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用户指南

通过邮件发送发票

使用占位符编写可复用的邮件模板，通过邮件应用或 SMTP 发送文本，通过分享面板附上 PDF，并将发票标记为已发送。

更新于: 2026-09-09

在 Invoice Flow 中通过邮件发送发票其实是两个独立的动作，理解这一区别是关键所在。第一个动作生成文字：一条根据模板生成的主题和正文，其中会自动填入客户名称、发票号、总额和到期日。第二个动作生成文件：也就是客户真正会打开、转发给应付账款部门并据此付款的那份 PDF。应用通过发票菜单中的发送邮件客户端执行第一个动作，通过 PDF 预览界面的分享按钮执行第二个动作。应用本身不会把 PDF 和模板文字一起放进同一封邮件发送出去，因此本指南会如实说明每个按钮各自的作用，并给出一种将两者结合起来的合理方法。

示例商家是位于俄勒冈州波特兰的 Willow & Root Yoga Studio 瑜伽馆。店主 Hannah Whitfield 为企业客户提供午间上门瑜伽课程，每月以美元向每位客户开一次发票。每张发票都发往一个应付账款邮箱而非某个具体的人，因此一条包含发票号的、格式统一的主题行，比亲切的语气更重要。

屏幕上会看到什么

涉及三个屏幕。

模板位于设置下的发票设置分组中，图块为邮件模板（副标题“客户邮件的主题+正文预设”）。该屏幕是一个简单的列表：信封图标标记五个内置模板，铅笔加线条图标标记你自己创建的模板，每一行都会显示模板名称及其下方的主题。每一行都有一个三点菜单，包含复制和删除，角落的**+**按钮用于新建模板。

Invoice Flow 应用邮件模板屏幕，列出了带信封图标的五个内置模板，以及两个自定义模板“企业月度发票”和“项目续约通知”，均带有编辑图标
先是内置预设，然后是这家瑜伽馆自己的模板。

在同一设置分组中紧随其后的是邮件发送（副标题“选择发票邮件的发送方式”）。在这里你可以在**系统邮件应用（mailto）和SMTP 服务器（自动发送）**之间选择，如果选择后者，SMTP 主机、端口和凭据也在这里填写。

第三个屏幕就是发票本身。打开单据标签页，点击一张发票，使用右上角的三点菜单。该菜单的第二组包含发送邮件客户端和分享为网页。对于草稿，第一项则是标记为已发送。在发票底部，宽大的预览 PDF按钮会打开 PDF 查看器，其应用栏中有打印图标、分享图标，以及仅对草稿显示的、带有分享并标记为已发送的菜单。

如何编写带占位符的模板

内置模板适合首次发送使用，但 Hannah 希望主题能让企业收发室无需打开邮件就能归档，正文还要列出具体的课程内容。编辑模板是 Pro 功能；查看列表则不是。

  1. 打开设置，滚动到发票设置，点击邮件模板。
  2. 点击+从零开始创建，或点击已有的一行就地修改。
  3. 输入模板名称。它只会出现在应用自己的列表中，不会出现在邮件里。
  4. 输入主题。把光标放在应该显示发票号的位置，点击插入变量下的invoice.number标签。
  5. 点击进入正文并撰写正文内容，在合适的位置插入诸如client.name、invoice.total、invoice.dueDate和invoice.items之类的标签。
  6. 开启实时预览以查看填入示例数据后的效果，然后点击保存。
Invoice Flow 应用编辑邮件模板面板，名称为“企业月度发票”，主题中包含 invoice.number 占位符，正文中包含 client.name、invoice.total 和 invoice.dueDate 占位符，以及插入变量的“客户”和“发票”标签分组
点击标签会在你最后点击的字段的光标处，以双花括号插入一个占位符。

一个占位符就是用双花括号包裹的标签名，因此点击client.name会输入{{client.name}}。标签会插入到最近获得焦点的那个字段中；如果两个字段你都还没点过，它会插入到正文中。你也可以手动输入花括号。选择器将可用的值分为客户、发票、商家和其他几组：

分组占位符
客户client.name、client.company、client.email、client.phone、client.address、client.country
发票invoice.number、invoice.status、invoice.currency、invoice.total、invoice.subtotal、invoice.tax、invoice.discount、invoice.paid、invoice.due、invoice.issueDate、invoice.dueDate、invoice.daysOverdue、invoice.daysUntilDue、invoice.items
商家business.name、business.company、business.email、business.phone、business.address、business.website、business.taxId
其他lateFee.accrued、today

金额类占位符会按发票所用货币格式化，日期使用应用的短日期格式，invoice.items会展开为一个项目符号列表，每行显示一项的描述、数量和单价。invoice.due是仍欠款的金额，而不是到期日；到期日是invoice.dueDate。

Invoice Flow 应用邮件模板编辑器向下滚动，实时预览开关已开启，一个“预览（使用示例数据）”框显示主题为“Wellness program invoice INV-0204 - Carter Digital Studio”，正文写给 Linda Park，包含两条项目符号
预览始终使用同一组虚构的示例数据，而不是你的某张真实发票。

这个预览是刻意做成通用样式的。它使用一个固定的示例客户“Linda Park”，公司为“Riverstone Capital”，发票号“INV-0204”，金额“$4,950.00”，以及一个示例商家“Carter Digital Studio”。只有在实际发送时，把模板套用到一张真实发票上，才会出现你自己的名称和金额。

如何从发票发送文字邮件

模板保存好之后，发送这条消息只需四步点击。这条路径只发送文字；PDF 的部分在下一节介绍。

  1. 从单据标签页打开发票。
  2. 点击右上角的三点菜单，选择发送邮件客户端。
  3. 在选择模板面板中，点击你想要的模板。
  4. 如果你的发送方式是系统邮件应用，你的邮件应用的撰写窗口会打开，收件人、主题和正文均已填好；检查后点击其自身的发送按钮。如果你的方式是 SMTP，应用会立即发送并显示邮件已发送。
Invoice Flow 应用草稿发票 WR-2026-093，客户为 Cascade Software Inc.，溢出菜单已打开，列出标记为已发送、取消发票、添加滞纳金、变更记录、置顶到列表、置顶到仪表盘、发送邮件客户端、客户签署、分享为网页、以客户视角查看、复制和删除
发送邮件客户端位于发票菜单的第二组；标记为已发送只出现在草稿上。
Invoice Flow 应用“选择模板”底部面板，覆盖在发票 WR-2026-093 上，列出初始发票、温和提醒、强力提醒、付款感谢函、账单摘要，以及自定义的企业月度发票
该面板列出所有可见的模板；点击其中一个会将其套用到这张发票上。

收件人始终是客户记录上的邮箱地址。如果该字段为空，应用会在模板面板打开之前就以提示客户没有邮箱停止操作，因此请先为该客户补充邮箱地址。如果因为你从未打开过模板屏幕而导致模板列表为空，五个内置模板会当场被创建出来。

两种发送方式都不会附带 PDF。mailto 方式只会把收件人、主题和纯文本正文交给你的邮件应用，仅此而已。SMTP 方式会构建一封包含相同三部分内容的纯文本邮件并发送出去。内置的“初始发票”模板写着“请查收随附的发票”，只有在你自己在邮件应用中添加了附件，或另行发送了 PDF 的情况下，这句话才是真的。

如何发送 PDF 并将发票标记为已发送

文件通过 PDF 预览界面的 Android 分享面板发送出去。任何接受文件的目标都可以使用：Gmail、Outlook、WhatsApp、Drive，或是公司自己的即时通讯应用。

  1. 在发票上，点击底部的预览 PDF，等待文档渲染完成。
  2. 对于草稿，点击预览界面应用栏中的三点菜单，选择分享并标记为已发送。对于已经发送过的发票，直接点击分享图标即可。
  3. 在 Android 分享面板中选择你的邮件应用。PDF 会被附加上去，主题为“Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio”，正文是一句简短的“请查收附件”提示。在那里添加收件人并发送。
  4. 回到应用中，以这种方式分享过的草稿会显示发票已标记为已发送，其状态徽章也会从“草稿”变为“已发送”。
Invoice Flow 应用 PDF 发票 WR-2026-091，来自 Willow & Root Yoga Studio，寄给 Cascade Software Inc.，包含三个项目行、总额 1,340.00 美元，关于八月健康项目的备注和 Net 30 付款条款
这就是分享面板所附加的文件；模板化的邮件文字从不会随之一起发送。

分享面板并不会读取你的邮件模板。它的主题和正文是固定的应用字符串，取自发票号、你的公司名称和客户名称。因此对企业客户来说，实际可行的流程是：先从预览界面分享 PDF（这也会同时把草稿状态改为已发送），然后如果你想发送带有更完整的项目列表的模板化邮件，再用发送邮件客户端跟进一次。或者，直接把模板文字粘贴进分享面板打开的那个撰写窗口，因为两种情况下用的都是同一个邮件应用。

标记为已发送只是一次状态更改，仅此而已。它不会记录日期、地址或消息副本；变更记录条目是唯一的痕迹。反过来，通过发送邮件客户端发送邮件也从不会触碰状态，因此一张从草稿状态发出邮件的发票，会一直保持“草稿”状态，直到你使用分享并标记为已发送，或者从发票菜单中选择标记为已发送并确认**更改状态？**对话框。

如何切换到 SMTP 发送

默认方式是打开你的邮件应用，这对大多数人来说是正确的选择：你能在发送前看到消息内容，由你的邮件服务商负责投递，并且可以在同一个窗口里附上 PDF。只有当你经常从应用内发送邮件、又不想经历撰写步骤时，SMTP 才有意义。

  1. 打开设置，点击邮件发送。
  2. 选择SMTP 服务器（自动发送）。表单会在两个单选按钮下方展开。
  3. 输入主机（Gmail 为 smtp.gmail.com），端口保持 587，填写用户名和密码。对于 Gmail 和 Outlook，密码必须是在账户安全设置中生成的应用专用密码，而不是你平时登录用的密码。
  4. 填写发件人地址和发件人名称；这些是客户在“发件人”一栏中看到的内容。
  5. 对于 587 端口保持STARTTLS开启，或者对于需要 465 端口的服务商开启SSL/TLS。开启其中一个会自动关闭另一个。
  6. 点击测试连接（将发送到您自己的地址）。应用会先保存表单，然后向发件人地址发送一封简短的测试邮件，并报告SMTP 测试成功或SMTP 测试失败及服务器给出的原因。
  7. 点击保存。
Invoice Flow 应用邮件发送屏幕，标题为发送方式，系统邮件应用（mailto）已选中，SMTP 服务器（自动发送）未选中，并有一个保存按钮
默认方式：应用打开你的邮件应用，由你在那里点击发送。
Invoice Flow 应用邮件发送屏幕，已选中 SMTP 服务器，表单中填写了主机 smtp.gmail.com、端口 587、用户名和发件人地址 hello@willowandrootyoga.com、发件人名称 Willow & Root Yoga Studio、STARTTLS 已开启、SSL/TLS 已关闭，以及测试连接按钮和保存按钮
Gmail 的 SMTP 设置：主机、587 端口、应用专用密码、开启 STARTTLS。

一旦保存了 SMTP 设置，发送邮件客户端就不再打开任何窗口。在选择器中点击一个模板会直接发送，唯一的反馈是绿色的邮件已发送提示条，或者带有错误文字的红色邮件发送失败提示条。这里没有发件箱，也没有重试队列，因此如果提示条是红色的，就修正设置后重新发送一次。

规则与细节

提示

对企业客户，把发票号放在主题的开头。应付账款收件箱通常按主题排序，“WR-2026-093 - Willow & Root Yoga Studio”比一句友好的问候更容易与采购订单对应上。
在正文中如实说明附件情况。由于模板化邮件从不携带 PDF，要么像这家瑜伽馆那样写上“PDF 将在另一条消息中发送”，要么先从预览界面发送 PDF，再在同一封邮件的回复中附上模板文字。
与其编辑内置模板，不如制作一份翻译版本。复制“温和提醒”，用客户的语言重命名副本，这样你既有了新版本，也保留了英文原版供其他客户使用。
即便你计划以后使用 SMTP，也建议在试用期内先用 mailto 方式。每次都看到撰写窗口，是在错误送达客户之前发现模板拼写错误的最快方法。

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