Руководство

Отправка счетов по email

Создавайте шаблоны писем с плейсхолдерами, отправляйте текст из почтового приложения или по SMTP, прикрепляйте PDF и отмечайте счёт как отправленный.

Обновлено: 2026-09-09

Отправка счёта по email в Invoice Flow — это два отдельных действия, и понимание этого разделения — весь секрет. Первое действие создаёт слова: тему и текст письма, построенные по шаблону, с автоматически подставленными именем клиента, номером счёта, итоговой суммой и сроком оплаты. Второе действие создаёт файл: PDF, который клиент на самом деле откроет, перешлёт в бухгалтерию и по которому заплатит. Первое приложение делает через пункт Отправить клиенту в меню счёта, второе — через кнопку «Поделиться» в предпросмотре PDF. Ничто в приложении не отправляет PDF и шаблонный текст вместе одним сообщением, поэтому это руководство честно рассказывает, какая кнопка что делает, и показывает разумный способ их сочетать.

Бизнес в примере — Willow & Root Yoga Studio из Портленда, Орегон. Её владелица Hannah Whitfield проводит выездные обеденные занятия для корпоративных клиентов и раз в месяц выставляет каждому из них счёт в долларах США. Каждый счёт уходит в почтовый ящик бухгалтерии, а не конкретному человеку, поэтому единообразная тема с номером счёта важнее дружеского тона.

Что вы видите на экране

Задействованы три экрана.

Шаблоны находятся в Настройки, в разделе Настройки счетов, за плиткой Шаблоны писем (подзаголовок «Тема + текст для писем клиентам»). Экран — простой список: значок конверта отмечает пять встроенных шаблонов, значок карандаша на строках — созданные вами, и в каждой строке показано название шаблона с темой под ним. У каждой строки есть меню из трёх точек с пунктами Дублировать и Удалить, а кнопка + в углу создаёт новый шаблон.

Экран Шаблоны писем в приложении Invoice Flow со списком пяти встроенных шаблонов со значками конвертов и двух пользовательских шаблонов, Corporate monthly invoice и Program renewal notice, со значками редактирования — Сначала встроенные шаблоны, затем собственные шаблоны студии.

Прямо под ним в том же разделе настроек находится Отправка писем (подзаголовок «Выберите, как отправлять письма со счетами»). Здесь вы выбираете между Системное приложение (mailto) и SMTP-сервер (авто-отправка), и сюда же вводятся хост, порт и учётные данные SMTP, если вы выбрали второй вариант.

Третий экран — сам счёт. Откройте вкладку Документы, нажмите на счёт и используйте меню из трёх точек в правом верхнем углу. Вторая группа этого меню содержит Отправить клиенту и Поделиться веб-страницей. Для черновика самый первый пункт — Отметить как отправленный. Внизу счёта широкая кнопка Предпросмотр PDF открывает просмотрщик PDF, в верхней панели которого — значок печати, значок «Поделиться» и, только для черновиков, меню с пунктом Поделиться и отметить как отправленный.

Как написать шаблон с плейсхолдерами

Встроенные шаблоны подходят для первой отправки, но Hannah хочет тему, которую корпоративная канцелярия сможет зарегистрировать, не открывая письмо, и текст с перечнем занятий. Редактирование шаблона — функция Pro; открытие списка — нет.

Откройте Настройки (Settings), прокрутите до Настройки счетов (Invoice Settings) и нажмите Шаблоны писем (Email templates).
Нажмите +, чтобы начать с нуля, или нажмите на существующую строку, чтобы изменить её на месте.
Введите Название шаблона (Template name). Оно появляется только в списках самого приложения, никогда — в письме.
Введите Тема (Subject). Поставьте курсор туда, где должен быть номер счёта, и нажмите чип invoice.number в разделе Вставить переменную (Insert variable).
Нажмите на поле Текст письма (Body) и напишите сообщение, вставляя по ходу чипы вроде client.name, invoice.total, invoice.dueDate и invoice.items.
Включите Превью (Live preview), чтобы увидеть результат с образцовыми значениями, затем нажмите Сохранить (Save).

Панель редактирования шаблона письма в приложении Invoice Flow с названием Corporate monthly invoice, темой с плейсхолдером invoice.number, текстом с плейсхолдерами client.name, invoice.total и invoice.dueDate и группами чипов Вставить переменную Client и Invoice — Чипы вставляют плейсхолдер в двойных фигурных скобках в позицию курсора того поля, которое вы трогали последним.

Плейсхолдер — это подпись чипа, обёрнутая в двойные фигурные скобки, поэтому нажатие client.name печатает {{client.name}}. Чип попадает в поле, которое последним было в фокусе; если вы ещё не касались ни одного поля, он идёт в текст письма. Скобки можно также набирать вручную. Список группирует доступные значения в Клиент, Счёт, Бизнес и Другое:

Группа	Плейсхолдеры
Клиент	`client.name`, `client.company`, `client.email`, `client.phone`, `client.address`, `client.country`
Счёт	`invoice.number`, `invoice.status`, `invoice.currency`, `invoice.total`, `invoice.subtotal`, `invoice.tax`, `invoice.discount`, `invoice.paid`, `invoice.due`, `invoice.issueDate`, `invoice.dueDate`, `invoice.daysOverdue`, `invoice.daysUntilDue`, `invoice.items`
Бизнес	`business.name`, `business.company`, `business.email`, `business.phone`, `business.address`, `business.website`, `business.taxId`
Другое	`lateFee.accrued`, `today`

Денежные плейсхолдеры форматируются в валюте счёта, даты используют короткий формат даты приложения, а invoice.items разворачивается в маркированный список по одной строке на позицию с описанием, количеством и ценой за единицу. invoice.due — это сумма, которая ещё причитается, а не срок оплаты; дата — это invoice.dueDate.

Редактор шаблона письма в приложении Invoice Flow, прокрученный вниз, с включённым переключателем Live preview и блоком Preview (with sample data), показывающим тему Wellness program invoice INV-0204 - Carter Digital Studio и текст, адресованный Linda Park, с двумя пунктами списка — Превью всегда использует одни и те же вымышленные образцовые данные, а не один из ваших счетов.

Превью намеренно обобщённое. Оно подставляет фиксированного образцового клиента «Linda Park» из «Riverstone Capital», счёт «INV-0204» на «$4 950.00» и образцовый бизнес под названием «Carter Digital Studio». Ваши собственные имя и суммы появляются только в момент отправки, когда шаблон применяется к реальному счёту.

Как отправить текст письма из счёта

Когда шаблон сохранён, отправка сообщения занимает четыре нажатия. Этот путь отправляет только слова; PDF рассматривается в следующем разделе.

Откройте счёт с вкладки Документы (Documents).
Нажмите меню из трёх точек в правом верхнем углу и выберите Отправить клиенту (Email client).
В панели Выберите шаблон (Choose a template) нажмите нужный шаблон.
Если ваш способ отправки — системное почтовое приложение, откроется окно нового письма вашего почтового приложения с заполненными получателем, темой и текстом; проверьте его и нажмите его собственную кнопку отправки. Если ваш способ — SMTP, приложение отправляет сразу и показывает Письмо отправлено (Email sent).

Черновик счёта WR-2026-093 для Cascade Software Inc. в приложении Invoice Flow с открытым меню, содержащим Mark as Sent, Cancel Invoice, Add late fee, Change log, Pin to list, Pin to dashboard, Email client, Client sign-off, Share as web page, View as client, Duplicate и Delete — «Отправить клиенту» находится во второй группе меню счёта; «Отметить как отправленный» появляется только у черновиков.

Нижняя панель Выберите шаблон в приложении Invoice Flow поверх счёта WR-2026-093 со списком Initial invoice, Gentle reminder, Firm reminder, Thank you for payment, Statement summary и пользовательского Corporate monthly invoice — Панель перечисляет все видимые шаблоны; нажатие на один применяет его к этому счёту.

Получатель — всегда email-адрес из карточки клиента. Если это поле пусто, приложение останавливается с сообщением У клиента не указан email ещё до открытия панели шаблонов, поэтому сначала добавьте адрес клиенту. Если список шаблонов пуст, потому что вы никогда не открывали экран шаблонов, пять встроенных создаются на месте.

Ни один из способов отправки не прикрепляет PDF. Путь через mailto передаёт вашему почтовому приложению получателя, тему и обычный текст — и ничего больше. Путь через SMTP собирает текстовое сообщение с теми же тремя частями и отправляет его. Встроенный шаблон «Initial invoice» говорит «Please find attached invoice», что верно, только если вы сами добавите файл в почтовом приложении или отправите PDF отдельно.

Как отправить PDF и отметить счёт как отправленный

Файл уходит через панель «Поделиться» Android из предпросмотра PDF. Подойдёт любое приложение, принимающее файлы: Gmail, Outlook, WhatsApp, Диск или корпоративный мессенджер.

В счёте нажмите Предпросмотр PDF (Preview PDF) внизу и дождитесь отрисовки документа.
Для черновика нажмите меню из трёх точек в верхней панели предпросмотра и выберите Поделиться и отметить как отправленный (Share & Mark as Sent). Для уже отправленного счёта вместо этого нажмите значок «Поделиться».
Выберите почтовое приложение в панели «Поделиться» Android. PDF прикреплён, тема гласит «Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio», а текст — короткая заметка «please find attached». Добавьте получателя и отправьте оттуда.
Вернувшись в приложение, черновик, отправленный таким образом, показывает Счёт отмечен как отправленный (Invoice marked as sent), а его значок статуса меняется с «Черновик» на «Отправлен».

PDF-счёт WR-2026-091 в приложении Invoice Flow от Willow & Root Yoga Studio для Cascade Software Inc. с тремя позициями, итогом 1,340.00 доллара, примечаниями об августовской wellness-программе и условиями оплаты Net 30 — Именно этот файл прикрепляет панель «Поделиться»; шаблонный текст письма никогда не идёт вместе с ним.

Панель «Поделиться» не читает ваши шаблоны писем. Её тема и текст — фиксированные строки приложения, в которые подставляются номер счёта, название вашей компании и имя клиента. Поэтому практичный порядок для корпоративного клиента такой: сначала поделитесь PDF из предпросмотра (это также переведёт черновик в «Отправлен»), а затем, если хотите более полное шаблонное сообщение с перечнем позиций, дошлите его через Отправить клиенту. Или просто вставьте шаблонный текст в окно письма, открытое панелью «Поделиться», ведь почтовое приложение в обоих случаях одно и то же.

Отметка как отправленного — это смена статуса и ничего больше. Она не записывает ни дату, ни адрес, ни копию сообщения там, где вы могли бы их увидеть; запись в журнале изменений — единственный след. И наоборот, отправка через Отправить клиенту никогда не трогает статус, поэтому счёт, отправленный по email из черновика, остаётся черновиком, пока вы не используете Поделиться и отметить как отправленный или не выберете Отметить как отправленный в меню счёта и не подтвердите диалог Сменить статус?.

Как переключиться на отправку через SMTP

Способ по умолчанию открывает ваше почтовое приложение, и для большинства это правильный выбор: вы видите сообщение до его ухода, доставку обеспечивает ваш провайдер, и PDF можно прикрепить в том же окне. SMTP имеет смысл, только если вы регулярно отправляете из приложения и не хотите шага с окном письма.

Откройте Настройки и нажмите Отправка писем (Email sending).
Выберите SMTP-сервер (авто-отправка) (SMTP server (auto-send)). Под двумя переключателями раскроется форма.
Введите Хост (Host) (для Gmail — smtp.gmail.com), оставьте Порт (Port) 587 и заполните Имя пользователя (Username) и Пароль (Password). Для Gmail и Outlook пароль должен быть паролем приложения, созданным в настройках безопасности вашего аккаунта, а не обычным паролем входа.
Заполните От (адрес) (From address) и От (имя) (From name); именно это клиент увидит в строке «От».
Оставьте STARTTLS включённым для порта 587 или включите SSL/TLS для провайдера, требующего порт 465. Включение одного выключает другое.
Нажмите Тест соединения (письмо на собственный адрес) (Test connection (sends to your own address)). Приложение сначала сохраняет форму, затем отправляет короткое тестовое письмо на адрес «От» и сообщает SMTP работает (SMTP works) или Тест SMTP не прошёл (SMTP test failed) с причиной от сервера.
Нажмите Сохранить.

Экран Отправка писем в приложении Invoice Flow с заголовком Способ отправки, выбранным System mail app (mailto), невыбранным SMTP server (auto-send) и кнопкой Save — По умолчанию: приложение открывает ваше почтовое приложение, и «Отправить» вы нажимаете там.

Экран Отправка писем в приложении Invoice Flow с выбранным SMTP-сервером и заполненной формой: хост smtp.gmail.com, порт 587, имя пользователя и адрес отправителя hello@willowandrootyoga.com, имя отправителя Willow & Root Yoga Studio, STARTTLS включён, SSL/TLS выключен, кнопка Test connection и Save — SMTP для Gmail: хост, порт 587, пароль приложения, STARTTLS включён.

Как только SMTP сохранён, Отправить клиенту больше ничего не открывает. Нажатие на шаблон в списке отправляет сразу, и единственная обратная связь — зелёная полоса Письмо отправлено или красная полоса Не удалось отправить письмо с текстом ошибки. Ни исходящих, ни очереди повторов нет, поэтому если полоса красная, исправьте настройки и отправьте снова.

Правила и детали

Шаблону нужны название и тема; текст может быть пустым. Сохранение с любым пустым обязательным полем показывает Заполните обязательные поля и оставляет панель открытой.
Неизвестные плейсхолдеры остаются ровно такими, как набраны. Опечатка {{client.nmae}} дойдёт до клиента буквальным текстом — вот почему стоит взглянуть на превью перед сохранением.
invoice.daysOverdue и invoice.daysUntilDue никогда не опускаются ниже нуля; тот, что неприменим, показывает 0. lateFee.accrued пуст, если у профиля нет процента штрафа за просрочку, счёт не вышел за льготный период или деньги уже не причитаются; это свежий расчёт от итога счёта, а не сумма, уже добавленная в счёт.
Пять встроенных шаблонов — только на английском. Их можно редактировать на месте, и они остаются встроенными; Дублировать создаёт редактируемую копию с пометкой «(copy)» как пользовательский шаблон. Удалить для встроенного шаблона скрывает его, а не удаляет, и экрана, чтобы вернуть скрытый встроенный шаблон, нет. Удалить для пользовательского шаблона удаляет его сразу, без подтверждения.
Шаблоны общие для всех ваших бизнес-профилей. Список в Отправить клиенту показывает все видимые шаблоны независимо от того, к какому профилю относится счёт.
Создание, редактирование и дублирование шаблонов, Отправить клиенту, Поделиться веб-страницей, а также отправка или печать PDF — функции Pro и без активного пробного периода или подписки перенаправляют на экран оплаты. Удаление шаблона и сам экран Отправка писем не ограничены.
Настройки SMTP хранятся на устройстве: хост, порт, имя пользователя, поля «От» и два переключателя — в настройках приложения, пароль — в зашифрованном хранилище Android. При последующих правках пустое поле Пароль сохраняет ранее сохранённый пароль. Порт, который не удаётся разобрать, заменяется на 587.
Приложение отказывается отправлять SMTP-почту без шифрования. Если и STARTTLS, и SSL/TLS выключены, соединение отклоняется вместо отправки вашего пароля открытым текстом.
Тест соединения сохраняет форму перед проверкой, поэтому всё, что в полях, становится вашей сохранённой конфигурацией, даже если тест не прошёл.
Правила автоматизации, упоминающие отправку email, не используют ни один из способов; они создают оповещение в приложении, на которое вы реагируете сами.
Поделиться веб-страницей — третий вариант в том же меню: диалог с переключателями Включить QR оплаты и Включить кнопки оплаты, оба включены по умолчанию, затем панель «Поделиться» с самодостаточным HTML-файлом. Как и отправка PDF, он несёт фиксированный текст, а не ваш шаблон.

Советы

Для корпоративных клиентов ставьте номер счёта в начало темы. Почтовый ящик бухгалтерии сортирует по теме, и «WR-2026-093 - Willow & Root Yoga Studio» проще сопоставить с заказом на закупку, чем дружеское приветствие.

Пусть текст будет честен насчёт вложения. Поскольку шаблонное письмо никогда не несёт PDF, либо напишите «PDF придёт отдельным письмом», как делает студия, либо сначала отправьте PDF из предпросмотра, а затем ответьте в ту же ветку шаблонным текстом.

Делайте переведённую копию вместо правки встроенного шаблона. Дублируйте «Gentle reminder», переименуйте копию на языке клиента — и английский оригинал останется для других клиентов.

Используйте способ mailto в пробный период, даже если планируете позже перейти на SMTP. Видеть окно письма каждый раз — самый быстрый способ поймать опечатку в шаблоне до того, как она дойдёт до клиента.

Связанные руководства

Предпросмотр PDF, отправка и редактор — подробнее об экране предпросмотра, печати и встроенном PDF-редакторе.
Статусы счетов, список и история — что означают «Отправлен», «Просрочен» и «Оплачен» и как журнал изменений фиксирует смену статусов.
Напоминания и правила автоматизации — запланированные напоминания, которые помечают просроченные счета для дальнейшей работы.