Käyttöopas

Sopimukset ja lähetteet

Pidä toimitussopimukset päivineen, tiloineen ja liitettyine laskuineen yhdessä paikassa ja kirjaa jokainen toimitus lähetteeksi, joka etenee luonnoksesta toimitetuksi.

Päivitetty: 2026-09-09

Laskut kertovat, mitä asiakas on velkaa. Kaksi muuta paperia selittävät miksi ja saapuivatko tavarat todella perille: sopimus, joka määritti ehdot, ja lähete, joka lähti pakettiauton mukana. Invoice Flow säilyttää molemmat oheisasiakirjoina laskujesi rinnalla. Sopimus kuuluu yhdelle asiakkaalle, sisältää alku- ja loppupäivän, tilan ja täyden sanamuodon, ja se voidaan liittää mihin tahansa määrään laskuja. Lähete kuuluu täsmälleen yhdelle laskulle ja kirjaa, mitä lähetettiin, kenen toimesta, millä seurantanumerolla ja kuinka pitkällä toimitus on.

Kumpikaan niistä ei ole tulostettava asiakirja. Sovellus tallentaa ja seuraa sopimuksia ja lähetteitä omia kirjanpitotarpeitasi varten, mutta kummallekaan ei ole PDF-esikatselua eikä jakotoimintoa; vain laskut ja tarjoukset renderöityvät PDF:ksi. Jos kahvila pyytää allekirjoitettua kopiota sopimuksesta, se tapahtuu edelleen sovelluksen ulkopuolella.

Esimerkit seuraavat Kirsten Lundia, joka pyörittää Lund Hearth Bakerya, tukkuleipomoa Leedsissä, joka leipoo yön yli ja toimittaa kahviloihin kahdesti viikossa. Hänellä on vuosittainen toimitussopimus jokaisen vakioasiakkaan kanssa, ja hän laatii yhden laskun toimituskierrosta kohti punnissa. Jokaista kierrosta seuraa lähete, jotta kadonnut croissant-pelti voidaan jäljittää päivään ja kuljettajaan.

Mitä näytöllä näkyy

Molemmat toiminnot sijaitsevat alanavigoinnin Työkalut-välilehdellä Asiakirjat-osiossa: Sopimukset-kortti avaa sopimuslistan ja Lähetysluettelot-kortti avaa lähetelistan. Sopimuksilla on myös toinen koti: Asiakirjat-välilehdellä on kolmiosainen valitsin Laskut, Tarjoukset ja Sopimukset, ja siellä Uusi-painike tarjoaa Sopimukset-vaihtoehdon Valitse asiakirjan tyyppi -paneelissaan. Lähetteet eivät kuulu Asiakirjat-välilehteen lainkaan; niihin pääset Työkaluista tai laskusta, jolla sellainen jo on.

Sopimukset-näytöllä on sirurivi Kaikki, Luonnos, Lähetetty, Allekirjoitettu ja Vanhentunut sekä kortti sopimusta kohti. Jokaisella kortilla on värillinen palkki vasemmalla, otsikko, tilamerkki, asiakkaan nimi, jakso muodossa alku → loppu ja lihavoitu huomautus jäljellä olevasta kestosta: 19 päivää jäljellä voimassa olevalle sopimukselle tai punaisella Vanhentunut 14 päivää sitten rauenneelle. Sopimus, joka päättyy seuraavien 30 päivän kuluessa, saa keltaisen Pian-merkin tilansa viereen.

Kortin napauttaminen liu’uttaa esiin tietopaneelin. Pitkä painallus avaa lyhyen toimintovalikon. Kortin pyyhkäisy oikealta vasemmalle tarjoaa sen poistamista. Kulman +-painike avaa editorin.

Lähetysluettelot-näyttö on yksinkertaisempi: sirut Kaikki, Luonnos, Lähetetty ja Toimitettu, sitten yksi rivi lähetettä kohti. Jokainen rivi alkaa kolmen pisteen vaiheindikaattorilla (harmaa, oranssi, vihreä), joka näyttää, kuinka pitkälle toimitus on edennyt, sitä seuraa lihavoitu lähetteen numero, Lasku: ja laskun numero, toimituspäivä oikealla ja, jos asetettu, kuorma-autokuvake kuljetusyhtiön ja seurantanumeron kanssa. Tietosivua ei ole; napautus ei tee mitään, pitkä painallus avaa toiminnot ja pyyhkäisy poistaa.

Miten sopimus luodaan mallista

Kirsten aloittaa neljän viikon kokeilun Roundhay Delin kanssa ja haluaa vakiotoimitussanamuodon talteen ennen ensimmäistä toimitusta.

1. Avaa Työkalut ja napauta sitten Asiakirjat-osiosta Sopimukset.
2. Napauta +-painiketta. Editori avautuu otsikolla Uusi sopimus (New Contract).
3. Kirjoita nimi kenttään Otsikko *, esimerkiksi "Weekly bread supply - Roundhay Deli". Jos jätät otsikon tyhjäksi, seuraavassa vaiheessa valitsemasi malli täyttää sen mallin nimellä.
4. Avaa Asiakas * -pudotusvalikko ja valitse asiakas. Vain olemassa olevat asiakkaat listataan; täältä ei voi lisätä uutta.
5. Napauta kohdassa Malli (valinnainen) yhtä neljästä sirusta: NDA (Salassapitosopimus), Palvelusopimus, Freelancer-sopimus tai Toimitussopimus. Sisältö-laatikko täytetään kyseisen mallin ehdoilla.
6. Muokkaa sanamuotoa Sisältö-kentässä haluamallasi tavalla. Laatikko vierii, kun teksti on kymmentä riviä pidempi.
7. Napauta Alku ja valitse sopimuksen ensimmäinen päivä; napauta Loppu ja valitse viimeinen päivä. Molemmat ovat valinnaisia, mutta jäljellä olevan keston huomautus ja edistymispalkki näkyvät vain, kun loppupäivä on asetettu.
8. Jätä Tila arvoon Luonnos tai valitse muu arvo, ja napauta sitten oikeasta yläkulmasta Tallenna.

Miten sopimusta siirretään tilasta toiseen ja laskuja liitetään

The Copper Kettle Cafe on allekirjoittanut sopimuksensa, ja Kirsten haluaa sitoa viikoittaiset laskut siihen, jotta hän näkee yhdellä silmäyksellä, mikä laskutus kuuluu mihinkin sopimukseen.

1. Paina Sopimukset-listassa sopimuksen korttia pitkään. Esiin tulee paneeli, jossa on Muokkaa, Muuta tilaa, Liitä lasku ja Poista.
2. Napauta Muuta tilaa ja valitse Allekirjoitettu. Sovellus kirjaa tämän päivän allekirjoituspäiväksi.
3. Paina korttia uudelleen pitkään ja napauta Liitä lasku.
4. Rastita Liitä laskut -valintaikkunassa jokainen tähän sopimukseen kuuluva lasku. Lista näyttää kaikki laskusi loppusummineen.
5. Napauta Tallenna.
6. Avaa tietopaneeli napauttamalla korttia ja tarkista Liitetyt laskut -osio.

Tietopaneeli on paikka, jossa sopimuksen elämä tiivistyy. Sopimuksen aikajana -kortti näyttää kolme vaihetta, Luonnos, Lähetetty ja Allekirjoitettu, rastilla jokaisessa jo saavutetussa vaiheessa sekä luonti- ja allekirjoituspäivät asiaankuuluvien vaiheiden alla. Kun molemmat päivät on asetettu, Edistyminen-kortti piirtää, kuinka suuri osa kestosta on kulunut; viimeisten 30 päivän sisällä palkki muuttuu keltaiseksi ja merkissä lukee Vanhenee 19 päivän kuluttua. Sen alla tulevat rivit Asiakas, Jakso, Malli ja Allekirjoitettu, Liitetyt laskut -lista sekä täysi Sisältö. Liitetyn laskun napauttaminen avaa kyseisen laskun.

Miten lähete luodaan ja sitä seurataan

Perjantain kierros The Copper Kettle Cafeen on laskutettu. Kirsten kirjoittaa lähetteen, joka kuljettajalla on puhelimessaan.

1. Avaa Työkalut ja napauta Lähetysluettelot, napauta sitten +. Esiin liukuu paneeli otsikolla Uusi lähete (New Delivery Note).
2. Avaa Lasku * ja valitse lasku, jonka tämä toimitus täyttää. Jokainen lasku ja tarjous listataan numeroineen ja loppusummineen.
3. Säilytä tai muuta numero kentässä Lähetteen numero. Sovellus ehdottaa numeroa muodossa DN-1234, jossa on satunnainen nelinumeroinen osa.
4. Napauta Toimituspäivä ja valitse päivä, jona tavarat lähtevät tai saapuvat.
5. Täytä Toimitusosoite, jos se poikkeaa laskulla olevasta.
6. Ala kirjoittaa Kuljetusyhtiö-kenttään. Ehdotuslista kapenee kirjoittaessasi maailmanlaajuisista kuriireista, kuten DHL, FedEx ja UPS, kansallisiin posteihin ja alueellisiin palveluihin. Napauta jotakin niistä tai kirjoita oma tekstisi, kuten "Lund Hearth van".
7. Liitä pakettiviite kenttään Seurantanumero, jos kuljetusyhtiö antoi sellaisen.
8. Napauta kohdassa Rivit painiketta Lisää kerran riviä kohti ja täytä Kuvaus ja Määrä. Rivejä ei kopioida laskulta; kirjoitat sen, mikä fyysisesti meni pakettiautoon.
9. Lisää kaikki, mitä kuljettajan tulisi tietää, kenttään Muistiinpanot, ja napauta sitten Tallenna.

Uusi lähete alkaa aina tilasta Luonnos. Siirtääksesi sitä eteenpäin paina sen riviä pitkään ja napauta Siirrä → Lähetetty; kun kahvila vahvistaa vastaanoton, paina uudelleen pitkään ja napauta Siirrä → Toimitettu. Samassa paneelissa ovat Muokkaa, Kopioi seurantanumero (vain kun seurantanumero on olemassa) ja Poista.

Kun laskulla on vähintään yksi lähete, sen tietonäyttöön ilmestyy Lähetysluettelot-kortti Maksut-osion alle. Se listaa kunkin lähetteen päivämäärineen ja kuljetusyhtiöineen sekä tilamerkin, ja sekä rivit että kortin otsikon pieni + vievät sinut lähetelistaan.

Säännöt ja yksityiskohdat

Missä Pro-raja kulkee. Sopimuseditorin avaaminen Sopimukset-listasta, joko +-painikkeella tai Muokkaa-toiminnolla, sekä lähete-editorin avaaminen +-painikkeella tai Muokkaa-toiminnolla vaativat aktiivisen kokeilujakson tai Pro-tilauksen; ilman sellaista päädyt maksumuurille. Katselu, sopimuksen tilan muuttaminen, laskujen liittäminen, lähetteen siirtäminen eteenpäin, seurantanumeron kopiointi ja poistaminen ovat kaikkien käytettävissä.

Sopimusten tilat. Sopimus voi olla Luonnos (harmaa), Lähetetty (sininen), Allekirjoitettu (vihreä), Vanhentunut (punainen) tai Peruutettu (siniharmaa). Tilat asetetaan käsin, editorin Tila-pudotusvalikossa tai Muuta tilaa -toiminnolla; sovellus ei koskaan muuta niitä puolestasi. Sopimuksen merkitseminen Allekirjoitetuksi leimaa allekirjoituspäivän kerran; palaaminen tilaan Lähetetty ja takaisin tilaan Allekirjoitettu säilyttää alkuperäisen päivän. Sirurivillä ei ole Peruutettu-sirua, joten peruutetut sopimukset näkyvät vain Kaikki-valinnan alla.

Vanhentuminen lasketaan, sitä ei tallenneta. Kortin “Vanhentunut 14 päivää sitten” ja punainen väritys tulevat tämän päivän ja loppupäivän vertailusta. Allekirjoitettu sopimus, jonka loppupäivä on ohitettu, näytetään rauenneena mutta säilyttää tilan Allekirjoitettu, kunnes muutat sitä. Keltainen Pian-merkki ja keltainen edistymispalkki ilmestyvät, kun jäljellä on alle 30 päivää eikä sopimus ole vanhentunut eikä peruutettu. Koontinäytön Päättyvät sopimukset -pienoisohjelma käyttää samaa 30 päivän ikkunaa.

Sopimuksen kentät. Otsikko ja asiakas ovat pakollisia; sisältö voi olla tyhjä. Alkupäivää ei voi tyhjentää sen asettamisen jälkeen (vain loppupäivällä on tyhjennyskuvake), eikä sovellus tarkista, että alku on ennen loppua. Mallin nimi muistetaan lyhyenä avaimena ja näytetään sellaisena tietopaneelissa: supply, service, nda tai freelance.

Liitetyt laskut. Linkki on sopimukselle tallennettu lista laskuviitteitä. Laskun puoli ei tiedä siitä mitään: laskun tietonäyttö ei näytä sen sopimusta, ja sama lasku voidaan liittää useampaan sopimukseen. Tietopaneeli nimeää liitetyt rivit laskun sisäisen numeron mukaan (Invoice #2), ei sen tulostetun numeron mukaan, ja Liitä laskut -valintaikkuna tarjoaa myös tarjouksia laskujen ohella.

Lähetteen kentät. Lasku on pakollinen ja numeron on oltava yksilöllinen kaikkien lähetteiden joukossa; kaikki muu on valinnaista, ja tyhjät osoite-, kuljetusyhtiö-, seuranta- ja muistiinpanokentät tallennetaan tyhjinä. Määrät ovat kokonaislukuja; kaikesta, mitä ei voi jäsentää, tulee 1. Rivit tallennetaan vapaana tekstinä määrineen, eikä niitä ole sidottu tuoteluetteloosi tai laskun rivinimikkeisiin.

Lähetteiden tilat kulkevat vain yhteen suuntaan. Luonnos, Lähetetty, Toimitettu, tässä järjestyksessä ja vain eteenpäin. Editorissa ei ole tilakenttää eikä taaksepäin voi siirtyä; jos paketti palautuu, poista lähete tai kirjaa asia Muistiinpanot-kenttään.

Poistaminen. Laskun poistaminen poistaa sen lähetteet mukanaan. Asiakkaan poistaminen poistaa kyseisen asiakkaan sopimukset. Sopimuksen poistaminen ei tee mitään sen laskuille; sellaisen laskun poistaminen, johon sopimus viittaa, jättää sopimuksen listaan roikkuvan viitteen.

Päivämäärät ja muodot. Sopimusten päivämäärät näytetään aina muodossa dd.MM.yyyy sovelluksen kielestä riippumatta; toimituspäivät noudattavat kielen lyhyttä päivämäärämuotoa, esimerkiksi “Sep 11, 2026” englanniksi. Molemmat listat on järjestetty uusin ensin luontiajan mukaan.

Mitään ei lähetetä eikä tulosteta. Sopimuksilla ja lähetteillä ei ole PDF:ää, sähköpostitoimintoa eikä allekirjoituksen keräystä. Sopimustaulussa on tilaa allekirjoituskuvalle, mutta mikään sovelluksen näyttö ei kirjoita siihen.

Vinkkejä

Aiheeseen liittyvät oppaat

• Laskujen tilat, lista ja historia
• Asiakkaat, luokat ja ryhmät
• Tarjoukset ja muuntaminen