Panduan pengguna

Kontrak dan surat jalan

Simpan perjanjian pasokan lengkap dengan tanggal, status, dan faktur tertautnya di satu tempat, dan catat setiap pengiriman sebagai surat jalan dari draf hingga terkirim.

Diperbarui: 2026-09-09

Faktur memberi tahu Anda apa yang terutang seorang klien. Dua dokumen lain menjelaskan mengapa dan apakah barangnya benar-benar sampai: kontrak yang menetapkan syaratnya, dan surat jalan yang menyertai pengiriman. Invoice Flow menyimpan keduanya sebagai dokumen pendamping di samping faktur Anda. Sebuah kontrak dimiliki oleh satu klien, memiliki tanggal mulai dan berakhir, sebuah status, dan naskah lengkapnya, dan dapat ditautkan ke berapa pun faktur. Sebuah surat jalan dimiliki oleh tepat satu faktur dan mencatat apa yang dikirim, oleh siapa, dengan nomor pelacakan yang mana, dan sejauh apa pengiriman itu telah berlangsung.

Tidak satu pun dari keduanya adalah dokumen yang bisa dicetak. Aplikasi menyimpan dan melacak kontrak dan surat jalan untuk catatan Anda sendiri, tetapi tidak ada pratinjau PDF atau tindakan bagikan untuk keduanya; hanya faktur dan estimasi yang dirender menjadi PDF. Jika sebuah kafe meminta salinan perjanjian yang ditandatangani, itu tetap terjadi di luar aplikasi.

Contoh-contoh ini mengikuti Kirsten Lund, yang menjalankan Lund Hearth Bakery, sebuah toko roti grosir di Leeds yang memanggang semalaman dan mengirim ke kafe-kafe dua kali seminggu. Ia memiliki perjanjian pasokan tahunan dengan setiap pelanggan tetap dan menerbitkan satu faktur per putaran pengiriman, dalam pound. Sebuah surat jalan menyertai setiap putaran sehingga satu nampan croissant yang hilang dapat dilacak ke sebuah tanggal dan seorang pengemudi.

Yang Anda lihat di layar

Kedua fitur ini berada di tab Alat (Tools) navigasi bawah, di bagian Documents: kartu Contracts membuka daftar kontrak dan kartu Delivery Notes membuka daftar surat jalan. Contracts juga punya rumah kedua: tab Documents memiliki sakelar tiga arah berbunyi Invoices, Estimates, dan Contracts, dan tombol New di sana menawarkan Contracts pada lembar Pilih jenis dokumen (Choose document type) miliknya. Delivery notes sama sekali bukan bagian dari tab Documents; Anda mencapainya lewat Tools atau dari sebuah faktur yang sudah memilikinya.

Layar Contracts memiliki deretan chip, All, Draft, Sent, Signed, dan Expired, dan sebuah kartu per kontrak. Setiap kartu membawa bilah berwarna di kiri, judulnya, sebuah pil status, nama klien, periode yang ditulis sebagai mulai → berakhir, dan catatan tebal tentang sisa masa berlaku: 19 days left untuk kontrak yang sedang berjalan atau Expired 14 days ago dalam merah untuk yang sudah lewat. Kontrak yang berakhir dalam 30 hari ke depan mendapat pil kuning kunyit Soon di sebelah statusnya.

Mengetuk sebuah kartu menaikkan lembar detail. Menekan lama membuka menu tindakan singkat. Menggeser kartu dari kanan ke kiri menawarkan untuk menghapusnya. Tombol + di sudut membuka editor.

Layar Delivery Notes lebih sederhana: chip untuk All, Draft, Dispatched, dan Delivered, lalu satu baris per surat jalan. Setiap baris dimulai dengan indikator tiga titik (abu-abu, oranye, hijau) yang menunjukkan sejauh mana pengiriman berlangsung, diikuti nomor surat jalan dengan huruf tebal, Invoice: dan nomor faktur, tanggal pengiriman di kanan, dan, jika diatur, ikon truk dengan kurir dan nomor pelacakan. Tidak ada halaman detail; ketukan tidak melakukan apa-apa, tekan lama membuka tindakan, dan geser menghapus.

Cara membuat kontrak dari template

Kirsten memulai uji coba empat minggu dengan Roundhay Deli dan ingin naskah pasokan standar tercatat sebelum pengiriman pertama.

1. Buka Tools, lalu ketuk Contracts di bawah Documents.
2. Ketuk tombol +. Editor terbuka dengan judul New Contract.
3. Ketik nama pada Title *, misalnya "Weekly bread supply - Roundhay Deli". Jika Anda membiarkan judul kosong, template yang Anda pilih pada langkah berikutnya akan mengisinya dengan nama template.
4. Buka dropdown Client * dan pilih pelanggan. Hanya klien yang sudah ada yang dicantumkan; tidak ada cara untuk menambah klien dari sini.
5. Di bawah Template (optional), ketuk salah satu dari empat chip: NDA, Service Agreement, Freelance Contract, atau Supply Agreement. Kotak Content terisi dengan klausul template tersebut.
6. Sunting naskah di Content sesuka Anda. Kotak ini bisa digulir saat teksnya lebih panjang dari sepuluh baris.
7. Ketuk Start dan pilih hari pertama perjanjian; ketuk End dan pilih hari terakhirnya. Keduanya opsional, tetapi catatan sisa masa berlaku dan bilah kemajuan hanya muncul saat tanggal akhir diatur.
8. Biarkan Status pada Draft atau pilih nilai lain, lalu ketuk Simpan di sudut kanan atas.

Cara memindahkan kontrak melalui statusnya dan menautkan faktur

The Copper Kettle Cafe telah menandatangani perjanjiannya, dan Kirsten ingin faktur mingguan diikat padanya sehingga ia bisa melihat sekilas penagihan mana yang milik kesepakatan mana.

1. Pada daftar Contracts, tekan lama kartu kontraknya. Sebuah lembar muncul dengan Edit, Change Status, Link Invoice, dan Delete.
2. Ketuk Change Status dan pilih Signed. Aplikasi mencatat hari ini sebagai tanggal penandatanganan.
3. Tekan lama kartunya lagi dan ketuk Link Invoice.
4. Pada dialog Link Invoices, centang setiap faktur yang termasuk dalam perjanjian ini. Daftarnya menampilkan semua faktur Anda beserta totalnya.
5. Ketuk Simpan.
6. Ketuk kartunya untuk membuka lembar detail dan periksa bagian Linked Invoices.

Lembar detail adalah tempat riwayat kontrak dirangkum. Sebuah kartu Contract Timeline menampilkan tiga langkah, Draft, Sent, dan Signed, dengan tanda centang pada setiap langkah yang sudah dicapai dan tanggal pembuatan serta penandatanganan di bawah langkah yang relevan. Saat kedua tanggal diatur, sebuah kartu Progress menggambar berapa banyak masa berlaku yang telah berlalu; dalam 30 hari terakhir bilahnya berubah kuning kunyit dan sebuah pil berbunyi Expires in 19 days. Di bawahnya ada baris Client, Period, Template, dan Signed at, daftar Linked Invoices, dan Content lengkap. Mengetuk faktur tertaut membuka faktur itu.

Cara membuat dan melacak surat jalan

Putaran Jumat ke The Copper Kettle Cafe sudah difakturkan. Kirsten menulis surat jalan yang akan dibawa pengemudi di HP-nya.

1. Buka Tools dan ketuk Delivery Notes, lalu ketuk +. Sebuah lembar berjudul New Delivery Note naik.
2. Buka Invoice * dan pilih faktur yang dipenuhi pengiriman ini. Setiap faktur dan estimasi dicantumkan dengan nomor dan totalnya.
3. Simpan atau ubah nomor pada Delivery Note Number. Aplikasi mengusulkan satu dalam bentuk DN-1234 dengan bagian empat digit acak.
4. Ketuk Delivery Date dan pilih hari barangnya berangkat atau tiba.
5. Isi Shipping Address jika berbeda dari yang ada di faktur.
6. Mulai mengetik di Carrier. Sebuah daftar saran menyempit saat Anda mengetik, dari kurir global seperti DHL, FedEx dan UPS hingga pos nasional dan layanan regional. Ketuk salah satu, atau ketik teks Anda sendiri seperti "Lund Hearth van".
7. Tempel referensi paket ke Tracking Number jika kurirnya memberi Anda satu.
8. Di bawah Items, ketuk Add sekali per baris dan isi Description dan Qty. Baris-baris ini tidak disalin dari faktur; Anda mengetik apa yang secara fisik masuk ke dalam van.
9. Tambahkan apa pun yang perlu diketahui pengemudi di Notes, lalu ketuk Simpan.

Surat jalan baru selalu dimulai sebagai Draft. Untuk memajukannya, tekan lama barisnya dan ketuk Advance → Dispatched; saat kafe mengonfirmasi penerimaan, tekan lama lagi dan ketuk Advance → Delivered. Lembar yang sama memiliki Edit, Copy Tracking Number (hanya saat ada nomor pelacakan), dan Delete.

Begitu sebuah faktur memiliki setidaknya satu surat jalan, layar detailnya mendapat kartu Delivery Notes di bawah Payments. Kartu ini mencantumkan setiap surat jalan dengan tanggal dan kurirnya serta sebuah chip status, dan baik barisnya maupun tombol + kecil di header kartu membawa Anda ke daftar surat jalan.

Aturan dan detail

Di mana batas Pro-nya. Membuka editor kontrak dari daftar Contracts, baik dengan + maupun lewat Edit, dan membuka editor surat jalan dengan + atau Edit membutuhkan masa uji coba aktif atau langganan Pro; tanpa itu Anda mendarat di paywall. Melihat, mengubah status kontrak, menautkan faktur, memajukan surat jalan, menyalin nomor pelacakan, dan menghapus tersedia untuk semua orang.

Status kontrak. Sebuah kontrak bisa berstatus Draft (abu-abu), Sent (biru), Signed (hijau), Expired (merah), atau Cancelled (biru keabu-abuan). Status diatur secara manual, pada dropdown Status editor atau lewat Change Status; aplikasi tidak pernah mengubahnya sendiri untuk Anda. Menandai kontrak Signed mencap tanggal penandatanganan sekali; kembali ke Sent lalu maju ke Signed lagi menjaga tanggal aslinya. Deretan chip tidak memiliki chip Cancelled, jadi kontrak yang dibatalkan hanya terlihat di bawah All.

Kedaluwarsa dihitung, bukan disimpan. “Expired 14 days ago” pada kartu dan pewarnaan merahnya berasal dari membandingkan hari ini dengan tanggal berakhir. Kontrak yang ditandatangani yang tanggal berakhirnya sudah lewat ditampilkan sebagai lewat masa berlaku tetapi tetap berstatus Signed hingga Anda mengubahnya. Pil kuning kunyit Soon dan bilah kemajuan kuning kunyit muncul saat kurang dari 30 hari tersisa dan kontraknya tidak kedaluwarsa maupun dibatalkan. Widget Expiring Contracts pada dasbor menggunakan jendela 30 hari yang sama.

Bidang kontrak. Judul dan klien wajib; isinya boleh kosong. Tanggal mulai tidak dapat dikosongkan setelah diatur (hanya tanggal berakhir yang punya ikon hapus), dan aplikasi tidak memeriksa bahwa tanggal mulai lebih awal dari tanggal berakhir. Nama template diingat sebagai kunci singkat dan ditampilkan sebagai itu di lembar detail: supply, service, nda, atau freelance.

Faktur tertaut. Tautannya adalah daftar referensi faktur yang disimpan pada kontrak. Sisi faktur tidak tahu apa-apa tentangnya: layar detail faktur tidak menampilkan kontraknya, dan faktur yang sama bisa ditautkan ke beberapa kontrak. Lembar detail memberi label baris tertaut berdasarkan nomor internal faktur (Invoice #2), bukan nomor cetaknya, dan dialog Link Invoices menawarkan estimasi selain faktur.

Bidang surat jalan. Faktur wajib diisi dan nomornya harus unik di semua surat jalan; semua yang lain opsional, dan bidang alamat, kurir, pelacakan, dan catatan yang kosong disimpan sebagai kosong. Kuantitas berupa bilangan bulat; apa pun yang tidak bisa diuraikan menjadi 1. Item disimpan sebagai teks bebas dengan kuantitas dan tidak terikat pada katalog produk Anda atau pada item baris faktur.

Status surat jalan hanya satu arah. Draft, Dispatched, Delivered, dalam urutan itu dan hanya maju. Tidak ada bidang status pada editor dan tidak ada cara untuk mundur; jika sebuah paket dikembalikan, hapus surat jalannya atau catat di Notes.

Penghapusan. Menghapus sebuah faktur menghapus surat jalannya sekaligus. Menghapus seorang klien menghapus kontrak klien tersebut. Menghapus sebuah kontrak tidak berdampak apa pun pada fakturnya; menghapus sebuah faktur yang ditautkan sebuah kontrak meninggalkan referensi menggantung pada daftar kontrak tersebut.

Tanggal dan format. Tanggal kontrak selalu ditampilkan sebagai dd.MM.yyyy terlepas dari bahasa aplikasi; tanggal pengiriman mengikuti format tanggal singkat bahasa tersebut, misalnya “Sep 11, 2026” dalam bahasa Inggris. Kedua daftar diurutkan terbaru dulu berdasarkan waktu pembuatan.

Tidak ada yang dikirim atau dicetak. Kontrak dan surat jalan tidak memiliki PDF, tindakan email, atau penangkapan tanda tangan. Tabel kontrak memiliki ruang untuk gambar tanda tangan, tetapi tidak ada layar di aplikasi yang menulis ke situ.

Tips

Panduan terkait

• Status, daftar, dan riwayat faktur
• Klien, kategori, dan grup
• Estimasi dan konversi