Panduan pengguna

Kontrak dan nota penghantaran

Simpan perjanjian bekalan dengan tarikh, status dan invois yang dipautkan di satu tempat, dan log setiap penghantaran sebagai nota penghantaran dari draf ke diserahkan.

Dikemas kini: 2026-09-09

Invois memberitahu anda apa yang pelanggan terhutang. Dua dokumen lain menerangkan sebab dan sama ada barang benar-benar tiba: kontrak yang menetapkan terma, dan nota penghantaran yang keluar bersama van. Invoice Flow menyimpan kedua-duanya sebagai dokumen sampingan di sebelah invois anda. Kontrak dimiliki oleh satu pelanggan, membawa tarikh mula dan tamat, satu status dan keseluruhan wording, dan boleh dipautkan kepada mana-mana bilangan invois. Nota penghantaran pula dimiliki oleh tepat satu invois dan merekod apa yang dihantar, oleh siapa, dengan nombor penjejakan yang mana, dan sejauh mana penghantaran itu telah berlaku.

Tiada satu pun daripada kedua-duanya ialah dokumen yang boleh dicetak. Aplikasi menyimpan dan menjejak kontrak serta nota penghantaran untuk rekod anda sendiri, tetapi tiada pratonton PDF atau tindakan kongsi untuk mana-mana satu; hanya invois dan anggaran dirender kepada PDF. Jika sebuah kafe meminta salinan bertandatangan bagi perjanjian itu, itu masih berlaku di luar aplikasi.

Contoh-contoh ini mengikuti Kirsten Lund, yang menjalankan Lund Hearth Bakery, sebuah bakeri borong di Leeds yang membakar sepanjang malam dan menghantar ke kafe dua kali seminggu. Dia mempunyai perjanjian bekalan tahunan dengan setiap pelanggan tetap dan menerbitkan satu invois setiap larian penghantaran, dalam paun. Nota penghantaran menyertai setiap larian supaya dulang croissant yang hilang boleh dijejaki kepada tarikh dan pemandu tertentu.

Apa yang anda lihat pada skrin

Kedua-dua ciri ini terletak di bawah tab Alatan (Tools) navigasi bawah, dalam bahagian Dokumen: kad Kontrak membuka senarai kontrak dan kad Nota Penghantaran membuka senarai nota penghantaran. Kontrak juga mempunyai rumah kedua: tab Documents mempunyai suis tiga hala membaca Invois, Anggaran dan Kontrak, dan butang New di situ menawarkan Kontrak dalam helaian Choose document type-nya. Nota penghantaran pula bukan sebahagian daripada tab Documents langsung; anda mencapainya melalui Tools atau daripada invois yang sudah mempunyainya.

Skrin Kontrak mempunyai satu baris cip, Semua, Draf, Dihantar, Ditandatangani dan Tamat tempoh, dan satu kad setiap kontrak. Setiap kad membawa bar berwarna di sebelah kiri, tajuk, pil status, nama pelanggan, tempoh ditulis sebagai mula → tamat, dan nota tebal tentang tempoh yang berbaki: 19 hari lagi untuk kontrak yang sedang berjalan atau Tamat tempoh 14 hari lalu dalam merah untuk yang telah luput. Kontrak yang berakhir dalam masa 30 hari akan datang mendapat pil kuning gading Tidak lama lagi di sebelah statusnya.

Mengetik kad meluncurkan naik helaian butiran. Menekan lama membuka menu tindakan ringkas. Meleret kad dari kanan ke kiri menawarkan untuk memadamnya. Butang + di penjuru membuka editor.

Skrin Nota Penghantaran lebih ringkas: cip untuk Semua, Draf, Dihantar keluar dan Diserahkan, kemudian satu baris setiap nota. Setiap baris bermula dengan penunjuk tiga titik (kelabu, oren, hijau) yang menunjukkan sejauh mana penghantaran itu telah berlaku, diikuti dengan nombor nota dalam tebal, Invoice: dan nombor invois, tarikh penghantaran di sebelah kanan, dan, jika ditetapkan, ikon trak dengan syarikat penghantaran dan nombor penjejakan. Tiada halaman butiran; ketikan tidak melakukan apa-apa, tekan lama membuka tindakan, dan leretan memadam.

Cara mencipta kontrak daripada templat

Kirsten sedang memulakan percubaan empat minggu dengan Roundhay Deli dan mahu wording bekalan standard direkodkan sebelum penghantaran pertama.

1. Buka Alatan, kemudian ketik Kontrak di bawah Documents.
2. Ketik butang +. Editor terbuka dengan tajuk Kontrak Baharu.
3. Taip nama dalam Title *, contohnya "Weekly bread supply - Roundhay Deli". Jika anda biarkan tajuk kosong, templat yang anda pilih pada langkah seterusnya akan mengisinya dengan nama templat.
4. Buka menu lungsur Client * dan pilih pelanggan. Hanya pelanggan sedia ada yang disenaraikan; tiada cara untuk menambah satu daripada sini.
5. Di bawah Template (optional) ketik salah satu daripada empat cip: NDA (Perjanjian Tanpa Pendedahan), Perjanjian Perkhidmatan, Kontrak Bebas atau Perjanjian Bekalan. Kotak Kandungan diisi dengan klausa templat itu.
6. Edit wording dalam Kandungan sesuka hati anda. Kotak itu boleh diskrol apabila teks lebih panjang daripada sepuluh baris.
7. Ketik Mula dan pilih hari pertama perjanjian; ketik Tamat dan pilih hari terakhir. Kedua-duanya adalah pilihan, tetapi nota tempoh berbaki dan bar kemajuan hanya muncul apabila tarikh tamat ditetapkan.
8. Biarkan Status pada Draf atau pilih nilai lain, kemudian ketik Simpan di penjuru kanan atas.

Cara menggerakkan kontrak melalui statusnya dan memautkan invois

The Copper Kettle Cafe telah menandatangani perjanjiannya, dan Kirsten mahu invois mingguan diikat kepadanya supaya dia boleh melihat sepintas lalu pembilan yang mana tergolong kepada perjanjian yang mana.

1. Dalam senarai Kontrak, tekan lama kad kontrak itu. Satu helaian muncul dengan Sunting, Tukar Status, Pautkan Invois dan Padam.
2. Ketik Tukar Status dan pilih Ditandatangani. Aplikasi merekodkan hari ini sebagai tarikh menandatangani.
3. Tekan lama kad itu sekali lagi dan ketik Pautkan Invois.
4. Dalam dialog Pautkan Invois, tandakan setiap invois yang tergolong kepada perjanjian ini. Senarai itu menunjukkan semua invois anda dengan jumlahnya.
5. Ketik Simpan.
6. Ketik kad itu untuk membuka helaian butiran dan semak bahagian Linked Invoices.

Helaian butiran ialah tempat kehidupan kontrak itu diringkaskan. Kad Contract Timeline menunjukkan tiga langkah, Draf, Dihantar dan Ditandatangani, dengan tanda semak pada setiap langkah yang telah dicapai dan tarikh cipta serta menandatangani di bawah langkah yang berkaitan. Apabila kedua-dua tarikh ditetapkan, kad Progress melukis berapa banyak tempoh itu telah berlalu; dalam 30 hari terakhir bar itu bertukar kuning gading dan satu pil membaca Tamat dalam 19 hari. Di bawahnya terdapat baris Client, Period, Template dan Signed at, senarai Linked Invoices, dan Content penuh. Mengetik invois berpaut membuka invois itu.

Cara mencipta dan menjejak nota penghantaran

Larian Jumaat ke The Copper Kettle Cafe telah diinvoiskan. Kirsten menulis nota penghantaran yang akan ada pada telefon pemandunya.

1. Buka Alatan dan ketik Nota Penghantaran, kemudian ketik +. Satu helaian bertajuk Nota penghantaran baharu meluncur naik.
2. Buka Invois * dan pilih invois yang dipenuhi oleh penghantaran ini. Setiap invois dan anggaran disenaraikan dengan nombor dan jumlahnya.
3. Kekalkan atau tukar nombor dalam Nombor nota penghantaran. Aplikasi mencadangkan satu dalam bentuk DN-1234 dengan bahagian empat digit rawak.
4. Ketik Tarikh penghantaran dan pilih hari barang keluar atau tiba.
5. Isikan Alamat penghantaran jika ia berbeza daripada apa yang ada pada invois.
6. Mula menaip dalam Syarikat penghantaran. Senarai cadangan mengecil semasa anda menaip, daripada kurier global seperti DHL, FedEx dan UPS kepada pos negara dan perkhidmatan serantau. Ketik salah satu, atau taip teks anda sendiri seperti "Lund Hearth van".
7. Tampal rujukan bungkusan ke dalam Nombor penjejakan jika syarikat penghantaran memberikan anda satu.
8. Di bawah Item, ketik Tambah sekali setiap baris dan isikan Keterangan dan Kuantiti. Baris tidak disalin daripada invois; anda menaip apa yang secara fizikal dimuatkan ke dalam van.
9. Tambah apa sahaja yang perlu diketahui pemandu dalam Nota, kemudian ketik Simpan.

Nota baharu sentiasa bermula sebagai Draf. Untuk menggerakkannya, tekan lama barisnya dan ketik Advance → Dispatched; apabila kafe mengesahkan penerimaan, tekan lama sekali lagi dan ketik Advance → Delivered. Helaian yang sama mempunyai Sunting, Salin nombor penjejakan (hanya apabila nombor penjejakan wujud) dan Padam.

Sebaik sahaja invois mempunyai sekurang-kurangnya satu nota penghantaran, skrin butirannya mendapat kad Delivery Notes di bawah Payments. Ia menyenaraikan setiap nota dengan tarikh dan syarikat penghantarannya serta cip status, dan kedua-dua baris dan + kecil pada pengepala kad membawa anda ke senarai nota penghantaran.

Peraturan dan butiran

Di mana had Pro. Membuka editor kontrak daripada senarai Kontrak, sama ada dengan + atau melalui Sunting, dan membuka editor nota penghantaran dengan + atau Sunting memerlukan percubaan aktif atau langganan Pro; tanpanya anda mendarat pada tembok bayaran. Melihat, menukar status kontrak, memautkan invois, menggerakkan nota penghantaran, menyalin nombor penjejakan dan memadam tersedia untuk semua orang.

Status kontrak. Kontrak boleh menjadi Draf (kelabu), Dihantar (biru), Ditandatangani (hijau), Tamat tempoh (merah) atau Dibatalkan (biru-kelabu). Status ditetapkan secara manual, dalam menu lungsur Status editor atau melalui Tukar Status; aplikasi tidak pernah menukarnya untuk anda. Menandakan kontrak Ditandatangani mencap tarikh menandatangani sekali sahaja; kembali kepada Dihantar dan maju semula kepada Ditandatangani mengekalkan tarikh asal. Baris cip tidak mempunyai cip Dibatalkan, jadi kontrak yang dibatalkan hanya kelihatan di bawah Semua.

Tamat tempoh dikira, bukan disimpan. “Tamat tempoh 14 hari lalu” pada kad dan warna merahnya datang daripada membandingkan hari ini dengan tarikh tamat. Kontrak yang ditandatangani yang tarikh tamatnya telah berlalu dipaparkan sebagai luput tetapi mengekalkan status Ditandatangani sehingga anda menukarnya. Pil kuning gading Tidak lama lagi dan bar kemajuan kuning gading muncul apabila kurang daripada 30 hari berbaki dan kontrak itu bukan tamat tempoh mahupun dibatalkan. Widget Kontrak Hampir Tamat pada papan pemuka menggunakan tetingkap 30 hari yang sama.

Medan kontrak. Tajuk dan pelanggan diperlukan; kandungan boleh kosong. Tarikh mula tidak boleh dikosongkan sebaik sahaja ditetapkan (hanya tarikh tamat mempunyai ikon kosong), dan aplikasi tidak menyemak bahawa mula adalah sebelum tamat. Nama templat diingati sebagai kunci pendek dan ditunjukkan sedemikian dalam helaian butiran: supply, service, nda atau freelance.

Invois berpaut. Pautan itu ialah senarai rujukan invois yang disimpan pada kontrak. Pihak invois tidak mengetahui apa-apa tentangnya: skrin butiran invois tidak menunjukkan kontraknya, dan invois yang sama boleh dipautkan kepada beberapa kontrak. Helaian butiran melabel baris berpaut mengikut nombor dalaman invois (Invoice #2), bukan nombor cetakannya, dan dialog Pautkan Invois menawarkan anggaran serta invois.

Medan nota penghantaran. Invois diperlukan dan nombornya mesti unik merentasi semua nota penghantaran; segala-galanya yang lain adalah pilihan, dan medan alamat, syarikat penghantaran, penjejakan dan nota yang kosong disimpan sebagai kosong. Kuantiti ialah nombor bulat; apa sahaja yang tidak boleh dihurai menjadi 1. Item disimpan sebagai teks bebas dengan kuantiti dan tidak terikat kepada katalog produk anda atau kepada item baris invois.

Status nota penghantaran adalah satu hala. Draf, Dihantar keluar, Diserahkan, mengikut susunan itu dan hanya ke hadapan. Tiada medan status dalam editor dan tiada cara untuk melangkah ke belakang; jika bungkusan dipulangkan, padamkan nota itu atau rekodkannya dalam Nota.

Pemadaman. Memadam invois membuang nota penghantarannya bersama. Memadam pelanggan membuang kontrak pelanggan itu. Memadam kontrak tidak melakukan apa-apa kepada invoisnya; memadam invois yang dipautkan oleh kontrak meninggalkan rujukan terputus dalam senarai kontrak itu.

Tarikh dan format. Tarikh kontrak sentiasa ditunjukkan sebagai dd.MM.yyyy tidak kira bahasa aplikasi; tarikh penghantaran mengikut format tarikh pendek bahasa itu, contohnya “Sep 11, 2026” dalam bahasa Inggeris. Kedua-dua senarai disusun terbaharu dahulu mengikut masa cipta.

Tiada apa yang dihantar atau dicetak. Kontrak dan nota penghantaran tiada PDF, tiada tindakan e-mel dan tiada penangkapan tandatangan. Jadual kontrak mempunyai ruang untuk imej tandatangan, tetapi tiada skrin dalam aplikasi menulis kepadanya.

Petua

Panduan berkaitan

• Status invois, senarai dan sejarah
• Pelanggan, kategori dan kumpulan
• Anggaran dan penukaran