Guide d’utilisation

Contrats et bons de livraison

Conservez vos contrats de fourniture avec leurs dates, statut et factures liées au même endroit, et consignez chaque expédition dans un bon de livraison qui passe de brouillon à livré.

Mis à jour: 2026-09-09

Les factures vous disent ce qu’un client doit. Deux autres documents expliquent pourquoi et si la marchandise est bien arrivée : le contrat qui a fixé les conditions, et le bon de livraison parti avec la camionnette. Invoice Flow conserve les deux comme documents annexes à côté de vos factures. Un contrat appartient à un client, porte une date de début et de fin, un statut et le texte intégral, et peut être lié à autant de factures que nécessaire. Un bon de livraison appartient à exactement une facture et consigne ce qui a été expédié, par qui, avec quel numéro de suivi, et où en est l’expédition.

Aucun des deux n’est un document imprimable. L’application stocke et suit les contrats et bons de livraison pour vos propres archives, mais il n’existe ni aperçu PDF ni action de partage pour l’un ou l’autre ; seuls les factures et devis sont rendus en PDF. Si un café demande une copie signée du contrat, cela se passe toujours en dehors de l’application.

Les exemples suivent Kirsten Lund, qui dirige Lund Hearth Bakery, une boulangerie de gros à Leeds qui cuit la nuit et livre les cafés deux fois par semaine. Elle a un contrat de fourniture annuel avec chaque client régulier et émet une facture par tournée de livraison, en livres. Un bon de livraison accompagne chaque tournée afin qu’un plateau de croissants manquant puisse être rattaché à une date et à un chauffeur.

Ce que vous voyez à l’écran

Les deux fonctions se trouvent sous l’onglet Outils (Tools) de la barre de navigation inférieure, dans la section Documents : la carte Contrats (Contracts) ouvre la liste des contrats et la carte Bons de livraison (Delivery Notes) ouvre la liste des bons de livraison. Les contrats ont aussi un second emplacement : l’onglet Documents possède un sélecteur à trois positions Factures, Devis et Contrats, et le bouton Nouveau (New) y propose Contrats dans sa feuille Choisir le type de document. Les bons de livraison ne font pas du tout partie de l’onglet Documents ; vous y accédez par Outils ou depuis une facture qui en possède déjà un.

L’écran Contrats comporte une rangée de puces, Toutes (All), Brouillon (Draft), Envoyée (Sent), Signé (Signed) et Expiré (Expired), et une carte par contrat. Chaque carte porte une barre colorée à gauche, le titre, une pastille de statut, le nom du client, la période écrite sous la forme début → fin, et une mention en gras sur la durée restante : 19 jours restants pour un contrat en cours ou Expiré il y a 14 jours en rouge pour un contrat échu. Un contrat qui se termine dans les 30 prochains jours reçoit une pastille ambre Bientôt (Soon) à côté de son statut.

Toucher une carte fait remonter une feuille de détail. Un appui long ouvre un court menu d’actions. Balayer une carte de droite à gauche propose de la supprimer. Le bouton + dans le coin ouvre l’éditeur.

L’écran Bons de livraison est plus simple : des puces Tous, Brouillon, Expédié (Dispatched) et Livré (Delivered), puis une ligne par bon. Chaque ligne commence par un indicateur à trois points (gris, orange, vert) qui montre où en est l’expédition, suivi du numéro du bon en gras, Facture : et le numéro de facture, la date de livraison à droite et, si elle est renseignée, une icône de camion avec le transporteur et le numéro de suivi. Il n’y a pas de page de détail ; un toucher ne fait rien, un appui long ouvre les actions, et un balayage supprime.

Comment créer un contrat à partir d’un modèle

Kirsten démarre un essai de quatre semaines avec Roundhay Deli et veut le texte de fourniture standard dans ses dossiers avant la première livraison.

1. Ouvrez Outils, puis touchez Contrats sous Documents.
2. Touchez le bouton +. L'éditeur s'ouvre avec le titre Nouveau contrat (New Contract).
3. Saisissez un nom dans Titre * (Title *), par exemple « Weekly bread supply - Roundhay Deli ». Si vous laissez le titre vide, le modèle choisi à l'étape suivante le remplit avec le nom du modèle.
4. Ouvrez la liste déroulante Client * et choisissez le client. Seuls les clients existants sont listés ; il n'est pas possible d'en ajouter un depuis ici.
5. Sous Modèle (facultatif) (Template (optional)), touchez l'une des quatre puces : NDA (Accord de confidentialité), Contrat de prestation de services (Service Agreement), Contrat de freelance (Freelance Contract) ou Contrat de fourniture (Supply Agreement). La zone Contenu (Content) se remplit avec les clauses de ce modèle.
6. Modifiez le texte dans Contenu à votre guise. La zone défile lorsque le texte dépasse dix lignes.
7. Touchez Début (Start) et choisissez le premier jour du contrat ; touchez Fin (End) et choisissez le dernier jour. Les deux sont facultatifs, mais la mention de durée restante et la barre de progression n'apparaissent que lorsque la date de fin est définie.
8. Laissez Statut (Status) sur Brouillon ou choisissez une autre valeur, puis touchez Enregistrer (Save) dans le coin supérieur droit.

Comment faire évoluer le statut d’un contrat et lier des factures

The Copper Kettle Cafe a signé son contrat, et Kirsten veut y rattacher les factures hebdomadaires pour voir d’un coup d’œil quelle facturation appartient à quel accord.

1. Dans la liste Contrats, faites un appui long sur la carte du contrat. Une feuille apparaît avec Modifier (Edit), Changer le statut (Change Status), Lier une facture (Link Invoice) et Supprimer (Delete).
2. Touchez Changer le statut et choisissez Signé. L'application enregistre la date du jour comme date de signature.
3. Faites à nouveau un appui long sur la carte et touchez Lier une facture.
4. Dans la boîte de dialogue Lier des factures (Link Invoices), cochez chaque facture qui appartient à ce contrat. La liste affiche toutes vos factures avec leurs totaux.
5. Touchez Enregistrer.
6. Touchez la carte pour ouvrir la feuille de détail et vérifiez la section Factures liées (Linked Invoices).

La feuille de détail résume la vie du contrat. Une carte Chronologie du contrat (Contract Timeline) montre trois étapes, Brouillon, Envoyée et Signé, avec une coche sur chaque étape déjà atteinte et les dates de création et de signature sous les étapes concernées. Lorsque les deux dates sont définies, une carte Progression (Progress) dessine la part de la durée écoulée ; dans les 30 derniers jours, la barre devient ambre et une pastille indique Expire dans 19 jours. Viennent ensuite les lignes Client, Période, Modèle (Template) et Signé le (Signed at), la liste Factures liées et le Contenu intégral. Toucher une facture liée ouvre cette facture.

Comment créer et suivre un bon de livraison

La tournée de vendredi vers The Copper Kettle Cafe a été facturée. Kirsten rédige le bon de livraison que le chauffeur aura sur son téléphone.

1. Ouvrez Outils et touchez Bons de livraison, puis touchez +. Une feuille intitulée Nouveau bon de livraison (New Delivery Note) remonte.
2. Ouvrez Facture * (Invoice *) et choisissez la facture que cette expédition honore. Chaque facture et devis est listé avec son numéro et son total.
3. Conservez ou modifiez le numéro dans Numéro du bon de livraison (Delivery Note Number). L'application en propose un sous la forme DN-1234 avec une partie aléatoire à quatre chiffres.
4. Touchez Date de livraison (Delivery Date) et choisissez le jour où la marchandise part ou arrive.
5. Renseignez Adresse de livraison (Shipping Address) si elle diffère de celle de la facture.
6. Commencez à taper dans Transporteur (Carrier). Une liste de suggestions se réduit au fil de la saisie, des transporteurs mondiaux tels que DHL, FedEx et UPS aux postes nationales et services régionaux. Touchez-en un, ou saisissez votre propre texte tel que « Lund Hearth van ».
7. Collez la référence du colis dans Numéro de suivi (Tracking Number) si le transporteur vous en a donné un.
8. Sous Articles (Items), touchez Ajouter (Add) une fois par ligne et remplissez Description et Qté (Qty). Les lignes ne sont pas copiées depuis la facture ; vous saisissez ce qui a physiquement été chargé dans la camionnette.
9. Ajoutez tout ce que le chauffeur doit savoir dans Notes, puis touchez Enregistrer.

Un nouveau bon démarre toujours en Brouillon. Pour le faire avancer, faites un appui long sur sa ligne et touchez Avancer → Expédié (Advance → Dispatched) ; lorsque le café confirme la réception, faites à nouveau un appui long et touchez Avancer → Livré. La même feuille propose Modifier, Copier le numéro de suivi (Copy Tracking Number) (seulement lorsqu’un numéro de suivi existe) et Supprimer.

Dès qu’une facture possède au moins un bon de livraison, son écran de détail gagne une carte Bons de livraison sous Paiements. Elle liste chaque bon avec sa date, son transporteur et une puce de statut, et aussi bien les lignes que le petit + de l’en-tête de la carte vous amènent à la liste des bons de livraison.

Règles et détails

Où se situe la limite Pro. Ouvrir l’éditeur de contrat depuis la liste des Contrats, que ce soit par + ou par Modifier, et ouvrir l’éditeur de bon de livraison par + ou Modifier nécessitent un essai actif ou un abonnement Pro ; sans cela, vous arrivez sur l’écran d’abonnement. Consulter, changer le statut d’un contrat, lier des factures, faire avancer un bon de livraison, copier un numéro de suivi et supprimer sont accessibles à tous.

Statuts de contrat. Un contrat peut être Brouillon (gris), Envoyée (bleu), Signé (vert), Expiré (rouge) ou Annulée (bleu-gris). Les statuts se définissent à la main, dans la liste déroulante Statut de l’éditeur ou via Changer le statut ; l’application ne les change jamais pour vous. Marquer un contrat Signé horodate la date de signature une seule fois ; revenir à Envoyée puis repasser à Signé conserve la date d’origine. La rangée de puces n’a pas de puce Annulée : les contrats annulés ne sont donc visibles que sous Toutes.

L’expiration est calculée, pas stockée. « Expiré il y a 14 jours » sur la carte et la couleur rouge viennent de la comparaison entre aujourd’hui et la date de fin. Un contrat signé dont la date de fin est passée est affiché comme échu mais conserve le statut Signé jusqu’à ce que vous le changiez. La pastille ambre Bientôt et la barre de progression ambre apparaissent lorsqu’il reste moins de 30 jours et que le contrat n’est ni expiré ni annulé. Le widget Contrats expirants du tableau de bord utilise la même fenêtre de 30 jours.

Champs du contrat. Le titre et le client sont obligatoires ; le contenu peut être vide. La date de début ne peut pas être effacée une fois définie (seule la date de fin a une icône d’effacement), et l’application ne vérifie pas que le début précède la fin. Le nom du modèle est mémorisé sous forme de clé courte et affiché tel quel dans la feuille de détail : supply, service, nda ou freelance.

Factures liées. Le lien est une liste de références de factures stockée sur le contrat. Le côté facture n’en sait rien : l’écran de détail d’une facture n’affiche pas son contrat, et la même facture peut être liée à plusieurs contrats. La feuille de détail libelle les lignes liées par le numéro interne de la facture (Facture #2), pas par son numéro imprimé, et la boîte de dialogue Lier des factures propose aussi bien les devis que les factures.

Champs du bon de livraison. La facture est obligatoire et le numéro doit être unique parmi tous les bons de livraison ; tout le reste est facultatif, et les champs adresse, transporteur, suivi et notes vides sont stockés vides. Les quantités sont des nombres entiers ; tout ce qui ne peut pas être interprété devient 1. Les articles sont stockés en texte libre avec une quantité et ne sont rattachés ni à votre catalogue de produits ni aux lignes de la facture.

Les statuts de bon de livraison sont à sens unique. Brouillon, Expédié, Livré, dans cet ordre et uniquement vers l’avant. Il n’y a pas de champ de statut dans l’éditeur et aucun moyen de revenir en arrière ; si un colis est retourné, supprimez le bon ou consignez-le dans Notes.

Suppression. Supprimer une facture supprime ses bons de livraison avec elle. Supprimer un client supprime les contrats de ce client. Supprimer un contrat ne fait rien à ses factures ; supprimer une facture liée à un contrat laisse une référence orpheline dans la liste du contrat.

Dates et formats. Les dates de contrat sont toujours affichées sous la forme dd.MM.yyyy quelle que soit la langue de l’application ; les dates de livraison suivent le format de date court de la langue, par exemple « Sep 11, 2026 » en anglais. Les deux listes sont classées du plus récent au plus ancien selon l’heure de création.

Rien n’est envoyé ni imprimé. Les contrats et bons de livraison n’ont ni PDF, ni action d’e-mail, ni capture de signature. La table des contrats a de la place pour une image de signature, mais aucun écran de l’application n’y écrit.

Conseils

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