Hướng dẫn sử dụng

Hợp đồng và phiếu giao hàng

Lưu các hợp đồng cung ứng cùng ngày tháng, trạng thái và hóa đơn liên kết ở một nơi, đồng thời ghi nhận mỗi chuyến giao hàng thành phiếu giao hàng từ nháp đến đã giao.

Cập nhật: 2026-09-09

Hóa đơn cho bạn biết khách hàng nợ những gì. Hai loại giấy tờ khác giải thích lý do và việc hàng hóa có thực sự đến nơi hay không: hợp đồng đặt ra các điều khoản, và phiếu giao hàng đi cùng chiếc xe tải. Invoice Flow lưu cả hai như những tài liệu phụ bên cạnh hóa đơn. Một hợp đồng thuộc về một khách hàng, mang ngày bắt đầu và ngày kết thúc, một trạng thái và toàn bộ nội dung câu chữ, và có thể được liên kết với bao nhiêu hóa đơn tùy ý. Một phiếu giao hàng thuộc về đúng một hóa đơn và ghi lại những gì đã được gửi đi, do ai, với mã vận đơn nào, và chuyến hàng đã đi đến đâu.

Không cái nào trong hai loại này là tài liệu có thể in ra. Ứng dụng lưu trữ và theo dõi hợp đồng cùng phiếu giao hàng cho hồ sơ riêng của bạn, nhưng không có bản xem trước PDF hay thao tác chia sẻ cho cả hai; chỉ hóa đơn và báo giá mới kết xuất ra PDF. Nếu một quán cà phê yêu cầu bản thỏa thuận có chữ ký, việc đó vẫn diễn ra bên ngoài ứng dụng.

Các ví dụ đi theo Kirsten Lund, người điều hành Lund Hearth Bakery, một tiệm bánh bán sỉ ở Leeds nướng bánh xuyên đêm và giao cho các quán cà phê hai lần mỗi tuần. Cô có một hợp đồng cung ứng theo năm với mỗi khách hàng thường xuyên và xuất một hóa đơn cho mỗi chuyến giao hàng, bằng bảng Anh. Một phiếu giao hàng đi kèm mỗi chuyến để một khay bánh sừng bò bị thiếu có thể truy ngược về một ngày cụ thể và một tài xế cụ thể.

Những gì bạn thấy trên màn hình

Cả hai tính năng đều nằm trong tab Công cụ (Tools) của thanh điều hướng dưới cùng, trong mục Tài liệu (Documents): thẻ Hợp đồng (Contracts) mở danh sách hợp đồng và thẻ Phiếu giao hàng (Delivery Notes) mở danh sách phiếu giao hàng. Hợp đồng còn có một chỗ thứ hai: tab Tài liệu có một công tắc ba chiều gồm Hóa đơn (Invoices), Báo giá (Estimates) và Hợp đồng, và nút Mới (New) ở đó cung cấp mục Hợp đồng trong bảng Chọn loại tài liệu (Choose document type). Phiếu giao hàng hoàn toàn không nằm trong tab Tài liệu; bạn tiếp cận chúng qua Công cụ hoặc từ một hóa đơn đã có phiếu.

Màn hình Hợp đồng có một hàng chip: Tất cả (All), Bản nháp (Draft), Đã gửi (Sent), Đã ký (Signed) và Đã hết hạn (Expired), cùng một thẻ cho mỗi hợp đồng. Mỗi thẻ mang một thanh màu bên trái, tiêu đề, một huy hiệu trạng thái, tên khách hàng, thời hạn được viết dưới dạng bắt đầu → kết thúc, và một ghi chú in đậm về thời hạn còn lại: Còn 19 ngày với hợp đồng đang chạy hoặc Đã hết hạn 14 ngày trước màu đỏ với hợp đồng đã quá hạn. Hợp đồng kết thúc trong vòng 30 ngày tới sẽ nhận thêm huy hiệu màu hổ phách Sắp hết hạn (Soon) bên cạnh trạng thái.

Chạm vào một thẻ sẽ trượt lên một bảng chi tiết. Nhấn giữ mở ra một menu thao tác ngắn. Vuốt thẻ từ phải sang trái sẽ đề nghị xóa nó. Nút + ở góc mở trình soạn thảo.

Màn hình Phiếu giao hàng đơn giản hơn: các chip Tất cả, Bản nháp, Đã gửi đi (Dispatched) và Đã giao (Delivered), rồi mỗi phiếu một dòng. Mỗi dòng bắt đầu bằng một thanh ba chấm tiến trình (xám, cam, xanh lá) cho thấy chuyến hàng đã đi đến đâu, tiếp theo là số phiếu in đậm, chữ Hóa đơn: cùng số hóa đơn, ngày giao ở bên phải, và nếu có thiết lập thì một biểu tượng xe tải kèm đơn vị vận chuyển và mã vận đơn. Không có trang chi tiết; chạm thì không có gì xảy ra, nhấn giữ mở các thao tác, và vuốt để xóa.

Cách tạo hợp đồng từ một mẫu

Kirsten đang bắt đầu đợt thử nghiệm bốn tuần với Roundhay Deli và muốn lưu lại nội dung cung ứng tiêu chuẩn trước chuyến giao đầu tiên.

1. Mở Công cụ, rồi chạm Hợp đồng trong mục Tài liệu.
2. Chạm nút +. Trình soạn thảo mở ra với tiêu đề Hợp đồng mới (New Contract).
3. Nhập một tên vào Tiêu đề * (Title *), ví dụ "Weekly bread supply - Roundhay Deli". Nếu bạn để trống tiêu đề, mẫu bạn chọn ở bước tiếp theo sẽ điền tên mẫu vào đó.
4. Mở danh sách thả xuống Khách hàng * (Client *) và chọn khách hàng. Chỉ những khách hàng đã có mới được liệt kê; không thể thêm mới từ đây.
5. Dưới mục Mẫu (tùy chọn) (Template (optional)) chạm một trong bốn chip: NDA (Thỏa thuận bảo mật), Hợp đồng dịch vụ (Service Agreement), Hợp đồng làm việc tự do (Freelance Contract) hoặc Hợp đồng cung ứng (Supply Agreement). Ô Nội dung (Content) sẽ được điền các điều khoản của mẫu đó.
6. Chỉnh sửa nội dung trong ô Nội dung tùy ý. Ô này cuộn được khi văn bản dài hơn mười dòng.
7. Chạm Bắt đầu (Start) và chọn ngày đầu tiên của hợp đồng; chạm Kết thúc (End) và chọn ngày cuối cùng. Cả hai đều là tùy chọn, nhưng ghi chú thời hạn còn lại và thanh tiến độ chỉ xuất hiện khi có ngày kết thúc.
8. Để Trạng thái (Status) ở Bản nháp hoặc chọn giá trị khác, rồi chạm Lưu (Save) ở góc trên bên phải.

Cách chuyển hợp đồng qua các trạng thái và liên kết hóa đơn

The Copper Kettle Cafe đã ký hợp đồng, và Kirsten muốn gắn các hóa đơn hàng tuần vào đó để nhìn một cái là biết khoản thanh toán nào thuộc thỏa thuận nào.

1. Trong danh sách Hợp đồng, nhấn giữ thẻ của hợp đồng. Một bảng xuất hiện với Sửa (Edit), Đổi trạng thái (Change Status), Liên kết hóa đơn (Link Invoice) và Xóa (Delete).
2. Chạm Đổi trạng thái và chọn Đã ký. Ứng dụng ghi nhận hôm nay là ngày ký.
3. Nhấn giữ thẻ lần nữa rồi chạm Liên kết hóa đơn.
4. Trong hộp thoại Liên kết các hóa đơn (Link Invoices), đánh dấu mọi hóa đơn thuộc về hợp đồng này. Danh sách hiển thị tất cả hóa đơn của bạn cùng tổng tiền.
5. Chạm Lưu.
6. Chạm vào thẻ để mở bảng chi tiết và kiểm tra phần Hóa đơn đã liên kết (Linked Invoices).

Bảng chi tiết là nơi tóm tắt vòng đời của hợp đồng. Thẻ Dòng thời gian hợp đồng (Contract Timeline) hiển thị ba bước: Bản nháp, Đã gửi và Đã ký, với dấu tích ở mọi bước đã đạt được cùng ngày tạo và ngày ký dưới các bước tương ứng. Khi cả hai ngày đều được đặt, thẻ Tiến độ (Progress) vẽ ra phần thời hạn đã trôi qua; trong 30 ngày cuối, thanh chuyển sang màu hổ phách và một huy hiệu ghi Hết hạn sau 19 ngày. Bên dưới là các dòng Khách hàng (Client), Thời hạn (Period), Mẫu (Template) và Ký ngày (Signed at), danh sách Hóa đơn đã liên kết, và toàn bộ Nội dung. Chạm vào một hóa đơn đã liên kết sẽ mở hóa đơn đó.

Cách tạo và theo dõi một phiếu giao hàng

Chuyến giao thứ Sáu tới The Copper Kettle Cafe đã được lập hóa đơn. Kirsten viết phiếu giao hàng mà tài xế sẽ có trên điện thoại.

1. Mở Công cụ và chạm Phiếu giao hàng, rồi chạm +. Một bảng có tiêu đề Phiếu giao hàng mới (New Delivery Note) trượt lên.
2. Mở Hóa đơn * (Invoice *) và chọn hóa đơn mà chuyến hàng này thực hiện. Mọi hóa đơn và báo giá đều được liệt kê kèm số và tổng tiền.
3. Giữ hoặc thay đổi số trong Số phiếu giao hàng (Delivery Note Number). Ứng dụng đề xuất một số dạng DN-1234 với phần bốn chữ số ngẫu nhiên.
4. Chạm Ngày giao hàng (Delivery Date) và chọn ngày hàng rời kho hoặc đến nơi.
5. Điền Địa chỉ giao hàng (Shipping Address) nếu khác với địa chỉ trên hóa đơn.
6. Bắt đầu gõ vào Đơn vị vận chuyển (Carrier). Danh sách gợi ý thu hẹp dần khi bạn gõ, từ các hãng chuyển phát toàn cầu như DHL, FedEx và UPS đến bưu điện quốc gia và các dịch vụ khu vực. Chạm một mục, hoặc tự gõ văn bản của bạn như "Lund Hearth van".
7. Dán mã tham chiếu kiện hàng vào Mã vận đơn (Tracking Number) nếu đơn vị vận chuyển cung cấp.
8. Dưới mục Mục (Items), chạm Thêm (Add) mỗi lần cho một dòng và điền Mô tả (Description) cùng SL (Qty). Các dòng không được sao chép từ hóa đơn; bạn gõ những gì thực sự đã được chất lên xe.
9. Thêm bất cứ điều gì tài xế cần biết vào Ghi chú (Notes), rồi chạm Lưu.

Một phiếu mới luôn bắt đầu ở trạng thái Bản nháp. Để chuyển tiếp, nhấn giữ dòng của nó và chạm Chuyển → Đã gửi đi (Advance → Dispatched); khi quán cà phê xác nhận đã nhận, nhấn giữ lần nữa và chạm Chuyển → Đã giao (Advance → Delivered). Cũng bảng đó có Chỉnh sửa (Edit), Sao chép mã vận đơn (Copy Tracking Number, chỉ khi có mã vận đơn) và Xóa.

Khi một hóa đơn đã có ít nhất một phiếu giao hàng, màn hình chi tiết của nó có thêm thẻ Phiếu giao hàng bên dưới Thanh toán. Thẻ này liệt kê từng phiếu cùng ngày và đơn vị vận chuyển kèm một chip trạng thái, và cả các dòng lẫn nút + nhỏ ở phần đầu thẻ đều đưa bạn tới danh sách phiếu giao hàng.

Quy tắc và chi tiết

Ranh giới Pro nằm ở đâu. Mở trình soạn thảo hợp đồng từ danh sách Hợp đồng, dù bằng + hay qua Sửa, và mở trình soạn thảo phiếu giao hàng bằng + hoặc Chỉnh sửa, đều đòi hỏi bản dùng thử đang hoạt động hoặc gói đăng ký Pro; nếu không bạn sẽ vào màn hình mời nâng cấp. Xem, đổi trạng thái hợp đồng, liên kết hóa đơn, chuyển tiếp phiếu giao hàng, sao chép mã vận đơn và xóa thì ai cũng dùng được.

Trạng thái hợp đồng. Một hợp đồng có thể ở trạng thái Bản nháp (xám), Đã gửi (xanh dương), Đã ký (xanh lá), Đã hết hạn (đỏ) hoặc Đã hủy (xanh xám). Trạng thái được đặt thủ công, trong danh sách thả xuống Trạng thái của trình soạn thảo hoặc qua Đổi trạng thái; ứng dụng không bao giờ tự thay đổi chúng. Đánh dấu hợp đồng là Đã ký sẽ đóng dấu ngày ký một lần; quay lại Đã gửi rồi tiến tới Đã ký lần nữa vẫn giữ ngày ban đầu. Hàng chip không có chip Đã hủy, nên các hợp đồng đã hủy chỉ hiện dưới Tất cả.

Hết hạn được tính toán, không được lưu. Dòng “Đã hết hạn 14 ngày trước” trên thẻ và màu đỏ đến từ việc so sánh hôm nay với ngày kết thúc. Một hợp đồng đã ký mà ngày kết thúc đã qua sẽ hiển thị là quá hạn nhưng vẫn giữ trạng thái Đã ký cho tới khi bạn thay đổi. Huy hiệu hổ phách Sắp hết hạn và thanh tiến độ hổ phách xuất hiện khi còn dưới 30 ngày và hợp đồng không hết hạn cũng không bị hủy. Tiện ích Hợp đồng sắp hết hạn (Expiring Contracts) trên bảng điều khiển dùng đúng khung 30 ngày đó.

Các trường của hợp đồng. Tiêu đề và khách hàng là bắt buộc; nội dung có thể để trống. Ngày bắt đầu không thể xóa sau khi đã đặt (chỉ ngày kết thúc mới có biểu tượng xóa), và ứng dụng không kiểm tra xem ngày bắt đầu có trước ngày kết thúc hay không. Tên mẫu được ghi nhớ dưới dạng một khóa ngắn và hiển thị như vậy trong bảng chi tiết: supply, service, nda hoặc freelance.

Hóa đơn đã liên kết. Liên kết là một danh sách tham chiếu hóa đơn được lưu trên hợp đồng. Phía hóa đơn không biết gì về nó: màn hình chi tiết của hóa đơn không hiển thị hợp đồng của nó, và cùng một hóa đơn có thể được liên kết với nhiều hợp đồng. Bảng chi tiết gán nhãn các dòng liên kết theo số nội bộ của hóa đơn (Invoice #2), không phải số in ra, và hộp thoại Liên kết các hóa đơn cũng đưa ra cả báo giá lẫn hóa đơn.

Các trường của phiếu giao hàng. Hóa đơn là bắt buộc và số phiếu phải là duy nhất trong tất cả phiếu giao hàng; mọi thứ khác đều tùy chọn, và các trường địa chỉ, đơn vị vận chuyển, mã vận đơn và ghi chú để trống sẽ được lưu là rỗng. Số lượng là số nguyên; bất cứ giá trị nào không phân tích được sẽ thành 1. Các mục được lưu dưới dạng văn bản tự do kèm số lượng và không gắn với danh mục sản phẩm của bạn hay các dòng mục của hóa đơn.

Trạng thái phiếu giao hàng chỉ đi một chiều. Bản nháp, Đã gửi đi, Đã giao, theo thứ tự đó và chỉ tiến về phía trước. Không có trường trạng thái trong trình soạn thảo và không có cách lùi lại; nếu một kiện hàng bị trả về, hãy xóa phiếu hoặc ghi lại trong Ghi chú.

Xóa. Xóa một hóa đơn sẽ xóa cả các phiếu giao hàng của nó. Xóa một khách hàng sẽ xóa các hợp đồng của khách hàng đó. Xóa một hợp đồng không ảnh hưởng gì tới các hóa đơn của nó; xóa một hóa đơn mà hợp đồng có liên kết sẽ để lại một tham chiếu treo trong danh sách của hợp đồng.

Ngày tháng và định dạng. Ngày hợp đồng luôn hiển thị dạng dd.MM.yyyy bất kể ngôn ngữ ứng dụng; ngày giao hàng theo định dạng ngày ngắn của ngôn ngữ, ví dụ “Sep 11, 2026” trong tiếng Anh. Cả hai danh sách đều sắp xếp mới nhất trước theo thời gian tạo.

Không gửi hay in gì cả. Hợp đồng và phiếu giao hàng không có PDF, không có thao tác email và không có ghi nhận chữ ký. Bảng hợp đồng có chỗ cho một ảnh chữ ký, nhưng không màn hình nào trong ứng dụng ghi vào đó.

Mẹo

Hướng dẫn liên quan

• Trạng thái hóa đơn, danh sách và lịch sử
• Khách hàng, danh mục và nhóm
• Báo giá và chuyển đổi