿 작성하는 방법

기본 제공 템플릿은 처음 보낼 때는 괜찮지만, Hannah는 기업 우편실이 열어보지 않고도 정리할 수 있는 제목과 세션 목록이 나열된 본문을 원합니다. 템플릿을 편집하는 것은 Pro 기능이며, 목록을 여는 것은 아닙니다.

1. 설정(Settings)을 열고 송장 설정(Invoice Settings)까지 스크롤한 다음 이메일 템플릿(Email templates)을 탭합니다.
2. 처음부터 새로 시작하려면 +를 탭하고, 기존 항목을 그 자리에서 수정하려면 그 행을 탭합니다.
3. 템플릿 이름(Template name)을 입력합니다. 이는 앱 자체 목록에만 표시되며 이메일에는 절대 나타나지 않습니다.
4. 제목(Subject)을 입력합니다. 청구서 번호가 들어갈 위치에 커서를 두고 변수 삽입(Insert variable) 아래의 invoice.number 칩을 탭합니다.
5. 본문(Body)을 탭해 메시지를 작성하면서 client.name, invoice.total, invoice.dueDate, invoice.items 등의 칩을 필요에 따라 삽입합니다.
6. 실시간 미리보기(Live preview)를 켜서 샘플 값이 적용된 결과를 확인한 다음 저장(Save)을 탭합니다.

자리표시자는 칩 레이블을 이중 중괄호로 감싼 것으로, client.name을 탭하면 {{client.name}}이 입력됩니다. 칩은 가장 최근에 포커스가 있던 필드에 들어가며, 아직 어느 필드도 탭하지 않았다면 본문에 들어갑니다. 중괄호를 직접 입력할 수도 있습니다. 선택기는 사용 가능한 값을 Client, Invoice, Business, Other로 그룹화합니다.

금액 자리표시자는 청구서의 통화로 서식이 지정되고, 날짜는 앱의 짧은 날짜 형식을 사용하며, invoice.items는 각 항목의 설명, 수량, 단가가 표시된 항목별 한 줄짜리 글머리 기호 목록으로 확장됩니다. invoice.due는 아직 미지급된 금액이며 마감일이 아닙니다. 마감일은 invoice.dueDate입니다.

미리보기는 의도적으로 일반적인 내용을 사용합니다. “Riverstone Capital”의 “Linda Park”라는 고정된 샘플 클라이언트, “$4 950.00”에 대한 청구서 “INV-0204”, 그리고 “Carter Digital Studio”라는 샘플 사업체로 대체됩니다. 실제 이름과 금액은 템플릿이 실제 청구서에 대해 렌더링되는 발송 시점에만 나타납니다.

청구서에서 텍스트를 이메일로 보내는 방법

템플릿을 저장했다면 메시지를 보내는 데 네 번의 탭이면 됩니다. 이 경로는 텍스트만 전송하며, PDF는 다음 섹션에서 다룹니다.

1. 문서(Documents) 탭에서 청구서를 엽니다.
2. 오른쪽 상단의 점 세 개 메뉴를 탭하고 클라이언트에 이메일(Email client)을 선택합니다.
3. 템플릿 선택(Choose a template) 시트에서 원하는 템플릿을 탭합니다.
4. 발송 방법이 시스템 메일 앱이면 받는 사람, 제목, 본문이 채워진 메일 앱의 작성 창이 열립니다. 검토한 다음 메일 앱 자체의 보내기 버튼을 탭합니다. 발송 방법이 SMTP이면 앱이 즉시 전송하고 이메일이 발송되었습니다(Email sent)를 표시합니다.

받는 사람은 항상 클라이언트 레코드에 등록된 이메일 주소입니다. 이 필드가 비어 있으면 템플릿 시트가 열리기도 전에 앱이 클라이언트에 이메일 주소가 없습니다(Client has no email address) 메시지를 표시하며 멈추므로, 먼저 클라이언트에 주소를 추가해야 합니다. 템플릿 화면을 한 번도 연 적이 없어서 템플릿 목록이 비어 있다면, 다섯 개의 기본 제공 템플릿이 그 자리에서 생성됩니다.

PDF를 보내고 청구서를 발송됨으로 표시하는 방법

파일은 PDF 미리보기 화면에서 Android 공유 시트를 통해 전송됩니다. 파일을 받을 수 있는 모든 대상이 사용 가능합니다. Gmail, Outlook, WhatsApp, Drive, 또는 회사 메시징 앱 등입니다.

1. 청구서에서 하단의 PDF 미리보기(Preview PDF)를 탭하고 문서가 렌더링될 때까지 기다립니다.
2. 초안의 경우 미리보기 앱바의 점 세 개 메뉴를 탭하고 공유 및 발송 처리(Share & Mark as Sent)를 선택합니다. 이미 발송된 청구서의 경우 대신 공유 아이콘을 탭합니다.
3. Android 공유 시트에서 메일 앱을 선택합니다. PDF가 첨부되고, 제목은 "Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio"로 표시되며, 본문에는 "please find attached" 형식의 짧은 안내문이 들어갑니다. 받는 사람을 추가하고 거기서 발송합니다.
4. 앱으로 돌아오면 이 방식으로 공유된 초안에는 청구서가 발송됨으로 표시되었습니다(Invoice marked as sent)가 표시되고 상태 배지가 Draft에서 Sent로 바뀝니다.

공유 시트는 이메일 템플릿을 읽지 않습니다. 제목과 본문은 청구서 번호, 회사 이름, 클라이언트 이름을 가져오는 고정된 앱 문자열입니다. 그러므로 기업 고객을 대상으로 한 실용적인 절차는 다음과 같습니다. 먼저 미리보기에서 PDF를 공유합니다(이 과정에서 초안이 Sent로 바뀌기도 합니다). 그런 다음 항목 목록이 포함된 더 상세한 템플릿 메시지를 원한다면 클라이언트에 이메일(Email client)로 후속 발송합니다. 아니면 공유 시트가 연 작성 창에 템플릿 텍스트를 그대로 붙여넣기만 해도 됩니다. 어느 경우든 사용하는 메일 앱은 같기 때문입니다.

발송 처리는 단순히 상태 변경일 뿐, 그 이상은 아닙니다. 날짜, 주소, 메시지 사본 등은 화면에서 확인할 수 있는 어떤 형태로도 기록되지 않으며, 변경 로그 항목만이 유일한 흔적입니다. 반대로 클라이언트에 이메일(Email client)로 발송해도 상태는 전혀 변경되지 않으므로, 초안 상태에서 이메일을 보낸 청구서는 공유 및 발송 처리(Share & Mark as Sent)를 사용하거나 청구서 메뉴에서 발송 처리(Mark as Sent)를 선택하고 상태를 변경하시겠습니까?(Change status?) 대화 상자를 확인할 때까지 계속 초안 상태로 남습니다.

SMTP 발송으로 전환하는 방법

기본 방법은 메일 앱을 여는 것이며, 이는 대부분의 사람들에게 적합한 선택입니다. 발송 전에 메시지를 확인할 수 있고, 발송 대행은 제공업체가 처리하며, 같은 창에서 PDF를 첨부할 수 있습니다. SMTP는 앱에서 정기적으로 발송하며 작성 단계를 원하지 않는 경우에만 의미가 있습니다.

1. 설정(Settings)을 열고 이메일 발송(Email sending)을 탭합니다.
2. SMTP 서버 (자동 발송)(SMTP server (auto-send))를 선택합니다. 두 개의 라디오 버튼 아래로 양식이 펼쳐집니다.
3. 호스트(Host)를 입력하고(Gmail의 경우 smtp.gmail.com), 포트(Port)는 587로 두고, 사용자 이름(Username)과 비밀번호(Password)를 입력합니다. Gmail과 Outlook의 경우 비밀번호는 일반 로그인 비밀번호가 아니라 계정 보안 설정에서 생성한 앱 비밀번호여야 합니다.
4. 보내는 주소(From address)와 보내는 이름(From name)을 입력합니다. 이는 클라이언트가 보낸 사람 줄에서 보게 되는 내용입니다.
5. 포트 587의 경우 STARTTLS를 켠 상태로 유지하고, 포트 465가 필요한 제공업체의 경우 SSL/TLS를 켭니다. 하나를 켜면 다른 하나는 자동으로 꺼집니다.
6. 연결 테스트 (본인 주소로 발송)(Test connection (sends to your own address))를 탭합니다. 앱은 먼저 양식을 저장한 다음 보내는 주소로 짧은 테스트 메시지를 보내고 SMTP works 또는 서버가 알려준 이유와 함께 SMTP 테스트 실패(SMTP test failed)를 보고합니다.
7. 저장(Save)을 탭합니다.

SMTP를 저장하면 클라이언트에 이메일(Email client)이 더 이상 아무것도 열지 않습니다. 선택기에서 템플릿을 탭하면 즉시 발송되며, 피드백은 초록색 이메일이 발송되었습니다(Email sent) 배너나 오류 텍스트가 함께 표시되는 빨간색 이메일 발송 실패(Failed to send email) 배너뿐입니다. 발신함이나 재시도 대기열은 없으므로, 배너가 빨간색이면 설정을 고치고 다시 보내야 합니다.

규칙 및 세부 사항

• 템플릿에는 이름과 제목이 필요하며, 본문은 비워도 됩니다. 필수 필드 중 하나라도 비워둔 채 저장하면 필수 항목을 입력하세요(Fill in required fields)가 표시되고 시트가 열린 상태로 유지됩니다.
• 알 수 없는 자리표시자는 입력한 그대로 남습니다. 철자가 틀린 {{client.nmae}}는 리터럴 텍스트 그대로 클라이언트에게 전달되므로, 저장하기 전에 실시간 미리보기를 한 번 확인할 가치가 있습니다.
• invoice.daysOverdue와 invoice.daysUntilDue는 절대 0 미만으로 내려가지 않습니다. 적용되지 않는 쪽은 0으로 표시됩니다. lateFee.accrued는 프로필에 연체 수수료 비율이 설정되어 있고, 청구서가 유예 기간을 지났으며, 아직 금액이 남아 있는 경우가 아니면 비어 있습니다. 이는 청구서에 이미 추가된 금액이 아니라 청구서 총액을 기준으로 새로 계산된 값입니다.
• 다섯 개의 기본 제공 템플릿은 영어 전용입니다. 이를 그 자리에서 편집할 수 있으며 편집해도 여전히 기본 제공 템플릿으로 남습니다. 복제(Duplicate)를 하면 “(copy)“라는 이름의 편집 가능한 사본이 사용자 정의 템플릿으로 만들어집니다. 기본 제공 템플릿에서 삭제(Delete)는 제거하는 대신 숨기며, 숨겨진 기본 제공 템플릿을 다시 가져오는 화면은 없습니다. 사용자 정의 템플릿의 삭제(Delete)는 확인 없이 즉시 제거됩니다.
• 템플릿은 모든 비즈니스 프로필에서 공유됩니다. 클라이언트에 이메일(Email client) 아래의 선택기는 청구서가 속한 프로필과 관계없이 표시 가능한 모든 템플릿을 보여줍니다.
• 템플릿 생성, 편집, 복제, 클라이언트에 이메일(Email client), 웹페이지로 공유(Share as web page), PDF 공유 또는 인쇄는 Pro 기능이며, 체험판이나 활성 구독이 없으면 결제 화면으로 이동합니다. 템플릿 삭제와 이메일 발송(Email sending) 화면 자체는 제한되지 않습니다.
• SMTP 설정은 기기에 저장됩니다. 호스트, 포트, 사용자 이름, 보내는 사람 필드와 두 개의 스위치는 앱 환경설정에, 비밀번호는 Android의 암호화된 저장소에 저장됩니다. 나중에 수정할 때 비밀번호를 비워두면 저장된 값이 유지됩니다. 파싱할 수 없는 포트는 587로 대체됩니다.
• 앱은 암호화 없이는 SMTP 메일을 보내지 않습니다. STARTTLS와 SSL/TLS가 모두 꺼져 있으면 비밀번호를 평문으로 전송하는 대신 연결이 거부됩니다.
• 연결 테스트(Test connection)는 테스트 전에 양식을 저장하므로, 테스트가 실패하더라도 필드에 입력된 내용이 저장된 설정이 됩니다.
• 이메일 발송을 언급하는 자동화 규칙은 두 방법 중 어느 것도 사용하지 않습니다. 대신 사용자가 처리해야 할 앱 내 알림을 생성합니다.
• 웹페이지로 공유(Share as web page)는 같은 메뉴에 있는 세 번째 옵션입니다. 결제 QR 포함과 결제 버튼 포함 스위치(둘 다 기본으로 켜짐)가 있는 대화 상자가 나온 다음, 독립적인 HTML 파일이 담긴 공유 시트가 열립니다. PDF 공유와 마찬가지로 템플릿이 아닌 고정된 텍스트를 전달합니다.

팁

관련 가이드

• PDF 미리보기, 공유 및 편집기에서는 미리보기 화면, 인쇄, 기본 제공 PDF 편집기를 더 자세히 다룹니다.
• 청구서 상태, 목록 및 이력에서는 Sent, Overdue, Paid의 의미와 변경 로그가 상태 변경을 기록하는 방식을 설명합니다.
• 알림 및 자동화 규칙에서는 연체된 청구서를 후속 조치하도록 표시하는 예약된 알림을 보여줍니다.