Podręcznik użytkownika

Wysyłanie faktur e-mailem

Twórz szablony e-maili ze zmiennymi, wysyłaj tekst z aplikacji pocztowej lub przez SMTP, dołączaj PDF i oznaczaj fakturę jako wysłaną.

Zaktualizowano: 2026-09-09

Wysłanie faktury e-mailem w Invoice Flow to dwa osobne działania i zrozumienie tego podziału jest całym sekretem. Pierwsze działanie tworzy słowa: temat i treść zbudowane z szablonu, z automatycznie wstawionym nazwiskiem klienta, numerem faktury, sumą i terminem płatności. Drugie działanie tworzy plik: PDF, który klient naprawdę otworzy, prześle do księgowości i na jego podstawie zapłaci. Aplikacja robi to pierwsze przez Wyślij do klienta (Email client) w menu faktury, a drugie przez przycisk udostępniania w podglądzie PDF. Nic w aplikacji nie wysyła PDF-a razem z tekstem z szablonu w jednej wiadomości, więc ten poradnik uczciwie mówi, który przycisk co robi, i pokazuje rozsądny sposób ich połączenia.

Przykładową firmą jest Willow & Root Yoga Studio w Portland w stanie Oregon. Jego właścicielka, Hannah Whitfield, prowadzi lunchowe zajęcia u klientów firmowych i fakturuje każdego z nich raz w miesiącu w dolarach amerykańskich. Każda faktura idzie na skrzynkę księgowości, a nie do konkretnej osoby, więc spójny temat zawierający numer faktury liczy się bardziej niż przyjazny ton.

Co widać na ekranie

W grę wchodzą trzy ekrany.

Szablony mieszkają w Ustawieniach, w sekcji Ustawienia faktur (Invoice Settings), za kafelkiem Szablony emaili (Email templates) z podtytułem „Predefiniowane tematy i treści”. Ekran to zwykła lista: ikona koperty oznacza pięć wbudowanych szablonów, ikona ołówka na liniach oznacza te utworzone przez Ciebie, a każdy wiersz pokazuje nazwę szablonu z tematem pod spodem. Każdy wiersz ma menu z trzema kropkami z opcjami Duplikuj (Duplicate) i Usuń (Delete), a przycisk + w rogu rozpoczyna nowy szablon.

Tuż pod nim, w tej samej sekcji ustawień, siedzi Wysyłanie e-maili (Email sending) z podtytułem „Wybierz sposób wysyłania e-maili z fakturami”. Tu wybierasz między Systemową aplikacją pocztową (mailto) a Serwerem SMTP (automatyczna wysyłka) i tu trafiają host SMTP, port i dane logowania, jeśli wybierzesz drugą opcję.

Trzecim ekranem jest sama faktura. Otwórz kartę Dokumenty, dotknij faktury i użyj menu z trzema kropkami w prawym górnym rogu. Druga grupa tego menu zawiera Wyślij do klienta i Share as web page (Udostępnij jako stronę WWW). Dla wersji roboczej pierwszą pozycją jest Oznacz jako wysłaną (Mark as Sent). Na dole faktury szeroki przycisk Podgląd PDF otwiera przeglądarkę PDF, na której pasku aplikacji są ikona drukowania, ikona udostępniania oraz — tylko dla wersji roboczych — menu z Udostępnij i oznacz jako wysłaną.

Jak napisać szablon ze zmiennymi

Wbudowane szablony w zupełności wystarczą na pierwszą wysyłkę, ale Hannah chce tematu, który firmowa kancelaria zarchiwizuje bez otwierania wiadomości, oraz treści wypisującej zajęcia. Edycja szablonu jest funkcją Pro; otwarcie listy nie.

1. Otwórz Ustawienia, przewiń do Ustawienia faktur i dotknij Szablony emaili.
2. Dotknij +, aby zacząć od zera, albo dotknij istniejącego wiersza, aby zmienić go na miejscu.
3. Wpisz Nazwa szablonu (Template name). Pojawia się wyłącznie na listach w aplikacji, nigdy w e-mailu.
4. Wpisz Temat (Subject). Ustaw kursor tam, gdzie ma trafić numer faktury, i dotknij chipa invoice.number pod nagłówkiem Wstaw zmienną (Insert variable).
5. Dotknij pola Treść (Body) i napisz wiadomość, wstawiając po drodze chipy w rodzaju client.name, invoice.total, invoice.dueDate i invoice.items.
6. Włącz Podgląd na żywo (Live preview), aby zobaczyć wynik z przykładowymi wartościami, a potem dotknij Zapisz.

Zmienna to etykieta chipa opakowana w podwójne nawiasy klamrowe, więc dotknięcie client.name wpisuje {{client.name}}. Chip ląduje w polu, które ostatnio miało fokus; jeśli nie dotknąłeś jeszcze żadnego z pól, trafia do treści. Nawiasy możesz też wpisać ręcznie. Wybierak grupuje dostępne wartości w Klient, Faktura, Firma i Inne:

Zmienne pieniężne formatowane są w walucie faktury, daty używają krótkiego formatu daty aplikacji, a invoice.items rozwija się w listę punktowaną z jedną linią na pozycję, pokazującą opis, ilość i cenę jednostkową. invoice.due to kwota wciąż należna, a nie termin płatności; datą jest invoice.dueDate.

Podgląd jest celowo ogólny. Podstawia stałego przykładowego klienta, „Linda Park” z „Riverstone Capital”, fakturę „INV-0204” na „$4 950.00” oraz przykładową firmę „Carter Digital Studio”. Twoje własne nazwy i kwoty pojawiają się dopiero przy wysyłce, gdy szablon jest renderowany na prawdziwej fakturze.

Jak wysłać tekst z poziomu faktury

Gdy szablon jest zapisany, wysłanie wiadomości zajmuje cztery dotknięcia. Ta ścieżka wysyła tylko słowa; PDF omawia następna sekcja.

1. Otwórz fakturę z karty Dokumenty.
2. Dotknij menu z trzema kropkami w prawym górnym rogu i wybierz Wyślij do klienta.
3. W panelu Wybierz szablon (Choose a template) dotknij żądanego szablonu.
4. Jeśli Twoją metodą wysyłki jest systemowa aplikacja pocztowa, otworzy się jej okno tworzenia wiadomości z wypełnionym odbiorcą, tematem i treścią; sprawdź je i dotknij jej własnego przycisku wysyłania. Jeśli Twoją metodą jest SMTP, aplikacja wyśle natychmiast i pokaże E-mail wysłany.

Odbiorcą jest zawsze adres e-mail z rekordu klienta. Jeśli to pole jest puste, aplikacja zatrzymuje się komunikatem Klient nie ma adresu email (Client has no email address), zanim panel szablonów w ogóle się otworzy, więc najpierw dodaj adres do klienta. Jeśli lista szablonów jest pusta, bo nigdy nie otwierałeś ekranu szablonów, pięć wbudowanych zostanie utworzonych na miejscu.

Jak wysłać PDF i oznaczyć fakturę jako wysłaną

Plik wychodzi przez arkusz udostępniania Androida z podglądu PDF. Działa każdy cel przyjmujący pliki: Gmail, Outlook, WhatsApp, Dysk czy firmowy komunikator.

1. Na fakturze dotknij Podgląd PDF na dole i poczekaj, aż dokument się wyrenderuje.
2. Dla wersji roboczej dotknij menu z trzema kropkami na pasku podglądu i wybierz Udostępnij i oznacz jako wysłaną. Dla faktury już wysłanej dotknij zamiast tego ikony udostępniania.
3. Wybierz swoją aplikację pocztową w arkuszu udostępniania Androida. PDF jest dołączony, temat brzmi „Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio", a treść to krótka notka „please find attached". Dodaj odbiorcę i wyślij stamtąd.
4. Po powrocie do aplikacji wersja robocza udostępniona w ten sposób pokazuje Faktura oznaczona jako wysłana, a jej plakietka statusu zmienia się z Wersja robocza na Wysłana.

Arkusz udostępniania nie czyta Twoich szablonów e-mail. Jego temat i treść to stałe teksty aplikacji, które przyjmują numer faktury, nazwę Twojej firmy i nazwę klienta. Praktyczna procedura dla klienta firmowego wygląda więc tak: najpierw udostępnij PDF z podglądu (co przy okazji przełącza wersję roboczą na Wysłana), a potem, jeśli chcesz pełniejszej wiadomości z szablonu z listą pozycji, wyślij ją przez Wyślij do klienta. Albo po prostu wklej tekst z szablonu do okna tworzenia wiadomości, które otworzył arkusz udostępniania, bo aplikacja pocztowa jest w obu przypadkach ta sama.

Oznaczenie jako wysłanej to zmiana statusu i nic więcej. Nie zapisuje daty, adresu ani kopii wiadomości w miejscu, które zobaczysz; wpis w dzienniku zmian jest jedynym śladem. I odwrotnie, wysyłka przez Wyślij do klienta nigdy nie rusza statusu, więc faktura, którą wysłałeś e-mailem z wersji roboczej, zostaje wersją roboczą, dopóki nie użyjesz Udostępnij i oznacz jako wysłaną albo nie wybierzesz Oznacz jako wysłaną z menu faktury i nie potwierdzisz okna Zmienić status? (Change status?).

Jak przełączyć się na wysyłkę SMTP

Metoda domyślna otwiera Twoją aplikację pocztową, co dla większości osób jest właściwym wyborem: widzisz wiadomość, zanim wyjdzie, dostarczeniem zajmuje się Twój dostawca, a PDF możesz dołączyć w tym samym oknie. SMTP ma sens tylko wtedy, gdy wysyłasz z aplikacji rutynowo i nie chcesz kroku z tworzeniem wiadomości.

1. Otwórz Ustawienia i dotknij Wysyłanie e-maili.
2. Wybierz Serwer SMTP (automatyczna wysyłka). Pod dwoma przyciskami wyboru rozwinie się formularz.
3. Wpisz Host (dla Gmaila smtp.gmail.com), zostaw Port na 587 i wypełnij Nazwa użytkownika i Hasło. Dla Gmaila i Outlooka hasłem musi być hasło aplikacji wygenerowane w ustawieniach bezpieczeństwa konta, a nie Twoje zwykłe hasło logowania.
4. Wypełnij Adres nadawcy (From address) i Nazwa nadawcy (From name); to je klient zobaczy w polu Od.
5. Zostaw STARTTLS włączone dla portu 587 albo włącz SSL/TLS dla dostawcy wymagającego portu 465. Włączenie jednego wyłącza drugie.
6. Dotknij Testuj połączenie (wysyła na Twój własny adres). Aplikacja najpierw zapisze formularz, potem wyśle krótką wiadomość testową na adres nadawcy i zgłosi SMTP działa — wysłano testowy e-mail albo Test SMTP nie powiódł się wraz z powodem podanym przez serwer.
7. Dotknij Zapisz.

Gdy SMTP jest zapisany, Wyślij do klienta niczego już nie otwiera. Dotknięcie szablonu w wybieraku wysyła od razu, a jedyną informacją zwrotną jest zielony pasek E-mail wysłany albo czerwony pasek Nie udało się wysłać e-maila z treścią błędu. Nie ma skrzynki nadawczej ani kolejki ponowień, więc jeśli pasek jest czerwony, popraw ustawienia i wyślij ponownie.

Zasady i szczegóły

• Szablony potrzebują nazwy i tematu; treść może być pusta. Zapis z pustym którymkolwiek z pól wymaganych pokazuje Wypełnij wymagane pola i zostawia panel otwarty.
• Nieznane zmienne zostają dokładnie tak, jak je wpisano. Literówka {{client.nmae}} dotrze do klienta jako dosłowny tekst — dlatego warto rzucić okiem na podgląd na żywo przed zapisem.
• invoice.daysOverdue i invoice.daysUntilDue nigdy nie schodzą poniżej zera; ta, która nie ma zastosowania, pokazuje 0. lateFee.accrued jest pusta, chyba że profil ma procent odsetek za zwłokę, faktura minęła okres karencji, a pieniądze są wciąż należne; to świeże wyliczenie z sumy faktury, a nie kwota już do faktury dodana.
• Pięć wbudowanych szablonów jest wyłącznie po angielsku. Możesz je edytować na miejscu i pozostają wbudowane; Duplikuj tworzy edytowalną kopię z nazwą „(copy)” jako szablon własny. Usuń na szablonie wbudowanym raczej go ukrywa, niż usuwa, i nie ma ekranu, który przywróciłby ukryty wbudowany szablon. Usuń na szablonie własnym kasuje go natychmiast, bez potwierdzenia.
• Szablony są wspólne dla wszystkich Twoich profili firmowych. Wybierak pod Wyślij do klienta pokazuje każdy widoczny szablon niezależnie od tego, do którego profilu należy faktura.
• Tworzenie, edycja i duplikowanie szablonów, Wyślij do klienta, Share as web page oraz udostępnianie lub drukowanie PDF-a to funkcje Pro i bez aktywnego okresu próbnego albo subskrypcji przekierowują na ekran zakupu. Usuwanie szablonu i sam ekran Wysyłanie e-maili nie są ograniczone.
• Ustawienia SMTP przechowywane są na urządzeniu: host, port, nazwa użytkownika, pola nadawcy i dwa przełączniki w preferencjach aplikacji, a hasło w zaszyfrowanym magazynie Androida. Przy późniejszych edycjach pozostawienie pustego pola Hasło zachowuje to zapisane. Port, którego nie da się odczytać, wraca do 587.
• Aplikacja odmawia wysyłki poczty SMTP bez szyfrowania. Przy wyłączonych STARTTLS i SSL/TLS połączenie jest odrzucane, zamiast wysyłać Twoje hasło otwartym tekstem.
• Testuj połączenie zapisuje formularz przed testem, więc to, co jest w polach, staje się Twoją zapisaną konfiguracją nawet wtedy, gdy test się nie powiedzie.
• Reguły automatyzacji, które wspominają o wysłaniu e-maila, nie korzystają z żadnej z tych metod; tworzą alert w aplikacji, na który masz zareagować.
• Share as web page to trzecia opcja w tym samym menu: okno z przełącznikami Include payment QR (Dołącz kod QR do płatności) i Include payment buttons (Dołącz przyciski płatności), oba domyślnie włączone, a potem arkusz udostępniania z samodzielnym plikiem HTML. Podobnie jak udostępnianie PDF-a niesie stały tekst, a nie Twój szablon.

Wskazówki

Powiązane poradniki

• Podgląd PDF, udostępnianie i edytor omawia dokładniej ekran podglądu, drukowanie i wbudowany edytor PDF.
• Statusy faktur, lista i historia wyjaśnia, co znaczą Wysłana, Przeterminowana i Opłacona oraz jak dziennik zmian zapisuje zmiany statusu.
• Przypomnienia i reguły automatyzacji pokazuje zaplanowane przypomnienia, które oznaczają zaległe faktury do dalszego działania.