Οδηγός χρήσης

Συμβόλαια και δελτία αποστολής

Κρατήστε τις συμφωνίες προμήθειας με ημερομηνίες, κατάσταση και συνδεδεμένα τιμολόγια, και καταγράψτε κάθε αποστολή ως δελτίο από το πρόχειρο ως την παράδοση.

Ενημερώθηκε: 2026-09-09

Τα τιμολόγια σας λένε τι οφείλει ένας πελάτης. Δύο άλλα χαρτιά εξηγούν γιατί και αν τα εμπορεύματα έφτασαν πράγματι: το συμβόλαιο που όρισε τους όρους και το δελτίο αποστολής που έφυγε μαζί με το φορτηγάκι. Το Invoice Flow κρατά και τα δύο ως βοηθητικά έγγραφα δίπλα στα τιμολόγιά σας. Ένα συμβόλαιο ανήκει σε έναν πελάτη, φέρει ημερομηνία έναρξης και λήξης, μια κατάσταση και το πλήρες κείμενο, και μπορεί να συνδεθεί με οσαδήποτε τιμολόγια. Ένα δελτίο αποστολής ανήκει σε ακριβώς ένα τιμολόγιο και καταγράφει τι στάλθηκε, από ποιον, με ποιον αριθμό παρακολούθησης και σε ποιο στάδιο βρίσκεται η αποστολή.

Κανένα από τα δύο δεν είναι εκτυπώσιμο έγγραφο. Η εφαρμογή αποθηκεύει και παρακολουθεί συμβόλαια και δελτία αποστολής για το δικό σας αρχείο, αλλά δεν υπάρχει προεπισκόπηση PDF ή ενέργεια κοινοποίησης για κανένα από τα δύο· μόνο τα τιμολόγια και οι προσφορές αποδίδονται σε PDF. Αν ένα καφέ ζητήσει υπογεγραμμένο αντίγραφο της συμφωνίας, αυτό εξακολουθεί να γίνεται εκτός εφαρμογής.

Τα παραδείγματα παρακολουθούν την Kirsten Lund, που διευθύνει το Lund Hearth Bakery, ένα αρτοποιείο χονδρικής στο Leeds που ψήνει τη νύχτα και παραδίδει σε καφέ δύο φορές την εβδομάδα. Έχει ετήσια συμφωνία προμήθειας με κάθε τακτικό πελάτη και εκδίδει ένα τιμολόγιο ανά δρομολόγιο παράδοσης, σε λίρες. Ένα δελτίο αποστολής συνοδεύει κάθε δρομολόγιο, ώστε ένας δίσκος κρουασάν που λείπει να μπορεί να εντοπιστεί σε μια ημερομηνία και έναν οδηγό.

Τι βλέπετε στην οθόνη

Και οι δύο λειτουργίες βρίσκονται στην καρτέλα Εργαλεία της κάτω πλοήγησης, στην ενότητα Έγγραφα: η κάρτα Συμβόλαια ανοίγει τη λίστα συμβολαίων και η κάρτα Δελτία αποστολής ανοίγει τη λίστα δελτίων. Τα συμβόλαια έχουν και δεύτερη στέγη: η καρτέλα Τιμολόγια έχει έναν τριπλό διακόπτη που γράφει Τιμολόγια, Προσφορές και Συμβάσεις, ενώ το κουμπί Νέο εκεί προσφέρει Συμβόλαια στο φύλλο Επιλέξτε τύπο εγγράφου. Τα δελτία αποστολής δεν είναι καθόλου μέρος της καρτέλας Εγγράφων· τα προσεγγίζετε μέσω των Εργαλείων ή από ένα τιμολόγιο που έχει ήδη ένα.

Η οθόνη Συμβόλαια έχει μια σειρά τσιπακιών, Όλα, Πρόχειρο, Σταλμένο, Υπογεγραμμένο και Ληγμένο, και μία κάρτα ανά συμβόλαιο. Κάθε κάρτα φέρει μια χρωματιστή μπάρα στα αριστερά, τον τίτλο, μια πινακίδα κατάστασης, το όνομα του πελάτη, την περίοδο γραμμένη ως έναρξη → λήξη και μια έντονη σημείωση για την υπολειπόμενη διάρκεια: Απομένουν 19 ημέρες για ένα ενεργό συμβόλαιο ή Έληξε πριν από 14 ημέρες με κόκκινο για ένα ληγμένο. Ένα συμβόλαιο που λήγει μέσα στις επόμενες 30 ημέρες αποκτά μια πορτοκαλί πινακίδα Σύντομα δίπλα στην κατάστασή του.

Το πάτημα μιας κάρτας ανεβάζει ένα φύλλο λεπτομερειών. Το παρατεταμένο πάτημα ανοίγει ένα σύντομο μενού ενεργειών. Το σύρσιμο μιας κάρτας από δεξιά προς τα αριστερά προσφέρει διαγραφή. Το κουμπί + στη γωνία ανοίγει τον επεξεργαστή.

Η οθόνη Δελτία αποστολής είναι απλούστερη: τσιπάκια για Όλα, Απεστάλη και Παραδόθηκε μαζί με το Πρόχειρο, και μετά μία γραμμή ανά δελτίο. Κάθε γραμμή ξεκινά με έναν δείκτη τριών κουκκίδων (γκρι, πορτοκαλί, πράσινο) που δείχνει πόσο έχει προχωρήσει η αποστολή, ακολουθούμενος από τον αριθμό δελτίου με έντονα στοιχεία, το Τιμολόγιο: και τον αριθμό τιμολογίου, την ημερομηνία παράδοσης στα δεξιά και, αν έχει οριστεί, ένα εικονίδιο φορτηγού με τον μεταφορέα και τον αριθμό παρακολούθησης. Δεν υπάρχει σελίδα λεπτομερειών· το πάτημα δεν κάνει τίποτα, το παρατεταμένο πάτημα ανοίγει τις ενέργειες και το σύρσιμο διαγράφει.

Πώς να δημιουργήσετε συμβόλαιο από πρότυπο

Η Kirsten ξεκινά τετράβδομαδη δοκιμή με το Roundhay Deli και θέλει το τυπικό κείμενο προμήθειας στο αρχείο πριν από την πρώτη παράδοση.

1. Ανοίξτε τα Εργαλεία και μετά πατήστε Συμβόλαια στην ενότητα Έγγραφα.
2. Πατήστε το κουμπί +. Ο επεξεργαστής ανοίγει με τον τίτλο Νέο Συμβόλαιο.
3. Πληκτρολογήστε ένα όνομα στον Τίτλο *, για παράδειγμα «Weekly bread supply - Roundhay Deli». Αν αφήσετε τον τίτλο κενό, το πρότυπο που επιλέγετε στο επόμενο βήμα τον συμπληρώνει με το όνομα του προτύπου.
4. Ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού Πελάτης * και επιλέξτε τον πελάτη. Εμφανίζονται μόνο υπάρχοντες πελάτες· δεν υπάρχει τρόπος να προσθέσετε κάποιον από εδώ.
5. Στο Πρότυπο (προαιρετικό) πατήστε ένα από τα τέσσερα τσιπάκια: NDA (Σύμβαση Εμπιστευτικότητας), Σύμβαση Παροχής Υπηρεσιών, Σύμβαση Ελεύθερου Επαγγελματία ή Σύμβαση Προμήθειας. Το πλαίσιο Περιεχόμενο συμπληρώνεται με τους όρους εκείνου του προτύπου.
6. Επεξεργαστείτε το κείμενο στο Περιεχόμενο όπως θέλετε. Το πλαίσιο κυλά όταν το κείμενο ξεπερνά τις δέκα γραμμές.
7. Πατήστε Έναρξη και επιλέξτε την πρώτη ημέρα της συμφωνίας· πατήστε Λήξη και επιλέξτε την τελευταία ημέρα. Και οι δύο είναι προαιρετικές, αλλά η σημείωση υπολειπόμενης διάρκειας και η μπάρα προόδου εμφανίζονται μόνο όταν έχει οριστεί ημερομηνία λήξης.
8. Αφήστε την Κατάσταση σε Πρόχειρο ή επιλέξτε άλλη τιμή και μετά πατήστε Αποθήκευση στην πάνω δεξιά γωνία.

Πώς να μετακινήσετε ένα συμβόλαιο ανάμεσα στις καταστάσεις και να συνδέσετε τιμολόγια

Το The Copper Kettle Cafe υπέγραψε τη συμφωνία του και η Kirsten θέλει τα εβδομαδιαία τιμολόγια συνδεδεμένα με αυτήν, ώστε να βλέπει με μια ματιά ποια χρέωση ανήκει σε ποια συμφωνία.

1. Στη λίστα Συμβόλαια, πατήστε παρατεταμένα την κάρτα του συμβολαίου. Εμφανίζεται φύλλο με Επεξεργασία, Αλλαγή Κατάστασης, Σύνδεση Τιμολογίου και Διαγραφή.
2. Πατήστε Αλλαγή Κατάστασης και επιλέξτε Υπογεγραμμένο. Η εφαρμογή καταγράφει τη σημερινή ημέρα ως ημερομηνία υπογραφής.
3. Πατήστε ξανά παρατεταμένα την κάρτα και πατήστε Σύνδεση Τιμολογίου.
4. Στο παράθυρο Σύνδεση Τιμολογίων, επιλέξτε κάθε τιμολόγιο που ανήκει σε αυτή τη συμφωνία. Η λίστα δείχνει όλα τα τιμολόγιά σας με τα σύνολά τους.
5. Πατήστε Αποθήκευση.
6. Πατήστε την κάρτα για να ανοίξετε το φύλλο λεπτομερειών και ελέγξτε την ενότητα Συνδεδεμένα Τιμολόγια.

Στο φύλλο λεπτομερειών συνοψίζεται η ζωή του συμβολαίου. Μια κάρτα Χρονολόγιο Συμβολαίου δείχνει τρία βήματα, Πρόχειρο, Σταλμένο και Υπογεγραμμένο, με τικ σε κάθε βήμα που έχει ήδη επιτευχθεί και τις ημερομηνίες δημιουργίας και υπογραφής κάτω από τα αντίστοιχα βήματα. Όταν έχουν οριστεί και οι δύο ημερομηνίες, μια κάρτα Πρόοδος αποτυπώνει πόση από τη διάρκεια έχει παρέλθει· μέσα στις τελευταίες 30 ημέρες η μπάρα γίνεται πορτοκαλί και μια πινακίδα γράφει Λήγει σε 19 ημέρες. Από κάτω έρχονται οι γραμμές Πελάτης, Περίοδος, Πρότυπο και Υπογράφηκε στις, η λίστα Συνδεδεμένα Τιμολόγια και το πλήρες Περιεχόμενο. Το πάτημα ενός συνδεδεμένου τιμολογίου ανοίγει εκείνο το τιμολόγιο.

Πώς να δημιουργήσετε και να παρακολουθήσετε ένα δελτίο αποστολής

Το δρομολόγιο της Παρασκευής προς το The Copper Kettle Cafe έχει τιμολογηθεί. Η Kirsten γράφει το δελτίο αποστολής που θα έχει ο οδηγός στο κινητό του.

1. Ανοίξτε τα Εργαλεία και πατήστε Δελτία αποστολής και μετά +. Ανεβαίνει ένα φύλλο με τίτλο Νέο δελτίο αποστολής.
2. Ανοίξτε το Τιμολόγιο * και επιλέξτε το τιμολόγιο που εξυπηρετεί αυτή η αποστολή. Κάθε τιμολόγιο και προσφορά εμφανίζεται με τον αριθμό και το σύνολό του.
3. Κρατήστε ή αλλάξτε τον αριθμό στο Αριθμός δελτίου αποστολής. Η εφαρμογή προτείνει έναν στη μορφή DN-1234 με τυχαίο τετραψήφιο τμήμα.
4. Πατήστε Ημερομηνία παράδοσης και επιλέξτε την ημέρα που τα εμπορεύματα φεύγουν ή φτάνουν.
5. Συμπληρώστε τη Διεύθυνση αποστολής αν διαφέρει από αυτήν του τιμολογίου.
6. Αρχίστε να πληκτρολογείτε στο Μεταφορέας. Μια λίστα προτάσεων περιορίζεται καθώς πληκτρολογείτε, από παγκόσμιες εταιρείες ταχυμεταφορών όπως DHL, FedEx και UPS ως εθνικά ταχυδρομεία και περιφερειακές υπηρεσίες. Πατήστε μία ή πληκτρολογήστε δικό σας κείμενο, όπως «Lund Hearth van».
7. Επικολλήστε τον κωδικό δέματος στο Αριθμός παρακολούθησης αν ο μεταφορέας σας έδωσε έναν.
8. Στα Είδη, πατήστε Προσθήκη μία φορά ανά γραμμή και συμπληρώστε Περιγραφή και Ποσ.. Οι γραμμές δεν αντιγράφονται από το τιμολόγιο· πληκτρολογείτε τι μπήκε φυσικά στο φορτηγάκι.
9. Προσθέστε ό,τι πρέπει να γνωρίζει ο οδηγός στις Σημειώσεις και μετά πατήστε Αποθήκευση.

Ένα νέο δελτίο ξεκινά πάντα ως Πρόχειρο. Για να προχωρήσει, πατήστε παρατεταμένα τη γραμμή του και πατήστε Προώθηση → Απεστάλη· όταν το καφέ επιβεβαιώσει την παραλαβή, πατήστε ξανά παρατεταμένα και πατήστε Προώθηση → Παραδόθηκε. Το ίδιο φύλλο έχει Επεξεργασία, Αντιγραφή αριθμού παρακολούθησης (μόνο όταν υπάρχει αριθμός παρακολούθησης) και Διαγραφή.

Μόλις ένα τιμολόγιο αποκτήσει τουλάχιστον ένα δελτίο αποστολής, η οθόνη λεπτομερειών του αποκτά μια κάρτα Δελτία αποστολής κάτω από τις Πληρωμές. Παραθέτει κάθε δελτίο με την ημερομηνία και τον μεταφορέα του και ένα τσιπάκι κατάστασης, ενώ τόσο οι γραμμές όσο και το μικρό + στην κεφαλίδα της κάρτας σας οδηγούν στη λίστα δελτίων αποστολής.

Κανόνες και λεπτομέρειες

Πού βρίσκεται η γραμμή του Pro. Το άνοιγμα του επεξεργαστή συμβολαίων από τη λίστα Συμβόλαια, είτε με το + είτε μέσω της Επεξεργασίας, και το άνοιγμα του επεξεργαστή δελτίων αποστολής με + ή Επεξεργασία απαιτούν ενεργή δοκιμή ή συνδρομή Pro· χωρίς αυτήν καταλήγετε στη σελίδα αγοράς. Η προβολή, η αλλαγή κατάστασης συμβολαίου, η σύνδεση τιμολογίων, η προώθηση δελτίου, η αντιγραφή αριθμού παρακολούθησης και η διαγραφή είναι διαθέσιμες σε όλους.

Καταστάσεις συμβολαίων. Ένα συμβόλαιο μπορεί να είναι Πρόχειρο (γκρι), Σταλμένο (μπλε), Υπογεγραμμένο (πράσινο), Ληγμένο (κόκκινο) ή Ακυρωμένο (γκριζογάλαζο). Οι καταστάσεις ορίζονται χειροκίνητα, στο αναπτυσσόμενο μενού Κατάσταση του επεξεργαστή ή μέσω της Αλλαγής Κατάστασης· η εφαρμογή δεν τις αλλάζει ποτέ για εσάς. Η σήμανση ενός συμβολαίου ως Υπογεγραμμένου αποτυπώνει την ημερομηνία υπογραφής μία φορά· η επιστροφή σε Σταλμένο και η νέα σήμανση ως Υπογεγραμμένο διατηρεί την αρχική ημερομηνία. Η σειρά τσιπακιών δεν έχει τσιπάκι Ακυρωμένο, οπότε τα ακυρωμένα συμβόλαια είναι ορατά μόνο στο Όλα.

Η λήξη υπολογίζεται, δεν αποθηκεύεται. Το «Έληξε πριν από 14 ημέρες» στην κάρτα και ο κόκκινος χρωματισμός προκύπτουν από τη σύγκριση της σημερινής ημέρας με την ημερομηνία λήξης. Ένα υπογεγραμμένο συμβόλαιο του οποίου η ημερομηνία λήξης έχει περάσει εμφανίζεται ως ληγμένο αλλά διατηρεί την κατάσταση Υπογεγραμμένο μέχρι να την αλλάξετε. Η πορτοκαλί πινακίδα Σύντομα και η πορτοκαλί μπάρα προόδου εμφανίζονται όταν απομένουν λιγότερες από 30 ημέρες και το συμβόλαιο δεν είναι ούτε ληγμένο ούτε ακυρωμένο. Το γραφικό στοιχείο Συμβόλαια που Λήγουν στον πίνακα ελέγχου χρησιμοποιεί το ίδιο παράθυρο των 30 ημερών.

Πεδία συμβολαίου. Ο τίτλος και ο πελάτης είναι υποχρεωτικά· το περιεχόμενο μπορεί να είναι κενό. Η ημερομηνία έναρξης δεν μπορεί να καθαριστεί αφού οριστεί (μόνο η ημερομηνία λήξης έχει εικονίδιο καθαρισμού), και η εφαρμογή δεν ελέγχει ότι η έναρξη προηγείται της λήξης. Το όνομα του προτύπου απομνημονεύεται ως σύντομο κλειδί και εμφανίζεται έτσι στο φύλλο λεπτομερειών: supply, service, nda ή freelance.

Συνδεδεμένα τιμολόγια. Ο σύνδεσμος είναι μια λίστα αναφορών τιμολογίων αποθηκευμένη στο συμβόλαιο. Η πλευρά του τιμολογίου δεν γνωρίζει τίποτα γι’ αυτόν: η οθόνη λεπτομερειών ενός τιμολογίου δεν δείχνει το συμβόλαιό του, και το ίδιο τιμολόγιο μπορεί να συνδεθεί με πολλά συμβόλαια. Το φύλλο λεπτομερειών ονομάζει τις συνδεδεμένες γραμμές με τον εσωτερικό αριθμό του τιμολογίου (Τιμολόγιο #2) και όχι με τον τυπωμένο του αριθμό, ενώ το παράθυρο Σύνδεση Τιμολογίων προσφέρει και προσφορές πέρα από τιμολόγια.

Πεδία δελτίου αποστολής. Το τιμολόγιο είναι υποχρεωτικό και ο αριθμός πρέπει να είναι μοναδικός σε όλα τα δελτία αποστολής· όλα τα υπόλοιπα είναι προαιρετικά, και τα κενά πεδία διεύθυνσης, μεταφορέα, παρακολούθησης και σημειώσεων αποθηκεύονται κενά. Οι ποσότητες είναι ακέραιοι αριθμοί· ό,τι δεν αναγνωρίζεται γίνεται 1. Τα είδη αποθηκεύονται ως ελεύθερο κείμενο με ποσότητα και δεν συνδέονται με τον κατάλογο προϊόντων σας ή με τις γραμμές του τιμολογίου.

Οι καταστάσεις δελτίων αποστολής είναι μονόδρομες. Πρόχειρο, Απεστάλη, Παραδόθηκε, με αυτή τη σειρά και μόνο προς τα εμπρός. Δεν υπάρχει πεδίο κατάστασης στον επεξεργαστή ούτε τρόπος να γυρίσετε πίσω· αν ένα δέμα επιστραφεί, διαγράψτε το δελτίο ή καταγράψτε το στις Σημειώσεις.

Διαγραφή. Η διαγραφή ενός τιμολογίου αφαιρεί μαζί του τα δελτία αποστολής του. Η διαγραφή ενός πελάτη αφαιρεί τα συμβόλαια εκείνου του πελάτη. Η διαγραφή ενός συμβολαίου δεν επηρεάζει τα τιμολόγιά του· η διαγραφή ενός τιμολογίου με το οποίο συνδέεται ένα συμβόλαιο αφήνει μια νεκρή αναφορά στη λίστα του συμβολαίου.

Ημερομηνίες και μορφές. Οι ημερομηνίες συμβολαίων εμφανίζονται πάντα ως dd.MM.yyyy ανεξάρτητα από τη γλώσσα της εφαρμογής· οι ημερομηνίες παράδοσης ακολουθούν τη σύντομη μορφή ημερομηνίας της γλώσσας, για παράδειγμα «Sep 11, 2026» στα αγγλικά. Και οι δύο λίστες ταξινομούνται με τα νεότερα πρώτα κατά χρόνο δημιουργίας.

Τίποτα δεν αποστέλλεται ούτε τυπώνεται. Τα συμβόλαια και τα δελτία αποστολής δεν έχουν PDF, ενέργεια e-mail ή λήψη υπογραφής. Ο πίνακας των συμβολαίων έχει θέση για εικόνα υπογραφής, αλλά καμία οθόνη της εφαρμογής δεν γράφει σε αυτήν.

Συμβουλές

Σχετικοί οδηγοί

• Καταστάσεις τιμολογίων, λίστα και ιστορικό
• Πελάτες, κατηγορίες και ομάδες
• Προσφορές και μετατροπή