Οδηγός χρήσης

Αποστολή τιμολογίων με email

Γράψτε επαναχρησιμοποιήσιμα πρότυπα email με μεταβλητές, στείλτε το κείμενο από την εφαρμογή αλληλογραφίας ή μέσω SMTP και επισυνάψτε το PDF με κοινοποίηση.

Ενημερώθηκε: 2026-09-09

Η αποστολή ενός τιμολογίου με email στο Invoice Flow είναι δύο ξεχωριστές ενέργειες, και η κατανόηση αυτού του διαχωρισμού είναι όλο το μυστικό. Η πρώτη ενέργεια παράγει τα λόγια: ένα θέμα και ένα κείμενο που χτίζονται από ένα πρότυπο, με το όνομα του πελάτη, τον αριθμό τιμολογίου, το σύνολο και την ημερομηνία λήξης να συμπληρώνονται αυτόματα. Η δεύτερη ενέργεια παράγει το αρχείο: το PDF που θα ανοίξει πραγματικά ο πελάτης, θα προωθήσει στο λογιστήριο και βάσει του οποίου θα πληρώσει. Η εφαρμογή κάνει το πρώτο μέσω της Εφαρμογή email (Email client) στο μενού του τιμολογίου και το δεύτερο μέσω του κουμπιού κοινοποίησης στην προεπισκόπηση PDF. Τίποτε στην εφαρμογή δεν στέλνει το PDF και το κείμενο του προτύπου μαζί σε ένα μήνυμα, οπότε αυτός ο οδηγός λέει ειλικρινά ποιο κουμπί κάνει τι και δείχνει έναν λογικό τρόπο να τα συνδυάσετε.

Η επιχείρηση του παραδείγματος είναι το Willow & Root Yoga Studio στο Portland του Oregon. Η ιδιοκτήτρια, Hannah Whitfield, κάνει μαθήματα στον χώρο εταιρικών πελατών την ώρα του μεσημεριανού και τιμολογεί καθέναν μία φορά τον μήνα σε δολάρια ΗΠΑ. Κάθε τιμολόγιο πηγαίνει σε ένα γραμματοκιβώτιο λογιστηρίου και όχι σε πρόσωπο, οπότε ένα συνεπές θέμα που περιλαμβάνει τον αριθμό τιμολογίου μετράει περισσότερο από ένα φιλικό ύφος.

Τι βλέπετε στην οθόνη

Εμπλέκονται τρεις οθόνες.

Τα πρότυπα βρίσκονται στις Ρυθμίσεις (Settings), στην ενότητα Ρυθμίσεις τιμολογίου (Invoice Settings), πίσω από το πλακίδιο Πρότυπα email (Email templates) (με υπότιτλο «Προκαθορισμένα θέμα + κείμενο για email πελατών»). Η οθόνη είναι μια απλή λίστα: ένα εικονίδιο φακέλου σημαίνει τα πέντε ενσωματωμένα πρότυπα, ένα εικονίδιο μολυβιού σε γραμμές σημαίνει αυτά που δημιουργήσατε εσείς, και κάθε γραμμή δείχνει το όνομα του προτύπου με το θέμα του από κάτω. Κάθε γραμμή έχει ένα μενού τριών κουκκίδων με Διπλότυπο και Διαγραφή, και ένα κουμπί + στη γωνία ξεκινά νέο πρότυπο.

Ακριβώς από κάτω, στην ίδια ενότητα ρυθμίσεων, βρίσκεται η Αποστολή email (Email sending) (με υπότιτλο «Επιλέξτε πώς αποστέλλονται τα email τιμολογίων»). Εδώ επιλέγετε ανάμεσα σε Εφαρμογή αλληλογραφίας συστήματος (mailto) και Διακομιστής SMTP (αυτόματη αποστολή), και εδώ μπαίνουν ο διακομιστής, η θύρα και τα διαπιστευτήρια SMTP αν επιλέξετε τη δεύτερη επιλογή.

Η τρίτη οθόνη είναι το ίδιο το τιμολόγιο. Ανοίξτε την καρτέλα Τιμολόγια (Documents), πατήστε ένα τιμολόγιο και χρησιμοποιήστε το μενού τριών κουκκίδων στην επάνω δεξιά γωνία. Η δεύτερη ομάδα αυτού του μενού περιέχει την Εφαρμογή email και την Κοινοποίηση ως ιστοσελίδα (Share as web page). Για ένα πρόχειρο, το πρώτο κιόλας στοιχείο είναι η Σήμανση ως σταλμένο (Mark as Sent). Στο κάτω μέρος του τιμολογίου, το πλατύ κουμπί Προεπισκόπηση PDF ανοίγει το πρόγραμμα προβολής PDF, του οποίου η γραμμή εφαρμογής περιέχει το εικονίδιο εκτύπωσης, το εικονίδιο κοινοποίησης και, μόνο για τα πρόχειρα, ένα μενού με την Κοινοποίηση & σήμανση ως σταλμένο.

Πώς να γράψετε ένα πρότυπο με μεταβλητές

Τα ενσωματωμένα πρότυπα είναι μια χαρά για μια πρώτη αποστολή, αλλά η Hannah θέλει ένα θέμα που το λογιστήριο μιας εταιρείας να μπορεί να αρχειοθετήσει χωρίς να ανοίξει το μήνυμα, και ένα κείμενο που να απαριθμεί τις συνεδρίες. Η επεξεργασία προτύπου είναι λειτουργία Pro· το άνοιγμα της λίστας όχι.

1. Ανοίξτε τις Ρυθμίσεις, κάντε κύλιση στις Ρυθμίσεις τιμολογίου και πατήστε Πρότυπα email.
2. Πατήστε + για να ξεκινήσετε από το μηδέν ή πατήστε μια υπάρχουσα γραμμή για να την αλλάξετε επί τόπου.
3. Πληκτρολογήστε ένα Όνομα προτύπου. Εμφανίζεται μόνο στις λίστες της εφαρμογής, ποτέ στο email.
4. Πληκτρολογήστε το Θέμα. Τοποθετήστε τον δρομέα εκεί όπου πρέπει να μπει ο αριθμός τιμολογίου και πατήστε την ένδειξη invoice.number κάτω από την Εισαγωγή μεταβλητής.
5. Πατήστε μέσα στο Κείμενο και γράψτε το μήνυμα, εισάγοντας καθώς προχωράτε ενδείξεις όπως client.name, invoice.total, invoice.dueDate και invoice.items.
6. Ενεργοποιήστε τη Ζωντανή προεπισκόπηση για να δείτε το αποτέλεσμα με δείγματα τιμών και έπειτα πατήστε Αποθήκευση.

Μια μεταβλητή είναι η ετικέτα της ένδειξης μέσα σε διπλά άγκιστρα, οπότε πατώντας το client.name πληκτρολογείται {{client.name}}. Η ένδειξη προσγειώνεται στο πεδίο που είχε πιο πρόσφατα την εστίαση· αν δεν έχετε πατήσει ακόμη κανένα από τα δύο πεδία, πηγαίνει στο κείμενο. Μπορείτε επίσης να πληκτρολογήσετε τα άγκιστρα με το χέρι. Ο επιλογέας ομαδοποιεί τις διαθέσιμες τιμές σε Πελάτης, Τιμολόγιο, Επιχείρηση και Άλλο:

Οι χρηματικές μεταβλητές μορφοποιούνται στο νόμισμα του τιμολογίου, οι ημερομηνίες χρησιμοποιούν τη σύντομη μορφή ημερομηνίας της εφαρμογής, και η invoice.items αναπτύσσεται σε λίστα με κουκκίδες, με μία γραμμή ανά είδος που δείχνει την περιγραφή, την ποσότητα και την τιμή μονάδας. Η invoice.due είναι το ποσό που οφείλεται ακόμη, όχι η ημερομηνία λήξης· η ημερομηνία είναι η invoice.dueDate.

Η προεπισκόπηση είναι σκόπιμα γενική. Αντικαθιστά με έναν σταθερό πελάτη-δείγμα, τη «Linda Park» στη «Riverstone Capital», το τιμολόγιο «INV-0204» για «$4 950.00» και μια επιχείρηση-δείγμα με την ονομασία «Carter Digital Studio». Το δικό σας όνομα και τα δικά σας σύνολα εμφανίζονται μόνο κατά την αποστολή, όταν το πρότυπο αποδίδεται πάνω σε πραγματικό τιμολόγιο.

Πώς να στείλετε το κείμενο με email από το τιμολόγιο

Με το πρότυπο αποθηκευμένο, η αποστολή του μηνύματος θέλει τέσσερα πατήματα. Αυτή η διαδρομή στέλνει μόνο λόγια· το PDF καλύπτεται στην επόμενη ενότητα.

1. Ανοίξτε το τιμολόγιο από την καρτέλα Τιμολόγια.
2. Πατήστε το μενού τριών κουκκίδων στην επάνω δεξιά γωνία και επιλέξτε Εφαρμογή email.
3. Στο φύλλο Επιλέξτε πρότυπο, πατήστε το πρότυπο που θέλετε.
4. Αν η μέθοδος αποστολής σας είναι η εφαρμογή αλληλογραφίας του συστήματος, ανοίγει το παράθυρο σύνταξης της εφαρμογής σας με συμπληρωμένα τον παραλήπτη, το θέμα και το κείμενο· ελέγξτε το και πατήστε το δικό της κουμπί αποστολής. Αν η μέθοδός σας είναι το SMTP, η εφαρμογή στέλνει αμέσως και εμφανίζει Το email στάλθηκε.

Ο παραλήπτης είναι πάντα η διεύθυνση email στην καρτέλα του πελάτη. Αν το πεδίο αυτό είναι κενό, η εφαρμογή σταματά με το μήνυμα Ο πελάτης δεν έχει διεύθυνση email πριν καν ανοίξει το φύλλο προτύπων, οπότε προσθέστε πρώτα τη διεύθυνση στον πελάτη. Αν η λίστα προτύπων είναι κενή επειδή δεν ανοίξατε ποτέ την οθόνη προτύπων, τα πέντε ενσωματωμένα δημιουργούνται επί τόπου.

Πώς να στείλετε το PDF και να σημάνετε το τιμολόγιο ως σταλμένο

Το αρχείο φεύγει μέσω του φύλλου κοινοποίησης του Android από την προεπισκόπηση PDF. Λειτουργεί οποιοσδήποτε προορισμός δέχεται αρχεία: Gmail, Outlook, WhatsApp, Drive ή μια εταιρική εφαρμογή μηνυμάτων.

1. Στο τιμολόγιο, πατήστε Προεπισκόπηση PDF στο κάτω μέρος και περιμένετε να αποδοθεί το έγγραφο.
2. Για ένα πρόχειρο, πατήστε το μενού τριών κουκκίδων στη γραμμή εφαρμογής της προεπισκόπησης και επιλέξτε Κοινοποίηση & σήμανση ως σταλμένο. Για τιμολόγιο που έχει ήδη σταλεί, πατήστε αντ' αυτού το εικονίδιο κοινοποίησης.
3. Επιλέξτε την εφαρμογή αλληλογραφίας σας στο φύλλο κοινοποίησης του Android. Το PDF επισυνάπτεται, το θέμα γράφει «Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio» και το κείμενο είναι μια σύντομη σημείωση «please find attached». Προσθέστε τον παραλήπτη και στείλτε από εκεί.
4. Πίσω στην εφαρμογή, ένα πρόχειρο που κοινοποιήθηκε έτσι εμφανίζει Το τιμολόγιο σημάνθηκε ως σταλμένο και το σήμα κατάστασής του αλλάζει από Πρόχειρο σε Σταλμένο.

Το φύλλο κοινοποίησης δεν διαβάζει τα πρότυπα email σας. Το θέμα και το κείμενό του είναι σταθερά κείμενα της εφαρμογής που παίρνουν τον αριθμό τιμολογίου, την επωνυμία σας και το όνομα του πελάτη. Έτσι, η πρακτική ρουτίνα για έναν εταιρικό πελάτη είναι: κοινοποιήστε πρώτα το PDF από την προεπισκόπηση (κάτι που μετατρέπει επίσης το πρόχειρο σε Σταλμένο) και έπειτα, αν θέλετε το πληρέστερο μήνυμα από πρότυπο με τη λίστα ειδών, ακολουθήστε με την Εφαρμογή email. Ή απλώς επικολλήστε το κείμενο του προτύπου στο παράθυρο σύνταξης που άνοιξε το φύλλο κοινοποίησης, αφού η εφαρμογή αλληλογραφίας είναι η ίδια και στις δύο περιπτώσεις.

Η σήμανση ως σταλμένο είναι αλλαγή κατάστασης και τίποτε άλλο. Δεν καταγράφει ημερομηνία, διεύθυνση ή αντίγραφο του μηνύματος κάπου που να μπορείτε να δείτε· η καταχώριση στο αρχείο αλλαγών είναι το μόνο ίχνος. Αντίστροφα, η αποστολή μέσω της Εφαρμογή email δεν αγγίζει ποτέ την κατάσταση, οπότε ένα τιμολόγιο που στείλατε από πρόχειρο παραμένει πρόχειρο μέχρι να χρησιμοποιήσετε είτε την Κοινοποίηση & σήμανση ως σταλμένο είτε τη Σήμανση ως σταλμένο από το μενού του τιμολογίου και να επιβεβαιώσετε στο παράθυρο Αλλαγή κατάστασης;.

Πώς να μεταβείτε σε αποστολή μέσω SMTP

Η προεπιλεγμένη μέθοδος ανοίγει την εφαρμογή αλληλογραφίας σας, που είναι η σωστή επιλογή για τους περισσότερους: βλέπετε το μήνυμα πριν φύγει, ο πάροχός σας αναλαμβάνει την παράδοση και μπορείτε να επισυνάψετε το PDF στο ίδιο παράθυρο. Το SMTP βγάζει νόημα μόνο αν στέλνετε τακτικά από την εφαρμογή και δεν θέλετε το βήμα της σύνταξης.

1. Ανοίξτε τις Ρυθμίσεις και πατήστε Αποστολή email.
2. Επιλέξτε Διακομιστής SMTP (αυτόματη αποστολή). Η φόρμα ξεδιπλώνεται κάτω από τα δύο κουμπιά επιλογής.
3. Εισαγάγετε τον Διακομιστή (για το Gmail, smtp.gmail.com), αφήστε τη Θύρα στο 587 και συμπληρώστε Όνομα χρήστη και Κωδικός πρόσβασης. Για Gmail και Outlook ο κωδικός πρέπει να είναι κωδικός εφαρμογής που δημιουργείται στις ρυθμίσεις ασφαλείας του λογαριασμού σας, όχι ο κανονικός σας κωδικός σύνδεσης.
4. Συμπληρώστε Διεύθυνση αποστολέα και Όνομα αποστολέα· αυτά βλέπει ο πελάτης στη γραμμή αποστολέα.
5. Κρατήστε το STARTTLS ενεργό για τη θύρα 587, ή ενεργοποιήστε το SSL/TLS για πάροχο που απαιτεί θύρα 465. Η ενεργοποίηση του ενός απενεργοποιεί το άλλο.
6. Πατήστε Δοκιμή σύνδεσης (αποστέλλεται στη δική σας διεύθυνση). Η εφαρμογή αποθηκεύει πρώτα τη φόρμα, έπειτα στέλνει ένα σύντομο δοκιμαστικό μήνυμα στη διεύθυνση αποστολέα και αναφέρει Το SMTP λειτουργεί — στάλθηκε δοκιμαστικό email ή Η δοκιμή SMTP απέτυχε με την αιτιολογία του διακομιστή.
7. Πατήστε Αποθήκευση.

Μόλις αποθηκευτεί το SMTP, η Εφαρμογή email δεν ανοίγει πλέον τίποτε. Πατώντας ένα πρότυπο στον επιλογέα, το μήνυμα στέλνεται αμέσως, και η μόνη ανάδραση είναι η πράσινη μπάρα Το email στάλθηκε ή μια κόκκινη μπάρα Αποτυχία αποστολής email με το κείμενο του σφάλματος. Δεν υπάρχει φάκελος εξερχομένων ούτε ουρά επανάληψης, οπότε αν η μπάρα είναι κόκκινη, διορθώστε τις ρυθμίσεις και στείλτε ξανά.

Κανόνες και λεπτομέρειες

• Τα πρότυπα χρειάζονται όνομα και θέμα· το κείμενο μπορεί να είναι κενό. Η αποθήκευση με κάποιο από τα υποχρεωτικά πεδία κενό εμφανίζει Συμπληρώστε τα υποχρεωτικά πεδία και κρατά το φύλλο ανοιχτό.
• Οι άγνωστες μεταβλητές αφήνονται ακριβώς όπως πληκτρολογήθηκαν. Ένα ανορθόγραφο {{client.nmae}} φτάνει στον πελάτη ως κείμενο, γι’ αυτό αξίζει μια ματιά στη ζωντανή προεπισκόπηση πριν την αποθήκευση.
• Οι invoice.daysOverdue και invoice.daysUntilDue δεν πέφτουν ποτέ κάτω από το μηδέν· όποια δεν ισχύει δείχνει 0. Η lateFee.accrued είναι κενή εκτός αν το προφίλ έχει ποσοστό τόκων υπερημερίας, το τιμολόγιο έχει περάσει την περίοδο χάριτος και οφείλονται ακόμη χρήματα· είναι νέος υπολογισμός από το σύνολο του τιμολογίου, όχι το ποσό που έχει ήδη προστεθεί στο τιμολόγιο.
• Τα πέντε ενσωματωμένα πρότυπα είναι μόνο στα αγγλικά. Μπορείτε να τα επεξεργαστείτε επί τόπου και παραμένουν ενσωματωμένα· το Διπλότυπο δημιουργεί ένα επεξεργάσιμο αντίγραφο με όνομα «(copy)» ως προσαρμοσμένο πρότυπο. Η Διαγραφή σε ενσωματωμένο πρότυπο το κρύβει αντί να το αφαιρεί, και δεν υπάρχει οθόνη για να επαναφέρετε ένα κρυμμένο ενσωματωμένο. Η Διαγραφή σε προσαρμοσμένο πρότυπο το αφαιρεί αμέσως, χωρίς επιβεβαίωση.
• Τα πρότυπα είναι κοινά για όλα τα επιχειρηματικά σας προφίλ. Ο επιλογέας κάτω από την Εφαρμογή email δείχνει κάθε ορατό πρότυπο, ανεξάρτητα από το προφίλ στο οποίο ανήκει το τιμολόγιο.
• Η δημιουργία, η επεξεργασία και η δημιουργία διπλοτύπου προτύπων, η Εφαρμογή email, η Κοινοποίηση ως ιστοσελίδα και η κοινοποίηση ή εκτύπωση του PDF είναι λειτουργίες Pro και οδηγούν στην οθόνη συνδρομής χωρίς ενεργή δοκιμαστική περίοδο ή συνδρομή. Η διαγραφή προτύπου και η ίδια η οθόνη Αποστολή email δεν έχουν περιορισμό.
• Οι ρυθμίσεις SMTP αποθηκεύονται στη συσκευή: ο διακομιστής, η θύρα, το όνομα χρήστη, τα πεδία αποστολέα και οι δύο διακόπτες στις προτιμήσεις της εφαρμογής, ο κωδικός στον κρυπτογραφημένο χώρο αποθήκευσης του Android. Σε μεταγενέστερες αλλαγές, αν αφήσετε τον Κωδικό πρόσβασης κενό διατηρείται ο αποθηκευμένος. Μια θύρα που δεν μπορεί να αναγνωριστεί επανέρχεται στο 587.
• Η εφαρμογή αρνείται να στείλει μήνυμα SMTP χωρίς κρυπτογράφηση. Με STARTTLS και SSL/TLS και τα δύο ανενεργά, η σύνδεση απορρίπτεται αντί να σταλεί ο κωδικός σας σε καθαρό κείμενο.
• Η Δοκιμή σύνδεσης αποθηκεύει τη φόρμα πριν τη δοκιμή, οπότε ό,τι υπάρχει στα πεδία γίνεται η αποθηκευμένη σας διαμόρφωση ακόμη κι αν η δοκιμή αποτύχει.
• Οι κανόνες αυτοματισμού που αναφέρουν αποστολή email δεν χρησιμοποιούν καμία από τις δύο μεθόδους· δημιουργούν μια ειδοποίηση εντός εφαρμογής για να ενεργήσετε εσείς.
• Η Κοινοποίηση ως ιστοσελίδα είναι μια τρίτη επιλογή στο ίδιο μενού: ένα παράθυρο με διακόπτες Συμπερίληψη QR πληρωμής και Συμπερίληψη κουμπιών πληρωμής, και οι δύο ενεργοί από προεπιλογή, και έπειτα το φύλλο κοινοποίησης με ένα αυτοτελές αρχείο HTML. Όπως και η κοινοποίηση PDF, μεταφέρει σταθερό κείμενο, όχι το πρότυπό σας.

Συμβουλές

Σχετικοί οδηγοί

• Ο οδηγός Προεπισκόπηση, κοινοποίηση και επεξεργαστής PDF καλύπτει αναλυτικότερα την οθόνη προεπισκόπησης, την εκτύπωση και τον ενσωματωμένο επεξεργαστή PDF.
• Ο οδηγός Καταστάσεις τιμολογίων, λίστα και ιστορικό εξηγεί τι σημαίνουν τα Σταλμένο, Ληξιπρόθεσμο και Πληρωμένο και πώς το αρχείο αλλαγών καταγράφει τις αλλαγές κατάστασης.
• Ο οδηγός Υπενθυμίσεις και κανόνες αυτοματισμού δείχνει τις προγραμματισμένες υπενθυμίσεις που επισημαίνουν τα ληξιπρόθεσμα τιμολόγια για παρακολούθηση.