Brukerveiledning

Sende fakturaer på e-post

Lag gjenbrukbare e-postmaler med plassholdere, send teksten fra e-postappen eller via SMTP, legg ved PDF-en gjennom delingsarket og merk fakturaen som sendt.

Oppdatert: 2026-09-09

Å sende en faktura på e-post i Invoice Flow er to atskilte handlinger, og å forstå den todelingen er hele poenget. Den første handlingen lager ordene: en emnelinje og en tekst bygget fra en mal, med kundens navn, fakturanummeret, totalen og forfallsdatoen fylt inn automatisk. Den andre handlingen lager filen: PDF-en som kunden faktisk åpner, videresender til leverandørreskontro og betaler etter. Appen gjør det første gjennom E-postklient (Email client) i fakturaens meny og det andre gjennom deleknappen i PDF-forhåndsvisningen. Ingenting i appen sender PDF-en og den malbaserte teksten sammen i én melding, så denne veiledningen er ærlig om hvilken knapp som gjør hva, og viser en fornuftig måte å kombinere dem på.

Eksempelbedriften er Willow & Root Yoga Studio i Portland, Oregon. Eieren, Hannah Whitfield, holder lunsjtimer på stedet for bedriftskunder og fakturerer hver av dem én gang i måneden i amerikanske dollar. Hver faktura går til en leverandørreskontro-postkasse framfor til en person, så en konsekvent emnelinje som inneholder fakturanummeret betyr mer enn en vennlig tone.

Dette ser du på skjermen

Tre skjermer er involvert.

Malene ligger under Innstillinger (Settings), i seksjonen Fakturainnstillinger (Invoice Settings), bak flisen E-postmaler (Email templates) (undertittel «Forhåndsdefinerte emner + tekster for kunde-e-poster»). Skjermen er en enkel liste: et konvoluttikon markerer de fem innebygde malene, et blyant-på-linjer-ikon markerer dem du har laget selv, og hver rad viser malnavnet med emnet under. Hver rad har en trepunktsmeny med Dupliser (Duplicate) og Slett (Delete), og en +-knapp i hjørnet starter en ny mal.

Rett under den, i den samme innstillingsseksjonen, ligger E-postsending (Email sending) (undertittel «Velg hvordan faktura-e-poster sendes»). Det er her du velger mellom Systemets e-postapp (mailto) og SMTP-server (autosending), og der SMTP-vert, port og påloggingsdetaljer legges inn hvis du velger det andre alternativet.

Den tredje skjermen er selve fakturaen. Åpne fanen Dokumenter (Documents), trykk på en faktura, og bruk trepunktsmenyen øverst til høyre. Den andre gruppen i menyen inneholder E-postklient og Del som nettside (Share as web page). For en kladd er det aller første valget Merk som sendt (Mark as Sent). Nederst på fakturaen åpner den brede knappen Forhåndsvis PDF (Preview PDF) PDF-viseren, hvis appfelt inneholder utskriftsikonet, deleikonet og – bare for kladder – en meny med Del og merk som sendt (Share & Mark as Sent).

Slik skriver du en mal med plassholdere

De innebygde malene holder for en første utsendelse, men Hannah vil ha et emne som en bedriftspostkasse kan arkivere uten å åpne meldingen, og en tekst som lister opp timene. Å redigere en mal er en Pro-funksjon; å åpne listen er det ikke.

1. Åpne Innstillinger, bla til Fakturainnstillinger og trykk på E-postmaler.
2. Trykk på + for å starte fra bunnen av, eller trykk på en eksisterende rad for å endre den direkte.
3. Skriv inn et Malnavn (Template name). Det vises bare i appens egne lister, aldri i e-posten.
4. Skriv inn Emne (Subject). Sett markøren der fakturanummeret skal stå, og trykk på brikken invoice.number under Sett inn variabel (Insert variable).
5. Trykk i Tekst (Body) og skriv meldingen, og sett inn brikker som client.name, invoice.total, invoice.dueDate og invoice.items underveis.
6. Slå på Direkte forhåndsvisning (Live preview) for å se resultatet med eksempelverdier, og trykk så på Lagre.

En plassholder er brikkeetiketten pakket inn i doble krøllparenteser, så å trykke på client.name skriver {{client.name}}. Brikken havner i feltet som sist hadde fokus; hvis du ennå ikke har trykket i noen av feltene, går den i teksten. Du kan også skrive klammene for hånd. Velgeren grupperer de tilgjengelige verdiene i Kunde, Faktura, Bedrift og Annet:

Beløpsplassholdere formateres i fakturaens valuta, datoer bruker appens korte datoformat, og invoice.items utvides til en punktliste med én linje per vare som viser beskrivelse, antall og enhetspris. invoice.due er beløpet som fortsatt skyldes, ikke forfallsdatoen; datoen er invoice.dueDate.

Forhåndsvisningen er bevisst generisk. Den setter inn en fast eksempelkunde, «Linda Park» hos «Riverstone Capital», fakturaen «INV-0204» på «$4 950.00», og en eksempelbedrift som heter «Carter Digital Studio». Ditt eget navn og dine egne totaler dukker først opp ved sending, når malen gjengis mot en virkelig faktura.

Slik sender du teksten på e-post fra fakturaen

Når malen er lagret, tar det fire trykk å sende meldingen. Denne veien sender bare ord; PDF-en dekkes i neste avsnitt.

1. Åpne fakturaen fra fanen Dokumenter.
2. Trykk på trepunktsmenyen øverst til høyre og velg E-postklient.
3. Trykk på malen du vil bruke, i arket Velg en mal (Choose a template).
4. Hvis sendemetoden din er systemets e-postapp, åpnes skrivevinduet i e-postappen med mottaker, emne og tekst utfylt; se over det og trykk på appens egen sendeknapp. Hvis metoden din er SMTP, sender appen med én gang og viser E-post sendt (Email sent).

Mottakeren er alltid e-postadressen i kunderegisteret. Er det feltet tomt, stopper appen med meldingen Kunden har ingen e-postadresse (Client has no email address) allerede før malarket åpnes, så legg inn adressen på kunden først. Er mallisten tom fordi du aldri har åpnet malskjermen, opprettes de fem innebygde malene der og da.

Slik sender du PDF-en og merker fakturaen som sendt

Filen går ut gjennom Androids delingsark fra PDF-forhåndsvisningen. Alle mål som tar imot filer, fungerer: Gmail, Outlook, WhatsApp, Drive eller en bedriftsmeldingsapp.

1. På fakturaen trykker du på Forhåndsvis PDF nederst og venter til dokumentet er gjengitt.
2. For en kladd trykker du på trepunktsmenyen i forhåndsvisningens appfelt og velger Del og merk som sendt. For en faktura som allerede er sendt, trykker du på deleikonet i stedet.
3. Velg e-postappen din i Androids delingsark. PDF-en legges ved, emnet lyder «Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio», og teksten er et kort «please find attached»-notat. Legg til mottakeren og send derfra.
4. Tilbake i appen viser en kladd som er delt på denne måten Fakturaen ble merket som sendt (Invoice marked as sent), og statusmerket endres fra Kladd til Sendt.

Delingsarket leser ikke e-postmalene dine. Emnet og teksten er faste apptekster som tar inn fakturanummeret, firmanavnet ditt og kundens navn. Den praktiske rutinen for en bedriftskunde er derfor: del PDF-en først fra forhåndsvisningen (noe som også vipper kladden til Sendt), og følg deretter opp med E-postklient hvis du vil ha den fyldigere malbaserte meldingen med varelisten. Eller du kan rett og slett lime den malbaserte teksten inn i skrivevinduet som delingsarket åpnet, siden det er den samme e-postappen i begge tilfeller.

Å merke som sendt er en statusendring og ikke noe mer. Det registrerer ingen dato, adresse eller kopi av meldingen noe sted du kan se; oppføringen i endringsloggen er det eneste sporet. Motsatt rører sending via E-postklient aldri statusen, så en faktura du har sendt på e-post fra en kladd, forblir en kladd helt til du enten bruker Del og merk som sendt eller velger Merk som sendt fra fakturamenyen og bekrefter i dialogen Endre status?.

Slik bytter du til SMTP-sending

Standardmetoden åpner e-postappen din, og det er riktig valg for de fleste: du ser meldingen før den går, leverandøren din håndterer leveringen, og du kan legge ved PDF-en i det samme vinduet. SMTP gir bare mening hvis du sender fra appen rutinemessig og ikke vil ha skrivetrinnet.

1. Åpne Innstillinger og trykk på E-postsending.
2. Velg SMTP-server (autosending). Skjemaet folder seg ut under de to radioknappene.
3. Skriv inn Vert (Host) (for Gmail: smtp.gmail.com), la Port stå på 587, og fyll ut Brukernavn (Username) og Passord (Password). For Gmail og Outlook må passordet være et apppassord generert i sikkerhetsinnstillingene for kontoen din, ikke den vanlige påloggingen.
4. Fyll ut Avsenderadresse (From address) og Avsendernavn (From name); det er dette kunden ser i Fra-linjen.
5. La STARTTLS stå på for port 587, eller slå på SSL/TLS for en leverandør som krever port 465. Slår du på den ene, slås den andre av.
6. Trykk på Test tilkobling (sender til din egen adresse). Appen lagrer skjemaet først, sender så en kort testmelding til avsenderadressen og melder SMTP fungerer (SMTP works) eller SMTP-test mislyktes (SMTP test failed) med serverens begrunnelse.
7. Trykk på Lagre.

Når SMTP er lagret, åpner E-postklient ikke lenger noe som helst. Trykker du på en mal i velgeren, sendes den umiddelbart, og den eneste tilbakemeldingen er den grønne linjen E-post sendt eller en rød linje, Kunne ikke sende e-post (Failed to send email), med feilteksten. Det finnes ingen utboks og ingen kø for nye forsøk, så er linjen rød, må du rette innstillingene og sende på nytt.

Regler og detaljer

• Maler trenger et navn og et emne; teksten kan være tom. Lagrer du med et av de påkrevde feltene tomt, vises Fyll ut obligatoriske felter (Fill in required fields), og arket blir stående åpent.
• Ukjente plassholdere blir stående nøyaktig slik de er skrevet. En feilstavet {{client.nmae}} når kunden som ren tekst, og det er derfor den direkte forhåndsvisningen er verdt et blikk før du lagrer.
• invoice.daysOverdue og invoice.daysUntilDue går aldri under null; den som ikke er relevant, viser 0. lateFee.accrued er tom med mindre profilen har en forsinkelsesgebyrprosent, fakturaen er forbi utsettelsesperioden sin og det fortsatt skyldes penger; det er en fersk beregning fra fakturatotalen, ikke beløpet som allerede er lagt til fakturaen.
• De fem innebygde malene finnes bare på engelsk. Du kan redigere dem direkte, og de forblir innebygde; Dupliser lager en redigerbar kopi med «(copy)» i navnet som en egendefinert mal. Slett på en innebygd mal skjuler den framfor å fjerne den, og det finnes ingen skjerm for å hente en skjult innebygd mal tilbake. Slett på en egendefinert mal fjerner den umiddelbart, uten bekreftelse.
• Maler deles på tvers av alle bedriftsprofilene dine. Velgeren under E-postklient viser alle synlige maler uansett hvilken profil fakturaen hører til.
• Å opprette, redigere og duplisere maler, E-postklient, Del som nettside og å dele eller skrive ut PDF-en er Pro-funksjoner og sender deg til betalingsveggen uten en aktiv prøveperiode eller et abonnement. Å slette en mal og selve skjermen E-postsending er ikke låst.
• SMTP-innstillingene lagres på enheten: vert, port, brukernavn, avsenderfeltene og de to bryterne i appens innstillinger, og passordet i Androids krypterte lagring. Ved senere redigeringer beholdes det lagrede passordet hvis du lar Passord stå tomt. En port som ikke kan tolkes, faller tilbake til 587.
• Appen nekter å sende SMTP-e-post uten kryptering. Med både STARTTLS og SSL/TLS av avvises tilkoblingen framfor å sende passordet ditt i klartekst.
• Test tilkobling lagrer skjemaet før testen, så det som står i feltene, blir din lagrede konfigurasjon selv om testen feiler.
• Automatiseringsregler som nevner å sende en e-post, bruker ingen av metodene; de lager et varsel i appen som du må følge opp.
• Del som nettside er et tredje valg i den samme menyen: en dialog med bryterne Inkluder betalings-QR (Include payment QR) og Inkluder betalingsknapper (Include payment buttons), begge på som standard, og deretter delingsarket med en selvstendig HTML-fil. Som PDF-delingen bærer den fast tekst, ikke malen din.

Tips

Relaterte veiledninger

• PDF-forhåndsvisning, deling og redigering dekker forhåndsvisningsskjermen, utskrift og den innebygde PDF-redigeringen mer inngående.
• Fakturastatuser, liste og historikk forklarer hva Sendt, Forfalt og Betalt betyr, og hvordan endringsloggen registrerer statusendringer.
• Påminnelser og automatiseringsregler viser de planlagte påminnelsene som flagger forfalte fakturaer for oppfølging.