Οδηγός χρήσης

Προεπισκόπηση PDF, κοινοποίηση, Προβολή ως πελάτης και επεξεργαστής PDF

Δείτε το τιμολόγιο ως έτοιμο PDF, εκτυπώστε ή κοινοποιήστε το, σημάνετε ένα πρόχειρο ως σταλμένο, ελέγξτε τι βλέπει ο πελάτης και διορθώστε λέξεις σε κάθε PDF.

Ενημερώθηκε: 2026-09-09

Μόλις γραφτεί ένα τιμολόγιο, μένουν τρία ερωτήματα: πώς φαίνεται η τελική σελίδα, πώς φτάνει στον πελάτη και τι βλέπει πραγματικά ο πελάτης. Το Invoice Flow τα απαντά με την οθόνη Προεπισκόπηση PDF, που αποδίδει το έγγραφο όπως θα το λάβει ο παραλήπτης και φιλοξενεί τις ενέργειες εκτύπωσης και κοινοποίησης, και με την Προβολή ως πελάτης, μια λιτή σύνοψη του ίδιου τιμολογίου από την πλευρά του παραλήπτη. Ένα ξεχωριστό εργαλείο, ο Επεξεργαστής PDF, ανοίγει οποιοδήποτε PDF στο κινητό, όχι μόνο τιμολόγια, και σας επιτρέπει να αντικαταστήσετε μεμονωμένες λέξεις, να αλλάξετε γραμματοσειρές ή να τροποποιήσετε τις ενσωματωμένες ιδιότητες του αρχείου.

Ο οδηγός αυτός ακολουθεί την Odette Harlow της Harlow & Vane Interiors LLC, ενός στούντιο εσωτερικής διακόσμησης στο Denver. Το τιμολόγιό της HV-2026-031 χρεώνει την Brennan Holdings για την επίπλωση ενός λοφτ στην Larimer Square, 11.250 δολάρια συνολικά, από τα οποία έχει ήδη πληρωθεί προκαταβολή 4.000 δολαρίων. Ένα δεύτερο, ακόμη πρόχειρο τιμολόγιο HV-2026-032 καλύπτει ένα προαιρετικό πρόσθετο με έργα τέχνης και αξεσουάρ. Στον επεξεργαστή PDF έχει μια προσφορά επίπλων από τον προμηθευτή της, Maison Ferrand, της οποίας η γραμμή κατάστασης πρέπει να αλλάξει από «Draft» σε «Approved» πριν την προωθήσει.

Τι βλέπετε στην οθόνη

Ανοίξτε οποιοδήποτε τιμολόγιο από την καρτέλα Έγγραφα (Documents) και βρίσκεστε στην οθόνη λεπτομερειών του. Το πλατύ κουμπί που είναι καρφιτσωμένο στο κάτω μέρος, Προεπισκόπηση PDF (Preview PDF), ανοίγει την προεπισκόπηση. Το μενού υπερχείλισης επάνω δεξιά (τρεις τελείες) της ίδιας οθόνης περιέχει την Προβολή ως πελάτης (View as client), μαζί με ενέργειες κατάστασης όπως Σήμανση ως πληρωμένο (Mark as paid) και Εφαρμογή email (Email client).

Η οθόνη προεπισκόπησης έχει τίτλο τον τύπο και τον αριθμό του εγγράφου, για παράδειγμα Invoice HV-2026-031 (μια προσφορά γράφει Estimate ακολουθούμενο από τον αριθμό της). Η επάνω μπάρα της έχει δύο εικονίδια, έναν εκτυπωτή και ένα βέλος κοινοποίησης, και μόνο για τα πρόχειρα ένα τρίτο μενού υπερχείλισης με μία καταχώρηση, Κοινοποίηση & σήμανση ως σταλμένο (Share & Mark as Sent). Το σώμα είναι η αποδοσμένη σελίδα σε γκρίζο φόντο· κάντε τσίμπημα για ζουμ και κυλήστε στις σελίδες. Η σελίδα που βλέπετε παράγεται από την αρχή κάθε φορά που ανοίγει η οθόνη, από τα τρέχοντα δεδομένα του τιμολογίου, το πρότυπο και την παλέτα που επιλέχθηκαν γι’ αυτό, τις ρυθμίσεις γραμματοσειρών εγγράφων και τη γλώσσα του τιμολογίου. Δεν υπάρχει ξεχωριστό κουμπί «αποθήκευση σε αρχείο» εδώ: η κοινοποίηση είναι ο τρόπος με τον οποίο ένα PDF φεύγει από την εφαρμογή, και το φύλλο κοινοποίησης του Android περιλαμβάνει διαχειριστές αρχείων και υπηρεσίες cloud ως προορισμούς.

Ο Επεξεργαστής PDF (PDF Editor) δεν συνδέεται με τιμολόγια. Βρίσκεται στην καρτέλα Εργαλεία (Tools) ως κάρτα με κόκκινο εικονίδιο PDF και ανοίγει μια λίστα εισαγμένων εγγράφων. Κάθε έγγραφο είναι μια κάρτα με το όνομά του, μια πινακίδα κατάστασης (Εισηγμένο, Σε επεξεργασία ή Ολοκληρωμένο), ένα μενού τριών τελειών με Επεξεργασία PDF (Edit PDF), Μετονομασία (Rename), Κοινοποίηση (Share) και Διαγραφή (Delete), και τρεις μικρές μικρογραφίες με ετικέτες Πρωτότυπο (Original, μπλε πλαίσιο), Επισημασμένο (Highlighted, κεχριμπαρένιο) και Τελικό (Final, πράσινο). Οι κεχριμπαρένια και πράσινη μικρογραφία παραμένουν γκριζαρισμένες με ένα εικονίδιο PDF μέχρι να εφαρμόσετε τουλάχιστον μία επεξεργασία. Ένα στρογγυλό κουμπί + στη γωνία εισάγει νέο PDF.

Πώς εκτυπώνετε ή κοινοποιείτε ένα τιμολόγιο

1. Ανοίξτε το τιμολόγιο και πατήστε Προεπισκόπηση PDF. Περιμένετε να εμφανιστεί η σελίδα· τα εικονίδια εκτύπωσης και κοινοποίησης παραμένουν απενεργοποιημένα μέχρι να παραχθεί το αρχείο.
2. Ελέγξτε τη σελίδα. Αν μια γραμμή είδους, η διεύθυνση ή η παλέτα φαίνεται λάθος, γυρίστε πίσω, διορθώστε και ξανανοίξτε την προεπισκόπηση· παράγεται εκ νέου κάθε φορά.
3. Για εκτύπωση, πατήστε το εικονίδιο εκτυπωτή. Ανοίγει το παράθυρο εκτύπωσης του Android με το PDF, όπου επιλέγετε εκτυπωτή ή «Αποθήκευση ως PDF» αν το κινητό σας το προσφέρει.
4. Για αποστολή, πατήστε το εικονίδιο κοινοποίησης. Η εφαρμογή γράφει το αρχείο ως HV-2026-031.pdf και ανοίγει το φύλλο κοινοποίησης με το θέμα Invoice HV-2026-031 from Harlow & Vane Interiors LLC και ένα σύντομο κείμενο χαιρετισμού ήδη συμπληρωμένο.
5. Επιλέξτε τον προορισμό. Οι εφαρμογές αλληλογραφίας παίρνουν το θέμα και το σώμα· τα messenger δείχνουν το σώμα ως κείμενο μηνύματος· ένας διαχειριστής αρχείων ή μια υπηρεσία cloud απλώς αποθηκεύει το PDF.

Πώς κοινοποιείτε ένα πρόχειρο και το σημαίνετε ως σταλμένο με μία κίνηση

Ένα πρόχειρο δεν έχει ημερομηνία αποστολής και δεν μετρά ως εκκρεμές. Όταν το κοινοποιείτε από την προεπισκόπηση, η εφαρμογή μπορεί να αλλάξει την κατάσταση για εσάς.

1. Ανοίξτε το πρόχειρο, στην περίπτωση της Odette το HV-2026-032, και πατήστε Προεπισκόπηση PDF.
2. Πατήστε το μενού τριών τελειών στην επάνω δεξιά γωνία. Περιέχει μία καταχώρηση, Κοινοποίηση & σήμανση ως σταλμένο· το μενού υπάρχει μόνο όσο το έγγραφο είναι πρόχειρο.
3. Πατήστε το και ολοκληρώστε την κοινοποίηση όπως συνήθως.
4. Όταν κλείσει το φύλλο κοινοποίησης, η κατάσταση αλλάζει σε Σταλμένο (Sent) και εμφανίζεται στο κάτω μέρος το μήνυμα Το τιμολόγιο σημάνθηκε ως σταλμένο (Invoice marked as sent) (ή Η προσφορά επισημάνθηκε ως απεσταλμένη). Το τιμολόγιο δείχνει πλέον ημερομηνία αποστολής και η ημερομηνία λήξης του αρχίζει να μετράει για υπενθυμίσεις και τέλη καθυστέρησης.

Πώς ελέγχετε το τιμολόγιο από την πλευρά του πελάτη

Η Προβολή ως πελάτης είναι μια σελίδα μόνο για ανάγνωση μέσα στην εφαρμογή. Δεν δημιουργεί σύνδεσμο και δεν στέλνει τίποτα· παρουσιάζει ξανά το τιμολόγιο όπως το διαβάζει ο παραλήπτης, χρήσιμος τελευταίος έλεγχος του οφειλόμενου ποσού μετά από μερικές πληρωμές.

1. Στην οθόνη λεπτομερειών τιμολογίου πατήστε το μενού τριών τελειών και επιλέξτε Προβολή ως πελάτης.
2. Διαβάστε το πράσινο banner Μόνο προεπισκόπηση — όχι πραγματικός κοινοποιήσιμος σύνδεσμος (Preview only — not a real shareable link)· σας υπενθυμίζει ότι τίποτα εδώ δεν μπορεί να προωθηθεί.
3. Ελέγξτε τη γραμμή χαιρετισμού. Ονομάζει τον πελάτη και αναφέρει το ποσό που οφείλεται ακόμη και την ημερομηνία λήξης, για παράδειγμα You have a payment of $7,250.00 due on Sep 16, 2026.
4. Ελέγξτε την κάρτα από κάτω: τον αριθμό τιμολογίου, το πλήρες σύνολο σε μεγάλα στοιχεία και, όταν έχουν έρθει χρήματα, τα Πληρωμένα έως τώρα (Paid so far) με το ποσό που εισπράχθηκε.
5. Κυλήστε στις Γραμμές Ειδών (Line Items), τις Σημειώσεις (Notes) και τους Όρους πληρωμής (Payment Terms), και μετά χρησιμοποιήστε το βέλος επιστροφής.

Προσέξτε τη διαφορά από το PDF: τα πρότυπα τιμολογίου τυπώνουν το σύνολο του τιμολογίου και δεν παραθέτουν πληρωμές που έχουν ήδη εισπραχθεί, οπότε η προκαταβολή των 4.000 δολαρίων εμφανίζεται σε αυτή την οθόνη και στην ενότητα πληρωμών της οθόνης λεπτομερειών, όχι στην τυπωμένη σελίδα.

Πώς διορθώνετε μια λέξη σε ένα εισηγμένο PDF

Ο επεξεργαστής PDF δουλεύει σε επίπεδο λέξης: πατάτε μια λέξη, πληκτρολογείτε την αντικατάστασή της, και κατά την εφαρμογή η εφαρμογή βάφει ένα λευκό πλαίσιο πάνω από την αρχική και σχεδιάζει το νέο κείμενο στη θέση της. Οι γειτονικές λέξεις δεν μετακινούνται ποτέ, οπότε ταιριάζει για διόρθωση μιας ημερομηνίας, μιας κατάστασης, ενός ονόματος ή μιας τιμής, όχι για ξαναγράψιμο παραγράφων.

1. Ανοίξτε τα Εργαλεία, πατήστε Επεξεργαστής PDF και πατήστε +. Ανοίγει ο επιλογέας αρχείων του συστήματος φιλτραρισμένος σε αρχεία PDF· το αρχείο που επιλέγετε αντιγράφεται στην εφαρμογή και ανοίγει αμέσως στον επεξεργαστή.
2. Κοιτάξτε τη μπάρα κάτω από τον τίτλο. Δείχνει τον μετρητή σελίδων 1 / 1, έναν μετρητή λέξεων όπως 78 words, και μια κόκκινη πινακίδα Δεν βρέθηκε κείμενο (No text found) αν η σελίδα είναι σάρωση χωρίς εξαγώγιμο κείμενο.
3. Πατήστε τη λέξη που θέλετε να αλλάξετε. Κάθε λέξη βρίσκεται κάτω από ένα ημιδιαφανές πλαίσιο· το εικονίδιο ματιού στην επάνω μπάρα κρύβει ή εμφανίζει αυτά τα πλαίσια.
4. Στη μπάρα επεξεργασίας που ανεβαίνει, πληκτρολογήστε την αντικατάσταση στο πεδίο με την υπόδειξη Νέο κείμενο... (New text...). Παρακολουθήστε την πινακίδα ποσοστού στα δεξιά: συγκρίνει το πλάτος του νέου κειμένου με το αρχικό πλαίσιο και γίνεται κόκκινη όταν η αντικατάσταση είναι πλατύτερη από τον διαθέσιμο χώρο.
5. Προσαρμόστε αν χρειάζεται: το Μέγεθος: (Size:) αλλάζει τη γραμματοσειρά από 4 έως 72 pt, η Απόσταση: (Spacing:) σφίγγει ή χαλαρώνει τα γράμματα σε βήματα 0,5, το Χρώμα: (Color:) προσφέρει επτά χρώματα κειμένου, το Φόντο: (BG:) επτά ανοιχτόχρωμα γεμίσματα για το λευκό πλαίσιο κάλυψης, και το Στυλ: (Style:) εναλλάσσει έντονα, πλάγια, υπογράμμιση και διακριτή διαγραφή.
6. Πατήστε το εικονίδιο τικ (Αντικατάσταση). Η πινακίδα μετρητή γράφει τώρα 1 επεξεργασίες σε εκκρεμότητα (1 edit(s) pending) και εμφανίζεται ένα κουμπί Εφαρμογή επεξεργασιών (Apply Edits) στην επάνω μπάρα. Επαναλάβετε για άλλες λέξεις· το εικονίδιο αναίρεσης (Επαναφορά, Revert) επαναφέρει μία λέξη, ενώ η καταχώρηση μενού Εκκαθάριση όλων των επεξεργασιών (Clear all edits) τις απορρίπτει όλες.
7. Πατήστε Εφαρμογή επεξεργασιών. Μετά το μήνυμα Οι επεξεργασίες εφαρμόστηκαν επιτυχώς (Edits applied successfully) η κατάσταση του εγγράφου γίνεται Ολοκληρωμένο και οι μικρογραφίες του Επισημασμένο και Τελικό ενεργοποιούνται.

Σε αυτό το στιγμιότυπο η σελίδα πίσω από τα πλαίσια λέξεων δεν έχει αποδοθεί: ο επεξεργαστής τη σχεδιάζει με έναν εγγενή αποδότη PDF που το περιβάλλον λήψης στιγμιοτύπων μας δεν μπορεί να εκτελέσει, οπότε φαίνεται μόνο ο δείκτης φόρτωσης. Σε ένα κινητό η σελίδα της προσφοράς φαίνεται κάτω από τα πλαίσια. Η σελίδα παρακάτω είναι το πραγματικό αρχείο Τελικό που έγραψε ο επεξεργαστής για αυτή την προσφορά.

Πώς αλλάζετε τη γραμματοσειρά μιας αντικατάστασης

Η πρώτη γραμμή της μπάρας επεξεργασίας αναφέρει την αρχική γραμματοσειρά (για παράδειγμα PDF: Helvetica 11pt)· η δεύτερη ονομάζει τη γραμματοσειρά που χρησιμοποιείται πράγματι για το νέο κείμενο. Ένα πράσινο τικ σημαίνει ότι είναι έτοιμη στο κινητό· μια πορτοκαλί προειδοποίηση με «(recommended)» σημαίνει ότι η εφαρμογή αντιστοίχισε την αρχική σε μια γραμματοσειρά Google που πρέπει ακόμη να κατεβάσει, με ένα μικρό κουμπί λήψης δίπλα της.

1. Με μια λέξη επιλεγμένη, πατήστε το εικονίδιο εναλλαγής στο δεξί άκρο της γραμμής γραμματοσειράς (Αλλαγή γραμματοσειράς (Change font) ή Επιλογή άλλης (Choose other)).
2. Στο φύλλο Επιλογή γραμματοσειράς (Choose Font) διαλέξτε από τρεις ομάδες: το Πρωτότυπο κρατά το όνομα γραμματοσειράς του ίδιου του PDF, οι Τυπικές γραμματοσειρές PDF (Standard PDF Fonts) προσφέρουν Helvetica, Times-Roman και Courier, που είναι ενσωματωμένες σε κάθε πρόγραμμα ανάγνωσης PDF και δεν χρειάζονται λήψη, και οι Google Fonts (λήψη κατά τη χρήση) παραθέτουν Roboto, Open Sans, Lato, Montserrat, Poppins, Inter και άλλες. Ένα πράσινο τικ σημειώνει τις γραμματοσειρές που έχουν ήδη αποθηκευτεί.
3. Πατήστε μια γραμματοσειρά. Μια γραμματοσειρά Google που δεν έχει αποθηκευτεί κατεβαίνει πρώτα (Downloading Roboto...), κάτι που απαιτεί σύνδεση στο διαδίκτυο· μόλις τελειώσει εφαρμόζεται στην επιλεγμένη λέξη.
4. Επιβεβαιώστε την αντικατάσταση με το εικονίδιο τικ όπως πριν και εφαρμόστε.

Πώς επεξεργάζεστε τις ιδιότητες του PDF

Κάθε PDF φέρει ενσωματωμένες ιδιότητες (τίτλος, συγγραφέας, θέμα, λέξεις-κλειδιά, δημιουργός, παραγωγός) που οι εφαρμογές αλληλογραφίας και οι διαχειριστές αρχείων δείχνουν αντί για το όνομα αρχείου.

1. Ανοίξτε το έγγραφο στον επεξεργαστή και επιλέξτε Μεταδεδομένα (Metadata) από το μενού τριών τελειών, ή ανοίξτε το στο πρόγραμμα προβολής πατώντας μια μικρογραφία και πατήστε το εικονίδιο πληροφοριών.
2. Η οθόνη Μεταδεδομένα δείχνει έξι πεδία προσυμπληρωμένα από το αρχείο: Τίτλος (Title), Συγγραφέας (Author), Θέμα (Subject), Λέξεις-κλειδιά (Keywords), Δημιουργός (Creator) και Παραγωγός (Producer). Η προσφορά της Odette έφτασε με τίτλο, συγγραφέα, θέμα και δημιουργό ορισμένα από τον προμηθευτή.
3. Αλλάξτε ό,τι χρειάζεστε, για παράδειγμα προσθέστε quotation, furniture, Larimer Square, unit 1402 στις Λέξεις-κλειδιά.
4. Πατήστε Αποθήκευση (Save). Μετά το Τα μεταδεδομένα αποθηκεύτηκαν (Metadata saved) η οθόνη κλείνει· οι τιμές γράφονται στο αρχείο Τελικό.

Κανόνες και λεπτομέρειες

Προεπισκόπηση και κοινοποίηση

• Η προεπισκόπηση παράγεται εκ νέου σε κάθε άνοιγμα από το τρέχον τιμολόγιο, το πρότυπό του, την παλέτα, το τυχόν προσαρμοσμένο πρότυπο, τις γραμματοσειρές εγγράφων σας και τη γλώσσα του τιμολογίου. Οι φωτογραφίες που έχουν επισυναφθεί στο τιμολόγιο σχεδιάζονται ως μικρές μικρογραφίες σε μια ενότητα της σελίδας.
• Η εκτύπωση και η κοινοποίηση απαιτούν πλήρη πρόσβαση (ενεργή δοκιμαστική περίοδο ή συνδρομή)· χωρίς αυτήν ανοίγουν την οθόνη συνδρομής. Η ίδια η προεπισκόπηση δεν είναι περιορισμένη.
• Η κοινοποίηση προσυμπληρώνει το θέμα Invoice {number} from {company} και ένα σώμα της μορφής «Hi {client}, Please find attached invoice {number} from {company}. Thank you!». Η εφαρμογή που το λαμβάνει αποφασίζει αν θα τα χρησιμοποιήσει.
• Η Κοινοποίηση & σήμανση ως σταλμένο πρώτα κοινοποιεί και μετά θέτει την κατάσταση σε Σταλμένο. Προσφέρεται μόνο για πρόχειρα· τα σταλμένα, πληρωμένα ή ληξιπρόθεσμα έγγραφα δείχνουν μόνο τα δύο εικονίδια.
• Τα πρότυπα PDF τυπώνουν το σύνολο του τιμολογίου. Τα ποσά που έχουν ήδη εισπραχθεί εμφανίζονται στην οθόνη λεπτομερειών και στην Προβολή ως πελάτης, όχι στη σελίδα.

Προβολή ως πελάτης

• Εκτός σύνδεσης και μόνο για ανάγνωση· τίποτα δεν ανεβαίνει και δεν υπάρχει σύνδεσμος. Το ποσό στην κύρια πρόταση είναι το υπόλοιπο, ο μεγάλος αριθμός είναι το πλήρες σύνολο, και τα Πληρωμένα έως τώρα εμφανίζονται μόνο όταν έχει καταγραφεί πληρωμή. Οι Σημειώσεις και οι Όροι πληρωμής εμφανίζονται μόνο αν το τιμολόγιο τα έχει.

Επεξεργαστής PDF

• Οι επεξεργασίες είναι μόνο αντικαταστάσεις λέξεων. Εικόνες, λογότυπα, γραφικά και σαρωμένες σελίδες δεν επεξεργάζονται· μια σάρωση δείχνει Δεν βρέθηκε κείμενο. Δεν υπάρχουν εργαλεία σχεδίασης, σχολιασμού, υπογραφής ή σελίδων.
• Η εφαρμογή παράγει δύο αρχεία: το Επισημασμένο, με πλαίσιο γύρω από κάθε αλλαγή για τον έλεγχό σας, και το Τελικό, το καθαρό αντίγραφο προς αποστολή.
• Το εκ νέου άνοιγμα ενός ολοκληρωμένου εγγράφου επαναφέρει τις προηγούμενες αντικαταστάσεις αντιστοιχίζοντας σελίδα, λέξη και θέση, ώστε να συνεχίσετε να διορθώνετε το ίδιο αρχείο.
• Το μέγεθος γραμματοσειράς ρυθμίζεται από 4 έως 72 pt· η απόσταση γραμμάτων κινείται σε βήματα 0,5 προς κάθε κατεύθυνση· καθένα από αυτά έχει έναν σύνδεσμο Επαναφορά μόλις αλλάξει.
• Οι γραμματοσειρές Google κατεβαίνουν στην πρώτη χρήση και αποθηκεύονται στον αποθηκευτικό χώρο της εφαρμογής. Χωρίς σύνδεση επιλέξτε ενσωματωμένη γραμματοσειρά, αλλιώς η εφαρμογή επιστρέφει στη Helvetica.
• Τα μεταδεδομένα διαβάζονται από το πρωτότυπο αρχείο εκτός αν έχετε αποθηκεύσει τιμές στο παρελθόν, οπότε εμφανίζονται οι δικές σας. Η αποθήκευση γράφει στο αρχείο Τελικό (δημιουργώντας το από το πρωτότυπο αν δεν υπάρχει). Τα κενά πεδία παραλείπονται, οπότε δεν μπορείτε να μηδενίσετε μια ιδιότητα που το αρχείο ήδη έχει.
• Η Διαγραφή ζητά επιβεβαίωση και δεν αναιρείται.

Συμβουλές

Σχετικοί οδηγοί

• Ο επεξεργαστής τιμολογίων: από πού προέρχονται οι γραμμές ειδών, το πρότυπο και η γλώσσα της σελίδας προεπισκόπησης.
• Αποστολή τιμολογίων με email: η ροή email μέσα στην εφαρμογή με πρότυπα, εναλλακτική του φύλλου κοινοποίησης.
• Πληρωμές και οφειλόμενο ποσό: η καταγραφή της προκαταβολής που η Προβολή ως πελάτης δείχνει ως «Πληρωμένα έως τώρα».
• Πρότυπα, παλέτες και γραμματοσειρές PDF: πώς αλλάζετε την εμφάνιση της σελίδας προεπισκόπησης.